Archivado de correos electrónicos para Microsoft 365

Preguntas frecuentes

• ¿Qué es el archivado de correos electrónicos de Acronis para Microsoft 365?

  El archivado de correos electrónicos de Acronis es una solución segura basada en la nube que captura y conserva automáticamente todas las comunicaciones por correo electrónico enviadas o recibidas a través de Microsoft 365. Permite a las organizaciones cumplir con los requisitos legales, normativos y de administración interna, ya que conserva los correos electrónicos en un archivo comprimido inmutable, en el que se pueden realizar búsquedas rápidamente, que es fácil de gestionar y que goza de validez legal.
  
  El servicio está totalmente integrado en Acronis Cyber Protect, lo que permite a los equipos de TI gestionar el archivado junto con otros servicios gestionados de seguridad y copia de seguridad desde una sola consola centralizada. Esta solución está diseñada para eliminar cualquier esfuerzo manual, y garantiza al mismo tiempo que las organizaciones cumplan con las normativas y estén preparadas de cara a posibles auditorías, investigaciones o procedimientos legales.

• ¿Necesito una solución de archivado si ya realizo copias de seguridad de los correos electrónicos de Microsoft 365?

  Sí. Aunque tanto la copia de seguridad como el archivado protegen los datos de correo electrónico, tienen finalidades muy diferentes.
  
  • La copia de seguridad está diseñada para iniciar procesos de recuperación, ya que permite restaurar correos electrónicos o buzones de correo tras sufrir una eliminación accidental, daños en los datos o un ciberataque.
  
  • El archivado, por su parte, se centra en la retención a largo plazo, el cumplimiento normativo y la disponibilidad legal. Captura todos los mensajes de correo electrónico en tiempo real, los almacena de forma inmutable y permite buscarlos fácilmente, incluso si un usuario elimina el mensaje original de su buzón de correo.
  
  Si su organización debe cumplir con normativas, responder a auditorías o prepararse para procedimientos legales, el archivado de correos electrónicos es una solución imprescindible. Garantiza que los datos de correo electrónico sigan siendo accesibles, verificables y estén siempre bien protegidos frente a posibles manipulaciones, lo que no sustituye su estrategia de copia de seguridad, sino que la complementa.

• ¿Cómo se protegen los datos de correo electrónico en el archivo comprimido?

  Los datos archivados se protegen mediante varias capas de protección:
  
  • El cifrado AES-256 en reposo y el cifrado TLS en tránsito garantizan la confidencialidad de los datos.
  
  • El almacenamiento inmutable (en formato WORM) evita cualquier cambio o eliminación hasta que finalice el período de retención.
  
  • Los registros de auditoría capturan todas las acciones de los usuarios para garantizar la trazabilidad, lo que permite una total transparencia durante las auditorías o investigaciones forenses.
  
  Este enfoque en capas garantiza que sus datos cumplan con los requisitos de seguridad e integridad de los marcos normativos más estrictos.

• ¿Puedo realizar búsquedas en todos los mensajes de correo electrónico archivados?

  Sí. Acronis proporciona una búsqueda de texto completo y basada en metadatos en todos los buzones de correo archivados.
  Con la solución de Acronis es posible realizar las siguientes acciones:
  
  • Utilizar filtros avanzados para reducir los resultados por remitente, destinatario, línea de asunto, intervalo de fechas, palabras clave, etc.
  
  • Guardar las consultas de búsqueda más utilizadas.
  
  • Previsualizar los mensajes de correo electrónico antes de decidir si exportarlos o recuperarlos.
  
  • Exportar conjuntos de mensajes de correo electrónico en formatos estándar del sector para equipos legales o responsables de cumplimiento.
  
  Esto garantiza una recuperación rápida y precisa de la información, algo crítico en procedimientos legales, investigaciones de RR. HH. o auditorías sobre cumplimiento normativo.
  
  

• ¿Podemos restaurar o recuperar mensajes de correo electrónico del archivo comprimido?

  Sí. Los usuarios autorizados pueden restaurar mensajes de correo electrónico archivados de varias maneras:
  
  • Restaurar los mensajes de correo electrónico en el buzón de correo original si el usuario sigue existiendo.
  
  • Restaurar los mensajes de correo electrónico en un buzón de correo alternativo o en otra organización de Microsoft 365 si fuera necesario.
  
  • Descargar archivos adjuntos individuales directamente desde el archivo comprimido, sin tener que restaurar el mensaje completo.
  
  Esta flexibilidad ayuda a las organizaciones a responder rápidamente a las necesidades de la empresa o a las consultas externas sin causar interrupciones en el sistema de correo electrónico principal.

• ¿Podemos aplicar una retención legal a determinados correos electrónicos?

  Sí. La retención legal puede aplicarse para conservar los mensajes de correo electrónico más allá de su período de retención estándar.
  Una vez que se ha aplicado la retención legal a un mensaje de correo electrónico:
  
  • Se excluye de la eliminación, incluso si su directiva de retención ha vencido.
  
  • No se puede modificar ni alterar de ninguna manera.
  
  • Solo el personal autorizado puede acceder a él.
  
  Esto es especialmente útil cuando su organización está implicada en litigios, auditorías sobre cumplimiento normativo o investigaciones internas, y debe garantizar la integridad de los datos para los registros de correo electrónico específicos.

• ¿Podemos definir distintas directivas de retención para equipos o departamentos diferentes?

  Naturalmente. Acronis le permite definir directivas de retención personalizables y granulares por usuario, buzón de correo, departamento o dominio.
  Esto permite a sus equipos de TI y de cumplimiento normativo:
  
  • Alinear las prácticas de retención de datos con los requisitos legales y normativos.
  
  • Cumplir con las normas internas de administración o de conservación de informes.
  
  • Aplicar directivas automáticamente a los buzones de correo de nueva creación.
  
  Es posible configurar la duración de la retención de los mensajes de correo electrónico (p. ej., 1 año, 7 años o indefinidamente) y si se deben eliminar automáticamente cuando acabe el período de validez de cada directiva, lo que facilita que se cumplan las normativas en todo momento.

• ¿Dónde se almacenan los datos de correo electrónico y cómo se ha de gestionar la residencia de los datos?

  Acronis almacena los datos de correo electrónico de M365 archivados en uno de sus más de 50 centros de datos globales, de cuya gestión se encarga Acronis o proveedores de confianza como Microsoft Azure y Google Cloud.
  Durante la configuración, puede seleccionar la región de almacenamiento que prefiera para cumplir con los requisitos de residencia de datos de su organización o con las leyes nacionales de soberanía de datos (como p. ej., el RGPD, la LGPD de Brasil o la Ley de Privacidad de Australia).
  
  De este modo, se garantiza que sus datos se almacenen en una zona geográfica que cumpla con las normativas, con total transparencia y control sobre el alojamiento.

• ¿Se necesita algún hardware o infraestructura adicional?

  No. El archivado de correos electrónicos de Acronis es una solución totalmente nativa de la nube y basada en SaaS.
  No hay que instalar hardware, no hay tareas de mantenimiento complejas y no es necesario aprovisionar almacenamiento adicional. El despliegue es rápido y se realiza directamente a través de su entorno de Acronis Cyber Protect existente.
  
  Esto es ideal para los equipos de TI que deseen ampliar sus funciones de ciberprotección sin necesidad de ampliar su infraestructura.
  
  • ¿Qué normativas de cumplimiento nos ayuda a cumplir esta solución?
  
  El archivado de correos electrónicos de Acronis permite cumplir con los requisitos de retención de datos y descubrimiento a largo plazo que establece una amplia gama de normativas, incluidas las siguientes:
  
  • RGPD: para las disposiciones de retención de datos y derecho de acceso a los datos de la UE.
  
  • HIPAA: para el almacenamiento seguro y las pistas de auditoría de los datos del sector sanitario.
  
  • Directiva NIS2: para la seguridad operativa en sectores esenciales.
  
  • Norma SEC 17a-4 y norma CFTC 1.31: para los registros de servicios financieros y de negociación en bolsa.
  
  • FOIA y normativas de conservación de informes del sector público.
  
  • BS 10008: para la admisibilidad legal de la información almacenada electrónicamente.
  
  • ¡Y muchas más!
  
  Con directivas flexibles, almacenamiento inmutable, registro de auditoría y retención legal, la solución proporciona todas las herramientas esenciales necesarias para mantener el cumplimiento de los marcos gubernamentales en materia de datos globales y específicos del sector.

• Soy un cliente con instalación in situ, ¿cómo puedo obtener el archivado de correos electrónicos de Acronis para M365?

  Para empezar a utilizar el archivado de correos electrónicos de Acronis para M365, necesitará una licencia para acceder a la consola de administración en la nube de Acronis. Esta nueva instalación en la nube le permitirá proteger una amplia variedad de nuevos entornos y plataformas, por lo que deberá realizar la configuración correspondiente (es decir, el sistema no incluirá sus configuraciones locales de seguridad y copia de seguridad anteriores).