Sua estratégia de retenção de dados do Microsoft 365

O volume de dados criados e armazenados no Microsoft 365 está explodindo. Isso é uma boa notícia para a produtividade, mas não tão boa para os profissionais responsáveis pela retenção de dados.

Mais arquivos criados significam mais dados para reter. Em setores regulamentados, a retenção de dados é exigida sob ameaça de multas e penalidades. Mesmo em setores pouco regulamentados ou não regulamentados, a retenção de dados é crítica para manter a confiança do cliente e a continuidade dos negócios. As organizações também devem considerar regulamentações como GDPR, que se aplica a qualquer organização que processe dados relacionados aos aproximadamente 450 milhões de cidadãos da União Europeia.  

Em resumo: sem uma estratégia sólida de backup do Microsoft 365, organizações de todos os tipos correm o risco de perder o controle sobre seus dados e se expor a riscos regulatórios e operacionais.

O Microsoft 365 simplesmente não para de crescer. Somente o Microsoft Teams agora tem mais de 320 milhões de usuários ativos diários, um aumento de 23% ano a ano, de acordo com a SaaS Ultra. Esses usuários enviam mais de um bilhão de arquivos todos os meses.

A IA está amplificando a explosão do volume de arquivos. De acordo com a SQ Magazine, 70% dos profissionais dizem que o Microsoft Copilot os ajuda a concluir tarefas mais rapidamente, contribuindo diretamente para o aumento da criação de conteúdo. A Microsoft também informa que os usuários adicionam mais de três bilhões de arquivos ao Microsoft 365 todos os dias.

O Copilot faz mais do que ajudar os usuários a gerar conteúdo. Ele indexa emails, documentos, conversas e arquivos em todo o Microsoft 365, tornando esses dados pesquisáveis e utilizáveis em respostas geradas por IA. Isso cria um ambiente de dados altamente dinâmico e interconectado.

À medida que os volumes de dados crescem, também aumentam os riscos associados ao seu gerenciamento. Uma preocupação importante é que sistemas de IA como o Copilot ainda possam referenciar dados que os usuários acreditam ter sido excluídos. Se esses dados permanecerem dentro de políticas de retenção ou sistemas indexados, eles ainda poderão influenciar as saídas da IA. O impacto inesperado de dados “excluídos” pode criar possíveis problemas de precisão, privacidade e conformidade.

Ao mesmo tempo, a Microsoft opera sob um modelo de responsabilidade compartilhada. Embora garanta a disponibilidade do serviço, ela não oferece backup abrangente do Microsoft 365 nem assume responsabilidade pela retenção e recuperação de dados de longo prazo.

Essa política claramente declarada deixa as organizações expostas à perda de dados por exclusão acidental, ameaças internas e ataques cibernéticos. À medida que os ambientes crescem, esses riscos se tornam mais frequentes e mais difíceis de gerenciar sem proteção dedicada. Como resultado, as organizações devem fazer backup de seus próprios dados e garantir que eles permaneçam disponíveis. A Microsoft não fornece essa proteção em seu nome.

Para acompanhar o crescimento impulsionado por IA, as organizações devem tratar o backup e a retenção como componentes essenciais de sua estratégia do Microsoft 365.

Uma solução dedicada de backup do Microsoft 365 garante que sua organização possa recuperar dados de forma rápida e completa no Exchange Online, SharePoint, OneDrive e Teams. Essa capacidade é essencial quando os usuários excluem arquivos, contas são comprometidas ou o ransomware afeta ambientes em nuvem.

O arquivamento de emails do Microsoft 365 também desempenha um papel crítico na preservação das comunicações empresariais. O email continua sendo um sistema de registro para contratos, aprovações e documentação regulatória. O arquivamento oferece suporte à retenção de longo prazo, simplifica a e-discovery e garante que as organizações possam responder a auditorias ou solicitações legais com confiança.

A necessidade de um backup e retenção robustos se torna ainda mais urgente em setores regulamentados. Por exemplo, no setor financeiro, as organizações devem reter comunicações e registros de transação por anos. À medida que os volumes de dados crescem e as ferramentas de inteligência artificial revelam insights de todos os sistemas, o risco de registros incompletos ou inconsistentes aumenta se as organizações não aplicarem adequadamente as políticas de retenção.

Na área da saúde, os riscos podem ser ainda maiores. As organizações devem proteger informações confidenciais de pacientes, mantendo os dados disponíveis para auditorias e prestação de cuidados. À medida que os sistemas de inteligência artificial acessam grandes conjuntos de dados, as organizações devem garantir que retenham apenas dados precisos e em conformidade. Em ambos os campos, uma combinação robusta de backup do Microsoft 365 e arquivamento garante que todos os dados exigidos permaneçam intactos e acessíveis.

Como o Copilot conecta informações em todo o ambiente do Microsoft 365, dados antes isolados passam a fazer parte de uma base de dados de conhecimento mais ampla. Isso aumenta a visibilidade de dados antigos ou redundantes e eleva o risco de expor informações que deveriam ter sido excluídas ou arquivadas.

Agora as organizações precisam pensar além do armazenamento e focar na governança. Isso inclui entender quais dados existem, por quanto tempo eles são retidos e como podem ser recuperados quando necessário. Sem esse nível de controle, a inteligência artificial pode amplificar as lacunas existentes no gerenciamento de dados.

Uma abordagem moderna para a proteção de dados do Microsoft 365 começa com duas capacidades essenciais: backup e arquivamento. O backup garante que as organizações mantenham cópias independentes e recuperáveis de seus dados em todos os serviços do Microsoft 365. O arquivamento garante que elas retenham comunicações críticas por longo prazo, de modo que possam ser acessadas rapidamente quando necessário.

As organizações que dependem apenas de ferramentas nativas terão dificuldade para atender aos requisitos de retenção e às expectativas de recuperação. Aquelas que investem em backup abrangente do Microsoft 365 e arquivamento de email estarão mais bem posicionadas para proteger seus dados, manter a conformidade e manter sob controle os dados influenciados pela inteligência artificial.