Votre stratégie de rétention des données Microsoft 365 est-elle alignée avec l'IA ?

Le volume de données créé et stocké dans Microsoft 365 explose. C'est une bonne nouvelle pour la productivité, mais pas tant pour les professionnels responsables de la rétention des données.

Plus de fichiers créés signifie plus de données à stocker. Dans les secteurs réglementés, la rétention des données est obligatoire sous peine d'amendes et de pénalités. Et même dans les secteurs peu ou non réglementés, la pratique est d'une importance critique pour maintenir la confiance des clients et la continuité des activités. Les organisations doivent également tenir compte des réglementations telles que le RGPD, qui s'applique à toute entité amenée à traiter des données relatives aux quelque 450 millions de citoyens de l'Union européenne. 

En fin de compte, sans une solide stratégie de sauvegarde de Microsoft 365, les organisations de tous types risquent de perdre le contrôle de leurs données et de s'exposer à des risques réglementaires et opérationnels.

Microsoft 365 ne cesse de croître. Microsoft Teams compte désormais à lui seul plus de 320 millions d'utilisateurs actifs quotidiens, une augmentation de 23 % d'une année sur l'autre, selon SaaS Ultra. Ces utilisateurs envoient plus d'un milliard de fichiers chaque mois.

L'intelligence artificielle amplifie l'explosion du volume de fichiers. Selon SQ Magazine, 70 % des professionnels disent que Microsoft Copilot les aide à accomplir des tâches plus rapidement, ce qui a un effet direct sur l'augmentation de la création de contenu. Microsoft rapporte également que les utilisateurs ajoutent plus de trois milliards de fichiers à Microsoft 365 chaque jour.

Copilot fait plus qu'aider les utilisateurs à générer du contenu. Il procède à l'indexation des e-mails, documents, discussions et fichiers dans Microsoft 365, rendant ces données interrogeables et utilisables dans les réponses générées par l'intelligence artificielle. Il en résulte un environnement de données hautement dynamique et interconnecté.

À mesure que les volumes de données augmentent, les risques associés à leur gestion s'intensifient également. Le fait que des systèmes d'intelligence artificielle comme Copilot puissent encore référencer des données que les utilisateurs croient avoir été supprimées constitue une préoccupation majeure. Si ces données restent dans les stratégies de rétention ou les systèmes indexés, elles peuvent continuer à influencer les résultats de l'intelligence artificielle. L'impact inattendu des données « supprimées » peut créer des problèmes d'exactitude, de confidentialité et de conformité.

À ceci s'ajoute le fait que Microsoft opère sous un modèle de responsabilité partagée. En dehors de la disponibilité du service, Microsoft n'assure pas de sauvegarde complète de Microsoft 365 ni n'assume la responsabilité de la rétention des données à long terme et de leur restauration.

Cette politique clairement énoncée expose les organisations au risque de perte de données due à une suppression accidentelle, des menaces internes et des cyberattaques. À mesure que les environnements évoluent, ces risques deviennent plus fréquents et plus difficiles à gérer sans protection dédiée. Les organisations doivent donc sauvegarder leurs propres données et s'assurer qu'elles restent disponibles. Microsoft ne s'engage aucunement à fournir cette protection en leur nom.

Pour suivre le rythme de la croissance optimisée par l'intelligence artificielle, les organisations doivent traiter la sauvegarde et la rétention comme des composants essentiels de leur stratégie Microsoft 365.

Une solution de sauvegarde de Microsoft 365 dédiée garantit à votre organisation qu'elle peut restaurer rapidement et complètement les données des environnements Exchange Online, SharePoint, OneDrive et Teams. Cette capacité est essentielle lorsque des utilisateurs suppriment des fichiers, que des comptes sont compromis ou que des ransomwares impactent les environnements cloud.

L'archivage des e-mails Microsoft 365 joue également un rôle critique dans la préservation des communications des entreprises. L'e-mail demeure un système d'enregistrement pour les contrats, les approbations et la documentation réglementaire. L'archivage permet la rétention à long terme, simplifie l'investigation informatique et garantit que les organisations peuvent répondre aux audits ou aux demandes légales en toute confiance.

L'impératif de sauvegarde et de rétention solides devient encore plus urgent dans les secteurs réglementés. Par exemple, dans la finance, les organisations doivent conserver les communications et les enregistrements de transactions pendant des années. À mesure que les volumes de données augmentent et que les outils d'intelligence artificielle révèlent des informations précieuses extraites des systèmes, le risque d'enregistrements incomplets ou incohérents augmente faute d'application correcte des politiques de rétention.

Dans le secteur de la santé, les enjeux peuvent être plus élevés encore. Les organisations doivent protéger les informations sensibles des patients tout en gardant les données disponibles pour les audits et la prestation de soins. À mesure que les systèmes d'intelligence artificielle accèdent à de grands ensembles de données, les organisations doivent s'assurer qu'elles ne conservent que des données exactes et conformes. Dans les deux cas, une combinaison robuste de sauvegarde et d'archivage de Microsoft 365 garantit que toutes les données requises restent intactes et accessibles.

Étant donné que Copilot connecte les informations de l'ensemble de l'environnement Microsoft 365, les données auparavant cloisonnées s'inscrivent dans une base de connaissances plus large. Ceci a pour effet d'augmenter la visibilité des données plus anciennes ou redondantes et d'accroître le risque que des informations qui auraient dû être supprimées ou archivées apparaissent.

Les organisations doivent désormais penser au-delà du stockage et soigner la gouvernance. Cela signifie comprendre les données existantes, la durée de leur rétention et la manière dont elles peuvent être restaurées en cas de besoin. Sans ce niveau de contrôle, l'intelligence artificielle peut amplifier les éventuelles lacunes de gestion des données.

Une approche moderne de la protection des données Microsoft 365 commence par deux capacités essentielles : la sauvegarde et l'archivage. La sauvegarde garantit que les organisations conservent des copies indépendantes et récupérables de leurs données à l'échelle des services Microsoft 365. L'archivage garantit qu'elles conservent les communications critiques à long terme, afin que celles-ci soient rapidement accessibles en cas de besoin.

Les organisations qui se fient uniquement aux outils natifs auront du mal à répondre aux exigences de rétention et aux attentes de restauration. Celles qui investissent dans une solution complète de sauvegarde de Microsoft 365 et d'archivage des e-mails seront mieux positionnées pour protéger leurs données, maintenir la conformité et garder le contrôle des données influencées par l'intelligence artificielle. 

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