Creación de un contrato nuevo

Al crear un contrato nuevo, un asistente le guiará a lo largo de tres pasos principales. En estos pasos, deberá:

Añadir la información básica del contrato
Añadir información de facturación
Añadir parte del contrato

Si ha activado Advanced Automation (PSA) (consulte Activar Advanced Automation (PSA)) y ha definido un nuevo cliente con información de facturación, cuando cree un contrato nuevo para dicho cliente, solo habrá dos pasos en el asistente de contratos (información básica del contrato y partes del contrato).

Cuando complete el asistente, se añadirá automáticamente el contrato a la lista de contratos existentes que se muestra en la pestaña Contratos. Se pueden consultar y actualizar cuando sea necesario; consulte Modificación de un contrato.

Para crear un contrato nuevo

En el portal de administración, vaya a Ventas y facturación > Ventas.
Haga clic en la pestaña Contratos y, a continuación, en + Nuevo contrato.

Si tiene algún cliente sin ningún contrato asignado, se le pedirá que cree uno. Al hacer clic en Crear o Crear contratos para clientes existentes, puede seleccionar el cliente correspondiente y hacer clic en Siguiente. A continuación, deberá definir la información del contrato tal y como se describe en el paso siguiente.
En el asistente que se muestra, defina la siguiente información del contrato:
- Número de referencia: (Opcional) El número de referencia que se suele utilizar en los contratos en papel.
- Nombre del contrato: El nombre del contrato.
- Organización: Seleccione la organización correspondiente en la lista desplegable.
- Correo electrónico de contacto: (Opcional) El correo electrónico de contacto de este contrato.
- Entidad de facturación: Seleccione la entidad de facturación correspondiente.
- En la sección Detalles de pago, seleccione un intervalo (Cada mes, Cada trimestre, Cada semestre o Cada año), cuándo se factura (Antes o Después) y el método de pago (Pago manual o Débito directo. La opción Débito directo permite que los clientes paguen las facturas por transferencia bancaria o mediante una de las integraciones de pago (PayPal, Stripe), pero también pueden enviar la factura a su entidad bancaria local para un procesamiento de débito directo).
- En la sección Periodo del contrato, defina el periodo del contrato (si no tiene una fecha de fin establecida, seleccione la casilla de verificación Siempre) y elija si se debe enviar la factura por correo electrónico o postal.
- En la sección Dirección del cliente, defina los detalles de dirección correspondientes.
- Si quiere incluir horas del bloque en sus servicios, habilite la opción Horas del bloque. A continuación, defina el número de horas del bloque y el porcentaje del umbral de renovación. Seleccione la casilla de verificación Retención si se trata de un acuerdo de retención (y las horas del bloque se facturan cada mes, trimestre o semestre). Una vez habilitada, puede:
  
  Descartar horas restantes (para descartar las horas que no se hayan consumido durante el periodo de facturación de retención).
  
  Conservar horas restantes (para mantener las horas que no se hayan consumido durante el periodo de facturación de retención).
  
  El tiempo dedicado a los tickets se factura por separado, se marca como no facturable si el trabajo forma parte de un acuerdo con precio fijo o se reserva con el crédito actual de horas del bloque.
  
  Las horas del bloque le permiten reservar un bloque de horas de soporte para clientes y se facturan con la tarifa de producto de horas del bloque que se defina en la configuración de la factura. El umbral de renovación se utiliza para informarle cuando el bloque actual tiene un número específico de horas restantes. Esta notificación le permite crear un artículo de venta para un nuevo bloque haciendo clic en Renovar horas del bloque. Una vez que se haya facturado el nuevo bloque, se mostrará en el saldo de horas del bloque disponible.
- Seleccione la casilla de verificación Prorrateado si los cambios realizados en el contrato se facturan prorrateados o al precio completo.
Haga clic en Siguiente para continuar con el paso 2 del asistente de contratos y añadir la información de facturación. Para obtener más información sobre los campos de facturación disponibles, consulte Definir la información de facturación de un inquilino. Tenga en cuenta que si ya ha definido la información de facturado para este cliente, pasará al paso 3 del asistente de contratos, donde deberá añadir las partes del contrato (consulte más abajo).
Haga clic en Siguiente para continuar con el paso 3 del asistente de contratos y añadir las partes del contrato.
Haga clic en Añadir parte del contrato.

Si el cliente seleccionado ha definido servicios o productos de Acronis, se le pedirá que los edite o elimine si es necesario. A continuación, puede añadir partes adicionales del contrato tal y como se describe a continuación.
Defina los campos siguientes:
- Tipo de parte del contrato: Seleccione el tipo de parte del contrato correspondiente entre las siguientes opciones:
  - Tipo predeterminado: Se utiliza para contratos generales que no utilizan una integración.
  - Servicio de TIC: Este tipo permite vender un servicio de TIC (tecnología de la información y la comunicación), como Almacenamiento de archivos. Este servicio permite añadir distintos recursos de TIC, incluidos centros de datos, servidores de almacenamiento, conmutadores de red, etc. No obstante, también puede utilizar estos activos en otras partes del contrato. Por ejemplo, al crear el servicio de TIC Almacenamiento de archivos, puede añadir el centro de datos, el servidor de almacenamiento y el conmutador, y, al añadir otro servicio de TIC que también utilice ese centro de datos, podrá volver a añadirlo en esta otra parte del contrato. Al crear un ticket para el cliente, el sistema le permite seleccionar primero un servicio de TIC y, a continuación, los recursos asociados.
  - Servicio gestionado: Este tipo se suele utilizar para servicios gestionados como Gestión de estación de trabajo. Añada los equipos correspondientes a la parte del contrato. Una vez hecho eso, se eliminarán estos activos de la lista de equipos disponibles para que no se puedan conectar con otra parte del contrato.
- En la sección Producto o servicios, seleccione los productos o servicios que quiera añadir, incluidos el precio y la cantidad de dicho producto o servicio.
  
  El campo Cantidad real define la cantidad de servicio que actualmente proporciona a su cliente dentro del alcance del contrato. Este valor se puede establecer:
  - Manualmente: a su cliente se le factura una cantidad fija de servicio en cada periodo de facturación. Por ejemplo, cinco estaciones de trabajo administradas mensualmente.
  - Automáticamente: se factura a su cliente por la cantidad de servicios informada por una de las integraciones habilitadas. Por ejemplo, se informa de cinco servidores por la integración de Acronis Cyber Cloud en un mes, y se informa de seis servidores el mes siguiente.
  El campo Cantidad mínima le permite establecer una cantidad mínima de servicios para facturar a los clientes. Si el valor definido en el campo Cantidad real es mayor que el valor definido en el campo Cantidad mínima, se utiliza la cantidad real para la facturación. Si el valor definido en el campo Cantidad mínima es mayor que el valor definido en el campo Cantidad real, se utiliza la cantidad mínima. Estos campos también se utilizan para calcular el uso y la rentabilidad en los informes.
  
  La cantidad mínima facturable mejora la opción de vender servicios en paquetes. Por ejemplo, si crea un contrato para un cliente para hacer copias de seguridad de al menos dos dispositivos y usar al menos 500 GB de almacenamiento, la factura creada incluye dos partidas para los dispositivos y para el almacenamiento, sin crear un artículo de venta para el almacenamiento. El cliente también puede ser facturado por cualquier uso por encima de la cantidad mínima especificada en el contrato (se crea un artículo de venta separado para el almacenamiento consumido por encima de los 500 GB definidos).
- En la sección Periodo del contrato, defina el periodo correspondiente. Si no hay fecha de fin, seleccione la casilla de verificación Siempre. Por defecto, estas fechas se copian de la configuración de la información del contrato (consulte más arriba). Tenga en cuenta que el rango de fechas debe ser inferior al rango de fechas del contrato principal. Para aplicar un periodo mayor, debe modificar primero el periodo del contrato principal.
- Haga clic en la opción Prueba si quiere que la parte del contrato forme parte del periodo de prueba. Para definir el periodo de prueba, seleccione el número de meses correspondiente. Las partes del contrato de prueba se incluyen en las facturas durante un proceso de facturación con la información de precios a cero. Cuando finalice el periodo de prueba, la parte del contrato mostrará el precio habitual en las facturas generadas.
  
  La opción de prueba solo se puede aplicar una vez por cada parte del contrato. Además, si ya se ha facturado anteriormente por la parte del contrato seleccionada, no podrá habilitar la opción de prueba.
- Integraciones: Seleccione la integración correspondiente. Cuando se selecciona una integración, se muestra el campo adicional Mostrar equipos en la factura. Este campo define si se incluyen los detalles del equipo en la factura; la opción seleccionada por defecto es Sí.
  
  Las integraciones permiten vincular la cantidad de una parte del contrato con el uso real proporcionado por la integración seleccionada (como el número de cargas de trabajo activas de un cliente específico o la cantidad de máquinas virtuales o gigabytes que ha utilizado un cliente en el almacenamiento alojado de ).
  
  Entre las cargas de trabajo disponibles, se incluyen las que tienen servicios y productos de Acronis (por ejemplo, Cyber Disaster Recovery Cloud y Cyber Protection), y las integraciones de RMM.
  
  Para buscar las cargas de trabajo integradas que necesite, puede filtrar por cliente (las cargas de trabajo relacionadas con el cliente seleccionado), por tipo de carga de trabajo (las cargas de trabajo de un tipo específico) y por cargas de trabajo individuales (busque y seleccione las cargas de trabajo correspondientes en la lista).
  
  En esta sección, también puede seleccionar una integración de RMM y enlazar los diferentes agentes asociados a la misma (para que la funcionalidad de alerta por correo electrónico de RMM funcione correctamente, se deben añadir los equipos correctos a contratos válidos). Advanced Automation (PSA) los utiliza para conectar el grupo o sitio de RMM con el cliente correcto. Con esta información, puede aplicar el SLA al ticket en función del contrato al que se ha conectado el equipo.
  
  También se muestra otra casilla de Actualizaciones automáticas y permite el cálculo automático del número de carga de trabajo para las facturas. Cuando se selecciona, desactiva el campo de Cantidad real en la sección de Producto o servicios.
- Acuerdo de nivel de servicio: Seleccione el SLA correspondiente.
Haga clic en Agregar para añadir la parte del contrato al contrato.
(Opcional) Haga clic en Añadir parte del contrato para añadir otras partes.
Haga clic en Listo. Se añadirá automáticamente el contrato a la lista de contratos existentes de la pestaña Contratos.