¿Qué es la copia de seguridad de datos (Data Backup)?

La copia de seguridad de datos (Data Backup) significa crear una copia de los datos en su sistema que utiliza para la recuperación en caso de que sus datos originales se pierdan o se dañen. También puede utilizar la copia de seguridad para recuperar copias de archivos antiguos si los ha eliminado de su sistema.

Muchas empresas y organizaciones protegen sus datos críticos con copias de seguridad, lo que las convierte en uno de los componentes clave del plan de recuperación ante desastres y la estrategia de continuidad del negocio de una empresa.

Las empresas dependen mucho de los datos. Mientras que una persona no puede sobrevivir sin aire, agua y alimentos, las empresas no pueden sobrevivir sin datos. El cuarenta por ciento de las empresas que no cuentan con planes adecuados de copia de seguridad o recuperación ante desastres no sobreviven a un desastre.

Cada empresa debe designar un administrador de copias de seguridad para que se encargue de toda la estrategia de copia de seguridad, incluidas las soluciones y herramientas de copia de seguridad; el alcance, la programación y la infraestructura de la copia de seguridad; la red y el almacenamiento; objetivos de tiempo de recuperación (RTO), objetivos de punto de recuperación (RPO), etc.

Su empresa debe contar con una estrategia y una solución de copia de seguridad. De lo contrario, puedes ser una estadística.

Copia de seguridad de datos (Data Backup): ¿qué respaldar?

La tarea inicial principal del administrador de copias de seguridad es comprender, definir y administrar los datos de los que se va a realizar una copia de seguridad y proteger. Para reducir el riesgo de pérdida de datos, desea realizar copias de seguridad de archivos y bases de datos y hacer copias de seguridad de sus sistemas operativos, aplicaciones, configuración, todo lo que pueda. Si utiliza la virtualización, desea realizar una copia de seguridad de los hosts y la consola de administración, no solo de las máquinas virtuales (VM). Si usa una infraestructura como servicio (IaaS) en la nube, debe incluirla en el ámbito. Y no se olvide de los dispositivos móviles: la tableta de su CEO podría contener datos críticos de la empresa que pueden ser más importantes que los datos almacenados en algunos de sus servidores.

Vuelva a visitar el ámbito de la copia de seguridad cada vez que cambie la infraestructura. Todos los nuevos dispositivos, soluciones y servicios utilizan datos. Tu mantra es "haz una copia de seguridad de todo, haz una copia de seguridad a menudo".

Cuando elija una solución de copia de seguridad, asegúrese de que pueda proteger todos sus datos. De lo contrario, algunos datos quedarán desprotegidos o es posible que necesite varias soluciones de copia de seguridad. Por ejemplo, si tiene un servidor físico en su centro de datos, una solución que solo realice copias de seguridad de sus máquinas virtuales no es suficiente. En su lugar, sería mejor si implementa varias soluciones dispares, o mejor aún, si usa una solución que realice copias de seguridad de todos los dispositivos y sistemas en su ámbito de copia de seguridad.

Todas las empresas deben hacer una copia de seguridad de todos los archivos y documentos de datos importantes, incluidos los datos financieros (por ejemplo, transacciones con tarjeta de crédito, facturas y facturaciones, archivos de cuentas por cobrar y por pagar, nóminas), información de clientes, información de proveedores, información de socios, comunicaciones y cuentas de correo electrónico, todas las aplicaciones y bases de datos, archivos de gestión de proyectos, registros de personal, el sistema operativo, archivos de configuración y cualquier otro archivo creado por sus empleados.

Una vez que decida el alcance de sus copias de seguridad, la siguiente decisión importante es la frecuencia con la que necesita realizar copias de seguridad y definir un programa de copias de seguridad.

Su programación de copias de seguridad depende en gran medida del volumen de datos que cree diariamente. Las mejores prácticas de protección de datos sugieren iniciar  una copia de seguridad completa al menos una vez a la semana. Puedes hacer uno fuera del horario comercial o los fines de semana.

Sin embargo, es crucial crear copias de seguridad incrementales (o diferenciales) una vez al día entre copias de seguridad completas. De este modo, se asegura de que todos los datos creados por la empresa y el usuario se almacenen de forma segura en caso de que se produzca un evento de pérdida de datos.

Si bien lo anterior sigue una regla general, algunas empresas administran grandes volúmenes de datos. En tales casos, es posible que no sea suficiente crear una copia de seguridad por día. Por otro lado, las pymes que manejan volúmenes de datos más pequeños pueden optar por un plan de copia de seguridad más asequible, con menos espacio de almacenamiento. En tales casos, la creación de copias de seguridad diarias puede llenar rápidamente su almacenamiento a menos que lo audite con frecuencia.

Para garantizar el enfoque adecuado de la frecuencia de las copias de seguridad, las empresas deben calcular los datos que manejan diariamente (o semanalmente) y programar las copias de seguridad para complementar sus promedios de creación de datos.

Sus colegas cambian constantemente los datos y, en caso de desastre, se perderán todos los datos creados desde la última copia de seguridad hasta el momento de la falla. Este período se denomina objetivo de punto de recuperación (RPO), el período máximo en el que está dispuesto a perder datos en sus sistemas debido a un evento.

Un RPO más corto significa perder menos datos, pero requiere más copias de seguridad, más capacidad de almacenamiento y más recursos informáticos y de red para que se ejecute la copia de seguridad. Un RPO más largo es más asequible, pero significa perder más datos.

Muchas pequeñas y medianas empresas suelen definir un RPO de 24 horas, lo que significa que hay que hacer una copia de seguridad a diario. Con las soluciones de copia de seguridad modernas, puede implementar RPO en tan solo unos minutos. También puede tener RPO escalonados: RPO más cortos para sistemas críticos y RPO más largos para sistemas secundarios.

Otra variable esencial es el objetivo de tiempo de recuperación (RTO, por sus siglas en inglés), es decir, la rapidez con la que puede recuperarse desde el momento de un desastre hasta el momento en que vuelve a las operaciones normales. Cuando los sistemas no funcionan, su empresa pierde dinero y necesita recuperarse rápidamente para minimizar las pérdidas. Sin embargo, al igual que con RPO, un RTO más corto requiere almacenamiento, redes y tecnologías más rápidos, por lo que es más caro.

Para muchas empresas, un RTO de unas pocas horas es la norma.

Involucre a las partes interesadas de su negocio en las discusiones sobre los RPO y RTO del sistema. Una vez definidos, puede decidir sus soluciones y almacenamiento.

Hay múltiples tipos de soluciones y herramientas de copia de seguridad disponibles en el mercado para ofrecer diferentes RPO y RTO, y manejar diferentes alcances. Estos son los más populares.

Estos dispositivos suelen incluir almacenamiento, un dispositivo montado en bastidor de 19" que se instala y se conecta a la red. Las máquinas son fáciles de instalar y configurar. En la mayoría de los casos, no es necesario aprovisionar un servidor o sistema operativo independiente ni instalar ningún software. Los agentes instalados en los sistemas realizan las copias de seguridad y se accede a la solución a través de una interfaz gráfica proporcionada con el dispositivo.

Sin embargo, recuerde que si tiene un dispositivo de hardware y falla, perderá toda su solución de copia de seguridad de datos (Data Backup). Incluso si realizó una copia de seguridad en una ubicación secundaria, debe volver a aprovisionar la solución de copia de seguridad antes de recuperarla, lo que aumenta los tiempos de recuperación.

Las soluciones de software se instalan en sus propios sistemas y se encargan del proceso de copia de seguridad. Muchas soluciones le permiten utilizar los sistemas existentes, pero algunas requieren servidores dedicados aprovisionados solo para copias de seguridad. Para estos, debe instalar y configurar el sistema operativo y el software de copia de seguridad. En muchos casos, puede instalar el software en una máquina virtual (VM).

Las soluciones de software ofrecen una mayor flexibilidad que los dispositivos de hardware, especialmente si su infraestructura cambia con frecuencia. Además, las soluciones de software pueden ser menos costosas que comprar un paquete de dispositivos de hardware y también le permiten elegir y aprovisionar su propio almacenamiento.

Numerosos proveedores ofrecen copias de seguridad como servicio (BaaS), una oferta basada en la nube que le permite aprovisionar y ejecutar sus copias de seguridad desde la infraestructura en la nube del proveedor o proveedor de servicios mediante la instalación de agentes ligeros en sus máquinas. El BaaS es incluso más simple que el software porque no hay sistemas que aprovisionar ni sistemas operativos que configurar.

Por supuesto, si su organización maneja datos confidenciales o está sujeta a requisitos normativos, deberá verificar si una solución BaaS es aceptable.

La última innovación en el mundo de las copias de seguridad es una solución de copia de seguridad híbrida todo en uno, que le permite instalar el software o utilizarlo como un servicio en la nube. Estas soluciones combinan lo mejor de ambos mundos, lo que las convierte en la mejor opción para muchas organizaciones.

Hay tres tipos de proveedores de copias de seguridad de datos que ofrecen para garantizar la mejor utilización del almacenamiento y las mejores velocidades de copia de seguridad/recuperación:

Copia todo lo que desees proteger. La primera vez que realice una copia de seguridad de un sistema, querrá realizar una copia de seguridad completa. Pero las copias de seguridad completas llevan tiempo, por lo que los proveedores de software también recurren a otros tipos de copias de seguridad de datos.

La copia de seguridad diferencial se centra solo en los archivos que han cambiado desde la última copia de seguridad completa. Por ejemplo, supongamos que realiza una copia de seguridad completa el domingo. El lunes, solo se realiza una copia de seguridad de los archivos que han cambiado desde el domingo; el martes, solo se realiza una copia de seguridad de los archivos que han cambiado desde el domingo; y así sucesivamente, hasta la siguiente copia de seguridad completa. Las copias de seguridad diferenciales son más rápidas que las copias de seguridad completas porque se realiza una copia de seguridad de muchos menos datos. Pero la cantidad de datos de los que se realiza una copia de seguridad crece con cada copia de seguridad diferencial hasta la siguiente copia de seguridad completa. Las copias de seguridad diferenciales son más flexibles que las copias de seguridad completas, pero siguen siendo difíciles de manejar para hacer más de una vez al día, especialmente a medida que se acerca la próxima copia de seguridad completa. Las copias de seguridad diferenciales a veces se denominan "copias de seguridad incrementales acumulativas".

También se realiza una copia de seguridad solo de los datos modificados, pero solo se realiza una copia de seguridad de los datos que han cambiado desde la última copia de seguridad, ya sea una copia de seguridad completa o incremental. A veces se denominan "copias de seguridad incrementales diferenciales".

Si realiza una copia de seguridad incremental el martes, solo realizará una copia de seguridad de los datos que cambiaron desde la copia de seguridad incremental del lunes. El resultado son copias de seguridad mucho más pequeñas y rápidas. Con las copias de seguridad incrementales, cuanto más corto sea el intervalo entre la nueva y la última copia de seguridad, menos datos habrá que respaldar. De hecho, con un sofisticado software de copia de seguridad como Acronis Cyber Protect, las copias de seguridad son tan pequeñas y rápidas que puede realizar copias de seguridad cada hora o incluso con más frecuencia, dependiendo del trabajo que esté realizando y de lo importante que sea tener copias de seguridad actualizadas.

Si bien las copias de seguridad incrementales brindan mucha más flexibilidad y granularidad (tiempo entre copias de seguridad), tienen la reputación de tardar más en restaurarse porque la copia de seguridad debe reconstituirse a partir de la última copia de seguridad completa y todas las copias de seguridad incrementales desde entonces.

Además de los tres principales, hay varios enfoques de copia de seguridad específicos de cada escenario.

• Copias de seguridad completas sintéticas

En esta variación de la copia de seguridad diferencial, el servidor de copia de seguridad crea una copia completa adicional basada en la copia de seguridad completa original y los datos recopilados de las copias de seguridad incrementales.

• Copias de seguridad incrementales inversas

Aquí, se crea la copia de seguridad completa con respecto a la diferencia entre las copias de seguridad anteriores, comenzando con la última copia de seguridad exitosa. El software de copia de seguridad se centra en el incremento de cada copia de seguridad en función de la diferencia en comparación con el incremento del día anterior. El incremento desde la última copia de seguridad completada se agrega a la copia de seguridad actual.

Esto permite el acceso instantáneo a la versión de copia de seguridad más reciente: no necesitará restaurar todos los incrementos anteriores para recuperar el conjunto completo y obtener una copia de seguridad actualizada. Sin embargo, para encontrar la última  versión de un documento será necesario volver a un punto de restauración anterior.

• Copias de seguridad incrementales para siempre

Las copias de seguridad incrementales para siempre capturan todo el conjunto de datos y, a continuación, le agregan copias de seguridad incrementales desde un punto específico en adelante. Este enfoque comprime la ventana de copia de seguridad, lo que permite un acceso más rápido a la recuperación de datos. El proceso de hacer una copia de seguridad solo de los bloques de datos modificados se denomina "diferenciación diferencial".

• Copias de seguridad en caliente

También conocidas como "copias de seguridad dinámicas", las copias de seguridad en caliente se aplican a los datos disponibles para los usuarios durante el proceso de actualización. Este enfoque anula el tiempo de inactividad del usuario y garantiza una productividad óptima.

Sin embargo, este método conlleva una desventaja potencial. Si los datos sufren cambios durante el proceso de copia de seguridad, la copia resultante puede diferir del estado final de los datos.

Una copia de los datos se almacena en el almacenamiento de copia de seguridad y debe tenerla seleccionada aprovisionada y a mano para realizar correctamente la copia de seguridad (y la recuperación).

Si tiene suficiente capacidad en los discos locales, puede realizar copias de seguridad en ellos o en otros medios extraíbles (por ejemplo, unidades USB externas).

Las copias de seguridad de medios extraíbles son rápidas y cómodas, y no necesita una red. La desventaja  de las copias de seguridad locales es  que si el sistema es destruido por un incendio o una inundación, sus copias de seguridad también pueden ser destruidas si se almacenan en la misma ubicación. Además, en muchos casos, es necesario administrar estas copias de seguridad equipo por equipo, lo que lo hace engorroso para entornos más grandes.

Las copias de seguridad de discos locales y USB son las mejores para realizar copias de seguridad rápidas de un pequeño número de sistemas y están diseñadas para recuperar archivos o sistemas individuales en caso de fallo del software. (por ejemplo, puede hacer una copia de seguridad de Windows en un  archivoUSB de arranque, por lo que lo tendría disponible para su recuperación si se produce un fallo)

Esta es una de las opciones de almacenamiento más comunes. Con un NAS (almacenamiento conectado a la red) centralizado, una SAN (red de área de almacenamiento) o un simple recurso compartido de red, puede almacenar muchas o todas las copias de seguridad de la empresa en un solo lugar y restaurar un archivo, un sistema o todo el centro de datos en caso de un ataque de virus o corrupción de datos. Sin embargo, al igual que con los discos locales, NAS y SAN no le ayudarán a recuperar datos en caso de un desastre importante en el área, como un huracán o un tifón que destruya toda su instalación.

Para recuperarse de un desastre mayor, debe almacenar una copia de sus datos en una ubicación externa, preferiblemente al menos a 100 millas de su centro de datos principal.

Una de las formas tradicionales de hacerlo es almacenar copias de sus datos en dispositivos de cinta y enviar físicamente las cintas a una ubicación remota. Las tecnologías de cinta modernas, como LTO-7, le permiten almacenar hasta 2,5 TB de datos comprimidos en una sola cinta, lo que las hace bastante eficientes si necesita proteger grandes cantidades de datos.

La desventaja de una copia de seguridad en cinta son los RTO largos, ya que necesita enviar físicamente la cinta de vuelta cuando necesita recuperar datos. Además, algunas soluciones de copia de seguridad tienen opciones de recuperación limitadas. Por ejemplo, puede recuperar un sistema completo de la cinta, pero no un solo archivo o carpeta. Además, necesita una unidad de cinta, un cargador automático o una biblioteca de cintas para crear copias de seguridad y realizar recuperaciones, y estos dispositivos pueden ser relativamente caros.

La alternativa moderna a la copia de seguridad en cinta es el almacenamiento en la nube. Con esta solución, se suscribe a una capacidad de almacenamiento específica en el centro de datos del proveedor de servicios o proveedor de la nube. No necesita ningún hardware como ocurre con las unidades de cinta (a menos que dependa del almacenamiento en la nube privada), pero sí necesita una conexión a Internet para enviar copias de seguridad a la nube. Es posible que su proveedor tenga formas de eliminar los problemas relacionados con la carga de grandes cantidades de datos ofreciendo el envío de datos físicos o un programa de siembra inicial.

Toda solución de almacenamiento tiene inconvenientes. Para seleccionar la solución adecuada, debe desarrollar una estrategia de almacenamiento basada en sus requisitos empresariales únicos, RPO y RTO. También necesita una solución  de copia de seguridad de datos (Data Backup) que siga el enfoque de copia de seguridad 3-2-1 aceptado por la industria  : almacene sus datos en tres lugares, en dos tipos de almacenamiento, con una copia almacenada fuera del sitio. Excelentes ejemplos de la estrategia 3-2-1 son las soluciones de disco a disco a cinta (D2D2T) y de disco a disco a nube (D2D2C). Con estas soluciones, puede realizar una copia de seguridad de sus datos en el almacenamiento central de la red y, a continuación, copiar esa copia de seguridad en cinta o en el almacenamiento en la nube externo.

• Protección continua de datos

Tener copias de seguridad de datos cifrados garantiza que ningún intruso pueda acceder a ellos sin una clave de descifrado.

Un software de copia de seguridad fiable puede ayudar a su empresa a almacenar todos los datos críticos en un almacenamiento de copia de seguridad seguro y a desarrollar un plan integral de recuperación ante desastres para restaurar rápidamente los datos, incluso si se produce un desastre.

• Seguridad de datos en tiempo real

Tener un almacenamiento de datos fortificado es crucial para todos los datos en reposo. Sin embargo, un software de copia de seguridad fiable garantiza que los datos operativos y los datos en tránsito estén protegidos hasta los dientes. Puede aplicar protección avanzada de extremo a extremo para todos los dispositivos operativos y medios de almacenamiento, invocar MFA para administrar el acceso al almacenamiento en la nube y confiar en el antiransomware impulsado por IA para anular cualquier evento de pérdida de datos.

• Sistemas de copia de seguridad redundantes

La protección de datos requiere archivos de copia de seguridad en varios sistemas de copia de seguridad. Con la solución adecuada, puede hacer una copia de seguridad de los datos en una copia de seguridad local fuera de línea, almacenamiento en la nube privada, almacenamiento de datos de copia de seguridad fuera del sitio e incluso medios extraíbles portátiles.

Tener copias de seguridad de datos redundantes garantiza que pueda recuperar datos con éxito de las copias de seguridad de datos, independientemente de la ubicación.

• Gran capacidad de almacenamiento

Las copias de seguridad automatizadas de datos son convenientes, y las empresas pueden crear fácilmente una copia de seguridad completa tras otra sin tener en cuenta el espacio de almacenamiento. Mientras que el almacenamiento de datos físicos puede llenarse rápidamente, el almacenamiento  de copias de seguridad en la nube puede escalar infinitamente para manejar más datos si es necesario.

Sin embargo, no se recomienda duplicar las copias de seguridad de los datos en el mismo medio de almacenamiento. Lo ideal es que audite regularmente sus copias de seguridad para mantener optimizado el espacio de almacenamiento y reducir los costes.

• Gestión eficiente de datos

La copia de seguridad y la recuperación de datos pueden ser un reto a menos que se cuente con un plan completo.

Una solución sólida puede obtener un plan paso a paso para su proceso de copia de seguridad y protocolos de recuperación ante desastres. Además de las copias de seguridad frecuentes, podrá restaurar solo los datos críticos para las operaciones diarias para evitar el tiempo de inactividad en caso de desastre.

• Gestión de costes

Las soluciones escalables le permiten escalar hacia arriba o hacia abajo según la demanda para gastar la cantidad óptima en seguridad y protección de datos.

Además, contrarrestar la pérdida de datos significa que no tendrá que reconstruir los datos esenciales de la empresa, lo que le ahorrará tiempo, esfuerzo y, en última instancia, gastos.

• Rendimiento eficiente de la empresa

La copia de seguridad manual de datos puede ser increíblemente abrumadora, especialmente para las organizaciones más grandes. Si su empresa depende únicamente de servidores locales, necesitará un equipo dedicado para gestionar la copia de seguridad, la auditoría, la gestión y la recuperación de archivos de datos críticos.

Por otro lado, una solución adecuada almacenará los datos de forma eficaz, mientras que sus empleados pueden centrarse en las tareas críticas para el negocio sin obstáculos.

• Mejora de la competitividad

Los datos son el pan de cada día de los procesos empresariales modernos. Acceder a los datos de los clientes desde cualquier lugar y en cualquier momento se relaciona con una mayor satisfacción del cliente. Esto último, a su vez, se traduce en una base de clientes más leales y una mejor imagen de marca.

La gestión eficiente de los datos pone a su empresa por delante de la competencia y garantiza que se mantenga en la cima de su juego a largo plazo.

• Beneficios de cumplimiento

La legislación de cumplimiento moderna invoca la necesidad legal de almacenar datos en consecuencia. El incumplimiento de las pautas puede resultar en multas o ramificaciones legales.

Una solución integral de copia de seguridad de datos (Data Backup) puede cubrir todos los aspectos de cumplimiento, lo que permite un fácil seguimiento con fines de auditoría.

Para asegurarse de que sus datos estén seguros, pase lo que pase, debe seguir la estrategia de copia de seguridad 3-2-1. Estipula que almacene sus datos en tres lugares, en dos tipos de almacenamiento, con una copia almacenada fuera del sitio, preferiblemente en una copia de seguridad en la nube.

La supervivencia de su empresa depende de la supervivencia de los datos de su empresa. Para implementar una estrategia de copia de seguridad de datos (Data Backup) confiable, defina sus objetivos comerciales: el alcance de la copia de seguridad, los RPO y los RTO; implementar soluciones adecuadas; aprovisionar el almacenamiento o la combinación de varios almacenamientos; y ejecutar y supervisar las copias de seguridad.

Solo así podrá estar seguro de que su empresa puede seguir operando de forma segura, incluso cuando ocurran imprevistos.