Arkivering av e-post för Microsoft 365

Vanliga frågor

• Vad är Acronis E-postarkivering för Microsoft 365?

  Acronis Email Archiving är en säker, molnbaserad lösning som automatiskt fångar och lagrar all e-postkommunikation som skickas eller tas emot via Microsoft 365. Det gör det möjligt för organisationer att uppfylla juridiska, regulatoriska och interna styrningskrav genom att bevara e-post i ett oföränderligt arkiv, vilket gör dem snabbt sökbara, juridiskt giltiga och lättadministrerade.
  
  Tjänsten är fullt integrerad i Acronis Cyber Protect, vilket gör det möjligt för IT-team att hantera arkivering tillsammans med andra säkerhets- och backupfunktioner från en enda centraliserad konsol. Den är utformad för att eliminera manuellt arbete och samtidigt säkerställa att organisationer förblir regelkonforma och förberedda för revisioner, utredningar eller juridisk granskning.

• Behöver jag fortfarande e-postarkivering om jag säkerhetskopierar Microsoft 365-e-postmeddelanden?

  Ja. Både backup och arkivering skyddar e-postdata, men de har olika syften.
  
  • Backup är utformat för återställning – den gör att du kan återställa e-postmeddelanden eller postlådor efter oavsiktlig radering, korruption eller cyberattacker.
  
  • Arkivering handlar om långvarig lagring, efterlevnad och rättslig spårbarhet. Den fångar all e-post i realtid, lagrar den i oföränderligt skick och gör den lätt sökbar – även om en användare raderar det ursprungliga meddelandet från sin postlåda.
  
  Om din organisation måste följa regelverk, svara på revisioner eller förbereda sig för rättsprocesser är arkivering avgörande. Den säkerställer att e-postdata förblir tillgänglig, verifierbar och manipuleringssäker – som ett komplement till din backupstrategi, inte en ersättning för den.

• Hur skyddas e-postdata i arkivet?

  Arkiverade data skyddas genom flera säkerhetslager:
  
  • AES-256-kryptering vid lagring och TLS-kryptering vid överföring säkerställer datakonfidentialitet.
  
  • Oföränderlig lagring (WORM-format) förhindrar alla ändringar eller raderingar tills lagringsperioden löper ut.
  
  • Revisionsloggar registrerar alla användaråtgärder för spårbarhet, vilket möjliggör fullständig transparens vid revisioner eller forensiska utredningar.
  
  Detta lagerbaserade tillvägagångssätt säkerställer att din data uppfyller säkerhets- och integritetskraven i även de mest strikta regulatoriska ramarna.

• Kan jag söka i alla arkiverade e-postmeddelanden?

  Ja. Acronis erbjuder fulltextsökning och sökning baserad på metadata i alla arkiverade postlådor.
  Du kan:
  
  • Använd avancerade filter för att begränsa resultaten efter avsändare, mottagare, ämnesrad, datumintervall, nyckelord med mera.
  
  • Spara vanliga sökfrågor
  
  • Förhandsgranska e-postmeddelanden innan du bestämmer dig för att exportera eller återställa dem
  
  • Exportera e-postuppsättningar för juridiska team eller efterlevnadsansvariga i branschstandardformat
  
  Detta säkerställer snabb och korrekt hämtning av information – något som är avgörande i rättsliga förfaranden, HR-utredningar eller myndighetsrevisioner.
  
  

• Kan vi återställa e-post från arkivet?

  Ja. Auktoriserade användare kan återställa arkiverade e-postmeddelanden på flera sätt:
  
  • Återställ till den ursprungliga postlådan om användaren fortfarande existerar
  
  • Återställ till en alternativ postlåda eller en annan Microsoft 365-organisation om det behövs
  
  • Ladda ner enskilda bilagor direkt från arkivet utan att återställa hela meddelandet
  
  Denna flexibilitet hjälper organisationer att snabbt svara på affärsbehov eller externa förfrågningar utan att störa det primära e-postsystemet.

• Kan vi tillämpa juridisk spärr på vissa e-postmeddelanden?

  Ja. Juridisk spärr kan tillämpas för att bevara e-postmeddelanden bortom deras ordinarie lagringsperiod.
  När ett e-postmeddelande omfattas av juridisk spärr:
  
  • Undantas det från radering, även om dess lagringspolicy har löpt ut
  
  • Kan det inte modifieras eller ändras på något sätt
  
  • Det är endast åtkomligt för behörig personal
  
  Detta är särskilt användbart när din organisation är involverad i rättstvister, regulatoriska granskningar eller interna utredningar och måste säkerställa dataintegritet för specifika e-postposter.

• Kan vi definiera olika lagringspolicyer för olika team eller avdelningar?

  Absolut. Acronis låter dig definiera detaljerade, anpassningsbara lagringspolicyer per användare, postlåda, avdelning eller domän.
  Detta gör det möjligt för dina IT- och compliance-team att:
  
  • Anpassa rutinerna för datalagring till lagar och regler
  
  • Uppfylla interna styrnings- eller dokumentationsstandarder
  
  • Automatiskt tillämpa policyer på nyss skapade postlådor
  
  Du kan konfigurera hur länge e-post ska lagras (t.ex. 1 år, 7 år, obegränsat) och om den automatiskt ska raderas vid slutet av policyns giltighetsperiod – vilket förenklar löpande regelefterlevnad.

• Var lagras e-postdata och hur hanterar vi datalagring?

  Acronis lagrar arkiverade m365-e-postdata i ett av över 50 globala datacenter som drivs av Acronis eller betrodda leverantörer som Microsoft Azure och Google Moln.
  Under installationen kan du välja önskad lagringsregion för att uppfylla din organisations krav på dataresidens eller nationella lagar om datasuveränitet (t.ex. GDPR, Brazil LGPD eller Australia Privacy Act).
  
  Detta säkerställer att dina data stannar inom en juridiskt godkänd geografisk zon, med full transparens och kontroll över var den är hostad.

• Krävs det någon ytterligare hårdvara eller infrastruktur?

  Nej. Acronis e-postarkivering är en helt molnbaserad SaaS-lösning.
  Ingen hårdvara behöver installeras, inga komplexa underhållsuppgifter krävs och det finns inget behov av att tilldela extra lagringsutrymme. Distributionen går snabbt och hanteras direkt via din befintliga Acronis Cyber Protect-miljö.
  
  Detta gör den idealisk för IT-team som vill utöka sin efterlevnad utan att utöka sin infrastruktur.
  
  • Vilka regler för efterlevnad hjälper detta oss att uppfylla?
  
  Acronis e-postarkivering stöder långsiktig datalagring och krav på återfinnbarhet som fastställs i en rad olika regelverk, bland annat:
  
  • GDPR – för EU:s bestämmelser om lagring av uppgifter och rätt till tillgång
  
  • HIPAA – för revisionsspår och säker lagring av hälsodata
  
  • NIS2-direktivet – för operativ säkerhet i viktiga sektorer
  
  • SEC-regel 17a-4 och CFTC-regel 1.31 – för finansiella tjänster och handelsregister
  
  • FOIA och krav på arkivering inom offentlig sektor
  
  • BS 10008 – för elektronisk informations rättsliga giltighet
  
  • och mer
  
  Med flexibla policyer, oföränderlig lagring, revisionsloggning och juridisk spärr erbjuder lösningen alla viktiga verktyg som krävs för att upprätthålla regelefterlevnad enligt globala och branschspecifika ramverk för datastyrning.

• Jag är en kund med en lokal installation, hur kan jag få Acronis e-postarkivering för M365?

  För att börja använda Acronis e-postarkivering för M365 behöver du en licens för att få åtkomst till hanteringskonsolen i Acronis-molnet. Denna nya molninstallation gör det möjligt att skydda och säkra en rad nya miljöer och plattformar, så du måste konfigurera inställningarna därefter (det vill säga systemet kommer inte att inkludera dina tidigare backup- och säkerhetskonfigurationer för lokala miljöer).