Email Archiving pour Microsoft 365

Questions fréquentes (FAQ)

• Découvrez Acronis Email Archiving pour Microsoft 365

  Acronis Email Archiving est une solution cloud sécurisée qui capture et conserve automatiquement toutes les communications par e-mail envoyées ou reçues via Microsoft 365. La solution permet aux entreprises de répondre aux exigences légales, réglementaires et de gouvernance interne, en préservant les e-mails dans une archive immuable, de sorte qu'ils soient rapidement consultables, admissibles en justice et faciles à gérer.
  
  Le service est entièrement intégré à Acronis Cyber Protect, ce qui permet aux équipes informatiques de gérer l'archivage assorti d'autres fonctionnalités de sécurité et de sauvegarde à partir d'une console centralisée unique. L'objectif est d'éliminer les tâches manuelles tout en garantissant aux organisations qu'elles restent conformes et préparées aux audits, enquêtes ou investigations juridiques.

• Ai-je encore besoin d'une solution d'archivage des e-mails si je sauvegarde les e-mails Microsoft 365 ?

  Oui. Bien que la sauvegarde et l'archivage protègent tous deux les données des e-mails, ils servent des objectifs très différents.
  
  • La sauvegarde est conçue pour la restauration : elle permet de restaurer des e-mails ou des boîtes aux lettres après une suppression accidentelle, une corruption ou une cyberattaque.
  
  • L'archivage, quant à lui, est destiné à la rétention à long terme, à la conformité et aux investigations légales. La solution capture tous les e-mails en temps réel, les stocke de manière immuable et les rend facilement consultables, même si un utilisateur supprime le message original de sa boîte aux lettres.
  
  Si votre organisation doit respecter des réglementations, répondre à des audits ou se préparer à des procédures judiciaires, l'archivage est essentiel. Ainsi, les données des e-mails restent accessibles, vérifiables et inviolables, en complément de votre stratégie de sauvegarde, sans la remplacer.

• Comment les e-mails sont-ils protégés dans l'archive ?

  Les données archivées sont protégées par plusieurs couches de sécurité :
  
  • Le chiffrement AES-256 au repos et le chiffrement TLS en transit garantissent la confidentialité des données.
  
  • Le stockage immuable (format WORM) empêche toute modification ou suppression jusqu'à la fin de la période de rétention.
  
  • Les journaux d'audit enregistrent toutes les actions des utilisateurs pour assurer la traçabilité et une transparence totale lors des audits ou des investigations numériques.
  
  Cette approche multicouche garantit que vos données répondent aux exigences de sécurité et d'intégrité des cadres réglementaires les plus stricts.

• Puis-je effectuer une recherche dans tous les e-mails archivés ?

  Oui. Acronis permet des recherches sur le texte intégral et sur les métadonnées dans toutes les boîtes aux lettres archivées.
  Vous pouvez :
  
  • Utiliser des filtres avancés pour affiner les résultats par expéditeur, destinataire, ligne d'objet, plage de dates, mots-clés, etc.
  
  • Enregistrer les requêtes de recherche fréquemment utilisées
  
  • Afficher un aperçu des e-mails avant de décider de les exporter ou de les restaurer
  
  • Exporter des lots d'e-mails en format standard pour les équipes juridiques ou les responsables de la conformité
  
  C'est la garantie d'une recherche rapide et précise des informations, ce qui est critique dans le cadre de procédures judiciaires, d'enquêtes RH ou d'audits réglementaires.
  
  

• Pouvons-nous restaurer des e-mails à partir de l'archive ?

  Oui. Les utilisateurs autorisés peuvent restaurer des e-mails archivés de plusieurs manières :
  
  • Restauration dans la boîte aux lettres d'origine si l'utilisateur existe toujours
  
  • Restauration dans une boîte aux lettres de remplacement ou dans une autre organisation Microsoft 365 au besoin
  
  • Téléchargement de pièces jointes individuelles directement à partir de l'archive sans restaurer le message complet
  
  Cette flexibilité permet aux entreprises de répondre rapidement aux besoins métier ou aux demandes externes sans perturber la messagerie principale.

• Pouvons-nous appliquer une conservation légale à certains e-mails ?

  Oui. La conservation légale peut être appliquée pour préserver des e-mails au-delà de leur période de rétention standard.
  Une fois qu'un e-mail est placé sous conservation légale :
  
  • Il est exempté de suppression, même si sa stratégie de rétention a expiré
  
  • Il ne peut être modifié ou altéré d'aucune manière
  
  • Il reste accessible uniquement aux personnes autorisées
  
  Cette fonction est particulièrement utile lorsque votre organisation subit un litige, une investigation réglementaire ou interne et doit garantir l'intégrité des données d'e-mails spécifiques.

• Pouvons-nous définir des stratégies de rétention différentes pour chaque équipe ou service ?

  Absolument. Acronis vous permet de définir des stratégies de rétention personnalisables et granulaires par utilisateur, boîte aux lettres, département ou domaine.
  Cela permet à vos équipes informatiques et de conformité ce qui suit :
  
  • Aligner les pratiques de rétention des données sur les exigences légales et réglementaires
  
  • Respecter les normes internes de gouvernance ou de tenue de registres
  
  • Appliquer automatiquement les stratégies aux boîtes aux lettres nouvellement créées
  
  Vous pouvez configurer la durée de conservation des e-mails (par exemple, 1 an, 7 ans, indéfiniment) et choisir de les supprimer automatiquement à la fin de la période définie, ce qui simplifie la conformité dans la durée.

• Où les données e-mail sont-elles stockées et comment gérons-nous la résidence des données ?

  Acronis stocke les données d'e-mails m365 archivées dans l'un de ses 50 centres de données mondiaux, exploités par Acronis ou des fournisseurs de confiance tels que Microsoft Azure et Google Cloud.
  Lors de la configuration, vous pouvez sélectionner la région de stockage de votre choix pour respecter les exigences de résidence des données de votre organisation ou les lois nationales sur la souveraineté des données (par exemple, le RGPD, la LGPD brésilienne ou la loi australienne sur la confidentialité).
  
  Vos données sont ainsi stockées dans une zone géographique conforme à la législation, avec une transparence et un contrôle complets sur l'emplacement de l'hébergement.

• Des équipements ou une infrastructure supplémentaires sont-ils nécessaires ?

  Non. Acronis Email Archiving est une solution cloud native, basée sur le modèle SaaS.
  Aucun matériel à installer, sans maintenance complexe ni provisionnement de stockage supplémentaire. Le déploiement est rapide et s'effectue directement depuis votre environnement Acronis Cyber Protect existant.
  
  Cette solution est idéale pour les équipes informatiques qui souhaitent étendre leurs capacités de conformité sans devoir étendre leur infrastructure.
  
  • Quelles réglementations de conformité cette solution nous aide-t-elle à respecter ?
  
  Acronis Email Archiving prend en charge les exigences de conservation et de découverte à long terme des données préconisées par un large éventail de réglementations, notamment :
  
  • RGPD – pour la conservation des données et les dispositions relatives au droit d'accès aux données dans l'UE
  
  • HIPAA – pour les pistes d'audit des données de santé et le stockage sécurisé
  
  • Directive NIS2 – pour la sécurité opérationnelle dans les secteurs essentiels
  
  • SEC Rule 17a-4 et CFTC Rule 1.31 – pour les enregistrements des services financiers et de trading
  
  • FOIA et les mandats de conservation des documents du secteur public
  
  • BS 10008 – pour l'admissibilité juridique des informations électroniques
  
  • et bien d'autres
  
  Forte de stratégies flexibles, d'un stockage immuable, d'un journal d'audit et de la conservation légale, la solution fournit tous les outils nécessaires pour maintenir la conformité avec les cadres de gouvernance des données sectoriels et mondiaux.

• En tant que client avec une installation sur site, comment puis-je obtenir Acronis E-mail Archiving for M365 ?

  Pour commencer à utiliser Acronis Email Archiving pour M365, vous devez disposer d'une licence pour accéder à la console de gestion dans le cloud Acronis. Cette nouvelle installation cloud vous permettra de protéger de nombreux environements et plates-formes, mais vous devrez configurer les paramètres en conséquence (le système n'inclura pas vos précédentes configurations de sauvegarde et sécurité sur site).