E-mail archiválás a Microsoft 365-höz

Gyakran ismételt kérdések

• Mi az Acronis E-mail archiválás a Microsoft 365-höz?

  Az Acronis E-mail archiválás egy biztonságos, felhőalapú megoldás, amely automatikusan rögzíti és megőrzi a Microsoft 365 rendszeren keresztül küldött vagy fogadott összes e-mail üzenetet. Lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy megfeleljenek a jogi, a szabályozási és a belső irányítási követelményeknek azáltal, hogy az e-maileket egy megváltoztathatatlan archívumban őrzik meg, így azok gyorsan kereshetők, megfelelnek a jogszabályoknak, és könnyen kezelhetők.
  
  A szolgáltatás teljes mértékben integrálva van az Acronis Cyber Protect rendszerbe, lehetővé téve az informatikai csapatok számára, hogy egyetlen, központosított konzolról kezeljék az archiválást más biztonsági és biztonsági mentési funkciók mellett. Úgy tervezték, hogy felszámolja a manuális munkát, miközben biztosítja, hogy a szervezetek megfeleljenek az előírásoknak, és felkészüljenek az ellenőrzésekre, vizsgálatokra vagy jogi feltárásokra.

• Továbbra is szükség van az e-mail archiválásra, ha biztonsági mentést készítek a Microsoft 365-ön keresztül küldött e-mailekről?

  Igen. Bár a biztonsági mentés és az archiválás egyaránt védi az e-mail adatokat, nagyon különböző célokat szolgál.
  
  • A biztonsági mentés visszaállításra készült: lehetővé teszi az e-mailek vagy a postaládák visszaállítását véletlen törlés, sérülés vagy kibertámadások esetén.
  
  • Az archiválás viszont a hosszú távú megőrzés, a szabályozás és a jogi feltárás célját szolgálja. Valós időben rögzíti az összes e-mailt, megváltoztathatatlanul tárolja, valamint könnyen kereshetővé teszi őket még akkor is, ha a felhasználó törli az eredeti üzenetet a postafiókjából.
  
  Ha a szervezetének meg kell felelnie az előírásoknak, válaszolni kell az ellenőrzésekre, vagy fel kell készülnie a jogi eljárásokra, az archiválás elengedhetetlen. Ez biztosítja, hogy az e-mail adatok továbbra is elérhetők, ellenőrizhetők és manipulálhatatlanok maradjanak, így kiegészíti a biztonsági másolatokra vonatkozó stratégiáját, nem pedig helyettesíti azt.

• Hogyan védjük az archívumban tárolt e-mail adatokat?

  Az archivált adatokat több biztonsági réteg védi:
  
  • Az AES-256 titkosítás a tárolás során és a TLS titkosítás az adatok továbbításakor bizalmas adatkezelést biztosít.
  
  • A megváltoztathatatlan tárolás (WORM formátum) megakadályozza a változtatásokat vagy törléseket a megőrzési időszak végéig.
  
  • Az ellenőrzési naplók minden felhasználói műveletet rögzítenek a nyomon követhetőség érdekében, lehetővé téve a teljes átláthatóságot az ellenőrzések vagy a jogi vizsgálatok során.
  
  Ez a többszintű megközelítés biztosítja, hogy az adatok megfeleljenek a legszigorúbb szabályozási keretek biztonsági és integritási követelményeinek is.

• Az összes archivált e-mail üzenetben kereshetek?

  Igen. Az Acronis teljes szöveges és metaadatalapú keresést biztosít az összes archivált postafiókban.
  Lehetősége van a következőkre:
  
  • Fejlett szűrőkkel szűkítheti az eredményeket feladó, címzett, tárgysor, dátumtartomány, kulcsszavak és egyéb adatok alapján
  
  • Gyakran használt keresési lekérdezéseket menthet
  
  • Előnézetben megtekintheti az e-maileket, mielőtt döntene az exportálásukról vagy a helyreállításukról
  
  • E-maileket exportálhat jogi csapatok vagy megfelelőségi tisztviselők számára az iparági szabványoknak megfelelő formátumokban
  
  Ez biztosítja az információk gyors és pontos visszakeresését, ami kritikus a jogi eljárások, a HR-vizsgálatok vagy a hatósági ellenőrzések során.
  
  

• Az üzenetek visszaállíthatók és visszanyerhetők az archívumból?

  Igen. Az engedélyezett felhasználók többféle módon állíthatják vissza az archivált üzeneteket:
  
  • Az eredeti postaládába való visszaállítás, ha a felhasználó még létezik
  
  • Egy másodlagos postaládába vagy egy másik Microsoft 365-szervezetbe való visszaállítás, ha szükséges
  
  • Az egyedi mellékletek közvetlenül az archívumból való letöltése a teljes üzenet visszaállítása nélkül
  
  Ez a rugalmasság segít az üzleti igények vagy külső megkeresések gyors kezelésében, és nem zavarja a fő e-mail rendszer működését.

• Alkalmazható jogszabály által előírt megőrzés bizonyos e-mailekre?

  Igen. A jogszabály által előírt megőrzés alkalmazható az e-mailek szabványos megőrzési idején túlmutató megőrzésre.
  Miután az e-mailt jogszabály által előírt megőrzés alá helyezték:
  
  • A törlés alól mentesül, még akkor is, ha a megőrzési irányelvben foglalt idő lejárt
  
  • Nem módosítható vagy változtatható meg semmilyen módon
  
  • Csak az engedélyezett személyzet számára marad elérhető
  
  Ez különösen hasznos, ha a szervezet jogi eljárásban, szabályozói felülvizsgálatban vagy belső vizsgálatban vesz részt, és biztosítania kell az adatok integritását a konkrét e-mail nyilvántartások esetében.

• Van lehetőség különböző megőrzési irányelvek meghatározására a csapatok vagy osztályok között?

  Természetesen. Az Acronis lehetővé teszi, hogy felhasználó, postafiók, részleg vagy domain szerint részletesen, testre szabható megőrzési irányelveket határozzon meg.
  Ez lehetővé teszi az IT és a megfelelőségi csapatok számára a következőket:
  
  • Az adatmegőrzési gyakorlatok összehangolása a jogi és a szabályozási követelményekkel
  
  • A belső irányítási vagy nyilvántartási előírások betartása
  
  • A házirendek automatikus alkalmazása az újonnan létrehozott postaládákra
  
  Az e-mailek megőrzésének időtartama (pl. 1 év, 7 év, határozatlan idő) és az is beállítható, hogy a szabályozási időszak végén automatikusan törlésre kerüljenek-e, leegyszerűsítve ezzel a megfelelőség folyamatos biztosítását.

• Hol tárolódnak az e-mail adatok, és hogyan kezelhető az adatok helye?

  Az Acronis az archivált m365 e-mail adatokat több mint 50 globális adatközpont egyikében tárolja, amelyeket az Acronis vagy megbízható szolgáltatók, például a Microsoft Azure és a Google Cloud üzemeltet.
  A beállítás során kiválaszthatja a kívánt tárolási régiót, hogy megfeleljen a szervezet adatelhelyezésre vonatkozó követelményeinek vagy a nemzeti adatszuverenitási törvényeknek (pl. GDPR, brazil LGPD vagy ausztrál adatvédelmi törvény).
  
  Ez biztosítja, hogy adatai egy jogilag megfelelő földrajzi zónában legyenek, teljes átláthatóság és ellenőrzés mellett a tárolás helye felett.

• Szükség van további hardverekre vagy infrastruktúrákra?

  Nincs. Az Acronis E-mail archiválás teljes mértékben felhőalapú és SaaS-alapú megoldás.
  Nincs szükség telepítendő hardverre, bonyolult karbantartási feladatokra és további tárolókapacitásra. A telepítés gyors és közvetlenül az Acronis Cyber Protect környezetében kezelhető.
  
  Ez ideálissá teszi azoknak az IT-csapatoknak, amelyek a szabályozási képességeiket szeretnék bővíteni anélkül, hogy az infrastruktúrájukat is bővíteniük kellene.
  
  • Milyen szabályozási előírások betartásában segít ez a megoldás?
  
  Az Acronis E-mail archiválás támogatja a hosszú távú adattárolási és felderítési követelményeket, amelyeket számos szabályozás ír elő, például:
  
  • GDPR – az EU adattárolási és hozzáférési rendelkezéseinek betartásához
  
  • HIPAA – az egészségügyi adatok ellenőrzési nyomkövetéséhez és biztonságos tárolásához
  
  • NIS2 irányelv – az alapvető szektorok operatív biztonságához
  
  • SEC Rule 17a-4 és CFTC Rule 1.31 – a pénzügyi szolgáltatásokhoz és a kereskedelmi nyilvántartásokhoz
  
  • FOIA és állami szféra nyilvántartási előírások
  
  • BS 10008 – az elektronikus információk jogi elfogadhatóságához
  
  • és még sok más
  
  A rugalmas irányelvek, az állandó tárolás, az ellenőrzési naplózás és a jogszabály által előírt megőrzés segítségével a megoldás minden olyan eszközt biztosít, amelyre a globális és az iparági adatkezelési keretrendszerek betartásához szükség van.

• Hogyan szerezhetem be Acronis E-mail archiválást a M365-höz, ha helyszíni telepítéssel rendelkezem?

  Az Acronis E-mail archiválás a M365-höz használatához szüksége lesz egy licencre, amely lehetővé teszi az Acronis Cloudban található kezelői konzol elérését. Ez az új felhőalapú telepítés lehetővé teszi, hogy többféle új környezetet és platformot védjen meg és biztosítson, ezért meg kell határoznia a beállításokat (azaz a rendszer nem tartalmazza az előző helyen használt biztonsági mentési és biztonsági konfigurációkat).