Abrechnungsinformationen für einen Mandanten definieren

Wenn Advanced Automation (PSA) für Ihren Mandanten aktiviert ist, müssen Sie Abrechnungsinformationen für den zu erstellenden Client definieren. Mit den Abrechnungsinformationen wird sichergestellt, dass die bereitgestellten Services und Produkte korrekt abgerechnet werden.

Wenn die Abrechnungsinformationen nicht in dieser Phase definiert werden, werden Sie aufgefordert, die entsprechenden Informationen einzugeben, bevor Sie bestimmte Advanced Automation (PSA)-Funktionen (etwa, wenn Sie die Zeiterfassung genehmigen oder Verträge oder Verkaufsartikel erstellen) erstmalig einsetzen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Onboarding von bestehenden Kunden'.

So können Sie Abrechnungsinformationen definieren

  1. Definieren Sie im Bereich Abrechnungsinformationen des Dialogs 'Mandant erstellen/bearbeiten' folgende Felder:

    • Unternehmensname: Der geschäftliche Name des Mandanten, vorausgewählt als der Name des Kunden-Mandanten.
    • Typ: Der Advanced Automation (PSA)-Mandantentyp (über Partner, Kunde, Interessent auswählbar).
    • E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Mandanten, die mit der E-Mail-Adresse des Administrators im Bereich Allgemeine Informationen vordefiniert ist.
    • Sprache: Wählen Sie die gewünschte Sprache für den Mandanten aus.
    • Land: Wählen Sie das relevante Land für den Mandanten aus.
    • Umsatzsteuer: Wählen Sie die entsprechende Umsatzsteuer für den Mandanten aus. Wenn keine Umsatzsteuer ausgewählt ist, wird der Standardsteuersatz angewendet. Sie können auch das Kontrollkästchen Steuerbefreit aktivieren, wenn der Mandant von der Umsatzsteuer befreit ist.

  2. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Abrechnungsinformationen zu definieren. Beachten Sie, dass einige Felder in diesem Abschnitt optional sind und einige vom System voreingestellt werden.

    • Externe ID: Der Kundencode, der in Drittanbieter-Systemen (wie z.B. einer Buchhaltungssoftware) verwendet wird.

    • Website: Die Website des Mandanten.

    • Zeiterfassungsrundung (Minuten): Legen Sie die Zeit (in Minuten) für Ihre Ticket-Rundungszeit fest. Wenn eine Ticket-Arbeit zur Abrechnung genehmigt wurde, werden die abrechenbaren Gesamtstunden gemäß diesem Wert aufgerundet. Wenn Sie beispielsweise den Wert für die Rundungszeit mit 15 Minuten festlegen, wird die eine Ticket-Arbeitszeit von 7 Minuten vor der Rechnungsstellung auf 15 Minuten aufgerundet. Ebenso werden 21 Minuten auf 30 Minuten, 36 Minuten auf 45 Minuten und so weiter aufgerundet. Der Standardwert beträgt 10.

    • Zahlungsbedingungen (Tage): Legen Sie die Anzahl an Tagen fest, in denen ein Kunde seine Zahlung zu leisten hat.

    • Rechnungen versenden per: Wählen Sie die Methode (E-Mail oder Post), um Rechnungen an diesen Kunden zu senden. Diese Einstellung überschreibt die Standard-Einstellung für die Abrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Standardabrechnungseinstellungen definieren.

    • Zahlungsmethode: Wählen Sie zwischen Manuelle Zahlung und Lastschrift, um die Standardrechnungszahlungsoption für den Kunden zu definieren. Diese Option kann bei Bedarf in Angeboten, Verträgen und Verkaufsartikeln angepasst werden. Wenn Lastschrift ausgewählt ist:
      • Kunden können Rechnungen per Überweisung oder über eine der Zahlungsintegrationen (PayPal, Stripe) bezahlen.
      • Kunden können ihre Rechnungen zwecks Lastschrifteinzug an ihre Hausbank senden.

    • Zwischensummen auf der Rechnung erstellen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Bedarf.

    • Bankkonto: Geben Sie die Bankkontonummer für den Mandanten ein.

    • Umsatzsteuernummer: Die entsprechende Umsatzsteueridentifikationsnummer.

    • Hauptgeschäftsstelle: Wählen Sie das übergeordnete Unternehmen (die Muttergesellschaft) aus der Liste aus.

  3. Geben Sie im Bereich Adresse die entsprechenden Adressfelder ein.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um die Services für den Mandanten zu konfigurieren. Siehe Abschnitt 'Die Services für einen Mandanten auswählen'.