Incorporación de clientes existentes

Cuando se activa Advanced Automation (PSA) para su cuenta (consulte Activar Advanced Automation (PSA)), debe incorporar a los clientes existentes para poder facturar y procesar sus solicitudes de servicio.

Para asegurarse de que Advanced Automation (PSA) se ha configurado correctamente para sus clientes existentes, haga lo siguiente:

Proporcionar la información de facturación

Si se habilita Advanced Automation (PSA), se le pedirá que proporcione la información de facturación de los clientes existentes cuando acceda a la sección Clientes. La información de facturación garantiza que pueda utilizar Advanced Automation (PSA) para facturar y procesar las solicitudes de servicio de sus clientes.

Si no se proporciona la información de facturación de un cliente, no podrá aprobar los tickets y los registros de tiempo del cliente, y se le pedirá que introduzca la información al procesarlos. Asimismo, al crear un artículo de venta, se le pedirá que rellene la información de facturación del cliente seleccionado si no se ha definido en Advanced Automation (PSA). Para obtener más información, consulte las secciones correspondientes a continuación.

Pasos para añadir la información de facturación de los clientes existentes

  1. En el portal de administración, vaya a Organización > Clientes.

  2. Haga clic en el icono de puntos suspensivos (...) situado junto al nombre del cliente correspondiente. En el menú que se muestra, seleccione Añadir información de facturación.

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    Haga clic en una fila de cliente en la lista que se muestra. En la barra lateral que se muestra, haga clic en la pestaña Configurar. A continuación, haga clic en las secciones Facturación y Dirección para añadir la información de facturación correspondiente.

  3. Rellene los campos del formulario que se muestra. Para obtener más información sobre estos campos, consulte Definir la información de facturación de un inquilino.

  4. Haga clic en Agregar para completar la configuración de la información de facturación.

    Si quiere gestionar y tener acceso a los números de teléfono de usuarios del centro de asistencia, en la misma pestaña Configurar, haga clic en la sección Configuración general y habilite el conmutador Habilitar el perfil del cliente administrado de forma automática. Cuando se habilita esta opción, se muestran tanto a los usuarios clientes como los administradores los campos de contacto correspondientes, incluidos los números de teléfono (así como el cargo y el contacto de la empresa). Para obtener más información, consulte Configuración del perfil del cliente administrado de forma automática.

Crear contratos para empezar a facturar los servicios y productos a los clientes existentes

Los contratos garantizan que pueda utilizar Advanced Automation (PSA) para facturar a sus clientes con regularidad.

Si se activa Advanced Automation (PSA), se le pedirá que cree contratos para los clientes existentes cuando acceda al módulo Ventas y facturación. Este mensaje solo se muestra si uno o más clientes tienen asignados servicios o productos de Acronis.

Pasos para crear contratos para clientes existentes

  1. En el portal de administración, vaya a Ventas y facturación > Ventas.

  2. Si en el banner se le informa que un número específico de clientes no tienen contratos asignados, haga clic en Crear.

    Si ya ha cerrado el banner, también puede hacer clic en el enlace Crear contratos para clientes existentes, situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

  3. En el asistente Crear nuevo contrato, haga lo siguiente:
    1. Seleccione el cliente correspondiente y haga clic en Siguiente.
    2. Añada la información del contrato, incluidos los detalles de pago y el periodo del contrato. Para obtener más información, consulte Trabajo con contratos. Haga clic en Siguiente cuando haya finalizado.
    3. Añada la información de facturación y haga clic en Siguiente. Tenga en cuenta que no se mostrará este paso si ya ha definido la información de facturación tal y como se describe en Proporcionar la información de facturación.
    4. Añada las partes del contrato si es necesario. Para obtener más información, consulte Creación de un contrato nuevo. Por defecto, se añadirán a la plantilla del contrato las partes del contrato basadas en servicios de Acronis ya asignados al cliente. Estas partes del contrato se pueden editar o eliminar si es necesario. Asegúrese de que establece los precios correctos para las partes del contrato.
  4. Haga clic en Listo. Se añadirá automáticamente el contrato a la lista de contratos existentes de la pestaña Contratos.

Asegurarse de que puede recibir y procesar tickets del centro de asistencia para los clientes existentes

Si se habilita Advanced Automation (PSA), puede recibir y procesar tickets para un cliente existente aunque no se haya definido la información de facturación de dicho cliente. Esto le garantiza que pueda crear, responder, resolver y cerrar tickets cuando sea necesario. Para obtener más información sobre cómo trabajar con las funciones del centro de asistencia, consulte Centro de asistencia.

No obstante, no puede aprobar el tiempo de tickets notificado por un cliente si no se proporciona la información de facturación de dicho cliente. Cuando intente aprobar un registro de tiempo de tickets, se le pedirá que añada la información de facturación de los clientes correspondientes. Para obtener más información, consulte Proporcionar información de facturación.

Asegurarse de que puede crear artículos de venta para los clientes existentes

Si se habilita Advanced Automation (PSA), puede crear artículos de venta para un cliente existente aunque no se haya definido la información de facturación de dicho cliente.

No obstante, si selecciona un cliente sin información de facturación al crear un artículo de venta (consulte Gestión de elementos de ventas), se le pedirá que proporcione dicha información antes de continuar con la creación del artículo de venta.

Además, al editar un artículo de venta existente, no podrá cambiar el cliente asignado a dicho artículo por otro cuya información de facturación no se haya especificado. Se le pedirá que proporcione la información de facturación antes de continuar con la edición del artículo de venta.

Asegurarse de que puede ejecutar el proceso de facturación y emitir facturas para los clientes existentes

Durante el primer proceso de facturación, se le pedirá que compruebe la configuración predeterminada de numeración de facturas antes de generar ninguna factura. Los números de las facturas creadas deben coincidir con el software de contabilidad. Con este paso, se asegurará de haber configurado correctamente la información de facturación. Para obtener más información, consulte Facturas.