Einen neuen Vertrag erstellen

Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, werden Sie von einem Assistenten durch drei Hauptschritte geführt. In diesen Schritten werden Sie:

  • Grundlegende Vertragsinformationen hinzufügen
  • Abrechnungsinformationen hinzufügen

  • Vertragsteile hinzufügen

    Wenn Sie die Advanced Automation-Funktionalität aktiviert (siehe Advanced Automation (PSA) aktivieren) und einen neuen Kunden mit Abrechnungsinformationen definiert haben, werden beim Erstellen eines neuen Vertrags für diesen Kunden nur zwei Schritte im Vertragsassistenten (nämlich die grundlegenden Vertragsinformationen und die Vertragsteile) aufgeführt.

Wenn Sie den Assistenten abschließen, wird der Vertrag automatisch in die Liste der bestehenden Verträge aufgenommen (die wiederum auf der Registerkarte Verträge angezeigt wird). Diese können dann bei Bedarf angezeigt und aktualisiert werden (siehe Abschnitt 'Einen Vertrag ändern').

So können Sie einen neuen Vertrag erstellen

  1. Gehen Sie im Management-Portal zu Verkauf und Abrechnung –> Verkauf.

  2. Klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Verträge und dann auf + Neuer Vertrag.

    Wenn Sie bestehende Kunden haben, denen keine Verträge zugewiesen wurden, werden Sie aufgefordert, für diese Kunden Verträge zu erstellen. Wenn Sie auf Erstellen oder Verträge für bestehende Kunden erstellen klicken, können Sie den entsprechenden Kunden auswählen und dann auf Weiter klicken. Anschließend müssen Sie, wie im nächsten Schritt beschrieben, die Vertragsinformationen festlegen.

  3. Definieren Sie im angezeigten Assistenten die folgenden Vertragsinformationen:

    • Referenznummer: (Optional) Die Referenznummer, die häufig in Papierverträgen verwendet wird.
    • Vertragsname: Der Name des Vertrages.
    • Organization: Wählen Sie die entsprechende Organisation aus dem Listenfeld aus.
    • Kontakt-E-Mail: (Optional) Der E-Mail-Kontakt für diesen Vertrag.
    • Rechnungssteller: Wählen Sie den entsprechenden Rechnungssteller.
    • Wählen Sie im Bereich Zahlungsdetails einen Intervallzeitraum (Monatlich, Vierteljährlich, Halbjährlich, Jährlich), den Zeitpunkt der Rechnungsstellung (im Voraus oder Nachträglich) sowie die Zahlungsmethode (Manuelle Zahlung oder Lastschrift) aus. Mit der Option Lastschrift können Kunden Rechnungen per Überweisung oder per Zahlungsintegration (PayPal, Stripe) bezahlen. Sie können außerdem die Rechnung an ihre lokale Bank senden, um die Lastschrift direkt verarbeiten zu lassen.
    • Definieren Sie im Bereich Vertragszeitraum den Gültigkeitszeitraum für den Vertrag (wenn der Vertrag kein festgelegtes Ende hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbegrenzt) und bestimmen Sie dann, ob die Rechnung per E-Mail oder per Post zugestellt werden soll.
    • Definieren Sie im Bereich Kundenadresse die relevanten Adressdetails.

    • Wenn Sie Blockstunden in Ihre Services einschließen wollen, aktivieren Sie den Optionsschalter Blockstunden. Definieren Sie dann die Anzahl der Blockstunden und den prozentualen Grenzwert für die Erneuerung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorschuss, wenn es sich bei diesem Vertrag um eine Vorschussvereinbarung handelt (und die Blockstunden monatlich, viertel- oder halbjährlich abgerechnet werden). Wenn die Option aktiviert ist, können Sie:

      Verbleibende Stunden verwerfen (um die Reststunden zu verwerfen, die im Abrechnungszeitraum des Vorschusses nicht verbraucht wurden).

      Verbleibende Stunden behalten (um die Reststunden zu behalten, die während des Abrechnungszeitraums des Vorschusses nicht verbraucht wurden).

      Die für Tickets aufgewendete Zeit wird entweder separat abgerechnet, als nicht abrechenbar markiert (wenn die Arbeit Teil einer Festpreisvereinbarung ist) oder mit dem aktuellen Blockstundenguthaben verrechnet.

      Mit Blockstunden können Sie einen Block von Support-Stunden für Kunden reservieren. Sie werden anhand des standardmäßigen Blockstunden-Produktsatzes abgerechnet, der in den Rechnungseinstellungen festgelegt ist. Der Grenzwert für die Erneuerung dient dazu, Sie zu benachrichtigen, wenn für den aktuellen Block nur noch eine bestimmte Anzahl von Stunden übrig ist. Die Benachrichtigung ermöglicht es Ihnen, einen Verkaufsartikel für einen neuen Block zu erstellen, indem Sie auf Blockstunden erneuern klicken. Sobald der neue Block abgerechnet ist, wird er in der verfügbaren Blockstundenbilanz angezeigt.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anteilig, wenn Änderungen am Vertrag anteilig oder zum vollen Preis abgerechnet werden sollen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 2 des Vertragsassistenten (den Abrechnungsinformationen) zu gelangen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Abrechnungsfeldern finden Sie unter Abrechnungsinformationen für einen Mandanten definieren. Wenn Sie bereits Abrechnungsinformationen für diesen Kunden definiert haben, fahren Sie mit Schritt 3 des Vertragsassistenten fort, nämlich dem Hinzufügen von Vertragsteilen (siehe unten).

  5. Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 3 des Vertragsassistenten (das Hinzufügen von Vertragsteilen) zu gelangen.

  6. Klicken Sie auf Vertragsteil hinzufügen.

    Wenn der ausgewählte Kunde bestimmte Produkte oder Services von Acronis definiert hat, werden Sie aufgefordert, diese je nach Bedarf zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können dann (wie unten beschrieben) weitere Vertragsteile hinzufügen.

  7. Definieren Sie folgende Felder:

    • Art des Vertragsteils: Wählen Sie die entsprechende Art des Vertragsteils aus einer der folgenden Möglichkeiten aus:
      • Standardtyp: Wird für allgemeine Verträge verwendet, die keine Integration verwenden.
      • IKT-Service: Mit diesem Typ können Sie einen IKT-Service (Informations- und Kommunikationstechnologie) (wie z.B. einen Datei-Storage) verkaufen. Wenn Sie diesen Service anbieten, können verschiedene IKT-Assets hinzugefügt werden – wie etwa Datacenter, Storage-Server, Netzwerk-Switches usw. Sie können diese Assets aber auch in anderen Vertragsteilen verwenden. Wenn Sie beispielsweise den IKT-Service Datei-Storage erstellen, können Sie ein Datacenter, einen Storage-Server und einen Switch hinzufügen. Wenn Sie einen anderen IKT-Service hinzufügen, der ebenfalls dieses Datacenter nutzt, können Sie das Datacenter immer noch in diesem anderen Vertragsteil hinzufügen. Wenn Sie ein Ticket für den Kunden erstellen, lässt Sie das System zuerst einen IKT-Service und dann das/die zugehörige(n) Asset(s) (Ressourcen) auswählen.
      • Verwalteter Service: Dieser Typ wird in der Regel für verwaltete Services wie Workstation-Verwaltung verwendet. Fügen Sie die entsprechenden Maschinen zum Vertragsteil hinzu. Sobald dies geschehen ist, werden diese Assets aus der Liste der verfügbaren Maschinen entfernt, sodass sie mit keinem anderen Vertragsteil verbunden werden können.

    • Wählen Sie im Bereich Produkt oder Services die entsprechenden Produkte oder Services aus, die Sie hinzufügen wollen, einschließlich der Anzahl und der Preise für das Produkt oder den Service.

      Das Feld Tatsächliche Menge definiert den Umfang des Service, den Sie Ihrem Kunden derzeit im Rahmen des Vertrags bieten. Dieser Wert kann folgendermaßen festgelegt sein:

      • Manuell: Ihrem Kunden wird pro Abrechnungszeitraum ein fester Service-Betrag in Rechnung gestellt. Beispielsweise fünf verwaltete Workstations pro Monat.

      • Automatisch: Ihrem Kunden wird der Service-Umfang in Rechnung gestellt, der von einer der aktivierten Integrationen gemeldet wurde. Beispielsweise kann die Acronis Cyber Cloud-Integration in einem Monat fünf Server und im folgenden Monat sechs Server melden.

      Das Feld Mindestmenge ermöglicht es Ihnen, eine Mindestservice-Umfang festzulegen, der dem Kunden berechnet wird. Wenn der im Feld Tatsächliche Menge definierte Wert höher ist als der im Feld Mindestmenge definierte Wert, wird die tatsächliche Menge zur Abrechnung verwendet. Wenn der im Feld Mindestmenge definierte Wert höher ist als der im Feld Tatsächliche Menge definierte Wert, wird die Mindestmenge verwendet. Diese Felder werden auch verwendet, um die Nutzungs- und Rentabilitätsangaben in Berichten zu berechnen.

      Die fakturierbare Mindestmenge verbessert die Möglichkeit, Services als Pakete zu verkaufen. Wenn Sie z.B. einen Vertrag für einen Kunden erstellen, der ein Backup von mindestens zwei Geräten und mindestens 500 GB Storage benötigt, wird die erstellte Rechnung zwei Rechnungsposten für die Geräte und für den Storage enthalten, ohne einen Verkaufsartikel für den Storage zu erstellen. Dem Kunden kann auch jede Nutzung über die im Vertrag definierte Mindestmenge hinaus in Rechnung gestellt werden (für belegten Speicherplatz über die definierten 500 GB hinaus wird ein separater Verkaufsartikel erstellt).

    • Definieren Sie im Bereich Vertragszeitraum den relevanten Zeitraum. Wenn es kein Enddatum gibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbegrenzt. Standardmäßig werden diese Daten aus den Einstellungen für die Vertragsinformationen übernommen (siehe oben). Beachten Sie, dass der Datumsbereich kürzer sein sollte als der des Hauptvertrages. Wenn Sie einen längeren Zeitraum anwenden wollen, müssen Sie zuerst den Hauptvertragszeitraum anpassen.

    • Aktivieren Sie den Optionsschalter Test, wenn Sie wollen, dass der Vertragsteil zu einem Testzeitraum gehört. Bestimmen Sie den Testzeitraum, indem Sie die entsprechende Anzahl von Monaten auswählen. Testvertragsteile werden in Rechnungen während eines Fakturierungslaufs mit einem Preis von Null zur Information aufgenommen. Nach Ablauf des Testzeitraums wird in den generierten Rechnungen der reguläre Preis ausgewiesen.

      Die Testoption kann pro Vertragsteil nur einmalig angewendet werden. Außerdem kann die Testoption nicht aktiviert werden, wenn für den ausgewählten Vertragsteil bereits eine Rechnung gestellt wurde.

    • Integrationen: Wählen Sie die relevante Integration aus. Wenn eine Integration ausgewählt wird, wird ein zusätzliches Feld Maschinen auf der Rechnung anzeigen angezeigt. Dieses Feld definiert, ob die Rechnung Maschinendetails enthalten soll; als Voreinstellung ist Ja ausgewählt.

      Mithilfe von Integrationen können Sie die Anzahl eines Vertragsteils an die tatsächliche Nutzung binden, die von der ausgewählten Integration bereitgestellt wird (wie etwa die Anzahl der aktiven Workloads für einen bestimmten Kunden, die Anzahl der virtuellen Maschinen oder die Menge an Gigabytes, die ein Kunde im von gehosteten Storage verwendet).

      Zu den verfügbaren Workloads gehören auch solche mit Produkten und Services von Acronis (wie etwa Cyber Disaster Recovery Cloud oder Cyber Protection) sowie RMM-Integrationen.

      Um die relevanten integrierten Workloads zu finden, können Sie nach dem Client (d.h. nach solchen Workloads, die zu dem ausgewählten Client gehören), nach dem Workload-Typ (Workloads eines bestimmten Workload-Typs) oder nach einzelnen Workloads filtern (suchen Sie nach den relevanten Workloads und wählen Sie diese aus der Workload-Liste aus).

      In diesem Abschnitt können Sie auch eine RMM-Integration auswählen und die verschiedenen damit verbundenen Agenten verknüpfen (damit die Alarm-zu-E-Mail-RMM-Funktionalität korrekt funktioniert, müssen Sie die richtigen Maschinen zu den gültigen Verträgen hinzugefügt haben). Advanced Automation (PSA) verwendet diese, um die RMM-Site oder -Gruppe mit dem richtigen Kunden zu verbinden. Mithilfe dieser Informationen kann es die SLA auf das Ticket anwenden, basierend auf dem Vertrag, mit dem die Maschine verbunden ist.

      Es wird außerdem das Kontrollkästchen Automatische Updates angezeigt, welches die automatische Berechnung der Workload-Anzahl für Rechnungen ermöglicht. Wenn diese Option ausgewählt wird, wird das Feld Tatsächliche Menge im Bereich Produkt oder Services deaktiviert.

    • Service-Level-Vereinbarung (SLA): Wählen Sie die relevante SLA aus.

  8. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Vertragsteil zum Vertrag hinzuzufügen.

  9. (Optional) Klicken Sie auf Vertragsteile hinzufügen, wenn Sie weitere Vertragsteile hinzufügen wollen.

  10. Klicken Sie auf Fertig. Der Vertrag wird auf der Registerkarte Verträge zur Liste der bestehenden Verträge hinzugefügt.