Archivace e-mailů pro Microsoft 365

Často kladené otázky

• Co je to Acronis Email Archiving pro Microsoft 365?

  Acronis Email Archiving (Archivace e-mailů Acronis) je zabezpečené cloudové řešení, které automaticky zachycuje a uchovává veškerou e-mailovou komunikaci odeslanou nebo přijatou prostřednictvím služby Microsoft 365. Umožňuje organizacím splnit právní, regulační a interní požadavky na správu tím, že uchovává e-maily v neměnném archivu, umožňuje jejich rychlé vyhledávání, právní přípustnost a snadnou správu.
  
  Služba je plně integrována do systému Acronis Cyber Protect, takže IT týmy mohou spravovat archivaci spolu s dalšími funkcemi zabezpečení a zálohování z jediné centralizované konzole. Je navrženo tak, aby eliminovalo manuální práci a zároveň zajistilo, že organizace zůstanou v souladu s předpisy a připraveny na audity, vyšetřování nebo právní odhalení.

• Potřebuji archivaci e-mailů i v případě, že zálohuji e-maily ze služby Microsoft 365?

  Ano. Zatímco zálohování a archivace chrání e-mailová data, slouží k velmi odlišným účelům.
  
  • Zálohování je navrženo pro obnovu —umožňuje vám obnovit e-maily nebo poštovní schránky po náhodném smazání, poškození nebo kybernetickém útoku.
  
  • Archivace na druhou stranu slouží k dlouhodobému zachování, dodržování předpisů a právní objevitelnosti. Zachycuje všechny e-maily v reálném čase, ukládá je neměnně a umožňuje jejich snadné vyhledávání – a to i v případě, že uživatel původní zprávu ze své e-mailové schránky vymaže.
  
  Pokud vaše organizace musí dodržovat předpisy, reagovat na audity nebo se připravovat na soudní řízení, je archivace nezbytná. Zajišťuje, že e-mailová data zůstanou dostupná, ověřitelná a odolná proti manipulaci – doplňuje vaši zálohovací strategii, nikoli ji nahrazuje.

• Jak jsou e-mailová data v archivu chráněna?

  Archivovaná data jsou chráněna prostřednictvím několika vrstev bezpečnosti:
  
  • Důvěrnost dat zajišťuje šifrování AES-256 v klidovém stavu a šifrování TLS při přenosu.
  
  • Neměnné úložiště (formát WORM) zabraňuje jakýmkoli změnám nebo vymazání až do konce doby uchovávání.
  
  • Auditní protokoly zachycují všechny uživatelské akce pro zpětnou sledovatelnost, což umožňuje plnou transparentnost při auditech nebo forenzním vyšetřování.
  
  Tento vrstvený přístup zajišťuje, že vaše data splňují požadavky na zabezpečení a integritu i těch nejpřísnějších regulačních rámců.

• Mohu vyhledávat ve všech archivovaných e-mailech?

  Ano. Acronis poskytuje fulltextové vyhledávání a vyhledávání na základě metadat ve všech archivovaných poštovních schránkách.
  Můžete:
  
  • Pomocí pokročilých filtrů můžete zúžit výsledky podle odesílatele, příjemce, předmětu, rozsahu data a klíčových slov a dalších
  
  • Ukládat často používané vyhledávací dotazy
  
  • Prohlížet e-maily před rozhodnutím o exportu nebo obnovení
  
  • Exportovat sady e-mailů pro právní týmy nebo pracovníky odpovědné za dodržování předpisů ve formátech standardních pro dané odvětví
  
  To zajišťuje rychlé a přesné vyhledávání informací, které jsou důležité při soudních řízeních, vyšetřováních v oblasti lidských zdrojů nebo regulačních auditech.
  
  

• Můžeme obnovit e-maily z archivu?

  Ano. Oprávnění uživatelé mohou archivované e-maily obnovit několika způsoby:
  
  • Obnovit do původní schránky, pokud uživatel stále existuje
  
  • V případě potřeby obnovit do alternativní schránky nebo jiné organizace Microsoft 365
  
  • Stáhnout jednotlivé přílohy přímo z archivu bez obnovení celé zprávy
  
  Tato flexibilita pomáhá organizacím rychle reagovat na obchodní potřeby nebo externí dotazy bez narušení primárního e-mailového systému.

• Můžeme na určité e-maily uplatnit právní zadržení?

  Ano. Právní podržení lze použít k uchování e-mailů i po uplynutí standardní doby jejich uchovávání.
  Jakmile je e-mail právně podržen:
  
  • Je vyloučen z mazání, i když jeho zásady uchovávání vypršely
  
  • Nelze jej nijak upravovat ani měnit
  
  • Zůstává přístupný pouze oprávněným pracovníkům
  
  To je obzvláště užitečné, pokud se vaše organizace účastní soudních sporů, regulačních přezkumů nebo interních vyšetřování a musí zajistit integritu dat pro konkrétní e-mailové záznamy.

• Můžeme definovat různé zásady uchovávání v různých týmech nebo odděleních?

  Ano. Acronis umožňuje definovat granulární, přizpůsobitelné zásady uchovávání podle uživatele, poštovní schránky, oddělení nebo domény.
  To umožňuje týmům IT a týmům pro dodržování předpisů:
  
  • Sladit postupy uchovávání dat s právními a regulačními požadavky
  
  • Splnit interní standardy řízení nebo uchovávání záznamů
  
  • Automaticky aplikovat zásady na nově vytvořené poštovní schránky
  
  Můžete nakonfigurovat, jak dlouho se mají e-maily uchovávat (např. 1 rok, 7 let, neomezeně) a zda se mají na konci období zásad automaticky odstranit — což zjednodušuje průběžné dodržování předpisů.

• Kde jsou e-mailová data uložena a jak spravujeme jejich uchovávání?

  Společnost Acronis ukládá archivovaná e-mailová data m365 v jednom z více než 50 globálních datových center provozovaných společností Acronis nebo důvěryhodnými poskytovateli, jako jsou Microsoft Azure a Google Cloud.
  Během nastavení si můžete vybrat preferovanou oblast úložiště, abyste vyhověli požadavkům na rezidentství dat vaší organizace nebo vnitrostátním zákonům o suverenitě dat (např. GDPR, brazilská směrnice LGPD nebo australský zákon o ochraně osobních údajů).
  
  Vaše data tak zůstanou v zeměpisné zóně, která je v souladu s právními předpisy, s plnou transparentností a kontrolou nad místem jejich hostování.

• Je zapotřebí nějaký další hardware nebo infrastruktura?

  Ne. Archivace e-mailů Acronis je plně cloudové řešení založené na technologii SaaS.
  Nemusíte instalovat žádný hardware, nepotřebujete složité úkony údržby ani zajišťovat další úložiště. Nasazení je rychlé a probíhá přímo prostřednictvím stávajícího prostředí Acronis Cyber Protect.
  
  To je ideální pro IT týmy, které chtějí rozšířit své možnosti dodržování předpisů, aniž by musely rozšiřovat svou infrastrukturu.
  
  • Jaké předpisy o dodržování předpisů nám to pomáhá řešit?
  
  Archivace e-mailů Acronis podporuje požadavky na dlouhodobé uchovávání a zjišťování dat stanovené širokou škálou předpisů, včetně
  
  :• GDPR – pro uchovávání dat v EU a ustanovení o právu na přístup
  
  • HIPAA – pro auditní záznamy zdravotnických dat a bezpečné ukládání
  
  • Směrnice NIS2 – pro provozní bezpečnost v základních odvětvích
  
  • Pravidlo SEC 17a-4 a Pravidlo CFTC 1.31 – pro finanční služby a obchodní záznamy
  
  • FOIA a mandáty pro uchovávání záznamů ve veřejném sektoru
  
  • BS 10008 – pro právní přípustnost elektronických informací
  
  • a další
  
  S flexibilními zásadami, neměnným úložištěm, protokolováním auditů a právním podržením poskytuje řešení všechny základní nástroje potřebné k udržení souladu s globálními a odvětvovými rámci pro správu dat.

• Jsem zákazník s lokální instalací, jak mohu získat službu Acronis Email Archiving pro M365?

  Chcete-li začít používat službu Acronis Email Archiving pro M365, musíte mít licenci pro přístup ke konzole pro správu v cloudu Acronis. Tato nová cloudová instalace vám umožní chránit a zabezpečit širokou škálu nových prostředí a platforem, takže budete muset odpovídajícím způsobem nakonfigurovat nastavení (tj. systém nebude zahrnovat vaše předchozí konfigurace zálohování a zabezpečení v místě instalace).