Ihre Standardabrechnungseinstellungen definieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Ihre Abrechnungen einrichten und entsprechende Standardeinstellungen festlegen, einschließlich der Zeiterfassungs-Rundungszeiten und der Standardsteuer, die in den Rechnungen verwendet werden soll. Diese Einstellungen werden standardmäßig in Verkaufsartikeln, Rechnungen und Verträgen verwendet.

Beachten Sie, dass Sie ein Produkt nicht deaktivieren können, wenn es in den Abrechnungseinstellungen als Standardprodukt festgelegt wurde. Wenn ein Produkt als Standardprodukt festgelegt ist, ist das Kontrollkästchen Aktiv in den Einstellungen des Produkts deaktiviert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Ein Produkt hinzufügen.

So können Sie Ihre Abrechnungseinstellungen konfigurieren

  1. Gehen Sie im Management-Portal zu Einstellungen –> Abrechnung und Angebotserstellung. Als Grundeinstellung wird die Registerkarte Abrechnungseinstellungen angezeigt.
  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol und ändern Sie eine beliebige der folgenden Standardeinstellungen:
    • Zeiterfassungsrundung: Legen Sie die Zeit (in Minuten) für Ihre Ticket-Rundungszeit fest. Wenn eine Ticket-Arbeit zur Abrechnung genehmigt wurde, werden die abrechenbaren Gesamtstunden gemäß diesem Wert aufgerundet. Wenn Sie beispielsweise den Wert für die Rundungszeit mit 15 Minuten festlegen, wird die eine Ticket-Arbeitszeit von 7 Minuten vor der Rechnungsstellung auf 15 Minuten aufgerundet. Ebenso werden 21 Minuten auf 30 Minuten, 36 Minuten auf 45 Minuten und so weiter aufgerundet. Der Standardwert beträgt 10.
    • Rundungszeit für außerhalb der Geschäftszeiten. Legen Sie die Rundungszeit für Tickets außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (z.B. zwischen 08:00 und 17:00 Uhr) fest. Der Standardwert beträgt 20.

    • Verwerfen Sie Tickets zur Genehmigung mit einer Zeit, die gleich oder kürzer ist als der unten festgelegte Grenzwert: Aktivieren Sie den Umschalter, wenn Sie Tickets verwerfen wollen, die Ihrem Mindestgrenzwert entsprechen. Definieren Sie den relevanten Grenzwert im Feld Grenzwert, Minuten.

    • Anzahl der zu wartenden Tage, bis das Ticket automatisch geschlossen wird: Legen Sie fest, wie viele Tage das System warten soll, bevor es ein abgeschlossenes Ticket schließt. Der Wert ist standardmäßig mit 1 festgelegt.

      Techniker können nur bei abgeschlossenen Tickets den Status auf Abgeschlossen setzen. Wenn die festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist, werden die Tickets automatisch geschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie, wenn Sie ein Ticket abschließen und eine E-Mail an den Kunden gesendet wird, oft ein 'Danke' als Antwort von ihm erhalten. Durch eine solche Antwort würde jedoch das Ticket erneut geöffnet, was sich auf Ihre Statistik der wiedergeöffneten Tickets auswirken würde und Sie zwingen würde, das Ticket erneut zu schließen. Mit dieser Funktionalität zum automatischen Schließen lässt sich dieses Problem lösen. Wenn Sie diese Funktionalität deaktivieren wollen, müssen Sie den Wert auf 0 setzen.

    • Standard-Buchhaltungssoftware: Wählen Sie die entsprechende Software aus der Liste der verfügbaren integrierten Buchhaltungsplattformen (siehe Abschnitt 'Mit Buchhaltungsplattformen integrieren').

    • Standardprodukt-Hauptbuch für Rechnungsexporte: Wählen Sie die Nummer des Standardprodukt-Hauptbuchs aus, die für Rechnungsexporte verwendet werden soll (die Standardeinstellung ist 400). Die in der Liste angezeigten Produkt-Hauptbücher sind die aktuell verfügbaren Hauptbuch-Nummern (siehe Abschnitt 'Hauptbücher verwalten').

      Wenn Rechnungen zu Ihrer Buchhaltungssoftware exportiert werden, erfolgt dies üblicherweise in Form allgemeiner Informationen (Unternehmen, Kunde, Summen) und mit Informationen zu den einzelnen Rechnungspositionen (Produkt, Beschreibung, Hauptbuch, Menge, Preis, Summe, Steuer usw.). Dieses Feld definiert, welche Hauptbuch-Nummer standardmäßig für ein Produkt verwendet wird, wenn diesem in den Produkteinstellungen kein Hauptbuch zugewiesen wurde.
    • Standardprodukt für die Ticket-Zeitabrechnung: Wählen Sie das Standardprodukt, das zur Abrechnung von Ticket-Zeiten verwendet werden soll. Standardmäßig ist dies auf Support pro Stunde eingestellt.
    • Standardprodukt für außerhalb der Geschäftszeiten: Wählen Sie das Standardprodukt, das für alle Abrechnungen verwendet werden soll, die für außerhalb der Geschäftszeiten festgelegt sind. Standardmäßig ist dies auf Support außerhalb der Geschäftszeiten eingestellt.
    • Standardabrechnungsprodukt für Blockstunden: Wenn Sie Ihren Kunden Blockstunden anbieten, wählen Sie das Standardprodukt aus, das für die Blockstunden verwendet werden soll. Standardmäßig ist dies auf Blockstunden eingestellt.
    • Standardumsatzsteuer: Wählen Sie die Standardumsatzsteuer aus der Liste der verfügbaren Steuern aus, die Sie verwenden wollen (siehe Steuer-Einstellungen). Standardmäßig ist dies auf Standardsteuer eingestellt.
    • Rechnungen senden per: Wählen Sie die Standardmethode zum Versenden von Rechnungen. Standardmäßig ist dies auf Post eingestellt. Dieses Feld wird automatisch angewendet:
      • Wenn ein Kunde erstellt wird.
      • Wenn in der Registerkarte Abrechnungsinformationen die entsprechenden Informationen für Kunden definiert werden, für die noch keine Abrechnungsinformationen definiert wurden (z.B. weil der Kunde bereits existierte, bevor Advanced Automation (PSA) aktiviert wurde).
      • Wenn in der Registerkarte Abrechnungsinformationen ein Angebot, Vertrag, Verkaufsartikel oder Projekt für Kunden erstellt wird, für die noch keine Abrechnungsinformationen definiert wurden (z.B. weil der Kunde bereits existierte, bevor Advanced Automation (PSA) aktiviert wurde).

      • Wenn Sie einen neuen Vertrag oder Verkaufsartikel manuell erstellen (der Wert im Feld Rechnungen versenden per wird aus den definierten Abrechnungsinformationen des Kunden übernommen – wenn keine Abrechnungsinformationen definiert sind, wird der Standardwert Post angewendet).

      Das Feld Rechnungen versenden per ist auch in Ihren Standardeinstellungen für Angebote festgelegt und wird angewendet, wenn ein Vertrag oder ein Verkaufsartikel durch Annahme eines Angebots erstellt wird. Dies ist das einzige Mal, dass das Feld Rechnungen versenden per verwendet wird, abgesehen von den standardmäßigen Abrechnungseinstellungen oder den Abrechnungseinstellungen des Kunden. Weitere Informationen finden Sie unter Die Standardeinstellungen für Angebote definieren.

  3. Klicken Sie auf , um Ihre Änderungen anzuwenden.