E-Mail-Archivierungs-Software für Microsoft 365

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

• Was leistet die Acronis E-Mail-Archivierung?

  Die Acronis E-Mail-Archivierung bewahrt die geschäftliche Kommunikation aus Microsoft 365 in einem sicheren, durchsuchbaren Cloud-Archiv auf. Die Lösung kombiniert eine kontinuierliche Erfassung von E-Mails, eine flexible Aufbewahrung, die Beweissicherung (Legal Hold) und eine leistungsfähige Suche, um Compliance und eDiscovery zu vereinfachen. Wichtige Aufzeichnungen bleiben für Audits, Untersuchungen und alltägliche Informationsanfragen zugänglich. Die Archivierung wird dabei zentral verwaltet – zusammen mit den Fähigkeiten für Cyber Security, Data Protection und IT-Verwaltung auf der Acronis Cyber Platform.

• Wie erfasst und organisiert Acronis E-Mails?

  Acronis fügt neue Nachrichten fortlaufend dem Archiv hinzu, sobald sie gesendet oder empfangen werden. Jedes Postfach-Archiv ordnet die E-Mails in die Ordner „Eingehend“ und „Ausgehend“ ein, wobei die Nachrichten chronologisch angezeigt werden. Mit Suchabfragen und Vorschauen können Sie relevante Nachrichten finden, ohne diese zuvor wiederherstellen zu müssen. Das reduziert den Aufwand für die Suche nach älteren E-Mails.

• Welche E-Mail-Plattformen und Inhalte werden von Acronis unterstützt?

  Die Acronis E-Mail-Archivierung wurde für Microsoft 365 entwickelt. Der Service archiviert gesendete und empfangene E-Mails, Anhänge stehen zum Download bereit. Entwürfe und Elemente im Ordner „Archiv“ eines Postfachs sind vom dokumentierten Archivierungsumfang ausgenommen. Für einzelne Nachrichten gilt ein Limit von 150 MB. Prüfen Sie die Service-Dokumentation, wenn Sie die Abdeckung oder eine Migration planen.

• Wie unterstützt Acronis bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

  Acronis vereint Aufbewahrungsrichtlinien, die Beweissicherung (Legal Hold), Verschlüsselung und exportierbare Audit-Logs. Das kann Unternehmen dabei helfen, ihre E-Mail-Bestände im Einklang mit ihren Pflichten zu verwalten. Richten Sie die Aufbewahrung an Ihrer Branche aus, bewahren Sie relevante Nachrichten auf und weisen Sie nach, wie mit archivierten Beständen umgegangen wurde. Diese Kontrollmechanismen können Compliance-Programme im Zusammenhang mit Vorschriften wie der DSGVO und HIPAA unterstützen. Konfigurieren Sie sie entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.

• Wie lange bewahrt Acronis archivierte E-Mails auf?

  Standardmäßig bewahrt Acronis archivierte E-Mails unbegrenzt auf. Sie können Aufbewahrungsregeln konfigurieren, mit denen Nachrichten nach dem erforderlichen Zeitraum automatisch gelöscht werden. Das kann dabei helfen, den Storage auf Unternehmensrichtlinien und Pflichten zur Verwaltung von Aufzeichnungen abzustimmen. Die Regeln lassen sich anhand von Kriterien wie Absender, Empfänger oder Betreff auf bestimmte Nachrichten anwenden. Nutzen Sie die Beweissicherung (Legal Hold), wenn relevante Nachrichten über die reguläre Aufbewahrung hinaus verfügbar bleiben müssen.

• Wie schützt die Beweissicherung (Legal Hold) wichtige Nachrichten?

  Die Beweissicherung bewahrt passende Nachrichten unabhängig von den regulären Aufbewahrungsregeln des Archivs auf. Mit Acronis können Sie relevante Nachrichten anhand von Kriterien wie Absender, Empfänger oder Wörtern im Betreff auswählen. Während des Zeitraums der Beweissicherung können diese Nachrichten nicht durch Aufbewahrungsregeln gelöscht werden. Das kann Ihnen dabei helfen, Beweise für einen Rechtsstreit, ein Audit oder eine Untersuchung zu sichern.

• Können E-Mails für rechtliche Anfragen gefunden und abgerufen werden?

  Ja. Mit einer Volltextsuche und fortschrittlichen Suchabfragen können Sie relevante Nachrichten identifizieren und vor der Wiederherstellung in einer Vorschau ansehen. Häufig benötigte Abfragen lassen sich für wiederkehrende Anfragen speichern. Acronis unterstützt die Wiederherstellung ausgewählter Nachrichten, der Ordner „Eingehend“ oder „Ausgehend“ sowie kompletter archivierter Postfächer im ursprünglichen oder in einem anderen Postfach. Laden Sie Anhänge herunter und exportieren Sie Audit-Logs, um Ihre Prüfung und den Umgang mit Beweismitteln zu unterstützen.

• Können archivierte E-Mails geändert oder manuell gelöscht werden?

  Archivierte Nachrichten können weder geändert noch manuell gelöscht werden. Wann sie ablaufen, bestimmen die Aufbewahrungsregeln. Der unveränderliche Storage von Acronis schützt gelöschte Archive zusätzlich gemäß dem konfigurierten Unveränderlichkeitszeitraum des Mandanten. Zusammen mit der Beweissicherung (Legal Hold) und den Audit-Logs können diese Kontrollmechanismen dabei helfen, aufbewahrte Bestände vor versehentlichem Verlust oder böswilliger Löschung zu schützen und zugleich die Nachvollziehbarkeit zu unterstützen.

• Wie schützt Acronis den Zugriff auf das Archiv und vertrauliche E-Mails?

  Acronis verschlüsselt das Archiv mit AES-256 und beschränkt den Zugriff entsprechend der jeweiligen Zugriffsebene auf berechtigte Benutzer:innen. Ein lückenloser Nachweis (Audit Trail) protokolliert die Aktivitäten, sodass IT-Admins nachvollziehen können, wie das Archiv genutzt wird. Diese Schutzmaßnahmen können einen kontrollierten Umgang mit vertraulicher geschäftlicher Kommunikation unterstützen und verschaffen IT- und Compliance-Teams mehr Transparenz über Zugriffe und Aktionen.

• Worin unterscheidet sich die Acronis E-Mail-Archivierung vom Backup für Microsoft 365?

  Die E-Mail-Archivierung hält die Kommunikation durchsuchbar vor – für die langfristige Aufbewahrung, für Compliance-Zwecke und für die Bereitschaft für rechtliche Verfahren. Ein Backup schützt wiederherstellbare Kopien der Daten aus Microsoft 365 vor Verlust oder Störungen. Acronis vereint beides in einer einzigen Plattform für den Schutz, sodass Sie E-Mails als Beweismittel aufbewahren und betriebliche Daten wiederherstellen können. Nutzen Sie beide zusammen, wenn Ihr Unternehmen sowohl zuverlässige Wiederherstellungen als auch eine kontrollierte Aufzeichnung der geschäftlichen Kommunikation benötigt.

  Mehr zum Backup für Microsoft 365 erfahren

• Welche Vorteile bietet Acronis gegenüber dem Ordner „Archiv“ in Outlook?

  Der Ordner „Archiv“ in Outlook hilft dabei, Nachrichten innerhalb eines Postfachs zu organisieren. Acronis bietet dagegen ein separates Cloud-Archiv mit zentraler Suche, Aufbewahrungsrichtlinien, Beweissicherung (Legal Hold) und Transparenz durch Audit-Logs. Für Unternehmen, die Lösungen zur E-Mail-Archivierung für Office 365 bewerten, ergibt sich daraus ein einheitliches Vorgehen, um geschäftliche Aufzeichnungen aufzubewahren und wiederzufinden. Microsoft 365 bietet ebenfalls native Compliance-Fähigkeiten, deren Umfang je nach Lizenzierung und Konfiguration variiert.

• Können interne IT-Teams die Acronis E-Mail-Archivierung nutzen, ohne Hardware bereitzustellen?

  Ja. Unternehmen können die E-Mail-Archivierung über Acronis Cyber Protect als in der Cloud gehosteten Service nutzen, der vollständig von Acronis betreut wird. Es muss keine eigene Archivierungs-Hardware installiert oder gewartet werden. Sie können die Aufbewahrung von E-Mails zusammen mit Ihren übrigen Data Protection Services von Acronis verwalten. Das kann IT-Teams dabei helfen, die Administration zu vereinfachen und auf Compliance- oder rechtliche Anfragen zu reagieren, ohne einen zusätzlichen Hersteller für die Archivierung einbinden zu müssen.

• Können MSPs die Acronis E-Mail-Archivierung für ihre Kundenunternehmen anbieten?

  Ja. Acronis Cyber Protect Cloud bietet eine mandantenfähige Verwaltung, mit der Sie die E-Mail-Archivierung in allen Kundenumgebungen bereitstellen können. Ergänzen Sie Ihre Services für Microsoft 365 um Fähigkeiten für Aufbewahrung und eDiscovery, passen Sie die Richtlinien an den Bedarf Ihrer Kundenunternehmen an und eröffnen Sie sich die Chance auf wiederkehrende Einnahmen. Die intuitive Konsole und der vollständig betreute Cloud-Service können dazu beitragen, den Aufwand für Bereitstellung und laufende Verwaltung zu reduzieren, wenn Ihr Kundenstamm wächst.

• Welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung in Acronis Protected 365?

  Die E-Mail-Archivierung ist ein Bestandteil von Acronis Protected 365 und ergänzt den umfassendsten Schutz für Microsoft 365 um Aufbewahrungsfähigkeiten und die Bereitschaft für rechtliche Verfahren. Über Acronis Cyber Protect Cloud ist sie mit den Fähigkeiten für Backup und Wiederherstellung, E-Mail- und Collaboration-Sicherheit, Management der Sicherheitslage, Security Awareness-Schulungen und XDR-Integration verzahnt. Diese native Integration kann dabei helfen, Lücken beim Schutz zu schließen und die Komplexität separat verwalteter Tools zu verringern.

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• Wie unterstützt Acronis Anforderungen an die Daten-Residenz?

  Acronis betreibt ein weltweites Netzwerk von mehr als 50 Datenzentren, um die Daten-Souveränität und regionale Anforderungen zu unterstützen. Besprechen Sie bei der Planung Ihrer Bereitstellung mit Acronis oder Ihrem Service Provider, welche Standorte für die E-Mail-Archivierung verfügbar sind, und wählen Sie einen geeigneten Service-Standort. So können Sie das Archiv auf die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Daten-Residenz und auf Ihre Zusagen gegenüber Kundenunternehmen abstimmen.

• Wie können Sie die Preisinformationen erhalten und eine Testversion starten?

  Wählen Sie den Bezugsweg, der zu Ihrem Unternehmen passt. MSPs können Preise für die E-Mail-Archivierung über Acronis Cyber Protect Cloud anfragen. Interne IT-Teams können sich über die Kaufoptionen für Unternehmen bei Acronis Cyber Protect informieren. Sprechen Sie mit dem Vertrieb über die Anzahl lizenzierter Benutzer:innen, die Abonnementbedingungen, den enthaltenen Storage und die benötigten Services, oder nutzen Sie den passenden Link zur Testversion, um direkt zu starten.