Notarization and eSignature

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

• Wie schützt man Dateien am besten?

  Um Umsatz- oder Image-Schäden zu vermeiden, die aus Datenschutzverletzungen resultieren können, ist es entscheidend, mit den sensiblen Informationen eines Geschäftskunden (wie z.B. Kundendaten) sorgfältig umzugehen. Unternehmensdateien/-daten, die über verschiedene Geräte und Speicherorte hinweg gemeinsam genutzt und geteilt werden, sollten mit einem sicheren Cloud-basierten Notarization and eSignature Service geschützt werden. Dank moderner Methoden, flexiblen Richtlinienkontrollen und hochsicheren Datenzentren sind Cloud-basierte Notarization and eSignature (FSS)-Lösungen, die wirklich sicher sind, möglich geworden. Diese Methoden gewährleisten, dass Sie eine umfassende Kontrolle über den Speicherort, die Verwaltung und die Vertraulichkeit Ihrer Daten haben.

• Wie wählen Sie einen professionellen File Sharing Service für Unternehmen aus?

  Es gibt eine Vielzahl von Notarization and eSignature-Lösungen auf dem Markt. Daher ist es wichtig, die richtige Lösung für die jeweilige Unternehmensumgebung zu evaluieren.

  Zu den wichtigsten Kriterien gehören:

  • Sicherheit – Erfüllt die Lösung die höchsten Sicherheitsstandards der Branche? Wird eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) unterstützt? Werden zuverlässige Verschlüsselungen (bei Übertragungen und Speicherung auf den Geräten), Zugriffskontrollen für Dateien/Ordner sowie Richtlinienkontrollen für Benutzer/Apps/ Daten unterstützt?
  • Effizienz – Können Anwender ihre Dateien mit allen gängigen Geräten (Macs, PCs, Mobilgeräte) nutzen und bearbeiten? Können Benutzer Dokumente auch unterwegs mit Anmerkungen versehen und bearbeiten?
  • Einfachheit – Wie schnell können Sie die Lösung in Betrieb nehmen? Wird den Endanwendern eine intuitive Benutzeroberfläche geboten, sodass keine Schulungen erforderlich sind?
  • Upgrade – Können leicht weitere Funktionalitäten aktiviert werden, wie etwa zum elektronischen Signieren und Blockchain-basierten Beglaubigen von Dateien/Dokumenten?

• Ist eine Cloud-basierte File-Sharing-Lösung wirklich sicher?

  Ja, das kann sie sein. Dank moderner Methoden, flexiblen Richtlinienkontrollen und hochsicheren Datenzentren sind Cloud-basierte Enterprise Notarization and eSignature (EFSS)-Lösungen, die wirklich sicher sind, möglich geworden. Diese Methoden gewährleisten, dass Sie eine umfassende Kontrolle über den Speicherort, die Verwaltung und die Vertraulichkeit der verwendeten Daten haben.

  FSS-Lösungen, die solche Funktionen nicht aufweisen, sollten dagegen nicht als sicher angesehen werden.

• Was versteht man unter einer Blockchain?

  Mit dem Begriff „Blockchain“ wird eine Technologie bezeichnet, die auf dem Prinzip einer kontinuierlich wachsenden Liste von Datensätzen (Blöcken) basiert, die wiederum kryptographisch verknüpft und gesichert werden. Jeder dieser Blöcke enthält einen kryptographischen Hash des vorherigen Blocks. Zudem sind ein Zeitstempel und Transaktionsdaten enthalten.

  Viele kennen den Begriff Blockchain, weil diese als Grundlage von Krypto-Währungen wie Bitcoin oder Ethereum verwendet wird. Durch das zugrunde liegende Konzept kann die Blockchain-Technologie aber auch für viele weitere Anwendungsfälle verwendet werden – beispielsweise die digitale Beglaubigung von Dateien, digitale Abstimmungen, die Erstellung sogenannter Smart Contracts (Computerprotokolle zur Darstellung, Überprüfung oder Abwicklung von Verträgen) und vieles mehr.

  Zu den wesentlichen Vorteilen der Technologie gehören:

  • Sicherheit: Die Blockchain verwendet starke Kryptographie-Verfahren, um betrugsssichere Transaktionen zu erstellen.
  • Verteilte Architektur: Eine Blockchain-Datenbank (englisch auch „Ledger“ genannt) gehört niemandem, da diese über viele Organisationen verteilt gespeichert werden kann. Dabei steigt die Sicherheit, wenn weitere Replikate hinzugefügt werden.
  • Änderungen können nicht um- oder rückdatiert werden: Jede Transaktion wird in die Blockchain-Datenbank geschrieben und diese protokollierten Daten können anschließend nicht mehr verändert werden.

• Was ist Blockchain-basierte Datenbeglaubigung (Notarization)?

  Mit einem Blockchain-basierten Datenbeglaubigungsdienst können geschäftskritische Daten beliebiger Art automatisch beglaubigt werden. Dazu wird von einer betreffenden Datei ein digitaler Fingerabdruck (Hash-Wert) erstellt und dieser in einem öffentlichen Blockchain-Journal („Ledger“) gespeichert. Dadurch kann die Existenz der Dateien zum Beglaubigungszeitpunkt sowie ihre Authentizität und Integrität unabhängig überprüft werden.

• Wie funktioniert eine elektronische Signatur (eSignatur)?

  Eine elektronische Signatur (kurz auch eSignatur oder E-Signatur) ist eine Art Software, die eine Signatur mit der Identität eines bestimmten Unterzeichners verknüpft und einen Beleg liefert, dass dieser ein entsprechendes Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt vorsätzlich unterzeichnet hat. Mit eSignaturen können Genehmigungsprozesse von Dokumenten optimiert werden, indem das digitale Unterschreiben der Dokumente per Maus oder Touchpad ermöglicht wird.

  Um ein Dokument mit dem Notarization and eSignature-Paket signieren zu können, müssen Sie Folgendes tun:

  • Wählen Sie die gewünschte Datei über die Durchsuchen-Funktion aus oder ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Bearbeitungsbereich
  • Spezifizieren Sie die Unterzeichner, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben
  • Alle Teilnehmer authentifizieren sich und signieren die Datei dann online mithilfe eingebetteter eSignaturen
  • Sobald alle Signaturen empfangen wurden, können Sie die entsprechenden Signatur-Zertifikate abrufen, die einen öffentlich überprüfbaren Beleg für die Integrität der Signatur darstellen