E-Mail-Archivierung für Microsoft 365

Häufig gestellte Fragen

• Was ist die Acronis E-Mail-Archivierung für Microsoft 365?

  Die Acronis E-Mail-Archivierung ist eine sichere, Cloud-basierte Lösung, die automatisch alle über Microsoft 365 gesendeten und empfangenen E-Mails erfasst und aufbewahrt. Sie ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche, regulatorische und interne Governance-Anforderungen zu erfüllen, indem E-Mails in einem unveränderlichen Archiv gespeichert werden, so dass sie schnell durchsuchbar, rechtsgültig und einfach zu verwalten sind.
  
  Der Service ist vollständig in Acronis Cyber Protect integriert, so dass IT-Teams die Archivierung zusammen mit anderen wichtigen Funktionen (Cyber Security und Backup) von einer zentralen Konsole aus verwalten können. Die Lösung wurde entwickelt, um den manuellen Aufwand zu eliminieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten, auf Audits und Untersuchungen vorbereitet sind und gesetzliche Offenlegungspflichten erfüllen können.

• Brauche ich die E-Mail-Archivierung überhaupt, wenn ich bereits E-Mail-Backups für Microsoft 365 erstelle?

  Ja. Backup und Archivierung dienen beide dem Schutz von E-Mail-Daten, jedoch zu unterschiedlichen Zwecken.
  
  • Ein Backup dient dazu, E-Mails oder Postfächer nach versehentlichem Löschen, Beschädigung oder Cyberangriffen wiederherstellen zu können.
  
  • Bei der Archivierung geht es um die langfristige Aufbewahrung, Compliance und Auffindbarkeit für rechtliche Zwecke. Sie erfasst alle E-Mails in Echtzeit, speichert sie unveränderlich und macht sie leicht auffindbar – selbst wenn jemand die ursprüngliche Nachricht aus dem Postfach löscht.
  
  Die Archivierung ist unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen Vorschriften einhalten, auf Audits reagieren oder sich auf Rechtsstreitigkeiten vorbereiten muss. Sie stellt sicher, dass E-Mail-Daten zugänglich, überprüfbar und manipulationssicher bleiben. Sie ergänzt Ihre Backup-Strategie und ersetzt sie nicht.

• Wie werden die E-Mail-Daten im Archiv geschützt?

  Die archivierten Daten werden durch mehrere Sicherheitsmaßnahmen geschützt:
  
  • AES-256-Verschlüsselung im gespeicherten Zustand und TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung gewährleisten die Vertraulichkeit der Daten.
  
  • Die unveränderliche Speicherung (WORM-Format) verhindert Änderungen oder Löschungen bis zum Ende der Aufbewahrungszeit.
  
  • Audit-Protokolle zeichnen alle Benutzeraktivitäten für die Nachvollziehbarkeit auf und ermöglichen volle Transparenz bei Audits oder forensischen Untersuchungen.
  
  Dieser mehrschichtige Ansatz stellt sicher, dass Ihre Daten die Sicherheits- und Integritätsanforderungen selbst der strengsten gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

• Kann ich in allen archivierten E-Mails suchen?

  Ja. Acronis ermöglicht eine Volltext- und Metadatensuche über alle archivierten Postfächer.
  Sie können:
  
  • Erweiterte Filter verwenden, um die Ergebnisse nach Absender, Empfänger, Betreff, Datumsbereich, Schlüsselwörtern und mehr einzugrenzen.
  
  • Häufig verwendete Suchanfragen speichern.
  
  • E-Mails in der Vorschau anzeigen, bevor Sie sie exportieren oder wiederherstellen.
  
  • E-Mails für die Rechtsabteilung oder Compliance-Beauftragte in branchenüblichen Formaten exportieren.
  
  Dies gewährleistet einen schnellen und präzisen Abruf von Informationen – entscheidend bei Gerichtsverfahren, Personaluntersuchungen oder behördlichen Prüfungen.
  
  

• Können wir E-Mails aus dem Archiv wiederherstellen?

  Ja. Autorisierte Benutzer:innen können archivierte E-Mails auf verschiedene Arten wiederherstellen:
  
  • Wiederherstellung im ursprünglichen Postfach,, wenn dieses noch vorhanden ist.
  
  • Wiederherstellung in einem alternativen Postfach oder in einem anderen Microsoft 365-Unternehmen, falls erforderlich.
  
  • Herunterladen einzelner Anhänge direkt aus dem Archiv, ohne dass die gesamte E-Mail wiederhergestellt werden muss.
  
  Diese Flexibilität hilft Unternehmen, schnell auf geschäftliche Anforderungen oder externe Anfragen zu reagieren, ohne das primäre E-Mail-System zu unterbrechen.

• Können wir für bestimmte E-Mails eine Aufbewahrungspflicht festlegen?

  Ja. Eine Aufbewahrungspflicht kann angewendet werden, um E-Mails über die normale Dauer hinaus aufzubewahren.
  Was passiert, wenn eine E-Mail einer Aufbewahrungspflicht unterliegt?
  
  • Sie ist von der Löschung ausgenommen, auch wenn die Aufbewahrungsrichtlinie abgelaufen ist.
  
  • Sie kann in keiner Weise verändert werden.
  
  • Sie bleibt nur autorisierten Personen zugänglich.
  
  Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen mit Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Prüfungen oder internen Untersuchungen konfrontiert ist und die Datenintegrität für bestimmte E-Mail-Datensätze sicherstellen muss.

• Können wir unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Teams oder Abteilungen festlegen?

  Na klar. Mit Acronis können Sie granulare, anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien für Benutzer:innen, Postfächer, Abteilungen oder Domains definieren.
  Dadurch sind Ihre IT- und Compliance-Teams in der Lage, Folgendes zu tun:
  
  • Abgleich von Datenaufbewahrungspraktiken mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
  
  • Einhaltung interner Governance- oder Dokumentationsstandards.
  
  • Die Richtlinien automatisch auf neu erstellte Postfächer anwenden.
  
  Sie können konfigurieren, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen (z. B. 1 Jahr, 7 Jahre, unbegrenzt) und ob sie am Ende der Aufbewahrungszeit automatisch gelöscht werden sollen, um die fortlaufende Compliance zu vereinfachen.

• Wo werden die E-Mail-Daten gespeichert und wie wird die Datenresidenz verwaltet?

  Acronis speichert archivierte E-Mail-Daten aus M365 in einem von über 50 globalen Datenzentren, die von Acronis selbst oder von vertrauenswürdigen Anbietern wie Microsoft Azure und Google Cloud betrieben werden.
  Während der Einrichtung können Sie Ihre bevorzugte Speicherregion auswählen, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Datenresidenz oder nationale Gesetze zur Datenhoheit (z. B. DSGVO, brasilianisches LGPD oder australischer Privacy Act) zu erfüllen.
  
  Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Daten in einem gesetzeskonformen geografischen Gebiet verbleiben und Sie volle Transparenz und Kontrolle darüber haben, wo Ihre Daten gehostet werden.

• Wird zusätzliche Hardware oder Infrastruktur benötigt?

  Nein. Die Acronis E-Mail-Archivierung ist eine rein Cloud-basierte SaaS-Lösung.
  Es muss keine Hardware installiert werden, es fallen keine komplexen Wartungsaufgaben an und es muss kein zusätzlicher Storage bereitgestellt werden. Die Bereitstellung erfolgt schnell und direkt über Ihre bestehende Acronis Cyber Protect-Umgebung.
  
  Damit ist die Lösung ideal für IT-Teams, die ihre Compliance-Fähigkeiten erweitern möchten, ohne ihre Infrastruktur ausbauen zu müssen.
  
  • Welche Compliance-Anforderungen können wir damit erfüllen?
  
  Die E-Mail-Archivierung von Acronis unterstützt die Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung und Offenlegung von Daten, die in einer Vielzahl von Vorschriften festgelegt sind, wie z. B.:
  
  • DSGVO – für die EU-Datenaufbewahrung und das Recht auf Auskunft
  
  • HIPAA – für Audit-Trails von Gesundheitsdaten und sichere Speicherung
  
  • NIS-2-Richtlinie – für die Betriebssicherheit in wichtigen Sektoren
  
  • SEC Rule 17a-4 und CFTC Rule 1.31 – für Finanzdienstleistungen und Handelsaufzeichnungen
  
  • FOIA und Vorschriften zur Aufzeichnungspflicht im öffentlichen Sektor
  
  • BS 10008 – für die rechtliche Zulässigkeit elektronischer Informationen
  
  • und weitere Richtlinien.
  
  Mit flexiblen Richtlinien, unveränderlicher Speicherung, Audit-Logs und Aufbewahrungspflichten bietet die Lösung alle wichtigen Tools, die zur Einhaltung globaler und branchenspezifischer Data Governance-Richtlinien erforderlich sind.

• Ich habe bereits eine lokale Installation. Wie erhalte ich die Acronis E-Mail-Archivierung für M365?

  Um die Acronis E-Mail-Archivierung für M365 nutzen zu können, benötigen Sie eine Lizenz für die Management-Konsole in der Acronis Cloud. Diese neue Cloud-Installation ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl neuer Umgebungen und Plattformen zu schützen und zu sichern, so dass Sie die Einstellungen entsprechend konfigurieren müssen (d. h. das System berücksichtigt nicht Ihre bisherigen lokalen Backup- und Sicherheitskonfigurationen).