Las mejores herramientas de gestión de proyectos para proveedores de servicios de TI y MSP

¿Se siente abrumado por las solicitudes de sus clientes y le resulta difícil llevar un control preciso de las horas facturables en los diversos proyectos que gestiona su empresa? Si la respuesta es afirmativa, no está solo. Muchos proveedores de servicios gestionados (MSP) y proveedores de servicios de TI están poniendo todo su empeño en cumplir con las expectativas de sus clientes. Constantemente amplían sus equipos para completar todas las tareas a tiempo y ofrecer a los clientes la atención que necesitan para aumentar su satisfacción. No obstante, sin las herramientas adecuadas, esto no solo resulta ineficiente: es insostenible.

Cada día, los proveedores de servicios de TI y los MSP se enfrentan a innumerables desafíos: gestionar acuerdos de nivel de servicio (SLA) variables, coordinar a miembros del equipo con diferentes especialidades técnicas, registrar con precisión las horas facturables y garantizar que ninguna tarea crítica se quede sin completar. En muchos casos, estas dificultades se deben al uso de herramientas genéricas de gestión de proyectos que pueden funcionar para algunas empresas, pero que a menudo carecen de las funcionalidades específicas necesarias para abordar los complejos requisitos de los servicios de TI orientados al cliente.

Es aquí donde las soluciones de automatización de servicios profesionales (PSA) demuestran su eficacia y fiabilidad, gracias a sus potentes funciones de automatización, una visibilidad totalmente transparente y un seguimiento preciso de las horas facturables.

Las plataformas de PSA están diseñadas para abordar todos los puntos críticos y mejorar cada aspecto de los flujos de trabajo únicos y complejos tanto de los MSP como de los proveedores de servicios de TI. ¿Cómo lo logran? La respuesta es clara: integran la gestión de proyectos con funciones empresariales críticas como el seguimiento del tiempo, la facturación y la prestación de un servicio excepcional. Todo ello se debe llevar a cabo desde una única consola, extremadamente intuitiva y fácil de usar.

Es bien sabido que las mejores herramientas de gestión de proyectos no solo organizan tareas y optimizan el flujo de trabajo de su empresa, sino que también potencian las capacidades de prestación de servicios. La automatización de tareas repetitivas, la asignación eficiente de recursos y la ayuda para establecer plazos adecuados pueden llevar su negocio de servicios gestionados a un nuevo nivel, ya que permiten aumentar de forma significativa los ingresos anuales y reducir los costes. Lo más importante es que estas herramientas le permiten gestionar múltiples proyectos para distintos clientes, mantener una calidad constante y cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

A medida que la competencia en el ámbito de los servicios gestionados se intensifica y la cuota de mercado de cada empresa se reduce, disponer de herramientas de gestión eficaces y fiables deja de ser únicamente una cuestión de eficiencia operativa: se convierte en una auténtica ventaja competitiva. Las soluciones de PSA marcan la diferencia a la hora de tener que lidiar con una carga administrativa considerable y lograr escalar la rentabilidad de su negocio.

En esta guía examinamos las principales herramientas de gestión de proyectos y comparamos sus puntos fuertes, sus limitaciones y sus características más relevantes. Asimismo, analizamos las funciones imprescindibles que debe tener un buen software de PSA para ayudarle a seleccionar el más adecuado para su empresa. Además, esta guía le permitirá resolver la mayoría de sus dudas clave: ¿sus herramientas actuales están afrontando sus mayores dificultades operativas o están generando nuevos problemas?

Este artículo le ayudará a tomar una decisión informada que puede transformar la calidad y la prestación de sus servicios, tanto si dirige una empresa pequeña como si gestiona una gran empresa de servicios gestionados con decenas o cientos de clientes.

¿Qué ocurre cuando un MSP intenta gestionar decenas de clientes con cientos o incluso miles de endpoints y un sinfín de solicitudes técnicas mediante herramientas de gestión inadecuadas? La respuesta es clara: caos, plazos incumplidos y, en última instancia, un daño brutal a su reputación y la pérdida de clientes.

Para los proveedores de servicios de TI y los MSP, la gestión de proyectos no consiste únicamente en organizar el trabajo: constituye la columna vertebral operativa que determina la calidad del servicio, la rentabilidad y la capacidad de crecimiento. El mejor software de gestión de proyectos apoya la trayectoria de su empresa, ya sea hacia un crecimiento sostenido o hacia un recorrido lleno de altibajos imprevisibles que ponen en riesgo su potencial para generar ingresos constantes y ampliar la prestación de sus servicios.

Todas las empresas en el mundo dependen de un factor primordial: la satisfacción de sus clientes. Las funciones del software de PSA permiten a su empresa definir, controlar y cumplir con los SLA de forma precisa. Estas herramientas ofrecen a su equipo alertas automáticas sobre la proximidad de las fechas límite, el control de los tiempos de respuesta y la elaboración de informes sobre el cumplimiento normativo que muestran a sus clientes el rendimiento y el esfuerzo de su organización.

Al superar las expectativas y demostrar su compromiso con los proyectos de sus clientes, consigue que se sientan valorados, apreciados y relevantes.

Dotar a su organización del software de gestión de proyectos que más se adecúe a sus necesidades constituye uno de los pilares que aportan visibilidad sobre la asignación de recursos y la planificación de la capacidad en todos los proyectos de clientes. De este modo se evita un error muy común: comprometerse con nuevos proyectos mientras los SLA existentes se ven afectados negativamente.

Recuerde: la solución adecuada permite a sus gestores de proyectos establecer plazos realistas y asignar personal en función de la capacidad real del equipo, en lugar de basarse únicamente en suposiciones optimistas.

La realidad diaria de los MSP consiste en gestionar simultáneamente tickets de soporte de forma reactiva y proyectos de forma proactiva. Las herramientas de gestión están diseñadas para cerrar esta brecha de manera eficaz mediante la integración de los sistemas de gestión de tickets con flujos de trabajo de proyectos más amplios, lo que permite simplificar cada tarea y generar automáticamente procesos de creación y finalización de tareas previsibles. De este modo se garantiza que los cambios críticos en la infraestructura no entren en conflicto con los compromisos de soporte en curso. Las soluciones de software de gestión de proyectos deben abordar tanto el trabajo reactivo como el proactivo.

Por un lado, los proyectos complejos, como las migraciones de red o las transiciones a la nube, requieren una planificación minuciosa, con dependencias de tareas claramente definidas y un seguimiento transparente de todo el proceso. Sin un software de planificación de proyectos, su equipo de TI puede pasar por alto dependencias técnicas críticas o provocar interrupciones en el servicio.

Por otro lado, las plataformas de gestión de proyectos ofrecen herramientas visuales de los flujos de trabajo que representan estas relaciones, lo que permite a su equipo ordenar las tareas de forma adecuada y anticipar posibles conflictos, interrupciones operativas o tiempos de inactividad para prevenirlos.

¿Ha observado cómo se fragmenta la prestación de servicios cuando los equipos técnicos y de ventas trabajan de forma totalmente aislada sin colaborar? La entrega de servicios de TI implica a múltiples departamentos dentro de su organización: desde los especialistas técnicos hasta los responsables de cuentas y el equipo directivo. Sin un enfoque unificado, los detalles críticos se pierden por el camino.

Su equipo necesita una plataforma centralizada en la que cada perfil pueda acceder a los datos de proyectos relevantes para cumplir sus responsabilidades específicas. Al evaluar soluciones de gestión de proyectos, es fundamental buscar aquellas que faciliten la coordinación interdisciplinaria mediante vistas basadas en roles y permisos configurables.

Esto permite que su personal técnico se centre en la ejecución detallada de tareas y en la documentación, mientras que sus Account Managers pueden, al mismo tiempo, seguir el progreso de los proyectos en relación con las expectativas de los clientes. La gestión de equipos se vuelve fluida y eficaz cuando el equipo directivo accede a parámetros de rendimiento de alto nivel y a indicadores clave de rendimiento (KPI) que impulsan las decisiones estratégicas de la empresa.

Estas herramientas de colaboración generan algo aún más valioso para su empresa: conocimiento y continuidad de la actividad empresarial. Cuando los miembros del equipo cambian de puesto o varios técnicos atienden al mismo cliente, una documentación de proyectos completa garantiza una prestación de servicios coherente y sin interrupciones.

Un enfoque sistemático elimina esos peligrosos puntos únicos de fallo en el conocimiento operativo: la llamada "sabiduría tribal", que desaparece cuando un miembro clave del equipo se marcha. Con la plataforma adecuada de gestión de proyectos, las tareas se organizan de forma eficiente y se construye una memoria institucional que se convierte en una auténtica ventaja competitiva para cualquier MSP.

¿Cómo pueden crecer los MSP sin las herramientas adecuadas que respalden ese crecimiento? ¿Qué sucede cuando un proyecto de un cliente fracasa por falta de comunicación o por un seguimiento deficiente? Y lo más importante: ¿cuántas horas facturables se pierden porque su equipo sigue utilizando herramientas obsoletas que no conectan los registros de tiempo con las facturas? Si alguna de estas preguntas le resulta familiar, ha llegado el momento de reevaluar su plataforma de gestión de proyectos.

Es bien sabido que cada MSP o proveedor de servicios de TI afronta exigencias y retos operativos únicos. No se trata solo de planificar proyectos internos: también hay que gestionar el trabajo con clientes externos, garantizar el cumplimiento de los SLA, coordinar los plazos de los proyectos con los ingenieros y mantener la facturación precisa hasta la última hora. Por esa razón, un software genérico de gestión de proyectos, como Jira o Asana, suele quedarse corto. Estas herramientas pueden funcionar para empresas generales, pero no están diseñadas para garantizar el cumplimiento de los SLA, gestionar la facturación basada en contratos ni integrarse en tiempo real con plataformas de RMM y de copias de seguridad.

Necesita una solución de gestión de proyectos que respalde su modelo de negocio de principio a fin: desde la elaboración de presupuestos hasta la prestación de los servicios y la facturación. Veamos en los próximos apartados qué significa esto para su empresa.

Su empresa no puede permitirse retrasos al prestar sus servicios. Los diagramas de Gantt ayudan a visualizar los plazos, llevar un seguimiento de las fases de cada proyecto y coordinar los recursos necesarios. Cuando se gestionan eficazmente las dependencias entre tareas, el equipo evita traspasos mal coordinados y retrasos en los plazos.

Sin un seguimiento preciso del tiempo, los ingresos pueden verse afectados. El software de gestión de proyectos diseñado para MSP permite vincular las horas dedicadas a cada tarea, aprobar los registros de tiempo y convertirlos directamente en facturas. Sin suposiciones. Sin vacíos en la facturación.

Cumplir con los términos de los SLA es de suma importancia, lo que implica contar con herramientas como Acronis PSA, capaces de generar alertas, aplicar umbrales de tiempo y escalar automáticamente las tareas sin resolver, de modo que se garantice el cumplimiento de los contratos, sin riesgo de olvidos o despistes.

A medida que su empresa de servicios gestionados vaya creciendo, sus herramientas deben escalar al mismo ritmo sin esfuerzo. Las soluciones líderes ofrecen paneles de control unificados que muestran la asignación de recursos, el estado de los proyectos y la rentabilidad en toda su base de clientes.

El flujo de datos sin interrupciones entre su PSA, RMM y herramientas de copia de seguridad garantiza que pueda gestionar cada tarea en su contexto. Su equipo ahorra tiempo y evita duplicaciones de datos gracias a la precisión en la información de recursos y en los historiales de tickets.

Entre las principales candidatas, Acronis PSA (anteriormente Advanced Automation) destaca por su enfoque diseñado específicamente para proveedores de servicios. Combina un seguimiento integral de proyectos con una integración nativa de ciberseguridad, una ventaja única para los MSP modernos. Entre otras opciones de gran eficacia se incluyen por ejemplo ConnectWise PSA, con su ecosistema maduro, Autotask PSA, por sus potentes controles financieros, y Kaseya BMS, para quienes buscan una solución más ligera que aun así cubra las principales necesidades que suelen tener los MSP.

La elección adecuada depende en última instancia de su combinación específica de servicios, del perfil de sus clientes y de su trayectoria de crecimiento. Sin embargo, invertir en una herramienta de gestión de proyectos específica para MSP es innegociable si se busca un crecimiento sostenible.

¿Qué hace que una solución sea mejor que otra cuando se trata de gestionar servicios de TI basados en proyectos? ¿Son suficientes los paneles de control ostentosos, o necesita algo más profundo, algo que respalde la forma en que su equipo realmente trabaja? Los MSP y los proveedores de servicios de TI requieren mucho más que un software de gestión de proyectos tradicional. Necesitan sistemas con funciones específicas que les ayuden a:

•          Planificar proyectos con fases claras y pasos programados.

Todos los proyectos de los clientes tienen su propio ciclo de vida. Su software de gestión de proyectos debería permitirle definir y controlar cada fase, crear hojas de ruta detalladas, programar hitos clave y asignar responsabilidades. De este modo, todo su equipo sabrá en todo momento qué debe ocurrir, cuándo y quién es responsable de lograr el resultado esperado para sus clientes.

•          Registrar el tiempo dedicado a cada tarea, fase y proyecto completo para optimizar la capacidad de recursos y garantizar una facturación precisa.

Los registros de tiempo deben ser más que simples notas: deben vincularse a tareas, presupuestos y facturas. Con un sistema que registre el tiempo en todos los niveles, se evita la pérdida de ingresos y se mejora la previsión de disponibilidad de recursos.

•          Visualizar y supervisar la ejecución mediante diagramas de Gantt, tableros Kanban y tablas detalladas.

Los miembros de su equipo procesan la información de manera diferente, lo que hace que la flexibilidad en la visualización sea esencial. Sus ingenieros pueden preferir los diagramas de Gantt para representar dependencias, mientras que el equipo del servicio de asistencia trabajarían de manera más eficaz con tableros Kanban.

Una solución técnicamente sólida permite que su equipo cambie sin problemas entre estas vistas manteniendo la integridad de los datos. Busque plataformas que ofrezcan vistas personalizables basadas en roles, que eliminen la sobrecarga de configuración y garanticen que todos los miembros de su equipo accedan a la misma información en tiempo real, en el formato que mejor se adapte a sus responsabilidades específicas.

•          Realizar un seguimiento de los presupuestos y apoyar una facturación flexible, que permita pagos por adelantado, por cada fase completada y por objetivos alcanzados.

Su empresa de servicios gestionados (MSP) puede cobrar en función del tiempo, con precios fijos o según objetivos de entrega. Necesita un software que se adapte a estos modelos y mantenga la facturación coherente con el progreso real, ya que no todos los clientes se facturan de la misma manera.

•          Facilitar la generación de informes financieros mediante el seguimiento de presupuestos, la supervisión automatizada de gastos y el análisis de beneficios.

Su PSA debería supervisar de forma automática los presupuestos de los proyectos, alertarle cuando los costes se disparen y mostrar los márgenes de beneficio, sin necesidad de hojas de cálculo ni suposiciones.

•          Gestionar los tickets de soporte y las incidencias según los SLA.

Los tickets deben integrarse en las colas de tareas y los SLA deben aplicarse de forma automática. Así es como su empresa MSP garantiza la prestación de servicios y la entrega de proyectos sin comprometer el soporte reactivo.

•          Proporcionar controles de acceso basados en roles y seguimiento del tiempo para los equipos.

La seguridad y la visibilidad deben estar alineadas. Asignar permisos según cada rol garantiza que los miembros del equipo vean únicamente lo que necesitan: ni más ni menos. Tenga en cuenta que el seguimiento del tiempo ayuda a gestionar la responsabilidad con mayor precisión.

•          Conectarse sin problemas con otros sistemas de TI como plataformas de RMM y de copias de seguridad.

La integración profunda con herramientas como Acronis Cyber Protect, ConnectWise Automate o N‑able permite que su equipo trabaje más rápido, con menos compartimentos estancos y retrasos.

Algunos proveedores de TI aún siguen pensando que cualquier software de gestión de proyectos tradicional es suficiente para hacer prosperar su negocio. Sin embargo, la realidad es bien distinta: si sus herramientas no abarcan en un mismo lugar las áreas financieras, operativas y de prestación de servicios de su empresa, lo único que consiguen es frenar el crecimiento de su negocio.

Las herramientas de gestión de proyectos se centran en la planificación y la asignación de tareas. Por otro lado, las plataformas de PSA combinan el seguimiento del tiempo, la facturación, la supervisión del cumplimiento de los SLA, la planificación de recursos y la gestión de incidencias ("tickets") en un único sistema. Una plataforma estándar puede mostrarle en qué está trabajando su equipo, pero una herramienta de PSA le indica cómo está impactando su trabajo en sus resultados financieros.

Las herramientas convencionales como Microsoft Project o Asana funcionan bien para proyectos internos que no implican contratos ni parámetros de servicios. Sin embargo, cada MSP, sin importar su tamaño, necesita mucho más que simples listas de verificación y calendarios.

Si el registro del tiempo y la facturación no están bien integrados, muchas horas podrían quedarse sin facturar. Y si no se reciben alertas de SLA, se pierden los objetivos de respuesta. Una herramienta de PSA aborda todo esto gracias a la automatización, que le ayuda a maximizar sus ingresos y mejorar el nivel de satisfacción de sus clientes sin necesidad de contratar a más personal.

Una plataforma de PSA es necesaria para su empresa si está ampliando su equipo a más de unos pocos técnicos o clientes. ¿Se pregunta por qué? La respuesta es sencilla: porque evita errores manuales, aplica flujos de trabajo estandarizados y le ofrece una visión en tiempo real de cómo sus proyectos afectan a la rentabilidad. No puede crecer simplemente a base de hojas de cálculo y recordatorios.

Cuando el seguimiento de proyectos, la gestión de tickets y la facturación se realizan mediante una única herramienta y desde una plataforma intuitiva, la prestación de servicios se vuelve coherente y fiable. Su equipo puede reducir retrasos en los proyectos, registrar con precisión cada hora facturable y cumplir los requisitos de los SLA sin necesidad de basarse en meras suposiciones.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI), los datos financieros y la carga de trabajo de los técnicos pueden supervisarse en tiempo real desde un panel de control unificado, lo que le proporciona una visibilidad operativa completa cuando lo necesite. Una plataforma de PSA como la de Acronis reúne todas estas ventajas y muestra a su equipo no solo qué debe hacer, sino también parámetros de rendimiento de los proyectos que demuestran lo bien que lo están haciendo y cómo ese rendimiento se traduce en beneficios.

Al seleccionar un software de gestión de proyectos, debe pensar más allá del seguimiento de tareas, ya que este no es el único aspecto crítico. Plantéese las siguientes preguntas: ¿qué tipo de soporte de facturación ofrece el software? ¿Puede gestionar múltiples proyectos de clientes en paralelo? ¿Funciona bien con sus herramientas de copias de seguridad, RMM y CRM? Estas son las preguntas más importantes que le ayudarán a encontrar la herramienta más adecuada para su empresa de servicios gestionados (MSP) o de prestación de servicios de TI.

Para su comodidad, hemos enumerado a continuación cinco de las herramientas más eficaces, empezando por la que se ha diseñado específicamente para los proveedores de servicios modernos.

Acronis PSA es una plataforma de automatización de servicios profesionales nativa de la nube, diseñada específicamente para MSP y proveedores de servicios de TI como usted, sobre todo si gestiona servicios recurrentes, proyectos complejos de clientes o ambos. La solución de Acronis ofrece funciones de gestión de proyectos que le permiten automatizar los procesos que consumen más tiempo, obtener una visibilidad totalmente clara de cada proyecto y disponer de información específica que le ayude a asignar personal con facilidad y precisión. En lugar de saturar a su equipo con múltiples herramientas desconectadas entre sí, Acronis PSA reúne todo en una única consola unificada, desde la que pueden gestionar todos los proyectos, atender tickets, facturar y cumplir con los SLA en una sola plataforma optimizada.

Con gráficos de Gantt integrados, dependencias de tareas y visibilidad en tiempo real sobre las cargas de trabajo, sus gestores de proyectos obtienen un control total de los plazos y de la disponibilidad de los recursos, sin puntos ciegos ni cuellos de botella. Al mismo tiempo, sus técnicos permanecen centrados y cumplen con sus responsabilidades gracias a la gestión de tickets, que cuentan con información sobre los SLA, a las remisiones automáticas y a los flujos de trabajo vinculados a contratos que alinean cada tarea con las expectativas de los clientes.

¿Y qué hay de la facturación? Prácticamente se gestiona sola. Acronis PSA admite modelos de facturación basados en uso, a precio fijo y basados en tiempo y materiales, además de servicios recurrentes. Cada registro de tiempo, ticket de soporte, SKU de producto y paquete de servicios se integra en un motor de facturación inteligente, lo que le permite emitir facturas con mayor rapidez, más precisión y sin necesidad de una limpieza manual constante.

Lo que hace que Acronis PSA sea aún más impresionante es su integración nativa con Acronis Cyber Protect Cloud. Eso significa que su ciberseguridad, protección de datos y prestación de servicios ya no se gestionan de forma aislada. Con CRM, seguimiento de recursos, gestión de contratos y automatización de flujos de trabajo en una misma plataforma, todo su equipo trabaja a partir de una única fuente de información veraz, lo que le ayuda a reducir costes generales, aumentar márgenes y escalar su negocio sin incrementar la complejidad.

Si busca una solución para llevar su empresa al siguiente nivel con menos complicaciones y mayor control, Acronis PSA no es simplemente otra herramienta: es el pilar que le faltaba para apoyar sus operaciones diarias.

ConnectWise PSA ha sido durante mucho tiempo la opción preferida de los MSP de mayor tamaño que necesitan una plataforma altamente personalizable. Ofrece informes detallados, control del tiempo e integraciones nativas con el ecosistema de ConnectWise. Es la elección natural si su equipo trabaja con ConnectWise Automate o Control.

Una opción más ligera que equilibra funcionalidad y asequibilidad. Kaseya BMS incluye control del tiempo y de los gastos, facturación y planificación de proyectos. Su estrecha integración con IT Glue y otras herramientas de Kaseya lo convierte en una solución eficaz para los flujos de trabajo de documentación y gestión de recursos.

Autotask ofrece potentes funciones de gestión de proyectos estrechamente vinculadas a la facturación y a la planificación de recursos. La sincronización fiable con CRM y el control financiero funcionan especialmente bien para los MSP de tamaño medio que gestionan entornos de clientes complejos.

Atera adopta un enfoque más sencillo al combinar PSA y RMM en una única interfaz basada en la nube. Aunque sus funciones de gestión de proyectos son más básicas en comparación con otras soluciones de esta lista, constituye una opción eficaz para equipos pequeños que busquen un sistema unificado con el que gestionar tickets, tareas y endpoints.

¿Cómo se comparan realmente estas herramientas de gestión de proyectos cuando se valoran la facilidad de uso, la funcionalidad y el valor total? No todas las plataformas se adaptan al mismo tamaño de empresa ni al mismo nivel de madurez técnica, por lo que la elección debe reflejar el modelo operativo de su negocio de MSP.

Aunque existen opciones populares de software de gestión de proyectos para uso empresarial general, los MSP y los proveedores de servicios de TI tienen sus propios requisitos particulares que exigen soluciones especializadas. Para tomar una decisión informada y elegir la herramienta adecuada, conviene evaluar los siguientes criterios de comparación críticos:

Acronis PSA destaca por su claridad y simplicidad. Absolutamente todo, desde la gestión de tickets hasta la facturación, está disponible en una interfaz intuitiva. ConnectWise PSA y Autotask ofrecen una personalización más avanzada, pero suelen requerir más tiempo de incorporación de nuevos usuarios y mayor carga administrativa. Atera y Kaseya BMS resultan más fáciles para equipos pequeños, pero pueden quedarse cortos a medida que las necesidades de la empresa vayan creciendo.

Acronis PSA y Atera apuestan por la simplicidad, ya que ofrecen precios por niveles de empresa o paquetes. ConnectWise PSA y Autotask tienden a fijar precios por usuario, lo que puede incrementar los costes a medida que se contrata a más personal. Kaseya BMS ofrece un modelo de precios flexible, aunque a menudo requiere negociación en función de las funciones seleccionadas. Conviene tener en cuenta que algunos proveedores ofrecen un plan gratuito (versión de prueba) para cubrir necesidades básicas o realizar una evaluación inicial antes de suscribirse.

Acronis PSA es perfecto para MSP y proveedores de servicios de TI de todos los tamaños que busquen una solución escalable sin pagar de más por funciones que no necesitan. Permite gestionar eficazmente toda su cartera de proyectos, independientemente de la complejidad. ConnectWise y Autotask están orientados principalmente a proveedores de mayor tamaño que gestionan proyectos con flujos de trabajo complejos. Atera encaja en equipos pequeños como herramienta sencilla de gestión de proyectos, mientras que Kaseya BMS puede adaptarse a distintos tamaños según el despliegue.

Acronis PSA destaca por la claridad de su panel de control y por integrar funciones de seguimiento financiero y de acuerdos de nivel de servicio (SLA). Autotask y ConnectWise ofrecen informes detallados, aunque pueden resultar densos para los nuevos usuarios. Atera cuenta con una interfaz impecable, si bien carece de opciones de informes más avanzadas necesarias para proporcionar información detallada sobre proyectos.

Elegir el software correcto comienza por comprender cómo funciona su empresa en el día a día. ¿Están sus técnicos sobrecargados con un alto volumen de tickets? ¿Necesita controlar eficazmente los tiempos para respaldar escenarios de facturación complejos? La mejor herramienta es aquella que se alinea con la forma en que su equipo realmente trabaja.

Para algunas empresas, un software sencillo de gestión de proyectos puede ser más que suficiente, mientras que otras necesitan funciones más completas de gestión de tareas. Elegir la herramienta más adecuada para su empresa no es tan simple como escoger la opción mejor valorada. Por eso estamos aquí para ayudarle, enumerando los aspectos más importantes que debe considerar antes de suscribirse a cualquier proveedor.

Su plataforma de gestión de proyectos debe ser capaz de asumir la carga de trabajo, ya que un alto volumen de tickets, proyectos recurrentes y múltiples clientes requieren flujos de trabajo optimizados y un seguimiento automatizado del tiempo. La precisión en la facturación no es negociable cuando los ingresos dependen de los registros del tiempo.

Las soluciones eficaces de gestión de tareas optimizan estos flujos de trabajo críticos y le ayudan a aumentar la rentabilidad de la empresa mediante la automatización, al tiempo que eliminan la necesidad de contratar empleados adicionales.

Como ya hemos mencionado, algunas plataformas incluyen funciones nativas de gestión de tickets, mientras que otros software de gestión de tareas dependen de la integración con herramientas de RMM. La elección correcta dependerá de si prefiere una única plataforma para todo o mayor flexibilidad entre herramientas de PSA y de supervisión.

Si su empresa de MSP gestiona servicios mensuales, rutinas de incorporación de nuevos usuarios o actualizaciones basadas en contratos, su software de gestión de proyectos debe admitir plantillas de tareas recurrentes, clonación de proyectos y asignaciones automatizadas. Estas tareas de gestión de proyectos son importantes porque garantizan una prestación coherente de servicios que mantiene la satisfacción de sus clientes.

El trabajo remoto ya no es algo opcional; por eso sus técnicos necesitan acceso completo al historial de tickets, a actualizaciones de tareas y al seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo. Acronis PSA, por ejemplo, ofrece acceso web con seguridad basada en roles. De hecho, muchas soluciones incluyen ya una aplicación de gestión de proyectos para dispositivos móviles, ya que no es una simple necesidad, sino un requisito imprescindible para toda empresa que quiera prosperar.

La eficacia de una plataforma de PSA depende de su capacidad para funcionar con el resto de las herramientas que mantienen la continuidad de la actividad empresarial. ¿Pueden los datos de los proyectos sincronizarse automáticamente con las herramientas de supervisión? ¿Ven los equipos de soporte el historial de los clientes en tiempo real? Si su plataforma funciona de forma aislada respecto a otras herramientas de su pila tecnológica, se generan compartimentos estancos, lo que afecta de forma bastante negativa al rendimiento.

Acronis PSA se integra directamente con Acronis Cyber Protect Cloud y ofrece un vínculo fluido entre gestión de tickets, copias de seguridad y gestión de endpoints. Además, funciona a la perfección con herramientas de RMM líderes como N-able y Kaseya. Estas integraciones reducen las duplicidades y proporcionan a su equipo un contexto completo en todos los sistemas.

•          Ventajas de centralizar la documentación, la facturación y el soporte

Cuando los datos fluyen entre sistemas, su documentación se mantiene actualizada, los tickets se cierran más rápido y la facturación refleja el trabajo realmente realizado. Centralizar estos flujos de trabajo se traduce en menos errores y en una visión más clara de lo que su equipo entrega. Funciones como el intercambio y el almacenamiento de archivos hacen posible esta centralización.

•          Eliminar la fragmentación de herramientas y los problemas de sincronización

El uso de demasiadas herramientas independientes genera brechas de seguridad, falta de comunicación y problemas de sincronización. Una plataforma de PSA que se integra de forma nativa, o mediante API abiertas, permite a su empresa de MSP reducir costes y mantener un control completo sobre los proyectos de cada cliente gracias a funciones específicas de gestión de recursos.

¿Está su empresa de MSP preparada para afrontar una auditoría inesperada o una solicitud de datos por parte de un cliente? ¿Están sus procesos internos bien documentados para superar las revisiones de cumplimiento normativo? Las herramientas de proyectos que respaldan la preparación para auditorías resultan bastante útiles y necesarias para mantener la confianza de los clientes y cumplir con las normativas del sector. Asimismo, es fundamental tratar de forma adecuada los datos de los clientes para cumplir con las normativas y evitar posibles sanciones económicas.

•          Registro, gestión de cambios y retención de datos

Cada tarea, ticket y registro de tiempo debe quedar documentado de forma automática. Plataformas como Acronis PSA capturan estos datos en tiempo real y ofrecen pistas de auditoría claras. Esto contribuye a validar el cumplimiento de los SLA y protege a su equipo en caso de que surjan disputas. Tenga en cuenta que estas funciones avanzadas resultan esenciales en sectores altamente regulados.

•          Funciones que apoyan el RGPD, la ley HIPAA y la norma ISO 27001

Acronis PSA incluye funciones que respaldan las mejores prácticas de tratamiento de datos, entre ellas controles de acceso de usuarios, registros de cambios y soporte de cifrado. Estas funciones ayudan a cumplir con el RGPD, la ley HIPAA o la norma ISO 27001 con menos esfuerzo manual.

•          Protección de datos confidenciales de clientes dentro de las herramientas de gestión de proyectos

Acronis PSA aprovecha Acronis Cyber Protect Cloud para proteger los datos de los proyectos de los clientes y vincula la protección de endpoints directamente con el ciclo de vida de cada proyecto. Desde los endpoints hasta los tickets y la facturación, la información de cada cliente permanece protegida, ya que las herramientas de gestión de tareas deben garantizar la seguridad y al mismo tiempo facilitar los flujos de trabajo.

¿Hacia dónde se dirige la gestión de proyectos para los MSP? ¿Qué debe preparar su empresa para mantenerse por delante de la competencia y de las demandas de los clientes? A medida que las herramientas se vuelven más inteligentes y están más integradas, los MSP deben adaptarse con rapidez para seguir siendo eficientes y rentables.

Asignación de tickets y previsión de tareas impulsadas por IA La IA ya optimiza la distribución de la carga de trabajo. Las herramientas de PSA empiezan a incluir motores inteligentes que asignan los tickets al técnico adecuado, prevén la duración de las tareas y anticipan cuellos de botella en los recursos. Esto se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y una planificación más precisa, ya que estas soluciones ofrecen a los equipos información en tiempo real sobre cada proyecto para mantenerlos coordinados.

Automatización y guías tácticas para tareas rutinarias Muchos MSP dedican horas a repetir los mismos procesos de mantenimiento o de incorporación de nuevos usuarios. Plataformas como Acronis PSA desarrollan la automatización de flujos de trabajo apoyándose en plantillas de guías tácticas. Estas permiten a los técnicos crear proyectos y completar tareas recurrentes con mayor rapidez y menos errores.

Plataformas de PSA y RMM unificadas Cada vez más proveedores integran las funciones de PSA y RMM en una única interfaz. Esto elimina los compartimentos estancos entre equipos, reduce los costes de licencias y ofrece al personal todas las herramientas necesarias en un solo lugar para gestionar a los clientes de principio a fin y supervisar el progreso en múltiples servicios.

Colaboración en tiempo real y alertas entre aplicaciones Se espera una comunicación más ágil gracias a las integraciones con herramientas de chat, notificaciones en tiempo real en caso de que se produzcan infracciones de los SLA y actualizaciones multiplataforma. La colaboración eficaz entre equipos se vuelve fluida gracias a estas funciones, lo que reduce los tiempos de traspaso de tareas y garantiza que los cambios en los proyectos se detecten en el momento más relevante.

Un software de gestión de proyectos permite planificar, ejecutar y supervisar proyectos de principio a fin. Para los MSP, aporta visibilidad operativa, garantiza la entrega de los proyectos dentro de los plazos acordados y asegura que no se pierdan horas facturables. Sin él, el equipo se expone a retrasos, confusiones y pérdida de ingresos. Implementar un software de gestión de proyectos en su empresa resulta crítico para lograr la eficiencia operativa.

La mejor herramienta de gestión de proyectos es aquella que responda a las demandas reales de los MSP. Acronis PSA destaca por integrar la gestión de proyectos, la facturación, el cumplimiento de los SLA y el control del tiempo en una única consola segura, al tiempo que se sincroniza directamente con su pila tecnológica de copia de seguridad y ciberseguridad. Otras herramientas de gestión de proyectos pueden sobresalir en áreas específicas, pero carecen de una integración completa.

Necesita diagramas de Gantt, seguimiento automatizado del tiempo, temporizadores de SLA, gestión de tickets, facturación e integración con herramientas de RMM y de copias de seguridad. Sin estas funciones, corre el riesgo de saturar a su equipo o perder ingresos.

Las herramientas generales pueden ayudarle a gestionar el trabajo interno, pero los MSP operan con contratos, SLA y tiempo facturable. Una herramienta de PSA como la de Acronis combina tanto flujos de trabajo técnicos como empresariales en un único entorno, lo que ofrece un control real. Aunque Microsoft Project pueda resultar útil en determinados escenarios, carece de funciones específicas para MSP.

Sí. Una plataforma de PSA diseñada para MSP permite administrar tickets de soporte, tareas de proyectos y facturación en un único entorno, lo que mejora la eficacia, la precisión y la satisfacción de los clientes.

Acronis PSA se integra de forma nativa con Acronis Cyber Protect Cloud y admite API abiertas para ofrecer mayor conectividad. Herramientas como ConnectWise y Autotask ofrecen integraciones profundas dentro de sus propios ecosistemas.

Acronis PSA combina todo lo que su empresa necesita para gestionar proyectos, controlar tiempos, prestar servicios y facturar con precisión. Al vincularse directamente con Acronis Cyber Protect Cloud, unifica la ciberseguridad, las copias de seguridad y la ejecución de proyectos en una sola plataforma. Sus completas funciones de gestión de portafolio le ofrecen visibilidad en todas las interacciones con los clientes. Ya no tendrá que preocuparse por herramientas aisladas ni por flujos de trabajo manuales.

Tanto si gestiona cinco clientes como quinientos, Acronis PSA le ofrece visibilidad total, funciones de automatización y un proceso de facturación fiable. Los registros del tiempo se convierten en facturas. Las tareas cumplen con los plazos de los SLA. Además, le ayuda a optimizar la asignación de recursos en todos los proyectos en los que trabaje su equipo para equilibrar la carga de trabajo. Cada parte de su actividad empresarial se vuelve más fácil de gestionar y más sencilla de escalar.

Además, Acronis PSA combina la gestión avanzada de proyectos, la gestión de tickets y la automatización en una sola plataforma.

•          Solución diseñada específicamente para flujos de trabajo de TI, servicios recurrentes y administración remota.

•          Ofrece integraciones nativas con Acronis PSA, herramientas de RMM y sistemas de facturación.

•          Escala al mismo ritmo que su negocio, ya sea un técnico independiente o un MSP con muchos clientes.

•          Solución respaldada por una arquitectura segura y nativa de la nube, con innovación y soporte continuos.

•          Si busca una herramienta que entienda las particularidades de su negocio, Acronis PSA está hecha para usted.

Acronis PSA es la elección más adecuada si busca una herramienta que comprenda su negocio en profundidad.