E-mailarchivering

Met e-mailarchivering worden alle e-mails in uw Microsoft 365-organisatie bewaard in een extern archief dat in de cloud wordt opgeslagen, zodat u kunt voldoen aan de regelgeving en kunt reageren op eDiscovery-aanvragen. Nieuwe e-mails worden continu toegevoegd aan het archief zodra ze worden verzonden of ontvangen. Deze e-mails kunnen niet worden gewijzigd of handmatig worden verwijderd.

De e-mails worden weergegeven in twee mappen voor elke gebruikersmailbox: Inkomend en Uitgaand. In elke map worden de e-mails chronologisch gesorteerd, van de meest recente tot de oudste.

Het archief is versleuteld met het AES-256-algoritme. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen toegang krijgen tot het archief in overeenstemming met hun toegangsniveau en er is een auditproefperiode beschikbaar voor alle acties.

E-mailarchivering biedt naast de functionaliteit voor naleving ook functionaliteit voor back-ups en herstel.

Hiermee kunt u:

  • Bladeren in het archief
  • Zoeken naar specifieke berichten door middel van ad-hoczoekopdrachten en opgeslagen zoekopdrachten
  • E-mails bekijken zonder ze te herstellen
  • Specifieke e-mails, de mappen Inkomend en Uitgaand en hele mailboxen herstellen naar de oorspronkelijke mailbox of een andere mailbox
  • E-mailbijlagen downloaden

Standaard worden alle e-mails onbeperkt in het archief bewaard. Als u e-mails wilt verwijderen die u niet meer nodig hebt, kunt u retentieregels toepassen. Wanneer de retentieperiode is verstreken, worden de e-mails automatisch verwijderd. U kunt e-mails niet handmatig uit het archief verwijderen.

Als u specifieke e-mails in de archief wilt behouden, ongeacht de retentieregels, kunt u juridische retentieregels toepassen. Gedurende de juridische bewaarperiode kunnen deze e-mails niet worden verwijderd.

U kunt bijvoorbeeld retentieregels of juridische retentieregels configureren voor e-mails van een specifieke afzender, e-mails naar een specifieke ontvanger of e-mails met een specifiek woord in het onderwerp.

Beperkingen

  • Alleen e-mails van maximaal 150 MB kunnen in het archief worden opgenomen vanwege een beperking van Microsoft.
  • Concept-e-mails worden niet opgenomen in het archief.
  • E-mails in de map Archief van een postvak worden niet opgenomen in het e-mailarchief.

  • U kunt één archiveringsplan toepassen op één mailserver.