¿Cómo Hacer Copias de Seguridad de Microsoft SharePoint?

Para hacer una copia de seguridad de SharePoint, utilice una solución dedicada que proteja tanto SharePoint Online como los servidores locales, incluidas bibliotecas de documentos, listas y colecciones de sitios. Las copias de seguridad garantizan una recuperación rápida de la corrupción, eliminación accidental o ataques de ransomware, lo que las características nativas de SharePoint por sí solas no pueden garantizar.

Hacer una copia de seguridad de los datos de Microsoft SharePoint es fundamental para cualquier organización que utilice la plataforma. Sin un plan de copia de seguridad de datos, las empresas podrían perder información y experimentar costosos tiempos de inactividad si los datos se eliminan accidentalmente, se corrompen o se dañan por un mal funcionamiento del hardware. Al invertir en una solución de copia de seguridad de SharePoint, puede asegurarse de que su información esté segura y pueda recuperarse fácilmente. Si su organización está equipada con software de copia de seguridad, puede protegerla contra eliminaciones accidentales causadas por errores humanos, ciberataques, problemas de hardware y otros eventos inesperados que podrían poner en riesgo sus datos.

No espere hasta que sea demasiado tarde para comprender lo importante que es hacer una copia de seguridad de su sistema SharePoint. Comience a tomar medidas proporcionándose a usted mismo y a su negocio un sistema de copia de seguridad confiable y adaptado a los requisitos de su organización para proteger sus valiosos activos de datos de manera efectiva.

Porque, como sabemos, los escenarios inesperados ocurren incluso más a menudo de lo que imaginamos. En tales casos, puede perder sus preciosos datos en un abrir y cerrar de ojos, pero si se ha equipado con una solución de copia de seguridad, puede estar seguro de que, pase lo que pase, podrá restaurar estos archivos importantes. Por lo tanto, si desea garantizar la continuidad de su negocio y procesos ininterrumpidos, es imprescindible contar con una solución de copia de seguridad a su lado, lo cual es una opción salvadora en caso de ciberataques, desastres naturales o fallos de hardware. Al utilizar un servicio de este tipo, evitará muchos problemas y dolores de cabeza.

SharePoint sirve como una plataforma ampliamente utilizada por las empresas para crear sitios web, y la utilizan como un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo. Al igual que cualquier sistema fundamental, es importante establecer una estrategia de copia de seguridad confiable para proteger sus datos y garantizar operaciones comerciales fluidas. El proceso de copia de seguridad del sitio de SharePoint implica hacer duplicados de sus datos y configuraciones para evitar la pérdida de datos causada por la eliminación accidental de datos, la corrupción de datos o el mal funcionamiento del sistema y el hardware. Esta copia de seguridad generalmente abarca documentos, listas, bibliotecas, configuraciones de sitios, flujos de trabajo y otros elementos vitales de la configuración de su sitio de SharePoint.

Al diseñar una estrategia de copia de seguridad de SharePoint, es esencial tener en cuenta aspectos como cómo se deben realizar las copias de seguridad, la duración durante la cual se retienen las copias de seguridad y los procedimientos para recuperar datos. Es necesario programar copias de seguridad periódicas para capturar cualquier cambio o actualización realizado en el contenido de SharePoint para que pueda restaurar datos desde puntos en el tiempo cuando sea necesario. Además, establecer políticas de retención claras ayuda a administrar los gastos de almacenamiento y a cumplir con los estándares de cumplimiento.

Ahora hablemos de las posibles consecuencias de no tener una copia de seguridad de SharePoint, que pueden exponer a las organizaciones a riesgos como:

• Pérdida de datos: La eliminación accidental, los problemas de corrupción o el mal funcionamiento del sistema podrían provocar la desaparición de datos, documentos y configuraciones cruciales de SharePoint, lo que resultaría en interrupciones en las actividades comerciales y posibles desafíos en la recuperación de información perdida.
• Incumplimiento de los estándares de cumplimiento: La negligencia al hacer copias de seguridad de los datos de SharePoint puede conducir a violaciones regulatorias, poniendo a las organizaciones en riesgo de consecuencias financieras.
• Tiempo de inactividad y pérdida de productividad: Cuando se enfrentan a la pérdida de datos o fallos del sistema, las organizaciones pueden encontrar períodos de tiempo de inactividad mientras intentan recuperar información perdida y restaurar las operaciones de SharePoint. Este tiempo de inactividad puede tener un impacto en la productividad, el trabajo en equipo y la satisfacción del cliente.
• Daño a la reputación: La reputación de una organización puede sufrir incidentes de pérdida de datos, lo que resulta en una pérdida de confianza por parte de los clientes. Si no se protegen los datos de SharePoint, una organización podría parecer poco confiable o insegura, lo que llevaría a una disminución de las oportunidades comerciales y a reveses competitivos.

Establecer una estrategia de copia de seguridad para SharePoint es crucial para proteger sus datos, garantizar la continuidad del negocio y reducir los riesgos asociados con la pérdida de datos y el mal funcionamiento del sistema. A través de copias de seguridad periódicas y programadas, las organizaciones pueden asegurar su plataforma SharePoint, cumplir con las obligaciones y mantener los niveles de productividad mientras mantienen la confianza del cliente.

Las empresas buscan constantemente formas de mejorar sus estrategias de comunicación e incorporar procedimientos de flujo de trabajo e intercambio de datos. Microsoft ofrece soluciones de comunicación y colaboración a las organizaciones a través de su aplicación basada en la nube SharePoint Online y el SharePoint On-Premise localizado.

Sin embargo, muchas empresas luchan por determinar cuál de estas aplicaciones es la más adecuada para sus necesidades y cómo podría afectar las operaciones comerciales mientras intentan mantener sus datos importantes en una ubicación segura. En este artículo, exploraremos las diferencias entre SharePoint Online y On-Premise, ayudándole a decidir qué opción es la más adecuada para su negocio y sus archivos de SharePoint.

SharePoint Online es una popular plataforma de colaboración basada en la nube y un sistema de gestión de documentos ofrecido por Microsoft y utilizado por muchas empresas. Les permite almacenar, organizar y compartir archivos de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar del mundo. Como todos sabemos, los servicios en la nube son más rentables y ofrecen herramientas más prácticas y convenientes. Microsoft SharePoint Online ofrece tres planes de pago entre los que puede elegir según las necesidades de su organización; por lo tanto, se le proporcionará la escalabilidad necesaria para su negocio. Podrá elegir el plan que satisfaga sus necesidades y se ajuste a su presupuesto. Veamos qué ofrecen estos planes:

• Plan 1 es ideal para pequeñas y medianas empresas. Viene con 1 TB de almacenamiento en OneDrive, la capacidad de compartir archivos de forma segura tanto en el sitio como fuera del sitio, acceso a Microsoft Lists y una serie de herramientas de organización, creación de contenido y uso compartido.
• Plan 2 viene con capacidades de nivel empresarial con todas las funciones e incluye almacenamiento personal en la nube ilimitado y DLP para monitorear y proteger su información sensible.
• Plan 3 Office 365 E3 abarca todas las aplicaciones de Office, las características del Plan 2 y otras características adicionales.

SharePoint On-Premise es una versión interna de SharePoint instalada en sus servidores locales. SharePoint Server On-Premises le brinda control total sobre su entorno, incluida la capacidad de personalizar y agregar nuevas características. Si bien SharePoint local requiere una configuración inicial y un mantenimiento continuo, puede ser una excelente opción para organizaciones con necesidades específicas o que desean un control total sobre sus datos para personalizarlos y satisfacer sus necesidades personales.

Los planes entre los que puede elegir son:

• CAL Estándar: La CAL Estándar lo equipa con las características clave de SharePoint, incluida una única infraestructura para todos los sitios de SharePoint de su organización, un foro de colaboración integrado y un sistema de gestión de contenido empresarial masivo (CMS).
• CAL Empresarial: La CAL Empresarial lo equipa con todas las capacidades de SharePoint del otro paquete, incluidos los servicios de Access e InfoPath y características de inteligencia empresarial como Excel Service, Power View, PerformancePoint Services y Visio Services.

Al tomar la decisión de elegir SharePoint Online basado en la nube o SharePoint On-Premise, debe tener en cuenta las diferencias entre ellos. Echemos un vistazo más de cerca a ellos y le ayudemos a elegir el servicio de SharePoint adecuado para usted y su organización.

Las soluciones efectivas de copia de seguridad de SharePoint son fundamentales para garantizar la protección de datos y mantener la continuidad del negocio. La solución de copia de seguridad adecuada protegerá la información crítica de su organización y garantizará una recuperación fluida en caso de pérdida de datos, corrupción de archivos o cualquier otro evento inesperado. Mencionaremos algunas características clave a buscar en soluciones efectivas de copia de seguridad de SharePoint:

• Control granular y capacidades de restauración
• Programas de Copia de Seguridad Automatizada
• Copias de seguridad incrementales y diferenciales
• Almacenamiento fuera del sitio y en la nube
• Monitoreo y Alertas
• Recuperación Rápida
• Integración fluida con sistemas existentes

Al elegir una solución de copia de seguridad de SharePoint con las características clave que mencionamos, su organización podrá proteger sus datos, minimizar los riesgos y mejorar la resiliencia operativa general. Una estrategia de copia de seguridad robusta no solo proporciona tranquilidad, sino que también garantiza que su entorno de SharePoint permanezca seguro y confiable.

Hoy en día, la protección de datos es invaluable en el mundo digital en el que vivimos. Toda organización respetada debe tener una opción de copia de seguridad y recuperación en caso de escenarios inesperados. Tener una opción de este tipo es realmente un salvavidas cuando nuestro negocio experimenta fallos de hardware, un ciberataque o un desastre natural. Los datos almacenados en SharePoint se pueden respaldar y restaurar fácilmente cuando los necesite. Las organizaciones utilizan SharePoint para administrar y almacenar archivos importantes, bibliotecas de documentos y fotos, pero saber cómo crear una copia de seguridad de su contenido es indispensable para poder restaurar los datos de SharePoint cuando lo necesite.

Microsoft SharePoint le ofrece la opción de crear copias de seguridad nativas y de terceros de los datos del sitio de SharePoint Online. ¿Se pregunta cómo ocurre exactamente el proceso de copia de seguridad? Veremos y explicaremos diferentes formas de hacerlo, y será tan fácil como jugar un juego. ¿Está listo? Entonces no perdamos más tiempo.

Este método implica descargar o cargar el contenido del sitio manualmente a través de la plataforma de la interfaz de administración central de SharePoint Online. Este es uno de los métodos más fáciles para crear una copia de seguridad de sus colecciones de sitios y datos críticos, pero es un proceso que consume mucho tiempo porque tendrá que seleccionar uno por uno los archivos de los que desea hacer una copia de seguridad. Sin embargo, el proceso es bastante simple y le daremos una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:

1. Paso 1. Para comenzar con el proceso, debe iniciar sesión en Office365 con una cuenta de administrador (o una cuenta de usuario que sea miembro del grupo de administradores de la granja).
2. Paso 2. Luego vaya al Centro de administración de SharePoint Online.
3. Paso 3. En el menú del lado izquierdo, seleccione „Copia de seguridad y restauración“, luego haga clic en “Exportar un Sitio o Lista”.
4. Paso 4. Debe seleccionar el sitio o la lista de SharePoint de la que desea hacer una copia de seguridad. Este método es extremadamente útil cuando necesita hacer una copia de seguridad de ciertos datos.
5. Paso 5. Ahora puede personalizar su copia de seguridad, luego guardar la configuración e iniciar el proceso.

Es así de simple, pero debe considerar que la copia de seguridad manual de datos de SharePoint Online le brinda la opción de recuperar información de hasta 10 GB a la vez. Este método se utiliza principalmente para hacer copias de seguridad de archivos específicos, no de todo su sitio o colección de sitios. Por lo tanto, puede encontrarse en una situación de dividir sus listas o sitios en caso de que sean más de 10 GB.

Otra cosa a tener en cuenta es que, desafortunadamente, las copias de seguridad manuales no siempre son exitosas. No decimos que esto suceda constantemente, pero hay informes de usuarios que se quejan del hecho de que este tipo de copia de seguridad parece propenso a errores. Si teme un escenario de este tipo, podemos aconsejarle que busque una herramienta de terceros para procesar su proceso de copia de seguridad, donde podrá beneficiarse de copias de seguridad automáticas en lugar de hacerlo manualmente.

A través de Windows PowerShell, tiene una opción más para hacer una copia de seguridad de sus datos importantes de forma rápida y sencilla. Simplemente siga estos pasos:

1. Primero, debe abrir el símbolo del sistema de Windows PowerShell, conectar SharePoint y agregar “Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.Powershell“.
2. Seleccione la colección de sitios de la que desea hacer una copia de seguridad. Se prefiere crear una nueva carpeta para su copia de seguridad.
3. Cree un nuevo objeto de copia de seguridad con cmdlets como Backup-SPFarm, Backup-SPConfigurationDatabase o Export-SPWeb, y luego elija si desea procesar una copia de seguridad completa o diferencial.
4. Inicie el proceso de copia de seguridad con la siguiente sintaxis: “Backup-SPFarm -Directory E:\Backup -BackupMethod Full.“.

Una de las principales ventajas de las copias de seguridad de PowerShell es que tiene una supervisión eficiente de las copias de seguridad de SharePoint, por lo que puede hacerlas compactas para su almacenamiento y recuperación.

Acronis ha desarrollado y creado el software perfecto para proteger sus datos de Microsoft 365, incluida toda su información de SharePoint. Esta solución protege los datos de las empresas con acceso directo y sin agente desde la mayoría de los centros de datos de Microsoft a Acronis Cloud, una red global de centros de datos asegurada a través de un programa integral de seguridad y cumplimiento de la información que incluye controles administrativos, físicos y técnicos basados en una evaluación de riesgos continua.

El proceso de copia de seguridad se ejecuta en nuestra segura Acronis Cloud. El proceso es extremadamente fácil de configurar y mantener. Se le proporcionarán copias de seguridad rápidas de Microsoft 365, configuraciones flexibles de restauración y almacenamiento en la nube, así como una plataforma extremadamente fácil de usar que facilita su funcionalidad de búsqueda. Para que pueda ahorrar tiempo con nuestra interfaz fácil de usar al procesar y configurar sus copias de seguridad.

Además, estará equipado con protección automática para sus datos de Microsoft 365 y SharePoint, lo que le ahorrará muchos dolores de cabeza y garantizará la seguridad de su información. Otra característica crítica es la búsqueda rápida de copias de seguridad, donde puede encontrar cualquier archivo en segundos. Puede buscar con formas de palabras o información parcial y también puede buscar en Teams, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online por elemento del sitio, cuenta de usuario y nombre de archivo. Acronis Cyber Protect es el mejor software de terceros para proteger sus datos de Microsoft 365 porque es la copia de seguridad más confiable y fácil de usar para empresas de todos los tamaños.

Siga estos pasos para crear una copia de seguridad utilizando nuestro producto:

1. Debe iniciar sesión en su cuenta de True Image y luego ir a „Dispositivos“.
2. Aquí, verá dos secciones llamadas „Microsoft 365“. Una está relacionada con la copia de seguridad del agente local y la otra le permite procesar la copia de seguridad de Cloud-to-Cloud. El agente local solo ofrece una copia de seguridad de Exchange, pero puede enviarla a un repositorio local. Desafortunadamente, la opción Cloud-to-Cloud no puede enviar copias de seguridad al almacenamiento local, pero permite la copia de seguridad y recuperación de SharePoint y OneDrive.
3. Si desea procesar una copia de seguridad completa de SharePoint (o todos los datos de su cuenta de Microsoft 365), seleccione la opción de nube de Microsoft 365. Luego elija una cuenta para agregarle un plan de copia de seguridad.
4. Después de haber seleccionado una cuenta, haga clic en „Copia de seguridad“. Luego busque „Agregar un plan de copia de seguridad“ → „Crear nuevo“.
5. En el menú, puede elegir de qué hacer una copia de seguridad: buzones de correo de Microsoft 365, SharePoint o OneDrive.
6. Tiene la capacidad de elegir dónde enviar la copia de seguridad; dado que está utilizando la opción de nube, las copias de seguridad solo pueden residir en el almacenamiento en la nube.
7. Luego puede establecer la frecuencia de la copia de seguridad. Con las copias de seguridad de Cloud-to-Cloud, puede iniciar copias de seguridad tan a menudo como una vez al día.
8. Ahora puede elegir el período de retención de la copia de seguridad: esta opción determina cuánto tiempo Acronis conservará sus copias de seguridad en la nube; puede establecer el marco de tiempo para copias de seguridad diarias, semanales y mensuales aquí, y ya está. Ahora los archivos de copia de seguridad de sus sitios de SharePoint se almacenarán de forma segura en la nube.

Asegurarse con opciones de copia de seguridad de SharePoint es un elemento importante para resolver el rompecabezas de mantener protegidos los datos de su organización. Al crear su estrategia de copia de seguridad, debe considerar algunas prácticas fundamentales para lograr los mejores resultados. Mencionémoslas una por una:

• Definir objetivos claros: Comience por describir objetivos claros de punto de recuperación (RPO) y objetivos de tiempo de recuperación (RTO) basados en las necesidades del negocio. Los RPO y RTO guiarán la frecuencia con la que deben ocurrir las copias de seguridad y la rapidez con la que se deben restaurar los datos.
• Frecuencia de la copia de seguridad: Esta es una de las prácticas más importantes a considerar. Las herramientas de terceros son uno de los métodos más fáciles para programar copias de seguridad periódicas automatizadas.
• Implementar la regla de copia de seguridad 3-2-1: Asegúrese de tener al menos tres copias de sus datos originales en dos medios diferentes, con una copia guardada fuera del sitio.
• Mantener registros de copia de seguridad: Mantenga registros detallados de las actividades de copia de seguridad, incluidas las fechas, horas y cualquier error encontrado. Esta documentación es valiosa para la resolución de problemas y fines de auditoría.
• Cifrar sus datos: Es obligatorio almacenar su información sensible en un formulario de cifrado de extremo a extremo para maximizar su seguridad.
• Pruebe sus copias de seguridad regularmente. Probar sus copias de seguridad con herramientas automatizadas es una necesidad para toda organización que se precie. Por lo tanto, tendrá tranquilidad, sabiendo que no habrá ningún problema cuando restaure sus datos.
• Considerar copias de seguridad incrementales y diferenciales: Las copias de seguridad incrementales y diferenciales ahorran tiempo y espacio de almacenamiento al capturar solo los cambios realizados desde la última copia de seguridad. Este enfoque puede mejorar la eficiencia de la copia de seguridad.
• Planificar para entornos híbridos: Para organizaciones con entornos de SharePoint híbridos, asegúrese de que las estrategias de copia de seguridad abarquen tanto los datos locales como los basados en la nube. Este enfoque holístico garantiza una cobertura integral.

Si sigue estas prácticas para hacer copias de seguridad de SharePoint, creará la mejor estrategia que le dará tranquilidad, sabiendo que, pase lo que pase, su información de SharePoint se almacenará y respaldará de forma segura.

Proteger sus datos no es una tarea fácil, puede pensar, pero la verdad es que Acronis Cyber Protect tiene las capacidades para proporcionarle todo lo necesario para garantizar la seguridad de sus datos de SharePoint. Nuestro producto está diseñado para brindarle no solo capacidades de copia de seguridad y recuperación confiables y avanzadas, sino también para armar su negocio con protección de ciberseguridad de primer nivel. Impulsado por IA, que incluye antimalware de próxima generación, seguridad de correo electrónico y EDR, mejorará su ciberseguridad y hará imposible que los ciberdelincuentes penetren en sus sistemas. Estar equipado con nuestras capacidades avanzadas de copia de seguridad y recuperación se encargará de proteger sus datos y le permitirá restaurar cada archivo en caso de fallos de hardware, desastres naturales o ciberataques.

Hoy en día, donde vivimos en un mundo digital, brindarse a usted mismo y a su negocio protección completa contra todo tipo de amenazas y saber que tiene una copia de todos sus datos que se pueden restaurar en un abrir y cerrar de ojos es una bendición, porque después de la pandemia, los ciberdelincuentes han cuadruplicado sus ataques malintencionados y sofisticados. Casi el 50% de las empresas en todo el mundo experimentan un ciberataque una vez a la semana. Esto lleva a la conclusión de que equiparse con soluciones robustas de ciberseguridad y copia de seguridad es lo más importante que debe considerar para tener tranquilidad, sabiendo que pase lo que pase, sus datos estarán protegidos a toda costa y no perderá ni un solo archivo más. Acronis Cyber Protect es su mejor aliado en esta misión, eliminando la complejidad y brindándole ciberseguridad y soluciones de copia de seguridad de primer nivel.

Acronis también ha creado y desarrollado un producto específicamente para proveedores de servicios, Acronis Cyber Protect Cloud. La mejor copia de seguridad y recuperación, combinada con capacidades esenciales de protección de puntos finales y un kit de herramientas de gestión de seguridad para la administración y supervisión centralizadas. Con nuestro producto, sus clientes estarán protegidos de las amenazas cibernéticas modernas. Con la protección antimalware incorporada mejorada con recuperación automática de ransomware y tecnologías de IA, estará un paso por delante de los ciberdelincuentes.

Además, podrá identificar las brechas de sus clientes en su entorno de TI y aumentar su postura de seguridad general. Al aprovechar la nube, toda la información como discos y volúmenes de copia de seguridad (con toda la información necesaria para que el sistema operativo arranque), archivos o carpetas individuales, datos de SharePoint, estados del sistema (para sistemas Microsoft Windows) o configuraciones de ESXi se cargarán en la nube. Con las opciones proporcionadas para la copia de seguridad, tendrá la oportunidad de cumplir con los requisitos de diferentes clientes, ya sea para hacer una copia de seguridad de sus datos en el almacenamiento en la nube alojado por Acronis, nubes públicas, como Google Workspace Storage o Microsoft Azure, o un almacenamiento en red local.

Por lo tanto, podrá garantizar la continuidad del negocio y los procesos ininterrumpidos de sus clientes. En caso de escenarios inesperados como desastres naturales, fallos de hardware o ciberataques, tendrá la capacidad de proporcionar recuperación instantánea de datos para sus clientes para minimizar el tiempo de inactividad, que todos sabemos que es un aspecto clave. No dude más y elija nuestro producto que posicionará a su empresa MSP un paso por delante de sus competidores.