Archiviazione delle e-mail

Con l'archiviazione delle e-mail, tutte le e-mail dell'organizzazione Microsoft 365 vengono conservate in un archivio esterno memorizzato nel cloud; questa funzionalità garantisce la conformità e soddisfa i requisiti di eDiscovery. Le nuove e-mail vengono aggiunte all'archivio ininterrottamente, mano a mano che vengono inviate o ricevute, e non possono essere modificate o eliminate manualmente.

Le e-mail vengono visualizzate in due cartelle per ogni casella di posta utente: In arrivo e In uscita. In ogni cartella, le e-mail sono ordinate cronologicamente dalla più recente alla più datata.

L'archivio è crittografato con l'algoritmo AES-256. Solo gli utenti autorizzati possono accedere all'archivio in conformità al proprio livello di accesso ed è inoltre disponibile un audit trail per tutte le azioni.

Oltre alle funzionalità relative alla conformità, l'archiviazione delle e-mail fornisce funzionalità di backup e ripristino.

È possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Esplorazione dell'archivio
  • Ricerca di messaggi specifici utilizzando query di ricerca ad hoc e query di ricerca salvate
  • Anteprima delle e-mail senza ripristino
  • Ripristino di e-mail specifiche, delle cartelle In arrivo e In uscita e di intere caselle di posta nella casella di posta originale o in una casella di posta non originale
  • Download di allegati e-mail

Per impostazione predefinita, tutte le e-mail vengono conservate nell'archivio indefinitamente. Per eliminare le e-mail non più necessarie, è possibile applicare le regole di conservazione. Al termine del periodo di conservazione, le e-mail vengono eliminate automaticamente. Non è possibile eliminare manualmente le e-mail dall'archivio.

Per mantenere e-mail specifiche nell'archivio, indipendentemente dalle regole di conservazione, è possibile applicare le regole di conservazione legale. Durante il periodo di conservazione legale, queste e-mail non possono essere eliminate.

Ad esempio, è possibile configurare regole di conservazione o regole di conservazione legale per le e-mail di un mittente specifico, le e-mail a un destinatario specifico o le e-mail con una parola specifica nell'oggetto.

Limitazioni

  • Nell'archivio sono incluse solo le caselle di posta con licenza. Le caselle di posta condivise, a cui non è assegnata alcuna licenza, non sono incluse nell'archivio.
  • A causa di una limitazione di Microsoft, la dimensione massima di un'e-mail che può essere inclusa nell'archivio è di 150 MB.
  • Le e-mail in bozza non sono incluse nell'archivio.

  • È possibile applicare un piano di archiviazione a un server di posta.