rhivarea email-urilor pentru Microsoft 365

Întrebări frecvente

• Ce este serviciul de arhivare a email-urilor pentru Microsoft 365 oferit de Acronis - Acronis E-mail Archiving?

  Acronis E-mail Archiving este o soluție securizată, bazată pe cloud, care înregistrează și reține automat toate comunicările prin e-mail trimise sau primite prin Microsoft 365. Aceasta permite organizațiilor să se conformeze cerințelor legale, de reglementare și de guvernanță internă, prin păstrarea email-urilor într-o arhivă imuabilă, care ușurează căutarea, este admisibilă din punct de vedere legal și ușor de gestionat.
  
  Serviciul este complet integrat în Acronis Cyber Protect, permițând echipelor IT să gestioneze arhivarea alături de alte funcții de securitate și de backup dintr-o singură consolă centralizată. Soluția a fost concepută pentru a elimina efortul manual, asigurând în același timp că organizațiile rămân conforme și pregătite pentru audituri, investigații sau proceduri legale.

• Mai am nevoie de arhivarea mesajelor e-mail dacă fac backup pentru mesajele e-mail Microsoft 365?

  Da. Deși, atât copia de rezervă, cât și arhivarea protejează datele din e-mail, acestea au scopuri foarte diferite.
  
  • Copia de rezervă este concepută pentru recuperare — vă permite să restaurați email-uri sau căsuțe poștale după ștergere accidentală, deteriorare sau atacuri cibernetice.
  
  • Arhivarea, pe de altă parte, se referă la păstrarea pe termen lung, conformitate și posibilitatea de recuperare în proceduri legale. Acest proces captează email-urile în timp real, le stochează în mod imuabil, ușurând căutarea — chiar dacă un utilizator șterge mesajul original din căsuța sa poștală.
  
  Dacă organizația dumneavoastră trebuie să respecte anumite reglementări, să răspundă unor audituri sau să se pregătească pentru proceduri legale, arhivarea este esențială. Acest proces garantează că datele de e-mail rămân accesibile, verificabile și și nu pot fi modificate - completând strategia dumneavoastră de backup, nu înlocuind-o.

• Cum sunt protejate datele email-urilor în arhivă?

  Datele arhivate sunt protejate prin mai multe niveluri de securitate:
  
  • Criptarea AES-256 a datelor arhivate și criptarea TLS a datelor în tranzit asigură confidențialitatea datelor.
  
  • Stocarea imuabilă (în format WORM) previne orice modificare sau ștergere până la expirarea perioadei de păstrare.
  
  • Jurnalele de audit înregistrează toate acțiunile utilizatorilor pentru a putea fi urmărite, asigurând transparență totală în timpul auditurilor sau investigațiilor criminalistice.
  
  Această abordare stratificată asigură faptul că datele dumneavoastră îndeplinesc cerințele de securitate și integritate ale celor mai stricte cadre de reglementare.

• Pot căuta în toate mesajele de e-mail arhivate?

  Da. Acronis oferă funcții de căutare bazată pe text complet și metadate în toate căsuțele poștale arhivate.
  Puteți:
  
  • utiliza filtre avansate pentru a restrânge rezultatele în funcție de expeditor, destinatar, câmp subiect, interval de date, cuvinte cheie și altele
  
  • salva interogările de căutare utilizate frecvent
  
  • previzualiza e-mailurile înainte de a decide să le exportați sau să le recuperați
  
  • exporta seturi de e-mailuri pentru echipele juridice sau ofițerii de conformitate în formate standard din industrie
  
  Acest lucru asigură recuperarea rapidă și precisă a informațiilor, esențială în procedurile legale, investigațiile de resurse umane sau auditurile de reglementare.
  
  

• Putem restaura sau recupera mesaje de e-mail din arhivă?

  Da. Utilizatorii autorizați pot restaura mesaje arhivate în mai multe moduri:
  
  • Restaurarea în căsuța poștală originală dacă utilizatorul respectiv încă există
  
  • Restaurarea într-o căsuță poștală alternativă sau în altă organizație Microsoft 365, dacă este necesar
  
  • Descărcarea fișierelor individuale atașate direct din arhivă, fără restaurarea mesajului complet
  
  Această flexibilitate ajută organizațiile să răspundă rapid la nevoilor de afaceri sau solicitărilor externe, fără a perturba sistemul principal de email.

• Putem aplica o reținere legală pentru anumite e-mailuri?

  Da. Reținerea legală poate fi aplicată pentru a păstra email-urile după expirarea perioadei standard de retenție.
  Odată ce un e-mail este păstrat conform legii:
  
  • este exclus de la ștergere, chiar dacă politica de păstrare a expirat
  
  • nu poate fi modificat sau modificat în niciun fel
  
  • rămâne accesibil doar pentru personalul autorizat
  
  Această funcție este utilă în special atunci când organizația este implicată în litigii, revizuiri ale reglementărilor sau investigații interne și trebuie să asigure integritatea datelor pentru anumite date înregistrate în e-mail.

• Putem defini politici de păstrare diferite pentru echipe sau departamente?

  Desigur. Acronis vă permite să definiți politici de păstrare granulare, pe care le puteți personaliza în funcție de utilizator, căsuță poștală, departament sau domeniu.
  Acest lucru permite echipelor IT și de conformitate:
  
  • să alinieze practicile de păstrare a datelor cu cerințele și reglementările legale
  
  • să respecte standardele interne de guvernanță sau de păstrare a datelor stocate
  
  • să aplice automat politici noilor căsuțe poștale create
  
  Puteți configura perioada pentru care să fie păstrate email-urile (de ex. 1 an, 7 ani, pe termen nelimitat) și dacă să fie șterse automat la sfârșitul perioadei de valabilitate a politicii, simplificând respectarea continuă a cerințelor de conformitate.

• Unde sunt stocate datele pentru email-uri și cum gestionăm locația datelor?

  Acronis stochează datele de e-mail m365 arhivate în unul dintre cele peste 50 de centre de date globale, administrate de Acronis sau de furnizori de încredere, precum Microsoft Azure și Google Cloud.
  În timpul configurării, puteți selecta regiunea de stocare preferată pentru a respecta cerințele de localizare a datelor ale organizației dumneavoastră sau legile naționale privind suveranitatea datelor (de ex., GDPR, Brazil LGPD sau Australia Privacy Act).
  
  Astfel, vă asigurați că datele dumneavoastră rămân într-o zonă geografică conformă din punct de vedere legal, având transparență totală și control asupra locului în care sunt găzduite.

• Este necesară vreo infrastructură sau echipament hardware suplimentar?

  Nu. Acronis Email Archiving este o soluție complet nativă în cloud, bazată pe SaaS.
  Nu este nevoie să instalați componente hardware, nici să efectuați sarcini complexe de întreținere și nici să furnizați spațiu de stocare suplimentar. Implementarea este rapidă și se realizează direct din mediul dumneavoastră Acronis Cyber Protect existent.
  
  Acest lucru o face ideală pentru echipele IT care doresc să-și extindă capacitățile de conformitate fără a-și extinde infrastructura.
  
  • La ce reglementări de conformitate ne ajută să răspundem?
  
  Acronis Email Archiving sprijină cerințele de păstrare și descoperire a datelor pe termen lung descrise de o gamă largă de reglementări, inclusiv:
  
  • GDPR – pentru dispozițiile UE privind păstrarea datelor și dreptul la acces
  
  • HIPAA – pentru traseele de audit ale datelor de sănătate și stocarea securizată
  
  • Directiva NIS2 – pentru securitatea operațională în sectoarele esențiale
  
  • SEC Rule 17a-4 și CFTC Rule 1.31 – pentru servicii financiare și înregistrări operațiuni de tranzacționare
  
  • FOIA și mandatele de păstrare a înregistrărilor din sectorul public
  
  • BS 10008 – pentru admisibilitatea legală a informațiilor electronice
  
  • și altele
  
  Cu politici flexibile, stocare imuabilă, înregistrarea operațiilor de audit și păstrare conform legii, soluția oferă toate instrumentele esențiale necesare pentru a menține conformitatea cu cadrele de guvernanță a datelor globale și specifice industriei.

• Sunt un client cu sistem instalat local, cum pot obține Acronis Email Archiving pentru M365?

  Pentru a începe să utilizați Acronis Email Archiving pentru M365, va trebui să aveți o licență pentru a accesa consola de management din cloud-ul Acronis. Această nouă instalare în cloud vă va permite să protejați și să securizați o gamă largă de noi medii și platforme, astfel încât va trebui să configurați setările în consecință (de exemplu, sistemul nu va include setările anterioare de backup și securitate la fața locului).