Copias de seguridad de datos, ¿qué son exactamente?

Las copias de seguridad son un proceso en el que se crea una copia de aquellos datos de su sistema, que se utilizan en la recuperación, cuando se pierden o dañan los datos originales. También se puede utilizar una copia de seguridad para recuperar copias de archivos más antiguos, si los ha borrado de su sistema.

Muchas empresas y organizaciones protegen sus datos más importantes con copias de seguridad, convirtiéndolas en la piedra angular de los planes de recuperación de desastres y de las estrategias para continuar su actividad.

Las empresas y las personas dependen en gran medida de sus datos. De la misma manera que una persona no puede vivir sin aire, agua y alimentos, las empresas no pueden sobrevivir sin sus datos. El cuarenta por ciento de las empresas que carecen de copias de seguridad adecuadas o que no han un establecido plan de recuperación de catástrofes sucumbirán ante un desastre.

Todas las compañías deberían designar a un administrador de copias de seguridad para que gestione toda la estrategia de copias de seguridad, en la que se incluyan las soluciones y herramientas para ellas, el contenido de las copias de seguridad, su programación y su infraestructura; la red y el almacenamiento, los objetivos de tiempo de recuperación (RTO por sus siglas en inglés) y los objetivos de punto de recuperación (RPO por sus siglas en inglés), etc.

Es de vital importancia que su empresa diseñe e implemente estrategias y soluciones para copias de seguridad. De lo contrario, usted podría pasar a formar parte de la estadística.

Al principio, la tarea principal del administrador de copias de seguridad será la de entender, definir y administrar los datos que se deben incluir en las copias de seguridad. Para reducir el riesgo de perder datos, deberá crear copias de seguridad de archivos y carpetas, pero también de los sistemas operativos, aplicaciones y configuración (todo lo que pueda). Si usted utiliza la virtualización, recuerde que también hay que realizar copias de seguridad de sus servidores y de su consola de gestión y no tan solo de sus máquinas virtuales. Si usted utiliza una infraestructura de red como servicio en la nube (IaaS por sus siglas en inglés), recuerde también que hay que incluirlo en el contenido de la copia de seguridad. Y no se olvide de los dispositivos móviles (el tablet del director de la empresa puede contener datos mucho más importantes que los que se almacenan en algunos de sus servidores).

Repase el alcance de sus copias de seguridad cada vez que haya cambios en la infraestructura. Los nuevos dispositivos, las soluciones y los servicios, todos consumen datos. Su mantra debe ser "copia todo, copia con frecuencia".

Cuando seleccione una solución de copia de seguridad, asegúrese de que puede proteger todos sus datos. De lo contrario, algunos datos quedarán desprotegidos o usted necesitará recurrir a diversas soluciones para sus copias de seguridad. Por ejemplo, si usted tiene un servidor físico en su centro de datos, una solución que sólo haga copias de seguridad de su máquina virtual no será suficiente. En lugar de eso, usted necesita implementar muchas soluciones diferentes (o mejor aún) utilice una solución que cree copias de seguridad de todos los dispositivos y sistemas del contenido de la copia de seguridad.

Una vez decidido el contenido de sus copias de seguridad, la siguiente decisión de importancia será la frecuencia con la que necesita crear copias de seguridad y definir un programa para las copias de seguridad. Sus colegas modifican constantemente sus datos, y en caso de alguna catástrofe, todos aquellos datos, que se hayan creado desde la última copia de seguridad hasta el momento del fallo, se perderán. Este período se llama objetivo de punto de recuperación (el período máximo en el que estaría dispuesto a perder datos de sus sistemas debido a un incidente).

Un objetivo de punto de recuperación más corto implica perder menos datos, pero requiere más copias de seguridad, más capacidad de almacenamiento y más recursos informáticos y de redes para que una copia se seguridad se pueda ejecutar. Un objetivo de punto de recuperación más largo es más económico, pero conlleva mayor pérdida de datos.

Algunas pequeñas y medianas empresas fijan su objetivo de punto de recuperación en 24 horas, lo que implica que hay que crear copias de seguridad a diario. Con soluciones modernas para copias de seguridad, se pueden implementar objetivos de punto de recuperación de apenas unos minutos. También puede tener diferentes niveles de objetivos de punto de recuperación (objetivos de punto de recuperación más cortos para sistemas vitales y largos para sistemas secundarios).

Otra variable de importancia es el objetivo de tiempo de recuperación (la rapidez con la que se puede recuperar desde el momento de la catástrofe hasta el momento en que vuelve retomar sus actividades). Cuando los sistemas están parados, su empresa pierde dinero; necesita recuperar lo antes posible para minimizar las pérdidas. Sea como fuere, al igual que ocurre con los objetivos de punto de recuperación, un objetivo de tiempo de recuperación necesita almacenamiento, redes y tecnologías más rápidas (lo que lo hace más caro). Para muchas compañías, la norma es un objetivo de tiempo de recuperación de unas pocas horas.

Involucre a las partes interesadas en debates sobre los objetivos de punto y tiempo de recuperación. Una vez que se hayan definido, puede decidir acerca de sus soluciones y el almacenamiento.

En el mercado hay muchos tipos de soluciones y herramientas de copias de seguridad que suministran diferentes objetivos de punto y tiempo de recuperación y que manejan diferentes contenidos. Estos son los más populares.

Frecuentemente, estos dispositivos incluyen también almacenamiento en forma de un dispositivo de 19” incorporado al bastidor que usted instala y conecta a su red. Estos dispositivos son fáciles de instalar y configurar. En la mayoría de los casos no es necesario hacerse con un servidor y un sistema operativo por separado o instalar software alguno. Los agentes que están instalados en su sistema realizan las copias de seguridad y usted accede a la solución por medio de una interfaz gráfica que la aplicación pone a su disposición.

Sea como fuere, recuerde que si tiene un dispositivo de hardware y éste falla, perderá la copia de seguridad de datos por completo. Incluso si ha creado la copia de seguridad en una ubicación secundaria, necesitará proveerse de nuevo de la solución para copias de seguridad antes de recuperarse, lo que alargará sus tiempos de recuperación.

Las soluciones de software se instalan en sus propios sistemas y ellas gestionan todo el proceso de copias de seguridad. Muchas soluciones le permiten utilizar sistemas ya existentes, sin embargo, otras necesitan servidores específicos para realizar copias de seguridad exclusivamente. En este caso tiene que instalar y configurar el sistema operativo y software de copia de seguridad. En muchos casos, usted podrá instalar el software en una máquina virtual.

En comparación con los dispositivos de hardware, las soluciones de software son más flexibles, sobre todo si su infraestructura está sometida a frecuentes cambios. Además, las soluciones de software pueden ser más baratas que comprar un paquete de dispositivos de hardware y permiten seleccionar y disponer de su propio almacenamiento.

Muchos proveedores ofrecen copias de seguridad como servicio (BaaS por sus siglas en inglés), una oferta radicada en la nube que le permite aprovisionarse y ejecutar sus propias copias de seguridad desde la infraestructura en la nube del proveedor o del prestador del servicio, con tan solo instalar unos agentes muy sencillos en sus máquinas. BaaS es más sencilla aún que el software, ya que no es necesario adquirir servicios o configurar sistemas.

Si su organización maneja datos sensibles o está sujeta a requisitos normativos, deberá comprobar primero si la copia de seguridad en la nube con solución BaaS es compatible con ellos.

La más reciente innovación en el mundo de las copias de seguridad es la de todo en uno, la solución de copia de seguridad híbrida, con la que dispone de total libertad para instalar el software o utilizarlo como si fuera un servicio en la nube. En estas soluciones se combina lo mejor de ambos principios, lo que la convierte en la mejor opción para muchas organizaciones.

Una copia de sus datos se guarda en su almacenamiento de copia de seguridad, que debe estar ya elegido, disponible y al alcance para que la copia de seguridad (y la recuperación) tengan éxito.

Si usted dispone de suficiente espacio en sus discos locales, puede crear la copia de seguridad en ellos mismos o en unidades USB externas. Estas copias de seguridad son rápidas y prácticas y no necesitará ninguna red para ello. El riesgo que implican las copias de seguridad locales es que, en caso de que el sistema se destruya en un incendio o en una inundación, sus copias de seguridad se perderán también, si están almacenadas en la misma ubicación. No debe pasar por alto que, en muchos casos, necesita gestionar estas copias de seguridad ordenador por ordenador, lo que hace tedioso este proceso en grandes entornos.

Las copias de seguridad locales y en discos USB son la mejor opción para una copia de seguridad rápida de un número pequeño de sistemas y están concebidas para recuperar archivos o sistemas sueltos en caso de un fallo de software.

Esta es una de las opciones de almacenamiento más comunes. Con tecnología centralizada de almacenamiento conectado a la red, red de área de almacenamiento, o simplemente una red compartida, puede almacenar muchas o todas las copias de seguridad en un solo lugar y recuperar un archivo, sistema o todo el centro de datos, en caso de sufrir un ataque informático o daños en los archivos. Sin embargo, y al igual que los discos locales, el almacenamiento conectado a la red y la red de almacenamiento no le ayudarán a la hora de recuperar sus datos, en caso de que haya un desastre mayor en su zona, como un huracán o un tifón que pueda destruir todas sus instalaciones.

Para poderse recuperar de un desastre mayor en su zona, una copia de seguridad de sus datos deberá estar almacenada en una ubicación externa situada al menos a 100 km de su centro de datos primario.

Una forma tradicional de hacer esto es almacenar las copias de sus datos en dispositivos de cinta y transportar físicamente las cintas a una ubicación apartada. Las tecnologías más modernas en materia de cintas, como LTO, por ejemplo, le permiten almacenar hasta 2,5 TB de datos comprimidos en tan solo una cinta, lo que las convierte en un método muy eficiente, si necesita almacenar un gran volumen de datos.

El aspecto negativo de las cintas son los objetivos de tiempo de recuperación, que son bastante largos, debido a que hay que transportar físicamente las cintas, cuando hay que recuperar datos. No es menos cierto que algunas soluciones ofrecen pocas opciones para la recuperación. Por ejemplo, con las cintas se puede recuperar un sistema entero, pero no un archivo o una carpeta suelta. Además, necesitará un controlador de cinta, un cargador automático o una librería de cintas para poder crear copias de seguridad y llevar a cabo la recuperación, y esto puede ser relativamente caro.

La alternativa moderna a las copias de seguridad en cinta es el almacenamiento en la nube. Mediante esta solución, usted se suscribe a una capacidad determinada de almacenamiento en la nube del centro de datos del proveedor o del prestador de servicios. Usted no necesitará ninguna clase de hardware, como es el caso de las cintas, pero sí necesitará una conexión a Internet para enviar las copias de seguridad a la nube. Consulte a su proveedor los métodos para evitar problemas al subir gran cantidad de datos, como pueden ser transporte físico de datos o programas de recopilación inicial.

Todas las soluciones tienen sus inconvenientes. Para elegir la solución adecuada, usted necesita establecer una estrategia de almacenamiento adecuada a las necesidades específicas de su empresa, los objetivos de punto y de tiempo de recuperación. También necesita una solución para copias de seguridad que siga el enfoque 3-2-1, ya adoptado por la industria, para almacenar sus datos en tres ubicaciones, dos tipos de almacenamiento y una copia guardada en una ubicación externa. Los mejores ejemplos de la estrategia 3-2-1 son las soluciones disco a disco a cinta (D2D2T) y disco a disco a nube (D2D2C). Con estas soluciones, usted hará una copia de seguridad de sus datos en su almacenamiento de red central y después copiará esa misma copia en cinta o en una ubicación remota en la nube.

La supervivencia de su compañía depende de la supervivencia de sus datos. A la hora de implementar una estrategia fiable para las copias de seguridad de datos, debe definir los objetivos de su empresa (el contenido de las copias de seguridad, los objetivos de punto y tiempo de recuperación; implementar las soluciones adecuadas; hacer acopio de capacidad de almacenamiento o procurarse una combinación de almacenamientos múltiples y, por último, crear y controlar las copias de seguridad).

Solamente así, usted podrá estar seguro de que su compañía puede seguir operativa con todas las garantías, aun cuando lo imprevisible ocurra.