Archiwizacja poczty e-mail dla Microsoft 365

Często zadawane pytania

• Czym jest Acronis Email Archiving dla Microsoft 365?

  Acronis Email Archiving to bezpieczne, chmurowe rozwiązanie, które automatycznie przechwytuje i zachowuje wszystkie wiadomości e-mail wysłane lub odebrane za pośrednictwem Microsoft 365. Umożliwia organizacjom spełnienie wymogów prawnych, regulacyjnych i wewnętrznego zarządzania poprzez zachowanie wiadomości e-mail w niezmiennym archiwum, dzięki czemu można je szybko przeszukiwać, są prawnie dopuszczalne i łatwe w zarządzaniu.
  
  Usługa jest w pełni zintegrowana z Acronis Cyber Protect. Umożliwia to zespołom IT zarządzanie archiwizacją wraz z innymi funkcjami bezpieczeństwa i tworzenia kopii zapasowych z poziomu jednej, scentralizowanej konsoli. Została zaprojektowana w celu wyeliminowania ręcznego wysiłku, zapewniając jednocześnie organizacjom zgodność z przepisami i przygotowanie do audytów, dochodzeń lub ujawnień prawnych.

• Czy potrzebuję archiwum poczty e-mail, jeśli tworzę kopie zapasowe wiadomości e-mail w Microsoft 365?

  Tak. Podczas gdy tworzenie kopii zapasowych i archiwizacja chronią dane e-mail, służą one bardzo różnym celom.
  
  • Tworzenie kopii zapasowych jest przeznaczone do przywracania danych — umożliwia odzyskiwanie wiadomości e-mail lub skrzynek pocztowych po przypadkowym usunięciu, uszkodzeniu lub ataku cybernetycznym.
  
  • Archiwizacja, z kolei, ma na celu długoterminowe przechowywanie, zgodność z przepisami i możliwość wyszukiwania danych zgodnie z prawem. Przechwytuje wszystkie wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym, przechowuje je niezmiennie i umożliwia ich łatwe wyszukiwanie - nawet jeśli użytkownik usunie oryginalną wiadomość ze swojej skrzynki pocztowej.
  
  Jeśli organizacja musi przestrzegać przepisów, reagować na audyty lub przygotowywać się do postępowań sądowych, archiwizacja jest niezbędna. Zapewnia, że dane e-mail są nadal dostępne, weryfikowalne i chronione przed ingerencją – uzupełniając strategię tworzenia kopii zapasowych, a nie ją zastępując.

• Jak zabezpieczone są dane e-mail w archiwum?

  Zarchiwizowane dane są chronione za pomocą wielu warstw zabezpieczeń:
  
  • Szyfrowanie AES-256 w stanie spoczynku i szyfrowanie TLS w tranzycie zapewniają poufność danych.
  
  • Niezmienne przechowywanie (format WORM) zapobiega jakimkolwiek zmianom lub usunięciom do końca okresu przechowywania.
  
  • Dzienniki audytu rejestrują wszystkie działania użytkownika w celu śledzenia. Umożliwia to pełną przejrzystość podczas audytów lub dochodzeń śledczych.
  
  To warstwowe podejście zapewnia, że dane spełniają wymogi bezpieczeństwa i integralności nawet najbardziej rygorystycznych ram regulacyjnych.

• Czy mogę przeszukiwać wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail?

  Tak. Acronis zapewnia wyszukiwanie pełnotekstowe i oparte na metadanych we wszystkich zarchiwizowanych skrzynkach pocztowych.
  Możesz:
  
  • Używać zaawansowanych filtrów, aby zawęzić wyniki według nadawcy, odbiorcy, tematu, zakresu dat, słów kluczowych i nie tylko.
  
  • Zapisywać często używane zapytania wyszukiwania
  
  • Przeglądać wiadomości e-mail przed podjęciem decyzji o ich wyeksportowaniu lub odzyskaniu
  
  • Eksportować zestawy wiadomości e-mail dla zespołów prawnych lub specjalistów ds. zgodności w formatach zgodnych ze standardami branżowymi
  
  Zapewnia to szybkie i dokładne wyszukiwanie informacji, co ma kluczowe znaczenie w postępowaniach sądowych, dochodzeniach HR lub audytach regulacyjnych.
  
  

• Czy możemy przywrócić lub odzyskać wiadomości e-mail z archiwum?

  Tak. Autoryzowani użytkownicy mogą przywracać zarchiwizowane wiadomości e-mail na kilka sposobów:
  
  • Przywrócenie do oryginalnej skrzynki pocztowej, jeśli użytkownik nadal istnieje
  
  • Przywrócenie do alternatywnej skrzynki pocztowej lub innej organizacji Microsoft 365 w razie potrzeby
  
  • Pobieranie pojedynczych załączników bezpośrednio z archiwum bez konieczności przywracania całej wiadomości
  
  Ta elastyczność pomaga organizacjom szybko reagować na potrzeby biznesowe lub zapytania zewnętrzne bez zakłócania podstawowego systemu poczty e-mail.

• Czy możemy zastosować blokadę prawną na określone wiadomości e-mail?

  Tak. Blokada prawna może zostać zastosowana w celu zachowania wiadomości e-mail po upływie standardowego okresu przechowywania.
  Po umieszczeniu wiadomości e-mail w blokadzie prawnej:
  
  • Nie podlega ona usunięciu, nawet jeśli wygasły zasady przechowywania.
  
  • Nie można jej w żaden sposób modyfikować ani zmieniać.
  
  • Pozostaje ona dostępna tylko dla upoważnionego personelu
  
  Jest to szczególnie przydatne, gdy organizacja jest zaangażowana w spory sądowe, przeglądy regulacyjne lub wewnętrzne dochodzenia i musi zapewnić integralność danych dla określonych rejestrów wiadomości e-mail.

• Czy możemy zdefiniować różne zasady przechowywania dla różnych zespołów lub działów?

  Oczywiście. Acronis umożliwia definiowanie szczegółowych, konfigurowalnych zasad przechowywania danych według użytkownika, skrzynki pocztowej, działu lub domeny.
  Umożliwia to zespołom IT i ds. zgodności:
  
  • Dostosowanie praktyk przechowywania danych do wymogów prawnych i regulacyjnych
  
  • Spełnienie wewnętrznych standardów zarządzania lub prowadzenia dokumentacji
  
  • automatyczne stosowanie zasad do nowo utworzonych skrzynek pocztowych
  
  Możesz skonfigurować, jak długo wiadomości e-mail są przechowywane (np. 1 rok, 7 lat, bezterminowo). Ponadto możesz określić, czy mają one być automatycznie usuwane po zakończeniu okresu obowiązywania zasad, co upraszcza zachowanie zgodności z przepisami.

• Gdzie przechowywane są dane e-mail i jak zarządzamy ich przechowywaniem?

  Acronis przechowuje zarchiwizowane dane poczty m365 w jednym z ponad 50 globalnych centrów danych, obsługiwanych przez Acronis lub zaufanych dostawców, takich jak Microsoft Azure i Google Cloud.
  Podczas konfiguracji można wybrać preferowany region przechowywania danych, aby spełnić wymagania dotyczące miejsca przechowywania danych w organizacji lub krajowe przepisy dotyczące suwerenności danych (np. RODO, brazylijska LGPD lub australijska ustawa o ochronie prywatności).
  
  Zapewnia to, że dane pozostają w zgodnej z prawem strefie geograficznej, z pełną przejrzystością i kontrolą nad tym, gdzie są hostowane.

• Czy wymagany jest dodatkowy sprzęt lub infrastruktura?

  Nie. Acronis Email Archiving to w pełni natywne dla chmury rozwiązanie oparte na modelu SaaS.
  Nie ma potrzeby instalowania sprzętu, wykonywania skomplikowanych zadań konserwacyjnych ani przydzielania dodatkowej pamięci masowej. Wdrożenie jest szybkie i obsługiwane bezpośrednio przez istniejące środowisko Acronis Cyber Protect.
  
  Dzięki temu jest to idealne rozwiązanie dla zespołów IT, które chcą rozszerzyć swoje możliwości w zakresie zgodności bez konieczności rozszerzania infrastruktury.
  
  • Jakie regulacje dotyczące zgodności z przepisami pomaga nam to osiągnąć?
  
  Acronis Email Archiving obsługuje długoterminowe przechowywanie danych i wymagania dotyczące wykrywania danych określone przez szeroki zakres przepisów, w tym:
  
  • RODO – w odniesieniu do przepisów UE dotyczących przechowywania danych i prawa do dostępu do nich
  
  • HIPAA – dla ścieżek audytu danych zdrowotnych i bezpiecznego przechowywania
  
  • Dyrektywa NIS2 – w sprawie bezpieczeństwa operacyjnego w kluczowych sektorach
  
  • Reguła SEC 17a-4 i reguła CFTC 1.31 - dla usług finansowych i rejestrów handlowych
  
  • FOIA i obowiązki prowadzenia dokumentacji w sektorze publicznym
  
  • BS 10008 – dla prawnej uznawalności informacji elektronicznych
  
  • i nie tylko
  
  Dzięki elastycznym zasadom, niezmienności przechowywania, rejestrowaniu audytów i prawnemu przechowywaniu, rozwiązanie to oferuje wszystkie niezbędne narzędzia potrzebne do utrzymania zgodności z globalnymi i branżowymi ramami zarządzania danymi.

• Jestem klientem z instalacją lokalną, jak mogę uzyskać Acronis Email Archiving dla M365?

  Aby rozpocząć korzystanie z Acronis Email Archiving dla M365, musisz posiadać licencję na dostęp do konsoli zarządzania w chmurze Acronis. Ta nowa instalacja w chmurze umożliwi ochronę i zabezpieczenie szerokiej gamy nowych środowisk i platform, dlatego konieczne będzie odpowiednie skonfigurowanie ustawień (tj. system nie będzie obejmował poprzednich lokalnych konfiguracji kopii zapasowych i ochrony).