ארכיון דואר אלקטרוני עבור Microsoft 365

שאלות נפוצות

• מהו פתרון Acronis Email Archiving עבור Microsoft 365

  Acronis Email Archiving הוא פתרון מאובטח מבוסס ענן, הלוכד ושומר באופן אוטומטי את כל תקשורת הדוא"ל הנשלחת או מתקבלת דרך Microsoft 365. הוא מאפשר לארגונים לעמוד בדרישות משפטיות, רגולטוריות ופנימיות על ידי שימור הודעות דוא"ל בארכיון בלתי ניתן לשינוי, מה שמאפשר לחפש אותן לניתנות לחיפוש במהירות, קבילות מבחינה משפטית וקלות לניהול.
  
  השירות משולב במלואו ב-Acronis Cyber ​​Protect, ומאפשר לצוותי IT לנהל את הארכיון לצד תכונות אבטחה וגיבוי אחרות מקונסולה מרכזית אחת. המערכת נועדה לחסוך עבודה ידנית ולהבטיח שהארגון עומד בתקנות וערוך לביקורות, חקירות או תביעות משפטיות.

• האם עדיין צריך להעביר דוא"ל לארכיון אם מגבים את הודעות הדוא"ל של Microsoft 365?

  כן. למרות שגיבוי וארכוב מגינים על נתוני דוא"ל, הם משרתים מטרות שונות לחלוטין.
  
  • גיבוי נועד לצורך שחזור – הוא מאפשר לשחזר הודעות דוא"ל או תיבות דואר אלקטרוני במקרה של מחיקה בשוגג, תקלה או מתקפת סייבר.
  
  • ארכוב, לעומת זאת, מיועד לשמירה לטווח ארוך, תאימות ויכולת לגילוי משפטי. המערכת לוכדת את כל הודעות הדוא"ל בזמן אמת, שומרת אותן בצורה בלתי ניתנת לשינוי, ומאפשרת חיפוש מהיר - גם אם המשתמש מחק את ההודעה המקורית מתיבת הדואר שלו.
  
  אם הארגון שלך נדרש לעמוד בתקנות, להגיב לביקורות או להתכונן להליכים משפטיים, ארכוב הודעות דוא"ל הוא חיוני. הוא מבטיח שהנתונים של הודעות דוא"ל יישארו נגישים, ניתנים לאימות ועמידים בפני שיבוש. הוא מהווה השלמה לאסטרטגיית הגיבוי, אך אינו מחליף אותה.

• כיצד נתוני הדוא"ל מוגנים בארכיון?

  הנתונים בארכיון מוגנים באמצעות מספר שכבות אבטחה:
  
  • הצפנת AES-256 בזמן מנוחה והצפנת TLS בעת מעבר מבטיחות סודיות מלאה של הנתונים.
  
  • אחסון בלתי ניתן לשינוי (בתבנית WORM) מונע שינויים או מחיקות עד לתום תקופת השמירה שהוגדרה.
  
  • יומני ביקורת לוכדים לצורך מעקב את כל הפעולות של משתמשים, ומאפשרים שקיפות מלאה במהלך ביקורות או חקירות פורנזיות.
  
  גישה רב-שכבתית זו מבטיחה שהנתונים שלכם יעמדו בדרישות האבטחה והשלמות אפילו עבור מסגרות הרגולציה המחמירות ביותר.

• האם ניתן לחפש בכל הודעות הדוא"ל המאוחסנות בארכיון?

  כן. Acronis מאפשרת חיפוש מבוסס טקסט מלא ומטא-נתונים בכל תיבות הדואר המאוחסנות.
  ניתן:
  
  • להשתמש במסננים מתקדמים לצמצום תוצאות לפי שולח, נמען, שורת נושא, טווח תאריכים, מילות מפתח ועוד
  
  • לשמור שאילתות חיפוש בשימוש תדיר
  
  • להציג תצוגה מקדימה של הודעות לפני ייצוא או שחזור
  
  • לייצא קבוצות של הודעות דוא"ל עבור צוותים משפטיים או קציני ציות, בתבניות תקניות בתעשייה
  
  כך ניתן לשלוף מידע במהירות ובדיוק – דבר קריטי בהליכים משפטיים, חקירות משאבי אנוש או ביקורות רגולטוריות.
  
  

• האם ניתן לשחזר הודעות דוא"ל מהארכיון?

  כן. משתמשים מורשים יכולים לשחזר הודעות דוא"ל מהארכיון במספר דרכים:
  
  • שחזור לתיבת הדואר המקורי אם המשתמש עדיין קיים
  
  • שחזור לתיבת דואר חלופית או לארגון Microsoft 365 אחר, לפי הצורך
  
  • הורדת קבצים מצורפים בודדים ישירות מהארכיון, בלי לשחזר את ההודעה כולה
  
  גמישות זו מסייעת לארגונים להגיב במהירות לצרכים עסקיים או לפניות חיצוניות – בלי לשבש את מערכת הדוא"ל הראשית.

• האם ניתן להחיל הקפאה משפטית (Legal Hold) על הודעות דוא"ל מסוימות?

  כן. ניתן להחיל הקפאה משפטית כדי לשמור הודעות דוא"ל מעבר לתקופת השמירה הסטנדרטית שלהן.
  מרגע שהודעת דוא"ל נכנסת להקפאה משפטית:
  
  • היא מוגנת מפני מחיקה, גם אם מדיניות השמירה שלה פגה
  
  • לא ניתן לערוך או לשנות אותה בשום אופן
  
  • היא נגישה רק לאנשי צוות מורשים
  
  אפשרות זו שימושית במיוחד כאשר הארגון מעורב בהליך משפטי, בביקורת רגולטורית או בחקירה פנימית – ועליו להבטיח את שלמות הנתונים של תכתובות דוא"ל מסוימות.

• האם ניתן להגדיר מדיניות שמירה שונה עבור צוותים שונים או מחלקות שונות?

  בהחלט. Acronis מאפשרת להגדיר מדיניות שמירה מדויקת וגמישה לפי משתמש, תיבת דואר, מחלקה או דומיין.
  זה מאפשר לצוותי התאימות וה-IT שלכם:
  
  • להתאים את מדיניות שמירת הנתונים לדרישות חוקיות ורגולטוריות
  
  • לעמוד בסטנדרטים פנימיים של ממשל תאגידי או ניהול רשומות
  
  • להחיל את המדיניות באופן אוטומטי על תיבות דואר חדשות
  
  ניתן להגדיר את תקופת השמירה של הודעות דוא"ל (למשל שנה אחת, שבע שנים או ללא הגבלה), ולקבוע אם למחוק הודעות אוטומטית בסיום התקופה – מה שמאפשר תאימות מתמשך.

• היכן נתוני הדוא"ל נשמרים, וכיצד ניתן לנהל מגבלות מיקום נתונים?

  Acronis מאחסנת את הודעות הדוא"ל של Microsoft 365 בארכיון באחד מ־50+ מרכזי נתונים ברחבי העולם, שמופעלים על ידי Acronis או ספקים מהימנים כמו Microsoft Azure ו-Google Cloud.
  במהלך ההגדרה, ניתן לבחור את האזור הגאוגרפי המועדף לאחסון הנתונים, כדי לעמוד בדרישות מיקום נתונים של הארגון או בחוקי ריבונות נתונים לאומיים (כגון GDPR, חוק הגנת המידע של ברזיל – LGPD, או חוק הפרטיות האוסטרלי וכדומה).
  
  זה מבטיח שהנתונים שלכם יישארו באזור גאוגרפי תואם לחוק, עם שקיפות מלאה ושליטה על המקום שבו הם מאוחסנים.

• האם נדרשת חומרה או תשתית נוספות?

  לא. Acronis Email Archiving הוא פתרון SaaS מבוסס ענן באופן מלא.
  אין צורך להתקין חומרה, אין משימות תחזוקה מורכבות ואין צורך להקצות אחסון נוסף. הפריסה הינה מהירה ומנוהלת ישירות מתוך סביבת Acronis Cyber Protect הקיימת שלכם.
  
  זהו פתרון אידיאלי עבור צוותי IT שמעוניינים להרחיב את יכולות התאימות מבלי להרחיב את התשתית.
  
  • באילו תקנות תאימות פתרון זה מסייע לעמוד?
  
  Acronis Email Archiving תומך בדרישות שמירה וגילוי נתונים לטווח ארוך המותוות במגוון רחב של תקנות, כולל:
  
  • GDPR – עמידה בדרישות שמירת מידע וזכות לגישה באיחוד האירופי
  
  • HIPAA – שמירה מאובטחת של נתוני בריאות ויכולת ביקורת
  
  • הנחיית NIS2 – אבטחה תפעולית עבור מגזרים חיוניים
  
  • כללי SEC 17a-4 ו־CFTC 1.31 – עבור שירותים פיננסיים ורישומי מסחר
  
  • FOIA וחובות שמירת רישומים של המגזר הציבורי
  
  • BS 10008 – קבילות משפטית של מידע אלקטרוני
  
  • ועוד
  
  הפתרון כולל מדיניות גמישה, אחסון בלתי ניתן לשינוי, רישום ביקורות והקפאה משפטית (Legal Hold), ומספק את כל הכלים החיוניים הנדרשים לשמירה על תאימות למסגרות ניהול נתונים גלובליות וספציפיות לתעשייה.

• אני לקוח עם התקנה מקומית – איך אוכל להתחיל להשתמש ב-Acronis Email Archiving עבור M365?

  כדי להתחיל להשתמש ב-Acronis Email Archiving עבור Microsoft 365, יש לרכוש רישיון שיאפשר לך גישה למסוף הניהול בענן של Acronis. התקנת ענן חדשה זו מאפשרת להגן ולאבטח מגוון רחב של סביבות ופלטפורמות חדשות, כך שיהיה צורך לקבוע את התצורה בהתאם (כלומר, המערכת לא תכלול את תצורות הגיבוי והאבטחה המקומיות הקודמות).