Archivado de correos electrónicos

Con el archivado de correos electrónicos, se conservan todos los correos electrónicos de su organización de Microsoft 365 en un archivo comprimido externo que se almacena en la nube, lo que le permite cumplir con las normativas y responder a las solicitudes de eDiscovery. Los nuevos correos electrónicos se agregan al archivo comprimido de forma continua, a medida que se envían o reciben, y no se pueden modificar ni eliminar manualmente.

Los correos electrónicos se muestran en dos carpetas para cada buzón de correo de usuario: Entrantes y Salientes. En cada carpeta, los correos electrónicos se ordenan cronológicamente, del más reciente al más antiguo.

El archivo está cifrado con el algoritmo AES-256. Solo los usuarios autorizados pueden acceder al archivo de acuerdo con su nivel de acceso y está disponible una pista de auditoría para todas las acciones.

Además de la funcionalidad relacionada con el cumplimiento, el archivado de correos electrónicos proporciona la funcionalidad de copia de seguridad y recuperación.

Puede realizar las siguientes acciones:

• Explorar del archivo comprimido
• Buscar mensajes específicos mediante consultas de búsqueda ad hoc y consultas de búsqueda guardadas
• Obtener una vista previa de correos electrónicos sin recuperarlos
• Recuperar correos electrónicos específicos, las carpetas Entrantes y Salientes y buzones de correo completos al buzón de correo original o a un buzón de correo no original
• Descarga de adjuntos de correo electrónico

De forma predeterminada, todos los correos electrónicos se conservan en el archivo indefinidamente. Para eliminar los correos electrónicos que ya no necesita, puede aplicar reglas de retención. Cuando finaliza el período de retención, los correos electrónicos se eliminan automáticamente. No puede eliminar manualmente los correos electrónicos del archivo.

Para mantener correos electrónicos específicos en el archivo, independientemente de cualquier regla de retención, puede aplicar reglas de retención legal. Durante el período de retención legal, no se pueden eliminar estos correos electrónicos.

Por ejemplo, puede configurar reglas de retención o reglas de retención legal para correos electrónicos de un remitente específico, correos a un destinatario específico o correos con una palabra concreta en el asunto.

Limitaciones

• El tamaño máximo de un correo electrónico que puede incluirse en el archivo comprimido es de 150 MB, debido a una limitación de Microsoft.
• Los correos electrónicos en borrador no se incluyen en el archivo comprimido.

• Puede aplicar un plan de archivado a un servidor de correo.