Архивиране на електронна поща за Microsoft 365

Често задавани въпроси

• Какво представлява архивирането на имейли за Microsoft 365 на Acronis?

  Архивирането на имейли от Acronis е сигурно, базирано на облак решение, което автоматично записва и съхранява всички съобщения по имейл, изпратени или получени чрез Microsoft 365. Това позволява на организациите да отговарят на законовите, регулаторните и вътрешните изисквания за управление, като съхраняват имейлите в непроменлив архив, което дава възможност да бъдат бързо откривани, да отговарят на законните изисквания и да бъдат лесни за управление.
  
  Услугата е напълно интегрирана в Acronis Cyber ​​Protect, което позволява на ИТ екипите да управляват архивирането, наред с други функции за сигурност и архивиране, от една централизирана конзола. Проектирано да елиминира ръчния труд, като същевременно гарантира, че организациите ще останат в съответствие с нормативните изисквания и ще бъдат подготвени за проверки, разследвания или правни разкривания на информация.

• Все още ли ми е необходимо архивиране на имейли, ако правя резервно копие на имейли на Microsoft 365?

  Да. Въпреки че архивирането и резервните копия защитават данните в електронната поща, те имат много различни цели.
  
  • Резервното копие е предназначено за възстановяване - позволява ви да възстановите имейли или пощенски кутии след случайно изтриване, повреда или кибератаки.
  
  • Архивирането, от друга страна, е за дългосрочно съхранение, съответствие и правно разкриване на информация. То записва всички имейли в реално време, съхранява ги непроменени и ги прави лесно достъпни за търсене – дори ако потребителят изтрие оригиналното съобщение от пощенската си кутия.
  
  Ако вашата организация трябва да спазва разпоредби, да се подлага на проверки или да се подготвя за съдебни производства, архивирането е от съществено значение. То гарантира, че данните в електронната поща остават достъпни, верифицируеми и защитени от незаконни намеси, като допълва вашата стратегия за архивиране, а не я заменя.

• Как се осигурява защита на данните от електронната поща в архива?

  Архивираните данни се защитават чрез множество нива на сигурност:
  
  • AES-256 криптиране в покой и TLS криптиране при пренос, които гарантират поверителността на данните.
  
  • Неизменно съхранение (формат WORM), което предотвратява всякакви промени и изтриване, докато периодът на съхранение не изтече.
  
  • Регистри за проверка, които записват всички действия на потребителите, за да може да се проследят, което предоставя пълна прозрачност на данните по време на проверки или съдебни разследвания.
  
  Този многопластов подход гарантира, че вашите данни отговарят на изискванията за сигурност и цялост дори на най-строгите регулаторни рамки.

• Мога ли да направя търсене във всички архивирани имейли?

  Да. Acronis осигурява търсене на пълен текст и търсене, базирано на метаданни, във всички архивирани пощенски кутии.
  Можете:
  
  • Да използвате разширени филтри, за да ограничите резултатите по подател, получател, тема, времеви интервал, ключови думи и други
  
  • Да запазвате често използвани заявки за търсене
  
  • Да преглеждате имейлите, преди да решите дали да ги експортирате или възстановите
  
  • Да експортирате набори от имейли в стандартни за индустрията формати за правни екипи или служители по съответствието
  
  Това гарантира бързо и точно извличане на информация, което е важно за съдебни производства, разследвания на отдела по човешки ресурси и регулаторни проверки.
  
  

• Мога ли да възстановя или да извлека имейли от архива?

  Да. Упълномощените потребители могат да възстановят архивирани имейли по няколко начина:
  
  • Възстановяване в първоначалната пощенска кутия, ако потребителят все още съществува
  
  • Възстановяване в алтернативна пощенска кутия или в друга организация в Microsoft 365, ако е необходимо
  
  • Изтегляне на отделни прикачени файлове директно от архива, без да се възстановява цялото съобщение
  
  Тази гъвкавост помага на организациите да реагират бързо на бизнес нужди или външни запитвания, без да нарушават основната система за имейли.

• Мога ли да извърша задържане по законови причини на определени имейли?

  Да. Правно задържане може да се приложи за запазване на имейли след изтичане на стандартния им период на съхранение.
  След като даден имейл бъде поставен под правно задържане:
  
  • Той няма да бъде изтриван, дори ако правилото му за съхранение е изтекло
  
  • Не може да бъде променян или модифициран по никакъв начин
  
  • Остава достъпен само за оторизиран персонал
  
  Това е особено полезно, когато вашата организация участва в съдебно производство, регулаторни проверки или вътрешни разследвания и трябва да гарантира целостта на записите за конкретни имейли.

• Можем ли да дефинираме различни правила за съхранение за различни екипи или отдели?

  Абсолютно. Acronis ви позволява да дефинирате гъвкави правила за съхранение, които могат да се персонализират по потребител, пощенска кутия, отдел или домейн.
  Това позволява на вашия IT екип и екипа за съответствие:
  
  • да съгласуват практиките за съхранение на данни с правните и регулаторните изисквания
  
  • да съответстват на вътрешните стандарти за управление или водене на записи
  
  • да прилагат автоматично правилата за новосъздадени пощенски кутии
  
  Можете да конфигурирате за колко време да се съхраняват имейлите (например 1 година, 7 години, неограничено) и дали да се изтриват автоматично в края на периода за съхранение.

• Къде се съхраняват данните от имейлите и как се управлява местоположението на данните?

  Acronis съхранява данни за архивирани имейл от m365 в един от над 50-те глобални центъра за данни, управлявани от Acronis или доверени доставчици като Microsoft Azure и Google Cloud.
  По време на настройката можете да изберете предпочитания от вас регион за съхранение, за да отговаряте на изискванията за местоположение на данните на вашата организация или на националните закони за суверенитет на данните (напр. GDPR (ОРЗД), LGPD в Бразилия или Закона за поверителност в Австралия).
  
  Това гарантира, че вашите данни остават в законосъобразна географска зона, с пълна прозрачност и контрол върху това къде се хостват.

• Необходим ли ми е допълнителен хардуер или инфраструктура?

  Не. Acronis Email Archiving е изцяло облачно, базирано на SaaS решение.
  Няма нужда от инсталиране на хардуер, няма сложни задачи по поддръжката и няма нужда от осигуряване на допълнително място за съхранение. Внедряването е бързо и се извършва директно чрез средата на Acronis Cyber Protect.
  
  Това го прави идеално решение за ИТ екипи, които търсят начин да разширят възможностите си за съответствие, без да разширяват инфраструктурата си.
  
  • Какви правила за съответствие поддържа този продукт?
  
  Acronis Email Archiving поддържа изискванията за дългосрочно съхранение и разкриване на данни, описани в голямо разнообразие от разпоредби, включително:
  
  • GDPR (ОРЗД) – за съхранение на данни в ЕС и разпоредби за достъп
  
  • HIPAA – за регистрационни файлове за проверка на здравни данни и сигурно съхранение
  
  • Директива NIS2 – за оперативна сигурност в сектори от първостепенно значение
  
  • Правило SEC 17a-4 и Правило CFTC 1.31 – за финансови услуги и търговски записи
  
  • FOIA и разпоредби за водене на записи в публичния сектор
  
  • BS 10008 – за правна допустимост на електронна информация
  
  • и други
  
  С опции за гъвкави правила, неизменно съхранение, регистриране на проверки и правно задържане, решението предоставя всички основни инструменти, необходими за спазване на глобални и специфични за сферата изисквания за управление на данни.

• Аз съм клиент с локална инсталация, как мога да получа Acronis Email Archiving за M365?

  За да започнете да използвате Acronis Email Archiving за M365, ще ви е необходим лиценз за достъп до конзолата за управление в облака на Acronis. Тази нова инсталация в облак ще ви позволи да защитите голямо разнообразие от нови среди и платформи, така че ще трябва да конфигурирате настройките съответно (т.е. системата няма да включва предишните ви локални конфигурации за архивиране и сигурност).