E-Mail-Archivierung

Mit der E-Mail-Archivierung werden alle E-Mails in Ihrer Microsoft 365-Organisation in einem externen Archiv aufbewahrt, welches in der Cloud gespeichert wird. So können Sie die Compliance-Richtlinien einhalten und auf eDiscovery-Anfragen reagieren. Neue E-Mails werden kontinuierlich zum Archiv hinzugefügt, sobald diese gesendet oder empfangen werden. Diese können dann nicht mehr im Archiv geändert oder manuell gelöscht werden.

Die E-Mails werden in zwei Ordnern für jedes Postfach angezeigt – Posteingang und Gesendete Elemente. In jedem Ordner werden die E-Mails chronologisch sortiert, beginnend mit den neuesten.

Das Archiv wird per AES-256-Algorithmus verschlüsselt. Nur autorisierte Benutzer können auf das Archiv zugreifen (abhängig von deren Zugriffsebene) – und es gibt einen lückenlosen Audit-Trail aller Aktionen.

Zusätzlich zur Compliance-bezogenen Funktionalität bietet die E-Mail-Archivierung auch eine Backup- und Recovery-Funktionalität.

Sie können folgenden Aktionen ausführen:

Das Archiv durchsuchen
Suchen Sie nach bestimmten Nachrichten, indem Sie Ad-hoc-Suchabfragen und gespeicherte Suchabfragen verwenden
E-Mails ohne Wiederherstellung per Vorschau einsehen
Bestimmte E-Mails, die Ordner Posteingang und Gesendete Elemente sowie komplette Postfächer zum ursprünglichen oder zu einem anderen Postfach wiederherstellen
E-Mail-Anhänge herunterladen

Standardmäßig werden alle E-Mails unbegrenzt im Archiv aufbewahrt. Wenn Sie E-Mails löschen wollen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie Aufbewahrungsregeln anwenden. Wenn die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist, werden die E-Mails automatisch gelöscht. Sie können E-Mails nicht manuell aus dem Archiv löschen.

Wenn Sie bestimmte E-Mails im Archiv aufbewahren wollen, unabhängig von den Aufbewahrungsregeln, können Sie Legal Hold-Regeln anwenden. Während des Legal Hold-Zeitraums können diese E-Mails nicht gelöscht werden.

Sie können beispielsweise Aufbewahrungsregeln oder Legal Hold-Regeln für E-Mails von einem bestimmten Absender, E-Mails an einen bestimmten Empfänger oder E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff konfigurieren.

Einschränkungen

Die maximale Größe einer E-Mail, die im Archiv enthalten sein kann, beträgt 150 MB (aufgrund einer Microsoft-Beschränkung).
E-Mail-Entwürfe werden nicht in das Archiv aufgenommen.
Sie können einen (1) Archivierungsplan auf einen (1) Mail-Server anwenden.