Onboarding von bestehenden Kunden

Wenn Advanced Automation (PSA) für Ihr Konto aktiviert ist (siehe 'Advanced Automation (PSA) aktivieren'), müssen Sie Ihre bestehenden Kunden per Onboarding einbinden, um deren Service-Anforderungen abrechnen und verarbeiten zu können.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um sicherzustellen, dass Advanced Automation (PSA) für Ihre bestehenden Kunden korrekt konfiguriert haben:

Abrechnungsinformationen bereitstellen

Wenn Advanced Automation (PSA) aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, die Abrechnungsinformationen für Ihre bestehenden Kunden anzugeben, sobald Sie auf den Bereich Clients zugreifen. Die Abrechnungsinformationen stellen sicher, dass Sie Advanced Automation (PSA) nutzen können, um die Service-Anforderungen für Ihre Kunden abzurechnen und zu verarbeiten.

Wenn für einen Kunden keine Abrechnungsinformationen angegeben werden, können Sie keine Kunden-Tickets und Zeiterfassungen genehmigen. Daher werden Sie auch aufgefordert, die Informationen für die spezifizierten Kunden einzugeben, wenn Sie diese Tickets und Anforderungen bearbeiten wollen. Auf ähnliche Weise werden Sie beim Erstellen eines Verkaufsartikels aufgefordert, die Abrechnungsinformationen für den ausgewählten Kunden zu vervollständigen, wenn diese Informationen nicht in der Advanced Automation (PSA)-Funktionalität definiert wurden. Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Abschnitten unten.

So können Sie Abrechnungsinformationen für bestehende Kunden hinzufügen

  1. Gehen Sie im Management-Portal zu Organisation –> Clients.

  2. Klicken Sie neben dem relevanten Kundennamen auf das Drei-Punkte-Symbol (...). Wählen Sie im angezeigten Menü Abrechnungsinformationen hinzufügen.

    Oder

    Klicken Sie in der angezeigten Liste auf eine Kundenzeile. Klicken Sie in der angezeigten Seitenleiste auf die Registerkarte Konfigurieren. Klicken Sie dann auf die Bereiche Abrechnung und Adresse, um die entsprechenden Abrechnungsinformationen hinzuzufügen.

  3. Füllen Sie im angezeigten Formular die entsprechenden Felder aus. Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie in Abschnitt 'Abrechnungsinformationen für einen Mandanten definieren'.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Festlegung der Abrechnungsinformationen abzuschließen.

    Wenn Sie die Telefonnummern der Benutzer im Service Desk verwalten und darauf zugreifen wollen, klicken Sie in der gleichen Registerkarte Konfigurieren auf den Bereich Allgemeine Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter Selbstverwaltetes Kundenprofil aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, werden sowohl den Administratoren als auch den Benutzern die relevanten Felder zur Kontaktaufnahme angezeigt, einschließlich der Telefonnummern, des Firmenkontakts und der Stellenbezeichnung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Selbstverwaltete Kundenprofile konfigurieren'.

Erstellen Sie Verträge, um bestehenden Kunden Services und Produkte in Rechnung stellen zu können

Verträge gewährleisten, dass Sie die Advanced Automation (PSA)-Funktionalität nutzen können, um Ihren Kunden regelmäßige Rechnungen stellen zu können.

Wenn die Advanced Automation (PSA)-Funktionalität aktiviert ist, werden Sie aufgefordert, Verträge für Ihre bestehenden Kunden zu erstellen, wenn Sie auf das Modul Verkauf und Abrechnung zugreifen. Diese Aufforderung wird nur angezeigt, wenn einem oder mehreren Kunden Services oder Produkte von Acronis zugewiesen wurden.

So können Sie Verträge für bestehende Kunden erstellen

  1. Gehen Sie im Management-Portal zu Verkauf und Abrechnung –> Verkauf.

  2. Wenn Sie durch ein angezeigtes Banner darüber informiert werden, dass einer bestimmten Anzahl von Kunden keine Verträge zugewiesen wurden, klicken Sie auf Erstellen.

    Sollten Sie dieses Banner zuvor bereits geschlossen haben, klicken Sie auf den Link Verträge für bestehende Kunden erstellen, der sich im oberen rechten Teil der Anzeige befindet.

  3. Gehen Sie im Assistenten zum Erstellen eines neuen Vertrags folgendermaßen vor:
    1. Wählen Sie den relevanten Kunden aus und klicken Sie dann auf Weiter.
    2. Fügen Sie die Vertragsinformationen hinzu (einschließlich der Zahlungsdetails und des Vertragszeitraums). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Mit Verträgen arbeiten'. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
    3. Geben Sie die Abrechnungsinformationen ein und klicken Sie dann auf Weiter. Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht angezeigt wird, wenn Sie bereits Abrechnungsinformationen definiert haben (wie im Abschnitt 'Abrechnungsinformationen bereitstellen' beschrieben).
    4. Fügen Sie je nach Bedarf Vertragsteile hinzu. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Einen neuen Vertrag erstellen'. Standardmässig werden der Vertragsvorlage solche Vertragsteile hinzugefügt, die auf Acronis Services basieren, die dem Kunden bereits zugewiesen wurden. Diese Vertragsteile können je nach Bedarf bearbeitet oder gelöscht werden. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Preise für die Vertragsteile festlegen.
  4. Klicken Sie auf Fertig. Der Vertrag wird auf der Registerkarte Verträge zur Liste der bestehenden Verträge hinzugefügt.

Stellen Sie sicher, dass Sie Service Desk-Tickets für bestehende Kunden empfangen und verarbeiten können

Wenn Advanced Automation (PSA) aktiviert ist, können Sie für einen bestehenden Kunden Tickets empfangen und verarbeiten – selbst wenn für diesen Kunden keine Abrechnungsinformationen definiert wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Tickets bei Bedarf erstellen, beantworten, auflösen und schließen können. Weitere Informationen zum Arbeiten mit den Service Desk-Funktionen finden Sie im Abschnitt 'Service Desk'.

Wenn keine Abrechnungsinformationen für den betreffenden Kunden vorliegen, können Sie jedoch die von ihm gemeldete Ticketzeit nicht genehmigen. Wenn Sie versuchen, Ticket-Zeiterfassungen zu genehmigen, werden Sie aufgefordert, die für den relevanten Kunden geltenden Abrechnungsinformationen hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Abrechnungsinformationen bereitstellen'.

Stellen Sie sicher, dass Sie Verkaufsartikel für bestehende Kunden erstellen können

Wenn Advanced Automation (PSA) aktiviert ist, können Sie für einen bestehenden Kunden Verkaufsartikel erstellen – selbst wenn für diesen Kunden keine Abrechnungsinformationen definiert wurden.

Wenn Sie jedoch beim Erstellen eines Verkaufsartikels (siehe Abschnitt 'Verkaufsartikel verwalten') einen Kunden ohne spezifizierte Abrechnungsinformationen auswählen, werden Sie aufgefordert, diese Abrechnungsinformationen bereitzustellen, bevor Sie mit dem Erstellen des Verkaufsartikels fortfahren können.

Wenn Sie einen bestehenden Verkaufsartikel bearbeiten, können Sie außerdem den bestehenden Kunden, der dem Verkaufsartikel zugewiesen wurde, nicht zu einem Kunden ohne spezifizierte Abrechnungsinformationen ändern. Sie werden aufgefordert, die Abrechnungsinformationen bereitzustellen, bevor Sie mit der Bearbeitung des Verkaufsartikels fortfahren können.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Abrechnungsprozess durchführen und Rechnungen für bestehende Kunden ausstellen können

Sie werden beim ersten Fakturierungslauf aufgefordert, die Standardeinstellungen für die Rechnungsnummerierung zu überprüfen, bevor Sie die Rechnungen erstellen. Die Rechnungsnummerierung sollte mit Ihrer Buchhaltungssoftware abgestimmt sein. Dieser Schritt soll sicherstellen, dass Sie Ihre Abrechnungs- und Rechnungsinformationen korrekt festgelegt haben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 'Rechnungen'.