Strategia dati Microsoft 365 pronta per l’AI?

Il volume dei dati creati e archiviati in Microsoft 365 cresce in modo esponenziale. Se questa è una buona notizia per la produttività, non lo è per i professionisti che si occupano di conservazione dei dati.

Un volume maggiore di file significa più dati da conservare. Nei settori regolamentati, la conservazione dei dati è un requisito che, se non rispettato, prevede multe e sanzioni. Anche nei settori con regolamentazione parziale o non regolamentati, la conservazione dei dati è fondamentale per non perdere la fiducia dei clienti e la continuità operativa. Occorre inoltre tenere conto di regolamenti come il GDPR, che si applica a qualsiasi organizzazione che elabori dati relativi ai circa 450 milioni di cittadini dell'Unione Europea. 

Il punto è questo: senza una strategia consolidata per il backup di Microsoft 365, qualunque organizzazione rischia di perdere il controllo sui propri dati e di esporsi a rischi normativi e operativi.

La diffusione e l'utilizzo di Microsoft 365 sono inarrestabili. Secondo SaaS Ultra, solo Microsoft Teams conta più di 320 milioni di utenti attivi giornalieri, un aumento del 23% rispetto all'anno precedente. Ogni mese questi utenti inviano oltre un miliardo di file.

L'AI amplifica l'esplosione del volume dei file. Secondo SQ Magazine, il 70% dei professionisti afferma che Microsoft Copilot aiuta a completare le attività in modo più veloce, contribuendo direttamente all'aumento dei contenuti creati. La stessa Microsoft segnala che ogni giorno oltre tre miliardi di file vengono aggiunti a Microsoft 365.

Copilot non si limita ad aiutare gli utenti a generare contenuti, ma indicizza e-mail, documenti, chat e file dell'intera suite Microsoft 365, semplificando la ricerca e l'utilizzo dei dati nelle risposte generate dall'AI. Ciò crea un ambiente dati altamente dinamico e interconnesso.

All'aumentato volume dei dati corrisponde una crescita dei rischi associati alla loro gestione. Uno dei principali timori è che i sistemi AI come Copilot possano far riferimento a dati che gli utenti credono di aver eliminato. Se quei dati rimangono nelle policy di conservazione o nei sistemi indicizzati, possono ancora influenzare i risultati dell'AI. La presenza imprevista dei dati "eliminati" può causare potenziali problemi di affidabilità, privacy e conformità.

Va poi ricordato che Microsoft adotta un modello di responsabilità condivisa. Sebbene garantisca la disponibilità del servizio, non fornisce un backup completo di Microsoft 365 né si assume la responsabilità per la conservazione dei dati e il loro ripristino a lungo termine.

Questa policy esplicitamente dichiarata espone le organizzazioni a possibili perdite di dati causate da eliminazioni accidentali, minacce interne e attacchi informatici. Con l'espansione degli ambienti e senza una protezione dedicata, questi rischi diventano più frequenti e più difficili da gestire. L'esecuzione del backup dei dati e la garanzia di disponibilità resta una responsabilità dell'azienda, perché Microsoft non fornisce quel tipo di protezione.

Per tenere il passo con la crescita associata all'AI, le organizzazioni devono considerare il backup e la conservazione dei dati come elementi critici della propria strategia per Microsoft 365.

Una soluzione dedicata al backup di Microsoft 365 garantisce il ripristino rapido e completo dei dati di Exchange Online, SharePoint, OneDrive e Teams. È un elemento essenziale quando gli utenti eliminano i file, c'è una compromissione degli account o il ransomware colpisce gli ambienti cloud.

Anche l'archiviazione delle e-mail di Microsoft 365 assume un ruolo critico nel preservare le comunicazioni aziendali. L'e-mail è tuttora il sistema utilizzato per la registrazione di contratti, approvazioni e documentazione normativa. L'archiviazione supporta la conservazione a lungo termine, semplifica l'eDiscovery e garantisce che le organizzazioni possano rispondere ad audit o richieste di natura giuridica in tutta sicurezza.

Nei settori regolamentati l'esigenza di rafforzare l'approccio al backup e alla conservazione diventa ancora più stringente. Nel settore finanziario, ad esempio, le organizzazioni devono conservare le comunicazioni e i registri delle transazioni per anni. Mano a mano che i volumi di dati crescono e gli strumenti AI li analizzano da sistemi vari e diversi, aumenta il rischio che gli archivi siano incompleti o incoerenti se le organizzazioni non applicano correttamente le policy di conservazione.

Nel settore sanitario la posta in gioco è ancora più alta, perché è necessario proteggere le informazioni sensibili dei pazienti mantenendo la disponibilità dei dati per gli audit e l'erogazione delle cure. L'accesso dei sistemi di AI a volumi di dati sempre più grandi impone alle organizzazioni di garantire che vengano conservati solo dati affidabili e conformi. In entrambi i settori, una solida combinazione di backup e archiviazione per Microsoft 365 garantisce che tutti i dati necessari rimangano intatti e accessibili.

Copilot mette in connessione le informazioni dell'intero ambiente Microsoft 365, pertanto anche i dati precedentemente isolati entrano a far parte di una base di conoscenza più ampia. Questo aumenta la visibilità dei dati meno recenti o ridondanti, ma anche il rischio di far emergere informazioni che avrebbero dovuto essere eliminate o archiviate.

Le organizzazioni devono guardare oltre l'archiviazione e dedicarsi alla governance. Ciò significa comprendere quali dati esistono, per quanto tempo vengono conservati e come recuperarli quando necessario. Senza questo livello di controllo, l'AI può amplificare le falle esistenti nella gestione dei dati.

L'approccio moderno alla protezione dei dati di Microsoft 365 prevede due funzionalità strategiche: il backup e l'archiviazione. Il backup garantisce la conservazione di copie indipendenti e recuperabili dei dati dei diversi servizi di Microsoft 365. L'archiviazione garantisce la conservazione a lungo termine delle comunicazioni critiche, rendendole rapidamente accessibili quando necessario.

Le organizzazioni che si affidano esclusivamente agli strumenti nativi avranno difficoltà a soddisfare i requisiti di conservazione e le aspettative di ripristino. Quelle che investono nel backup e nell'archiviazione delle e-mail di Microsoft 365 saranno meglio preparate a proteggere i dati, mantenere la conformità e tenere sotto controllo i dati coinvolti nei processi dell'AI. 

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