Archiviazione delle e-mail per Microsoft 365

Domande frequenti

• Cos'è l'archiviazione delle e-mail per Microsoft 365?

  Acronis Email Archiving è una soluzione basata su cloud sicura che acquisisce automaticamente e conserva tutte le comunicazioni tramite e-mail inviate o ricevute via Microsoft 365. Consente alle organizzazioni di soddisfare i requisiti legali, normativi e di governance interna, preservando le e-mail in un archivio immutabile, rendendole rapidamente consultabili, legalmente ammissibili e facili da gestire.
  
  Il servizio è completamente integrato in Acronis Cyber Protect, consentendo ai team IT di gestire l'archiviazione insieme ad altri programmi di sicurezza e con funzionalità di backup da un'unica console centralizzata. È progettato per eliminare l'attività manuale, assicurando che le organizzazioni rimangano conformi e preparate in vista di verifiche, indagini o istruttorie legali.

• Devo continuare ad archiviare le e-mail se eseguo il backup delle e-mail di Microsoft 365?

  Sì. Anche se l'archiviazione e il backup proteggono entrambi i dati delle e-mail, hanno scopi molto diversi.
  
  • Il backup è progettato per il ripristino: consente di ripristinare le e-mail o le caselle di posta dopo l'eliminazione accidentale, la corruzione o gli attacchi informatici.
  
  • L'archiviazione, d'altra parte, è finalizzata alla conservazione a lungo termine, alla conformità e alla reperibilità legale. Acquisisce tutte le e-mail in tempo reale, le archivia in modo immutabile e le rende facilmente consultabili, anche se l'utente ha eliminato il messaggio originale dalla propria casella di posta.
  
  Se la tua organizzazione deve rispettare dei regolamenti, rispondere a verifiche o prepararsi a procedimenti legali, l'archiviazione è essenziale. Garantisce che i dati delle e-mail rimangono accessibili, verificabili e a prova di manomissione, integrando la tua strategia di backup senza sostituirla.

• Come vengono protetti i dati delle e-mail nell'archivio?

  I dati archiviati sono protetti da più livelli di sicurezza:
  
  • La crittografia AES-256 a riposo e la crittografia TLS in transito garantiscono la riservatezza dei dati.
  
  • L'archiviazione immutabiole (formato WORM) impedisce qualsiasi modifica o cancellazione fino alla scadenza del periodo di conservazione.
  
  • I registri di audit catturano tutte le azioni degli utenti per garantire la tracciabilità, consentendo la piena trasparenza durante le verifiche o le indagini legali.
  
  Questo approccio a più livelli garantisce che i dati soddisfino i requisiti di sicurezza e integrità anche dei più rigorosi quadri normativi.

• Posso cercare in tutte le e-mail archiviate?

  Sì. Acronis offre la possibilità di eseguire ricerche basate sui contenuti e sui metadati in tutte le caselle di posta archiviate.
  È possibile:
  
  • Utilizzare filtri avanzati per restringere i risultati in base al mittente, al destinatario, alla riga dell'oggetto, all'intervallo di date, alle parole chiave e altro
  
  • Salvare le query di ricerca più utilizzate
  
  • Visualizzare le e-mail prima di decidere se esportarle o recuperarle
  
  • Esportare set di e-mail per i team legali o per i responsabili della conformità nel formato standard dei rispettivi settori
  
  Questo garantisce un recupero veloce e accurato delle informazioni, fondamentale in caso di procedimenti legali, indagini delle risorse umane o registri di audit.
  
  

• Posso ripristinare o recuperare le e-mail dall'archivio?

  Sì. Gli utenti autorizzati possono ripristinare le e-mail archiviate in diversi modi:
  
  • Ripristino nella casella di posta originale se l'utente esiste ancora
  
  • Ripristino in una casella di posta alternativa o in un'altra organizzazione Microsoft 365 se necessario
  
  • Download degli allegati individuali direttamente dall'archivio senza ripristinare l'intero messaggio
  
  Questa flessibilità consente alle organizzazioni di rispondere rapidamente alle esigenze aziendali o alle richieste esterne senza causare un'interruzione operativa del sistema di posta elettronica principale.

• Posso usare la conservazione legale su determinate e-mail?

  Sì. La conservazione legale può essere applicata per preservare le e-mail oltre il periodo di conservazione standard.
  Una volta che un'e-mail è stata sottoposta a conservazione legale:
  
  • È esente dall'eliminazione, anche se la relative policy di conservazione sono scadute
  
  • Non può essere modificata o alterata in alcun modo
  
  • Rimane accessibile solo al personale autorizzato
  
  Ciò è particolarmente utile quando l'organizzazione è coinvolta in contenziosi, revisioni normative o indagini interne e deve garantire l'integrità dei dati relativi a specifiche e-mail.

• È possibile definire diversi criteri di conservazione per team o reparti diversi?

  Assolutamente sì. Acronis consente di definire criteri di conservazione personalizzabili e granulari per ciascun utente, casella di posta, reparto o dominio.
  Ciò consente ai team IT e di conformità di:
  
  • Allineare le pratiche di conservazione dei dati ai requisiti normativi e legali
  
  • Rispettare gli standard interni di governance e archiviazione
  
  • Applicare automaticamente i criteri alle nuove caselle di posta
  
  È possibile configurare la durata della conservazione delle e-mail (ad esempio 1 anno, 7 anni, a tempo indeterminato) e stabilire se eliminarle automaticamente alla scadenza del periodo di conservazione, semplificando il rispetto delle normative vigenti.

• Dove vengono archiviati i dati delle e-mail e come gestiamo la localizzazione dei dati?

  Acronis archivia i dati delle e-mail di m365 in uno degli oltre 50 data center globali, gestiti da Acronis o da provider affidabili come Microsoft Azure e Google Cloud.
  Durante la configurazione, è possibile selezionare la regione di archiviazione preferita per soddisfare i requisiti di localizzazione dei dati dell'organizzazione o in base alle leggi nazionali sulla sovranità dei dati (ad es. GDPR, LGPD del Brasile o Privacy Act dell'Australia).
  
  In questo modo, i dati vengono conservati in una zona geografica conforme alle normative, con piena trasparenza e controllo sullo stato dell'hosting.

• È richiesto hardware o un'infrastruttura aggiuntiva?

  No. Acronis Email Archiving è una soluzione completamente cloud-native e basata su SaaS.
  Non è necessario installare nessun hardware, eseguire attività di manutenzione complesse e non c'è bisogno di procedimenti di archiviazione aggiuntivi. Il deployment è rapido e gestito direttamente dall'ambiente Acronis Cyber Protect.
  
  Questo lo rende ideale per i team IT che desiderano ampliare in modo conforme le proprie funzionalità senza dover espandere l'infrastruttura.
  
  • A quali regolamentazioni di conformità ci aiuta a rispondere?
  
  Acronis Email Archiving supporta i requisiti a lungo termine di data retention e di discovery dei dati previsti da un'ampia gamma di normative, tra cui:
  
  • GDPR, per la conservazione e le relative disposizioni al diritto di accesso dei dati nell'UE
  
  • HIPAA, per gli audit trail dei dati sanitari e la sicurezza dello storage
  
  • Direttiva NIS2, per la sicurezza operativa dei servizi essenziali
  
  • Regola SEC 17a-4 e Regola CFTC 1.31, per i servizi finanziari e di trading
  
  • FOIA e obblighi di conservazione delle registrazioni del settore pubblico
  
  • BS 10008, per l'ammissibilità legale delle informazioni elettroniche
  
  • e altro ancora
  
  Grazie alle regole flessibili, allo storage immutabile, al registro di audit e alla conservazione legale, la soluzione fornisce tutti gli strumenti fondamentali e necessari per mantenere la conformità ai framework di governance dei dati globali e specifici del settore.

• Sono un cliente con installazione in locale, come posso ottenere Acronis Email Archiving per M365?

  Per iniziare a utilizzare Acronis Email Archiving per M365, dovrai avere una licenza di accesso per la console di gestione del cloud di Acronis. Questa nuova installazione cloud ti permetterà di proteggere una vasta gamma di nuovi ambienti e piattaforme, quindi è necessario configurare le impostazioni di conseguenza (vale a dire che il sistema non includerà le precedenti configurazioni di backup e di sicurezza.)