Die besten Projektmanagement-Tools für IT-Service Provider und MSPs

Sind Sie von Kundenanfragen überfordert und finden es schwierig, die fakturierbaren Stunden für die verschiedenen Projekte Ihres Unternehmens genau zu erfassen? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, sind Sie nicht allein. Viele MSPs und IT-Service-Provider geben ihr Bestes, um die Erwartungen ihrer Kund:innen zu erfüllen. Sie erweitern ständig ihre Teams, um alle Aufgaben termingerecht zu erledigen und ihren Kund:innen die nötige Aufmerksamkeit zu schenken, um deren Zufriedenheit zu steigern. Aber ohne die richtigen Werkzeuge ist dies nicht nur ineffizient – es ist zudem nicht nachhaltig.

Jeden Tag stehen IT-Service-Provider vor unzähligen Herausforderungen – wie etwa, unterschiedliche SLAs zu verwalten, Mitarbeiter:innen mit verschiedenen technischen Spezialisierungen zu koordinieren, die fakturierbaren Stunden genau zu erfassen und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben weder übersehen noch unerledigt bleiben. Dies liegt manchmal an allgemeinen Projektmanagement-Tools, die zwar für einige Unternehmen ausreichend sein mögen, oft jedoch nicht über die speziellen Funktionen verfügen, die erforderlich sind, um auch anspruchsvollere Projekte im IT-Bereich erfolgreich abwickeln zu können.

Hier beweisen sind es dann professionelle Lösungen, die mit außergewöhnlichen Automatisierungsfähigkeiten, hoher Transparenz und zuverlässiger Arbeitszeiterfassung ihre Effizient und Zuverlässigkeit unter Beweis stellen.

Solche PSA-Plattformen wurden entwickelt, um derartige Probleme zu lösen und alle Aspekte der einzigartigen und komplexen Arbeitsabläufe von MSPs und IT-Service-Providern zu verbessern. Wie funktioniert das? Die Antwort: Indem das Projektmanagement mit anderen wichtigen Unternehmensfunktionen wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und außergewöhnlicher Service-Leistung integriert wird. Und das alles sollte dabei über eine zentrale, äusserst intuitive und benutzerfreundliche Konsole gesteuert werden.

Es ist allgemein bekannt, dass die besten Projektmanagement-Tools nicht nur Aufgaben organisieren und die Arbeitsabläufe von Unternehmen optimieren können, sondern auch die Leistungsfähigkeit der bereitgestellten Dienstleistungen verbessern. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die effiziente Zuordnung von Ressourcen und die Unterstützung bei der Festlegung geeigneter Projektzeitpläne können Unternehmen ihre Dienstleistungen auf ein neues Niveau heben, ihren Jahresumsatz deutlich steigern und zugleich Kosten einsparen. Vor allem aber können mit solchen PSA-Lösungen auch mehrere Projekte für verschiedene Kund:innen verwaltet werden – und das bei gleichbleibender Qualität und Einhaltung von vereinbarten SLAs (Service Level Agreements).

Da der Wettbewerb in der Managed-Services-Branche immer härter wird und die Marktanteile aller Beteiligten kleiner werden, geht es bei effizienten und zuverlässigen Management-Tools nicht nur um betriebliche Effizienz, sondern auch um Wettbewerbsvorteile. Professionelle PSA-Lösungen machen den Unterschied, ob Sie mit hohen Verwaltungskosten zu kämpfen haben oder Ihre Unternehmensrentabilität steigern können.

Dieser Leitfaden befasst sich mit den führenden Projektmanagement-Tools und vergleicht deren Stärken, Schwächen sowie einzigartige Fähigkeiten. Und wir betrachten, welche Funktionen unverzichtbar sind, damit Sie die richtige PSA-Software für Ihr Unternehmen finden können. Dabei sollten Sie sich insbesondere diese Frage stellen: Lösen Ihre aktuellen Tools Ihre größten operativen Probleme oder verursachen sie sogar neue?

Dieser Artikel hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die Ihre Service-Qualität und -Bereitstellung verändern kann – ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen verwalten oder ein großes MSP mit Dutzenden oder Hunderten von Kunden.

Was passiert, wenn ein bestimmter MSP versucht, Dutzende von Kund:innen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Endpunkten und zahllosen technischen Anfragen mit den falschen Organisationstools zu verwalten? Die Antwort: Es kommt zu Chaos, verpassten Terminen und schlussendlich zu Reputations- und dann auch Kundenverlusten.

Für IT-Service-Provider und MSPs geht es beim Thema Projektmanagement nicht nur darum, die Arbeit zu organisieren. Vielmehr ist dies das operative Rückgrat, das die Service-Qualität, Rentabilität und Skalierbarkeit bestimmt. Leistungsfähige Projektmanagement-Lösungen tragen zum Geschäftserfolg bei – egal, ob ein Unternehmen ein kontinuierliches Wachstum anstrebt oder sich auf eine Achterbahnfahrt mit unvorhersehbaren Höhen und Tiefen einlässt, wodurch die Fähigkeit, konsistente Umsätze zu erzielen und die Service-Fähigkeiten auszubauen, beeinträchtigt wird.

Weltweit hängt jedes Unternehmen von einem Faktor ab: der Kundenzufriedenheit. Mit den Funktionen einer PSA-Software können Unternehmen ihre SLAs besser definieren, verfolgen und einhalten. Diese Tools stellen den entsprechenden IT-Teams Funktionen bereit, um automatische Benachrichtigungen bei anstehenden Terminen zu erhalten, Reaktionszeiten zu verfolgen und Compliance-Berichte zu generieren, mit denen das IT-Team seine Leistung und Bemühungen gegenüber den Kund:innen nachweisen kann.

Wenn Sie als Unternehmen die Erwartungen Ihrer Kund:innen übertreffen und Ihr Engagement für deren Projekte unter Beweis stellen, geben Sie ihnen das Gefühl, ernst genommen, geschätzt und wichtig zu sein.

Daher ist es entscheidend, Ihr Unternehmen mit der richtigen Projektmanagement-Software auszustatten, um Transparenz bei der Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung für alle Kundenprojekte zu schaffen. So können Sie die gängige Falle vermeiden, sich zu sehr auf neue Projekte zu konzentrieren, während bestehende SLAs darunter leiden.

Denken Sie daran: Mit der richtigen Lösung können Ihre Projektmanager:innen realistische Zeitpläne festlegen und Personal auf der Grundlage der tatsächlichen Team-Kapazität zuordnen, anstatt sich auf optimistische Schätzungen zu verlassen.

Die tägliche Arbeitsrealität von MSPs besteht darin, reaktive Support-Tickets und proaktive Projektarbeit gleichzeitig bewältigen zu müssen. Entsprechende Management-Tools sind darauf ausgelegt, diese Lücke erfolgreich zu schließen, indem sie Ticket-Management-Systeme in umfassendere Projekt-Workflows integrieren, um alle Aufgaben zu optimieren und eine vorhersagbare automatisierte Aufgaben-Erstellung und -Erledigung zu ermöglichen, sodass kritische Infrastruktur-Änderungen nicht mit laufenden Support-Verpflichtungen in Konflikt geraten. Software-Lösungen zum Projektmanagement müssen daher sowohl reaktive als auch proaktive Aufgaben abdecken können.

Andererseits erfordern komplexe Projekte (wie Netzwerk-Migrationen oder Umstellungen auf die Cloud) eine sorgfältige Planung mit klaren Aufgabenabhängigkeiten und transparenter Nachverfolgung über den gesamten Prozess hinweg. Ohne eine Software zur Projektplanung könnten IT-Teams jedoch wichtige technische Abhängigkeiten übersehen oder sogar Service-Unterbrechungen verursachen.

Professionelle Projektmanagement-Plattformen stellen daher visuelle Workflow-Tools zur Verfügung, mit denen sich diese Abhängigkeiten abbilden lassen. So kann das Team seine Arbeit entsprechend planen und potenzielle Konflikte, Betriebsstörungen oder Ausfallzeiten vorhersehen und verhindern.

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, wie fragmentiert Ihre Service-Bereitstellung wird, wenn Ihre technischen und geschäftlichen Teams in separaten „Informationssilos“ arbeiten? Für eine erfolgreiche Bereitstellung von IT-Dienstleistungen müssen unterschiedliche Gruppen innerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten – von den technischen Spezialist:innen über die Kundenbetreuer:innen bis hin zur Geschäftsleitung. Ohne einen einheitlichen Ansatz können da leicht wichtige Details übersehen werden.

Ihr Team benötigt daher eine zentrale Plattform, bei der jede Rolle auf genau die Projektdaten zugreifen kann, die für ihre spezifischen Aufgaben relevant sind. Wenn Sie Projektmanagement-Lösungen evaluieren, sollten Sie daher darauf achten, dass diese eine funktionsübergreifende Koordination durch anpassbare, rollenbasierte Ansichten und Berechtigungen ermöglichen.

Dadurch können sich beispielsweise Ihre technischen Mitarbeiter:innen auf die detaillierte Ausführung und Dokumentation von Aufgaben konzentrieren, während Ihre Kundenbetreuer:innen parallel dazu den Projektfortschritt anhand der Kundenerwartungen verfolgen können. So wird ein effektives, nahtloses Team-Management möglich, da Ihre Führungskräfte Zugriff auf hochrangige Performance-Metriken und Leistungsindikatoren erhalten, die strategische Geschäftsentscheidungen unterstützen.

Diese Kollaborationstools schaffen etwas noch Wertvolleres für Ihr Unternehmen: Wissen und Geschäftskontinuität. Wenn Team-Mitglieder:innen ausscheiden oder mehrere Techniker:innen denselben Kunden betreuen, sorgt eine umfassende Projektdokumentation für eine konsistente Service-Bereitstellung.

Eine solche systematische Vorgehensweise schützt auch vor der Gefahr, dass essenzielles Fachwissen verloren gehen kann, wenn wichtige Team-Mitglieder:innen das Unternehmen verlassen. Mit der passenden Projektmanagement-Plattform können Sie Aufgaben besser organisieren und eine Art institutionelles Gedächtnis aufbauen, wodurch sich ein entsprechendes Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil sichern kann.

Wie kann ein MSP ohne die richtigen Werkzeuge wachsen, die das Geschäftswachstum unterstützen? Was passiert, wenn ein Kundenprojekt aufgrund von Missverständnissen oder mangelnder Nachverfolgung scheitert? Und noch wichtiger: Wie viele Abrechnungsstunden gehen verloren, weil Ihr Team mit Werkzeugen arbeitet, die Zeiterfassungen nicht mit den entsprechenden Rechnungen verknüpfen können? Wenn Ihnen eine dieser Fragen bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, Ihre Projektmanagement-Plattform zu überdenken.

Jeder MSP oder IT-Service-Provider steht vor einzigartigen betrieblichen Anforderungen und Herausforderungen. Sie müssen interne Projekte planen, externen Kundenaufträge verwalten, SLAs einhalten, Fachkräfte-Einsätze planen und stundengenaue Abrechnungen vornehmen. Aus diesem Grund sind allgemeine Projektmanagement-Lösungen (wie Jira oder Asana) in der Regel für diese Anforderungen nicht geeignet. Andere Projektmanagement-Programme sind vielleicht für gewöhnliche Unternehmen geeignet, aber sie sind nicht darauf ausgelegt, SLA-Erzwingungen, vertragsbasierte Rechnungsstellungen oder Echtzeit-Integrationen in RMM- oder Backup-Plattformen zu unterstützen.

Sie benötigen also eine Projektmanagement-Lösung, die Ihr Geschäftsmodell von Anfang bis Ende unterstützt: von der Angebotserstellung über die Auslieferung bis zur Rechnungsstellung. Schauen wir uns einmal genauer an, was das für Ihr Unternehmen bedeutet.

Unternehmen können sich normalerweise keine Lieferverzögerungen leisten. Mithilfe von Gantt-Diagramme lassen sich Zeitpläne visualisieren, Projektphasen verfolgen und Ressourcen aufeinander abstimmen. Wenn außerdem die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben effektiv verwaltet werden, kann das entsprechende Team versäumte Übergaben und Terminüberschreitungen vermeiden.

Ohne eine präzise Zeiterfassung kann der Umsatz leiden. Mit einer speziell für MSPs entwickelten Projektmanagement-Software lassen sich Arbeitsstunden mit Aufgaben verknüpfen, Zeiteinträge genehmigen und direkt in Rechnungen umwandeln. So gibt es keine Ungewissheiten  und keine Lücken in der Rechnungsstellung.

Die Einhaltung von SLA-Auflagen ist von äußerster Wichtigkeit. Das bedeutet, dass Sie eine Lösung wie Acronis PSA benötigen, die Alarm auslösen, Zeitvorgaben durchsetzen und ungelöste Aufgaben eskalieren kann – und das alles automatisch – damit Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen, um die Vertragsbedingungen zu erfüllen.

Wenn ein MSP wächst, müssen auch die eingesetzten Tools problemlos mitwachsen können. Die marktführenden Lösungen stellen dafür vereinheitlichte Dashboards bereit, mit denen sich Ressourcenzuweisungen, der Projektstatus und die Rentabilität für die gesamte Kundenbasis anzeigen lassen.

Wenn ein nahtloser Datenfluss zwischen den eingesetzten PSA-, RMM- und Backup-Lösungen gewährleistet ist, können alle Aufgaben zusammenhängend verwaltet werden. Mit präzisen Asset-Daten und Ticket-Historien können die entsprechenden Teams wertvolle Zeit einsparen und Datenredundanzen vermeiden.

Unter den wichtigsten Anbietern sticht Acronis PSA (ehemals Acronis Advanced Automation genannt) mit einem speziell für Service Provider entwickelten Ansatz hervor. Es kombiniert ein umfassendes Projekt-Tracking mit einer nativen Cyber Security-Integration, was für moderne MSPs einen einzigartigen Vorteil darstellt. Weitere starke Alternativen sind ConnectWise PSA (mit seinem ausgereiften Ökosystem), Autotask PSA (mit seinen leistungsstarken Finanzkontrollen) und Kaseya BMS (für diejenigen, die eine schlankere Lösung suchen, die dennoch alle wesentlichen MSP-Anforderungen abdeckt).

Die richtige Wahl hängt letztendlich von Ihrem spezifischen Service-Mix, Ihrem Kundenprofil und Ihrem Wachstumskurs ab. Investitionen in ein MSP-spezifisches Projektmanagement sind jedoch für ein nachhaltiges Wachstum unverzichtbar.

Was macht eine Lösung besser als eine andere, wenn es um die Verwaltung projektbasierter IT-Services geht? Reichen beeindruckende Dashboards aus? Oder benötigen Sie etwas Tiefgreifenderes – etwas, das die Arbeitsweise Ihres Teams effektiv unterstützt? MSPs und IT-Service-Provider benötigen weit mehr als eine herkömmliche Projektmanagement-Software. Sie benötigen Systeme mit spezifischen Funktionen, die ihnen in folgenden Bereichen helfen:

•          Projekte mit klaren Phasen und termingerechten Schritten zu planen.

Jedes Kundenprojekt hat einen Lebenszyklus. Eine gute Projektmanagement-Software sollte es ermöglichen, jede Phase zu definieren und zu steuern, detailreiche Projekt-Roadmaps zu erstellen, wichtige Meilensteine festzulegen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. So wird sichergestellt, dass alle Team-Mitglieder:innen wissen, was wann von wem zu tun ist, um das erwartete Ergebnis für die Kund:innen zu erzielen.

•          Die Zeit zu erfassen, die für jede Aufgabe, Phase und das gesamte Projekt aufgewendet wird, um die Ressourcenauslastung zu optimieren und genaue Abrechnungen zu ermöglichen.

Zeiterfassungen müssen mehr als bloße Notizen sein – sie sollten mit den jeweiligen Aufgaben, Budgets und Rechnungen verknüpft sein. Mit einem System, das Arbeitszeiten auf jeder Ebene protokolliert, verhindern Sie Umsatzverluste und lassen sich Ressourcen-Verfügbarkeiten besser vorhersagen.

•          Ausführungen mithilfe von Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und detaillierten Tabellen visualisieren und überwachen.

Team-Mitglieder:innen verarbeiten Informationen unterschiedlich, weshalb flexible Visualisierungsmöglichkeiten unerlässlich sind. So bevorzugen Technik-Fachkräfte möglicherweise eher Gantt-Diagramme, um Abhängigkeiten darzustellen, während Service-Desk-Mitarbeiter:innen möglicherweise effizienter mit Kanban-Boards arbeiten.

Technisch ausgereifte Lösungen sollten es daher ermöglichen, nahtlos zwischen diesen Ansichten zu wechseln und dabei stets die Datenintegrität zu wahren. Sie sollten daher auf Plattformen setzen, die anpassbare, rollenbasierte Ansichten bieten, die mit wenig Konfigurationsaufwand auskommen und sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder:innen auf dieselben Echtzeit-Informationen zugreifen können – und zwar in dem Format, das für ihre jeweiligen Aufgaben am besten geeignet ist.

•          Budgets zu verfolgen und flexible Abrechnungsmodelle zu unterstützen – wie etwa Vorauszahlungen, Abrechnungen pro abgeschlossenen Projekt-Schritt und meilensteinbasierte Abrechnungen.

MSPs berechnen Ihre Leistungen beispielsweise auf Zeitbasis, zu Festpreisen oder nach Meilensteinen. Sie benötigen daher eine Lösung, die sich an diese Abrechnungsmodelle anpassen lässt und Abrechnungen mit den tatsächlichen Projektfortschritten abgleichen kann, weil nicht alle Kunden auf dieselbe Weise fakturiert werden.

•          Finanzberichte mit Budgetverfolgung, automatisierter Kostenüberwachung und Gewinnanalysen zu erstellen.

Ihre PSA-Lösung sollte Projektbudgets automatisch verfolgen, Sie bei sprunghaften Kostenanstiegen alarmieren und die Gewinnmargen anzeigen können – ohne dass Sie dafür eine separate Tabellenkalkulationen benötigen oder gar Schätzungen vornehmen müssen.

•          Ein Ticket- und Problem-Management zu ermöglichen, das auf die festgelegten SLAs abgestimmt ist

Tickets müssen in Task-Warteschlangen eingespeist werden können. Und SLA-Vorgaben müssen automatisch durchgesetzt werden können. So kann ein MSP seine Leistungszusagen einhalten, ohne Abstriche beim reaktiven Support machen zu müssen.

•          Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Zeiterfassungen für die entsprechenden Teams zu ermöglichen.

Sicherheit und Datenberechtigungen müssen aufeinander abgestimmt sein. Indem Berechtigungen basierend auf Rollen zugewiesen werden, wird sichergestellt, dass jedes Team-Mitglieder nur das sehen kann, was er/sie sehen muss – nicht mehr und nicht weniger. Denken Sie daran, dass die Zeiterfassung auch dazu beiträgt, die Verantwortlichkeiten sauber zu verwalten.

•          Sich nahtlos mit anderen IT-Systemen (wie RMM- und Backup-Plattformen) zu verbinden.

Eine umfassende Integration in andere Tools (wie Acronis Cyber Protect, ConnectWise Automate oder N-able) ermöglicht es Ihrem Team, schneller zu arbeiten, ohne dass es zu Verzögerungen oder zu vielen Silos kommt.

Einige IT-Provider glauben immer noch, dass eine herkömmliche Projektmanagement-Software ausreicht, um ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Aber die Wahrheit ist: Wenn Ihre Lösung nicht alle finanziellen, operativen und servicebezogenen Aspekte Ihres Unternehmens unter einem Dach vereint, bremst dies das Wachstum Ihres Unternehmens aus.

Projektmanagement-Tools konzentrieren sich darauf, Aufgaben zu planen und zuzuweisen. PSA-Plattformen hingegen vereinen Zeiterfassungen, Rechnungsstellungen, SLA-Überwachungen, Ressourcenplanungen und Ticket-Verwaltung in einem System. Eine Standardplattform zeigt Ihnen vielleicht, woran Ihr Team gerade arbeitet, aber ein PSA-Lösung sagt Ihnen auch, wie sich das auf Ihren Gewinn auswirkt.

Herkömmliche Tools (wie Microsoft Project oder Asana) eignen sich gut für interne Projekte, bei denen keine Verträge oder Service-Metriken eine Rolle spielen. Aber jeder MSP, egal welcher Größe, braucht mehr als Checklisten und Kalender-Funktionen.

Ohne eine integrierte Zeiterfassung und Rechnungsstellung bleiben Arbeitsstunden unfakturiert. Ohne SLA-Alarmmeldungen verpassen Sie Ihre Reaktionsziele. Eine PSA-Lösung kann all diese Probleme durch Automatisierung bewältigen und Ihnen dabei helfen, Ihren Umsatz zu maximieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, ohne dass Sie Ihr bestehendes Team vergrößern müssen.

Eine PSA-Lösung ist für ein Unternehmen dann notwendig, wenn es mehr als nur ein paar Technik-Fachkräfte oder Kund:innen hat. Warum? Die Antwort ist ganz einfach: Weil eine solche Lösung manuelle Fehler verhindern, standardisierte Workflows durchsetzen und einen Echtzeit-Überblick darüber geben kann, wie sich aktuelle Projekte auf die Rentabilität auswirken. Mit einer einfachen Tabellenkalkulation und Erinnerungsfunktionen kann ein Unternehmen nicht wachsen.

Wenn Projekt-Tracking, Ticket-Verwaltung und Rechnungsstellungen mit einem einzigen Tool und über eine einzige intuitive Plattform abgewickelt werden, wird Ihre Dienstleistungserbringung zuverlässiger. Ihr Team kann Projektverzögerungen reduzieren, faktuierbare Stunden genau erfassen und SLA-Anforderungen ohne Spekulationen erfüllen.

Leistungskennzahlen, Finanzdaten und die Arbeitsauslastung der Fachkräfte können in Echtzeit über ein einheitliches Dashboard verfolgt werden, sodass Sie bei Bedarf einen vollständigen Einblick in den Betriebsablauf erhalten. Eine PSA-Plattform wie die von Acronis vereint all diese Funktionen und zeigt Ihrem Team nicht nur, was zu tun ist, sondern ermittelt auch Projekt-Performance-Metriken, die Aufschluss darüber geben, wie gut das Team arbeitet und wie sich dies auf den Gewinn auswirkt.

Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software müssen Sie über die reine Aufgabenverfolgung hinausdenken, da dies nicht der einzige entscheidende Aspekt ist. Fragen Sie sich: Welche Abrechnungsfunktionen bietet die Software? Können Sie mehrere Kundenprojekte parallel verwalten? Funktioniert sie gut zusammen mit Ihren RMM-, CRM- und Backup-Tools? Das sind die wichtigsten Fragen, mit denen Sie das richtige Tool für Ihr Geschäft als MSP oder IT-Service-Provider finden können.

Zu Ihrer Unterstützung haben wir nachfolgend fünf der effektivsten Tools aufgelistet, beginnend mit dem Tool, das speziell für moderne Service Provider entwickelt wurde.

Acronis PSA ist eine cloudnative Plattform zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen, die speziell für MSPs und IT-Service-Provider entwickelt wurde – insbesondere, wenn Sie regelmäßige Dienstleistungen, komplexe Kundenprojekte oder beides verwalten. Acronis PSA bietet Projektmanagement-Funktionen, mit denen Sie zeitaufwendige Prozesse automatisieren, einen klaren Überblick über alle Projekte erhalten und spezifische Einblicke für die Arbeitszuteilungen an Ihre Mitarbeiter:innen gewinnen können. Anstatt Ihr Team mit mehreren separaten Tools zu überfordern, vereint Acronis PSA alle Funktionen in einer zentralen Konsole, sodass Projektmanagement, Ticket-Verwaltung, Rechnungsstellung und SLA-Compliance über eine zentrale, optimierte Plattform erledigt werden können.

Mit den integrierten Gantt-Diagrammen, Aufgabenabhängigkeiten und Echtzeit-Einblicken in dieArbeitslasten erhalten Ihre Projektmanager die volle Kontrolle über Zeitpläne und Ressourcenverfügbarkeit – ohne blinde Flecken oder Engpässe. Gleichzeitig bleiben Ihre Fachkräfte dank SLA-konformer Ticket-Erstellung, automatischen Eskalationen und auftragsbezogenen Workflows, die jede Aufgabe auf die Erwartungen Ihrer Kunden abstimmen, fokussiert und verantwortungsbewusst.

Die Abrechnungen? Die erledigen sich fast von selbst. Acronis PSA unterstützt Nutzungs-, Festpreis- sowie Zeit- und Material-basierte Abrechnungsmodi – und darüber hinaus auch wiederkehrende Service-Leistungen. Jede Zeitbuchung, jedes Support-Ticket, jede Produkt-SKU und jedes Service-Paket fließt in eine intelligente Rechnungsstellungs-Engine ein – so können Sie Rechnungen schneller, genauer und ohne ständige manuelle Bereinigungen erstellen.

Was Acronis PSA noch beeindruckender macht, ist die native Integration in Acronis Cyber Protect Cloud. Das bedeutet, dass Ihre Cyber Security, Ihr Data Protection und Ihr Service-Leistungen nicht mehr isoliert verwaltet werden müssen. Mit den Funktionalitäten für CRM, Asset-Tracking, Vertragsmanagement und Workflow-Automatisierung innerhalb derselben Plattform kann Ihr komplettes Team auf Basis eines einheitlichen Informationsstands arbeiten. So können Sie Ihre Betriebskosten senken, Ihre Margen steigern und Ihr Unternehmen skalieren, ohne dass dabei Chaos entsteht.

Angenommen, Sie suchen nach einer Lösung, mit der Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben können – mit weniger Kopfzerbrechen und besseren Kontrollmöglichkeiten. In diesem Fall ist Acronis PSA nicht einfach nur ein weiteres Tool – es wird zu einem operativen Grundpfeiler, der Ihnen vielleicht bisher gefehlt hat.

ConnectWise PSA ist bei größeren MSPs, die eine hochgradig anpassbare Plattform benötigen, schon länger beliebt. Es ermöglicht detaillierte Berichtserstellungen, Zeiterfassungen und eine native Integrationen in das ConnectWise-Ökosystem. Wenn Ihr Team mit ConnectWise Automate oder Control arbeitet, ist dies eine sinnvolle Ergänzung.

Eine schlankere Option, die Funktionalität und Erschwinglichkeit miteinander verbindet. Kaseya BMS bietet Zeiterfassungen, Spesenabrechnungen, Rechnungsstellungen und Projektplanungen. Durch die enge Integration in IT Glue und andere Kaseya-Tools eignet es sich besonders für Dokumentations- und Asset-Management-Workflows.

Autotask bietet leistungsstarke Projektmanagement-Fähigkeiten, die eng mit den Funktionen für Rechnungsstellung und Ressourcenplanung verzahnt sind. Die zuverlässige CRM-Synchronisierung und Kostenverfolgung eigneten sich gut für mittelständische MSPs, die komplexe Kundenumgebungen verwalten.

Atera verfolgt einen einfacheren Ansatz, indem es PSA- und RMM-Funktionalitäten unter einer cloudbasierten Oberfläche bündelt. Obwohl seine Projektfunktionen im Vergleich zu den anderen Lösungen in dieser Liste eher einfach gehalten sind, ist es eine gute Wahl für kleinere Teams, die nach einem einheitlichen System suchen, um Tickets, Aufgaben und Endpunkte zu verwalten.

Wie schneiden diese Projektmanagement-Tools wirklich ab, wenn man Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Gesamtwert gegeneinander abwägt? Nicht alle Plattformen eignen sich für Unternehmen derselben Größe oder mit demselben technischen Reifegrad. Daher muss die Wahl der jeweiligen Lösung zum Betriebsmodell des MSPs passen.

Zwar gibt es beliebte Projektmanagement-Software-Angebote für den allgemeinen geschäftlichen Gebrauch, doch MSPs und IT-Service-Provider haben besondere Anforderungen, die spezielle Lösungen erfordern. Um eine fundierte Entscheidung treffen und das richtige Tool auswählen zu können, sollten Sie die folgenden wichtigen Vergleichskriterien berücksichtigen:

Acronis PSA punktet durch Übersichtlichkeit und einfache Bedienung. Von der Ticket-Verwaltung bis zur Rechnungsstellung ist alles einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint. ConnectWise PSA und Autotask bieten umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten, erfordern dafür jedoch oft einen höheren Aufwand für das Onboarding und die Verwaltung. Atera und Kaseya BMS sind für kleine Teams einfacher zu handhaben, können jedoch mit wachsenden Anforderungen schnell an ihre Grenzen stoßen.

Acronis PSA und Atera setzen auf Einfachheit und bieten Preismodelle nach Unternehmengröße oder vordefinierte Pakete an. Während ConnectWise PSA und Autotask eher pro Arbeitsplatz abrechnen, was bei einer Skalierung zu höheren Kosten führen kann. Kaseya BMS bietet flexible Preise, erfordert jedoch oft Verhandlungen auf der Grundlage der ausgewählten Funktionen. Beachten Sie, dass einige Anbieter vor dem Abschluss eines Abonnements ein kostenloses Angebot (Testversion) für grundlegende Anforderungen oder eine anfängliche Bewertung anbieten.

Acronis PSA eignet sich perfekt für MSPs und IT-Service-Provider aller Größenordnungen, die Skalierbarkeit suchen, ohne für nicht benötigte Funktionen zu viel bezahlen zu müssen. Die Lösung kann Ihr komplettes Projektportfolio unabhängig von dessen Komplexität effektiv verwalten. ConnectWise und Autotask eignen sich vor allem für größere Anbieter, die Projekte mit komplexen Workflows verwalten. Atera ist als einfaches Projektmanagement-Tool für kleine Teams geeignet, während Kaseya BMS je nach Bereitstellung für Unternehmen aller Größenordnungen eingesetzt werden kann.

Acronis PSA überzeugt mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche und der integrierten Kosten- und SLA-Verfolgung. Autotask und ConnectWise bieten eine detaillierte Berichterstellung, die für neue Benutzer jedoch etwas unübersichtlich sein kann. Atera verfügt über eine übersichtliche Benutzeroberfläche, bietet jedoch keine detaillierten Berichtsfunktionen, die für die Bereitstellung umfassender Projektinformationen erforderlich sind.

Die Auswahl der richtigen Lösung beginnt damit, dass Sie verstehen müssen, wie Ihr Unternehmen im Alltag funktioniert. Sind Ihre Technik-Fachkräfte durch ein zu hohes Ticket-Volumen überlastet? Benötigen Sie eine leistungsstarke Zeiterfassung, um komplexe Abrechnungsszenarien zu bewältigen? Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die konkrete Arbeitsweise Ihres Teams anpassen lässt.

Für manche reicht eine einfache Projektmanagement-Software aus, während andere umfassende Task-Management-Funktionen benötigen. Das richtige Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen bedeutet nicht einfach nur, das am besten bewertete Produkt zu wählen. Deshalb möchten wir Ihnen helfen, indem wir die wichtigsten Aspekte auflisten, die Sie vor der Entscheidung für einen Anbieter berücksichtigen sollten.

Ihre Projektmanagement-Plattform muss Ihre Arbeitssituation bewältigen können, weil ein hohes Ticket-Volume, wiederkehrende Projekte und viele Kunden nach optimierten Arbeitsabläufen und einer automatisierten Zeiterfassung verlangen. Eine genaue Abrechnung ist dabei unverzichtbar, wenn der Umsatz von den geleisteten Arbeitsstunden abhängt.

Effektive Task-Management-Lösungen können diese kritischen Arbeitsabläufe optimieren und Ihnen dabei helfen, die Rentabilität Ihres Unternehmens durch Automatisierung zu steigern, ohne dass Sie dafür neue Mitarbeiter einstellen müssen.

Wie bereits erwähnt, verfügen einige Plattformen über eine native Ticketing-Verwaltung, während andere Task-Management-Lösungen auf eine Integration mit RMM-Tools angewiesen sind. Die richtige Wahl hängt davon ab, ob Sie eine Plattform für alle Aufgaben wünschen oder die Flexibilität zwischen PSA- und Monitoring-Tools bevorzugen.

Wenn Ihr MSP monatliche Dienstleistungen, Onboarding-Routinen oder vertragsbasierte Upgrades abwickelt, muss Ihre Projektmanagement-Software wiederkehrende Aufgabenvorlagen, das Klonen von Projekten und automatisierbare Zuweisungen unterstützen. Diese Projektmanagement-Aufgaben sind wichtig, weil sie eine konsistente Leistungserbringung gewährleisten, die Ihre Kunden zufriedenstellt.

Remote-Arbeit ist mittlerweile unverzichtbar. Deshalb benötigen Ihre Techniker von jedem Gerät aus uneingeschränkte Zugriffe auf Ticket-Verläufe, Aufgaben-Updates und Zeiterfassungen. Acronis PSA ermöglicht beispielsweise webbasierte Zugriffe mit rollenbasierten Zugriffsrechten. Mittlerweile bieten viele Anbieter eine Projektmanagement-App für Zugriffe über Mobilgeräte an, da diese für erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar geworden sind.

Ihre PSA-Lösung ist nur so gut wie ihre Fähigkeit, mit Ihren anderen Tools zusammenarbeiten zu können, um einen kontinuierlichen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Können Ihre Projektdaten automatisch mit Monitoring-Tools synchronisiert werden? Können die Support-Teams die Kundenhistorie in Echtzeit einsehen? Falls Ihre Plattform dagegen abgeschottet von anderen Tools in Ihrem Technologie-Bestand arbeiten, führt das zu einem isolierten Datenbestand – was sich negativ auf Ihre Betriebsleistung auswirken kann.

Acronis PSA lässt sich direkt in Acronis Cyber Protect Cloud integrieren und ermöglicht so eine nahtlose Verbindung zwischen Ticket-Verwaltung, Backup und Endpunkt-Verwaltung. Es lässt sich außerdem auch gut mit führenden RMMs wie N-able und Kaseya kombinieren. Diese Integrationen vermeiden Datenduplikate und verschaffen Ihrem Team einen umfassenden, systemübergreifenden Überblick.

•          Die Vorteile von zentralen Dokumentationen, Abrechnungen und Support-Funktionen

Wenn Daten zwischen Systemen ausgetauscht werden, bleibt Ihre Dokumentation immer auf dem neuesten Stand, Tickets werden schneller abgeschlossen und die Abrechnungen spiegeln die tatsächlich geleistete Arbeit wider. Diese Arbeitsabläufe zu zentralisieren führt zu weniger Fehlern und ermöglicht bessere Einblicke in die Team-Leistungen. Für diese Zentralisierung sind entsprechende Funktionen (wie Dateifreigaben und Dateispeicherungen) erforderlich.

•          Unkontrollierte Tool-Vermehrung und Sync-Probleme vermeiden

Der Einsatz vieler separater, nicht integrierter Tools kann zu Sicherheitslücken, Fehlkommunikationen und Synchronisierungsproblemen führen. Mit einem nativ oder über offene APIs integrerten PSA-Lösung kann ein MSP den Verwaltungsaufwand reduzieren und (dank spezifischer Ressourcen-Management-Funktionen) die volle Kontrolle über seine Kundenprojekte behalten.

Sind Sie als MSP auf eine unangekündigte Prüfung oder Datenanfragen von Kunden vorbereitet? Sind Ihre internen Prozesse ausreichend dokumentiert, um Compliance-Prüfungen zu bestehen? Projekt-Tools, die die Audit-Bereitschaft unterstützen, sind nicht nur hilfreich und notwendig, um das Vertrauen Ihrer Kunden zu bewahren und branchenspezifische Vorschriften einzuhalten. Die ordnungsgemäße Verarbeitung von Kundendaten ist auch entscheidend, um gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Geldstrafen aufgrund von Verstößen zu vermeiden.

•          Protokollierung, Änderungsmanagement und Datenaufbewahrung

ede Aufabe, jedes Ticket und jede Zeitbuchung sollte automatisch protokolliert werden. Plattformen wie Acronis PSA erfassen diese Datensätze in Echtzeit und bieten klare Audit-Trails. Dies hilft bei der Überprüfung der SLA-Compliance und schützt Ihr Team vor Rechtsstreitigkeiten. Beachten Sie, dass diese erweiterten Funktionen in Branchen unerlässlich sind, die bestimmten Vorschriften unterliegen.

•          Funktionen zur Unterstützung von HIPAA, DSGVO und ISO 27001

Acronis PSA enthält Funktionen, die bewährte Verfahren für die Verarbeitung von Daten unterstützen (wie etwa Benutzerzugriffskontrollen, Änderungsprotokolle und Verschlüsselungsfähigkeiten), sodass Sie wichtiges Standards wie HIPAA, DSGVO oder ISO 27001 mit geringem manuellen Aufwand erfüllen können.

•          Vertrauliche Kundendaten innerhalb der Projekttools schützen

Acronis PSA greift auf Acronis Cyber Protect Cloud zurück, um die Projektdaten der Kund:innen zu schützen, und bindet eine Endpunktschutz-Funktionalität direkt in den Projektlebenszyklus ein. Egal ob Endpunkt-Daten, Ticket-Informationen oder Rechnungsstellungen: alle kundenbezogenen Informationen bleiben geschützt. Denn wir wissen, dass Task-Management-Tools sowohl Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen als auch eine hohe Sicherheit gewährleisten müssen.

Wohin entwickelt sich das Projektmanagement für MSPs? Worauf sollten Sie sich vorbereiten, um sowohl gegenüber Ihren Mitbewerbern als auch für die Anforderungen Ihrer Kunden immer einen Schritt voraus zu sein? Da die Lösungen immer intelligenter und integrierter werden, müssen sich MSPs schnell anpassen, um effizient und profitabel zu bleiben.

KI-gesteuerte Ticket-Zuweisungen und KI-Techniken, die Aufgaben prognostizieren, optimieren bereits jetzt die Arbeitsverteilung. Moderne PSA-Tools verfügen zunehmend über intelligente Engines, die Tickets an die richtigen Techniker:innen weiterleiten, die Dauer von Aufgaben und Ressourcenengpässe vorhersagen. Das sorgt für schnellere Reaktionszeiten und genauere Planungen, da diese Tools Echtzeit-Einblicke in Projekte bieten, sodass die Teams immer auf dem gleichen Stand sind.

Automatisierungen und Playbooks für Routineaufgaben: Viele MSPs verbringen Stunden damit, immer wieder die gleichen Onboarding- oder Wartungsprozesse durchzuführen. Plattformen wie Acronis PSA haben daher Workflow-Automatisierungen entwickelt, die auf vorgefertigten Playbooks basiert. Damit können die Techniker:innen Projekte erstellen und wiederkehrende Arbeiten schneller und fehlerfreier erledigen.

Vereinheitlichte PSA-RMM-Plattformen: Immer mehr Hersteller integrieren PSA- und RMM-Fähigkeiten unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche. Dadurch werden isolierte Datenpools zwischen den Teams vermieden, Lizenzierungskosten gesenkt und den Mitarbeiter:innen alle notwendigen Tools an einem Ort zur Verfügung gestellt. So können die Kund:innen umfassender betreut und Projektfortschritte Service-übergreifend verfolgt werden.

Echtzeit-Zusammenarbeit und applikationsübergreifende Alarmmeldungen: Dank der Integration von Chat-Tools, Echtzeitbenachrichtigungen bei SLA-Verstößen und plattformübergreifenden Updates können Sie mit schnelleren Kommunikationsabläufen rechnen. Diese Funktionen sorgen für eine reibungslosere und effektivere Zusammenarbeit, schnellere Aufgabenübergaben und gewährleisten so, dass Projektänderungen rechtzeitig erkannt werden.

Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Projekte von Anfang bis Ende planen, durchführen und verfolgen. Bei MSPs verbessert sie die Transparenz der Betriebsabläufe, sorgt für termingerechte Projektabwicklungen und gewährleistet, dass keine fakturierbare Stunden verloren gehen. Ohne eine solche Software riskieren Unternehmen Projektverzögerungen, Unklarheiten und Umsatzverluste. Eine Projektmanagement-Software ist daher für die betriebliche Effizienz unverzichtbar.

Die beste Lösung ist diejenige, die die tatsächlichen Anforderungen eines MSPs erfüllt. Acronis PSA zeichnet sich dadurch aus, dass es Funktionen für Projektmanagement, Abrechnung, SLA-Durchsetzung und Zeiterfassung unter einer zentralen, sicheren Konsole vereint und sich direkt mit vorhandenen Backup- und Cyber Security-Lösungen von Acronis synchronisieren lässt. Andere Projektmanagement-Tools mögen in bestimmten Bereichen auch hervorragende Leistungen erbringen, aber sie sind nicht so umfassend integriert.

Diese Unternehmen benötigen Gantt-Diagramme, eine automatisierte Zeiterfassung, SLA-Timer, eine Ticket-Verwaltung, eine Rechnungsstellung und die Integration mit RMM- und Backup-Tools. Wenn diese Funktionen fehlen, wird entweder Ihr Team überlastet oder Sie verschenken Umsatzpotenzial.

Allgemeine Tools können Ihnen bei der Verwaltung interner Aufgaben helfen, aber MSPs arbeiten mit Verträgen, SLAs und zu fakturierenden Arbeitszeiten. Eine PSA-Lösung wie die von Acronis vereint technische und geschäftliche Arbeitsabläufe unter einer Oberfläche und gibt Ihnen umfassende Kontrollmöglichkeiten. Microsoft Project mag zwar für bestimmte Szenarien ausreichend sein, bietet jedoch keine MSP-spezifischen Funktionen.

Ja. Mit einer speziell für MSPs entwickelten PSA-Lösung können Sie Support-Tickets, Projektaufgaben und Abrechnungen unter einer Oberfläche verwalten und so die Effizienz, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit verbessern.

Acronis PSA lässt sich nativ in Acronis Cyber Protect Cloud integrieren und unterstützt offene APIs für eine erweiterte Konnektivität. Und auch Tools wie ConnectWise und Autotask bieten eine tiefe Integration in ihre eigenen Ökosysteme.

Acronis PSA vereint alles, was MSPs benötigen, um Projekte zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen, Dienstleistungen zu erbringen und genaue Abrechnungen zu erstellen. Durch die direkte Einbindung in Acronis Cyber Protect Cloud werden Funktionen für Cyber Security, Backup und Projektdurchführung in einer einzigen Plattform vereint. Dank der umfassenden Portfolio-Management-Funktionen erhalten MSPs einen umfassenden Überblick über alle Kundenbeziehungen. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über fragmentierte Tools oder manuelle Arbeitsabläufe machen.

Ganz gleich, ob fünf oder 500 Kunden verwaltet werden – Acronis PSA ermöglicht umfassende Einblicke, sinnvolle Automatisierungen und zuverlässige Abrechnungsprozesse. Arbeitszeitbuchungen werden in Rechnungen überführt. Aufgaben werden innerhalb der SLA-Fristen erledigt. Außerdem ermöglicht Acronis PSA, Ressourcenzuweisungen über alle Projekte Ihres Teams hinweg zu optimieren, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen. Alle entsprechenden Betriebsabläufe können einfacher verwaltet und ausgebaut werden.

Acronis PSA vereint fortschrittliche Funktionen für Projektmanagement, Ticket-Verwaltung und Automatisierungen in einer einzigen Plattform.

•          Speziell für IT-Arbeitsabläufe, wiederkehrende Dienstleistungen und Remote-Verwaltungen entwickelt

•          Bietet native Integrationen mit Acronis PSA, RMM-Tools und Abrechnungssystemen

•          Skaliert mit dem Unternehmen – egal, ob Einzelunternehmer oder großer MSP

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