E-mailarchivering voor Microsoft 365

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Wat is Acronis E-mailarchivering voor Microsoft 365?

  Acronis E-mailarchivering is een veilige, cloudgebaseerde oplossing om automatisch alle e-mailcommunicatie vast te leggen en te bewaren die via Microsoft 365 wordt verzonden of ontvangen. Zo kunnen organisaties voldoen aan wettelijke, regelgevende en interne governancevereisten door e-mails op te slaan in een onveranderlijk archief, waardoor ze snel doorzoekbaar, juridisch toelaatbaar en eenvoudig te beheren zijn.
  
  Dankzij de volledige integratie in Acronis Cyber Protect kunnen IT-teams vanuit één centrale console de archivering beheren, plus andere beveiligings- en back-up-functies. Het is ontworpen om handmatig werk overbodig te maken en tegelijkertijd te waarborgen dat organisaties blijven voldoen aan de regelgeving en voorbereid zijn op audits, onderzoeken of juridische procedures.

• Heb ik nog steeds e-mailarchivering nodig als ik een back-up maak van Microsoft 365-e-mails?

  Ja. Hoewel back-ups en archivering beide e-mailgegevens beschermen, hebben ze zeer verschillende doeleinden.
  
  • Back-up is bedoeld voor herstel: hiermee kun je e-mails of mailboxen herstellen na onbedoelde verwijdering, beschadiging of cyberaanvallen.
  
  • Archiveringdaarentegen heeft betrekking op langdurige opslag, naleving van regelgeving en juridische vindbaarheid. Het legt alle e-mails in realtime vast, slaat ze onwijzigbaar op en maakt ze gemakkelijk doorzoekbaar, zelfs als een gebruiker het oorspronkelijke bericht uit de mailbox verwijdert.
  
  Archivering is essentieel voor organisaties die aan regelgeving moeten voldoen, moeten reageren op audits of zich moeten voorbereiden op juridische procedures. Hierdoor blijven e-mailgegevens toegankelijk, verifieerbaar en fraudebestendig. Het vormt een aanvulling op je back-upstrategie, zonder deze te vervangen.

• Hoe worden e-mailgegevens in het archief beveiligd?

  Gearchiveerde gegevens worden beschermd door meerdere beveiligingslagen:
  
  • AES-256-versleuteling bij opslag en TLS-versleuteling tijdens verzending garanderen de vertrouwelijkheid van gegevens.
  
  • Onwijzigbare opslag (WORM-formattering) voorkomt wijzigingen of verwijderingen totdat de bewaartermijn is verstreken.
  
  • Auditlogboeken registreren alle gebruikersacties voor traceerbaarheid, voor volledige transparantie tijdens audits of forensisch onderzoek.
  
  Dankzij deze gelaagde aanpak voldoen je gegevens aan de beveiligings- en integriteitseisen van zelfs de meest strenge regelgevingskaders.

• Kan ik alle gearchiveerde e-mails doorzoeken?

  Ja. Acronis biedt voor alle gearchiveerde mailboxen zoekfuncties op tekst en metagegevens .
  De mogelijkheden:
  
  • Geavanceerde filters om resultaten te verfijnen op afzender, ontvanger, onderwerp, datumbereik, trefwoorden en meer.
  
  • Opslaan van veelgebruikte zoekopdrachten.
  
  • E-mails bekijken voordat je ze exporteert of herstelt.
  
  • E-mail-sets exporteren voor juridische teams of compliance-functionarissen in standaard industrieformaten.
  
  Zo vind je snel en nauwkeurig informatie terug, wat van cruciaal belang is bij juridische procedures, HR-onderzoeken of regelgevende audits.
  
  

• Is het mogelijk om e-mails uit het archief te herstellen of terug te halen?

  Ja. Geautoriseerde gebruikers kunnen gearchiveerde e-mails op verschillende manieren herstellen:
  
  • Herstel naar de oorspronkelijke mailbox als de gebruiker nog bestaat.
  
  • Herstel naar een alternatieve mailbox of een andere Microsoft 365-organisatie indien nodig.
  
  • Download afzonderlijke bijlagen rechtstreeks uit het archief zonder het volledige bericht te herstellen.
  
  Dankzij deze flexibiliteit kunnen organisaties snel reageren op zakelijke behoeften of externe vragen zonder het primaire e-mailsysteem te verstoren.

• Kunnen we een juridische bewaarplicht instellen voor bepaalde e-mails?

  Ja. Juridische bewaarplicht kan worden toegepast om e-mails langer te bewaren dan de standaard bewaartermijn.
  Zodra een e-mail onder juridische bewaring valt:
  
  • Kan deze niet verwijderd worden, zelfs niet als de bewaartermijn is verstreken.
  
  • Kan deze op geen enkele manier gewijzigd of aangepast worden.
  
  • De e-mail blijft alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel.
  
  Dit is met name handig wanneer je organisatie betrokken is bij rechtszaken, wettelijke controles of interne onderzoeken en de integriteit van specifieke e-mailberichten moet worden gewaarborgd.

• Is het mogelijk om verschillende bewaarbeleidsregels vast te stellen voor verschillende teams of afdelingen?

  Absoluut. Met Acronis kun je een gedetailleerd, aanpasbaar bewaarbeleid definiëren per gebruiker, mailbox, afdeling of domein.
  Hierdoor kunnen je IT- en compliance-teams:
  
  • Beleid voor gegevensbewaring afstemmen op wettelijke en regelgevende vereisten.
  
  • Voldoen aan interne governance- of archiveringsnormen.
  
  • Automatisch beleid toepassen op nieuw aangemaakte mailboxen.
  
  Je kunt configureren hoelang e-mails worden bewaard (bijvoorbeeld 1 jaar, 7 jaar, onbeperkt) en of ze automatisch moeten worden verwijderd aan het einde van de beleidsperiode, wat voortdurende compliance vereenvoudigt.

• Waar worden de e-mailgegevens opgeslagen en hoe beheren wij de gegevensopslag?

  Acronis slaat gearchiveerde M365-e-mailgegevens op in een van de meer dan 50 wereldwijde datacenters die worden beheerd door Acronis of vertrouwde providers zoals Microsoft Azure en Google Cloud.
  Tijdens de installatie kun je de gewenste opslagregio selecteren om te voldoen aan de opslagvereisten van je organisatie of aan nationale wetgeving inzake gegevenssoevereiniteit (bijvoorbeeld GDPR, de Braziliaanse LGPD of de Australische Privacy Act).
  
  Zo blijven je gegevens in een geografische zone zoals wettelijk voorgeschreven, met volledige transparantie en controle over de plaats van de hosting.

• Is er aanvullende hardware of infrastructuur vereist?

  Neen. Acronis E-mailarchivering is een volledig cloud-native, SaaS-gebaseerde oplossing.
  Er hoeft geen hardware te worden geïnstalleerd, er zijn geen complexe onderhoudstaken en er hoeft geen extra opslagruimte te worden vrijgemaakt. De implementatie verloopt snel en wordt rechtstreeks afgehandeld via je bestaande Acronis Cyber Protect-omgeving.
  
  Dit maakt het ideaal voor IT-teams die hun compliance-mogelijkheden willen uitbreiden zonder hun infrastructuur uit te breiden.
  
  •Aan welke compliancevoorschriften kunnen we hiermee voldoen?
  
  Acronis E-mailarchiving ondersteunt de vereisten voor langdurige gegevensbewaring en -opvraging zoals vastgelegd in heel wat regelgevingen, waaronder:
  
  • GDPR - voor bepalingen inzake gegevensbewaring en toegangsrechten in de EU.
  
  • HIPAA - voor audit-trails en veilige opslag van gezondheidsgegevens.
  
  • NIS2-richtlijn - voor operationele beveiliging in essentiële sectoren.
  
  • SEC Rule 17a-4 en CFTC Rule 1. 31 - voor financiële diensten en handelsgegevens
  
  • FOIA en voorschriften voor het bijhouden van gegevens in de publieke sector
  
  • BS 10008 – voor de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie
  
  • en meer.
  
  Dankzij flexibele beleidsregels, onwijzigbare opslag, auditlogging en wettelijke bewaarplicht biedt de oplossing alle essentiële tools die nodig zijn om te voldoen aan wereldwijde en branchespecifieke kaders voor gegevensbeheer.

• Ik ben een klant met een lokale installatie. Hoe kan ik Acronis E-mailarchivering voor M365 verkrijgen?

  Om Acronis E-mailarchivering voor M365 te kunnen gebruiken, moet je over een licentie beschikken voor toegang tot de beheerconsole in de Acronis-cloud. Met deze nieuwe cloudinstallatie kun je een breed scala aan nieuwe omgevingen en platforms beveiligen en beschermen. Daarom moet je de instellingen dienovereenkomstig configureren (eerdere lokale back-up- en beveiligingsconfiguraties zitten namelijk niet in het systeem).