Hält Ihre Microsoft-365-Datenstrategie mit dem KI-Wachstum Schritt?

Die Menge der in Microsoft 365 erstellten und gespeicherten Daten wächst explosionsartig an. Das ist vielleicht eine gute Nachricht in Bezug auf die Produktivität, aber keine so gute Nachricht für die Fachkräfte, die für die Datenaufbewahrung verantwortlich sind.

Mehr erstellte Dateien bedeuten mehr Daten, die archiviert werden müssen. In regulierten Branchen ist die Datenaufbewahrung bei Androhung von Geldstrafen und Sanktionen vorgeschrieben. Selbst in schwach oder gar nicht regulierten Branchen ist die Datenaufbewahrung entscheidend für die Aufrechterhaltung des Kundenvertrauens und der Geschäftskontinuität. Unternehmen müssen zudem gesetzliche Vorschriften (wie die DSGVO) berücksichtigen, die für alle Unternehmen gelten, die Daten der rund 450 Millionen Bürger:innen der Europäischen Union verarbeiten. 

Die Quintessenz dazu lautet: Ohne eine solide Microsoft 365-Backup-Strategie riskieren Unternehmen aller Art, die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren und sich regulatorischen sowie betrieblichen Risiken auszusetzen.

Microsoft 365 wächst stetig weiter. Allein Microsoft Teams verzeichnet laut SaaS Ultra mittlerweile täglich mehr als 320 Millionen aktive Benutzer:innen, was einem Anstieg von 23 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Diese Benutzer:innen versenden jeden Monat mehr als eine Milliarde Dateien.

Die KI treibt das explosionsartige Wachstum der Dateimengen weiter voran. Laut SQ Magazine geben 70 % der Berufstätigen an, dass Microsoft Copilot ihnen hilft, Aufgaben schneller zu erledigen, was direkt zu der Erstellung von mehr Inhalten beiträgt. Microsoft berichtet zudem, dass die Benutzer:innen täglich mehr als drei Milliarden Dateien zu Microsoft 365 hinzufügen.

Copilot leistet mehr, als die Benutzer:innen nur bei der Erstellung von Inhalten zu unterstützen. Es kann E-Mails, Dokumente, Chats und Dateien in Microsoft 365 indexieren, wodurch diese Daten durchsuchbar und in KI-generierten Antworten verwertbar sind. Dadurch wird eine hochdynamische und vernetzte Datenumgebung erstellt.

Mit dem Wachstum der Datenmengen steigen auch die Risiken, die mit deren Verwaltung verbunden sind. Ein zentrales Problem besteht darin, dass KI-Systeme wie Copilot möglicherweise weiterhin auf Daten zurückgreifen, von denen die Benutzer:innen glauben, dass sie gelöscht wurden. Wenn diese Daten weiterhin unter Aufbewahrungsrichtlinien fallen oder in indizierten Systemen vorhanden sind, können sie die KI-Ergebnisse nach wie vor beeinflussen. Die unerwarteten Auswirkungen „gelöschter“ Daten können potenzielle Probleme hinsichtlich Genauigkeit, Datenschutz und Compliance verursachen.

Gleichzeitig arbeitet Microsoft nach einem Modell der geteilten Verantwortung. Das bedeutet, dass das Unternehmen zwar die Verfügbarkeit der entsprechenden Dienste gewährleistet, jedoch kein umfassendes Backup für Microsoft 365 bereitstellt und keine Verantwortung für die langfristige Aufbewahrung und Wiederherstellbarkeit der Daten übernimmt.

Diese klar formulierte Richtlinie bedeutet, dass Unternehmen dem Risiko von Datenverlusten durch versehentliches Löschen, Insider-Bedrohungen und Cyberangriffe ausgesetzt sind. Mit zunehmender Größe der Umgebungen nehmen diese Risiken zu und lassen sich ohne einen speziellen Schutz immer schwerer bewältigen. Daher müssen Unternehmen ihre Daten selbst per Backup sichern und deren Verfügbarkeit gewährleisten. Microsoft bietet diesen Schutz nicht selbst an.

Um mit dem KI-getriebenen Wachstum Schritt zu halten, müssen Unternehmen das Backup und die Aufbewahrung der Daten als zentralen Baustein ihrer Microsoft 365-Strategie betrachten.

Eine spezielle Microsoft 365-Backup-Lösung stellt sicher, dass Ihr Unternehmen Daten in Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams schnell und vollständig wiederherstellen kann. Diese Fähigkeit ist unerlässlich, wenn Benutzer:innen Dateien versehentlich löschen, Konten kompromittiert werden oder Cloud-Umgebungen von Ransomware betroffen sind.

Die E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Aufbewahrung der geschäftlichen Kommunikation. E-Mails sind nach wie vor ein Aufzeichnungssystem für Verträge, Genehmigungen und gesetzeskonforme Unterlagen. Die Archivierung ermöglicht eine langfristige Aufbewahrung, vereinfacht die Erfüllung von E-Discovery-Anforderungen und stellt sicher, dass Unternehmen mit Audits oder rechtlichen Anfragen souverän umgehen können.

In regulierten Branchen wird der Bedarf an zuverlässigen Backup- und Aufbewahrungslösungen immer dringlicher. Im Finanzsektor beispielsweise müssen Unternehmen ihre Kommunikations- und Transaktionsdaten über Jahre hinweg aufbewahren. Angesichts wachsender Datenmengen und KI-Tools, die systemübergreifende Einblicke liefern, steigt das Risiko unvollständiger oder inkonsistenter Datensätze, wenn Unternehmen ihre Aufbewahrungsrichtlinien nicht ordnungsgemäß durchsetzen.

Im Gesundheitswesen dürfte die Bedeutung sogar noch größer sein. Hier müssen die entsprechenden Unternehmen vertrauliche Patientendaten schützen und diese gleichzeitig für Audits und die medizinische Versorgung verfügbar halten. Wenn KI-Systeme auf große Datensätze zugreifen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie nur korrekte und konforme Daten aufbewahren. In beiden Bereichen gewährleistet eine robuste Kombination aus Microsoft 365-Backup und -Archivierung, dass alle erforderlichen Daten intakt und zugänglich bleiben.

Weil Copilot Informationen über die gesamte Microsoft 365-Umgebung hinweg verbinden kann, können bisher getrennt gespeicherte Daten Bestandteil einer umfassenden Knowledge Base werden. Dies verbessert zwar die Sichtbarkeit älterer oder redundanter Daten, erhöht jedoch gleichzeitig das Risiko, dass Informationen auftauchen, die eigentlich gelöscht oder archiviert sein sollten.

Unternehmen müssen nun über die reine Datenspeicherung hinausdenken und sich auf das Thema „Governance” konzentrieren. Dazu gehört, zu verstehen, welche Daten überhaupt vorhanden sind, wie lange sie aufbewahrt werden und wie sie bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Ohne diese Kontrollmöglichkeiten können KI-Tools dazu führen, dass bestehende Lücken im Datenmanagement noch größer werden.

Ein moderner Ansatz für die Sicherung von Microsoft 365-Daten beginnt mit zwei wesentlichen Fähigkeiten: Backup und Archivierung der entsprechenden Daten. Das Backup stellt sicher, dass Unternehmen über separate, wiederherstellbare Datenkopien von allen Microsoft 365-Diensten verfügen. Die Archivierung gewährleistet, dass wichtige Kommunikationsinhalte langfristig aufbewahrt werden, sodass bei Bedarf schnell darauf zugegriffen werden kann.

Unternehmen, die sich ausschließlich auf (von Microsoft) integrierte Tools verlassen, werden kaum in der Lage sein, die Aufbewahrungsanforderungen und Wiederherstellungserwartungen zu erfüllen. Diejenigen, die in umfassende Backup- und E-Mail-Archivierungslösungen für Microsoft 365 investieren, sind besser aufgestellt, um ihre Daten zu schützen, Compliance-Anforderungen einzuhalten und KI-beeinflusste Daten im Griff zu behalten. 

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