Este artículo analiza las firmas electrónicas, sus tipos, el estado legal en diferentes regiones y las regulaciones y los requisitos de cumplimiento asociados. También proporciona una guía paso a paso sobre la creación de una firma electrónica y destaca las mejores prácticas asociadas.
El cambio continuo hacia un futuro digital ha llevado a las organizaciones corporativas y a los individuos por igual a buscar herramientas más eficientes y rentables, una de las cuales es la firma electrónica. Una firma electrónica proporciona una forma simple y segura de firmar electrónicamente documentos como contratos, formularios y acuerdos, al tiempo que elimina la necesidad de imprimir y firmar físicamente. Esto permite a los firmantes realizar transacciones de documentos de forma remota.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es una imagen digital de la firma manuscrita de una persona. Se utiliza para firmar documentos electrónicos con el fin de confirmar la identidad, el consentimiento y el acuerdo de un firmante con los términos de un documento. Legalmente reconocida en muchos países, puede crear una firma electrónica con un software especializado o a través de una plataforma en línea.
Las firmas electrónicas son ampliamente utilizadas en entornos empresariales modernos debido a su comodidad, seguridad y beneficios ambientales. La capacidad de firmar y enviar documentos electrónicamente sin una firma de tinta física ha demostrado ser esencial para las empresas que desean seguir siendo competitivas en un mundo que gravita hacia la cultura del trabajo remoto.
Por qué las firmas electrónicas son esenciales
Las firmas electrónicas desempeñan un papel clave para las personas y las organizaciones corporativas por las siguientes razones.
Eficiencia mejorada
Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de papeleo físico en el proceso de firma de documentos, lo que permite una firma inmediata y un proceso más rápido en general. Con las firmas electrónicas, los documentos se pueden firmar y devolver electrónicamente, incluso si los firmantes se encuentran en diferentes lugares.
Reducción del uso de papel
Con el clamor cada vez mayor por la erradicación de residuos, la sostenibilidad y una cultura empresarial ecológica, limitar el uso de papel se ha vuelto vital. Además, la documentación en papel puede perderse, destruirse o dañarse, lo que conlleva desafíos operativos para las organizaciones. Todas estas preocupaciones se pueden abordar mediante la adopción de firmas electrónicas.
Seguridad mejorada
Las firmas electrónicas, debido a su naturaleza encriptada y al uso de medidas de autenticación, son más seguras que sus contrapartes tradicionales (que pueden falsificarse con tinta). Por ejemplo, algunas plataformas requieren que los firmantes proporcionen información adicional, como una identificación con foto o un código único enviado a su teléfono, para confirmar su identidad.
Mejora de la accesibilidad
Las firmas electrónicas se pueden adjuntar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto hace que sea más fácil para los firmantes que no están físicamente presentes o tienen trastornos de movilidad firmar el documento necesario. La tecnología de firma electrónica también es relativamente simple y fácil de usar, lo que significa que no hay una curva de aprendizaje empinada para firmar documentos.
Ahorro en costes
Las firmas electrónicas ayudan a las empresas a reducir los gastos generales y aumentar la productividad, ya que pueden operar de forma remota. También eliminan las tarifas de mensajería, impresión y almacenamiento.
Tipos de firmas electrónicas
Hay varios tipos de firmas electrónicas, cada una con su propio nivel de seguridad y casos de uso típicos. Los más comunes se presentan en esta sección.
Firmas electrónicas simples
Una firma electrónica simple o básica es un equivalente directo de una firma manuscrita. Puede ser cualquier cosa, desde un nombre escrito o una imagen escaneada de una firma física hasta una casilla de verificación. Los firmantes pueden incluso usar un lápiz óptico o su dedo en un dispositivo de pantalla táctil para crear una imagen de su firma.
Aunque son las más fáciles de usar, las firmas electrónicas simples carecen de las características de seguridad que ofrecen sus alternativas más avanzadas. Por lo tanto, son los más adecuados para documentos de bajo riesgo y no confidenciales, como para firmar notas internas, aceptar los términos y condiciones del sitio web o confirmar compras en línea.
Firmas electrónicas avanzadas
Una firma electrónica avanzada ofrece capas adicionales de seguridad mediante la implementación de protocolos de autenticación y verificación. Estas firmas electrónicas se basan en la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI, por sus siglas en inglés), que implica un certificado digital emitido a una persona u organización y un componente biométrico para demostrar la identidad del firmante.
Con este tipo de firma electrónica, las personas pueden firmar documentos con identificadores digitales únicos que incluyen firmas y sellos digitales seguros. Una firma electrónica avanzada cumplirá con la mayoría de los requisitos reglamentarios en varios países y, por lo tanto, se considera legalmente vinculante. A menudo se utiliza para fines de cumplimiento, como la firma de contratos o documentos financieros.
Firmas electrónicas cualificadas
Estas se basan en la tecnología de PKI y están respaldadas por un certificado digital de una autoridad de certificación de confianza. Una firma electrónica calificada proporciona el más alto nivel de verificación y seguridad de identidad, requiriendo certificados digitales que cumplan con requisitos legales específicos. Es superior a una firma electrónica avanzada en el sentido de que verifica la identidad del firmante y debe ser emitida por un proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP, por sus siglas en inglés).
Una firma electrónica calificada se utiliza a menudo en transacciones legales y otras transacciones de alto riesgo, como acuerdos confidenciales o transacciones financieras. Cumple con los requisitos normativos más estrictos a nivel mundial, incluido el reglamento del Sistema Europeo de Reconocimiento de Identidades Electrónicas (eIDAS, por sus siglas en inglés) de la Unión Europea.
Su elección del tipo de firma electrónica estará determinada por la sensibilidad del documento, los requisitos de cumplimiento normativo y el nivel de seguridad necesario. Por lo tanto, las organizaciones deben evaluar cuidadosamente sus necesidades de firma electrónica y seleccionar la tecnología adecuada para cumplir con sus requisitos específicos.
Marcos legales para las firmas electrónicas
Existen varias leyes y convenciones internacionales que han establecido estándares comunes para las firmas electrónicas en diferentes jurisdicciones. El reconocimiento legal de las firmas electrónicas asegura las transacciones comerciales y mejora las relaciones comerciales entre países. Estos son algunos de los marcos legales existentes sobre firmas electrónicas.
La Ley Modelo sobre Comercio Electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI)
Este instrumento fue desarrollado para promover la expansión del comercio electrónico y la uniformidad de los marcos legales relacionados con las transacciones en todo el mundo.
Convención de las Naciones Unidas sobre la Utilización de las Comunicaciones Electrónicas en los Contratos Internacionales
Esta convención establece normas para el uso de las comunicaciones electrónicas, incluidas las firmas electrónicas, en los contratos internacionales. Busca establecer el uso de firmas electrónicas, reducir las barreras al comercio internacional y promover la seguridad jurídica en las transacciones digitales.
Reglamento del Sistema Europeo de Reconocimiento de Identidades Electrónicas (eIDAS, por sus siglas en inglés) de la Unión Europea
Este reglamento establece un marco legal para la identificación electrónica, la autenticación y las firmas en toda la UE. Entre otras obligaciones, establece requisitos para el uso de firmas electrónicas, proporciona un marco legal coherente para su reconocimiento en la UE y crea un entorno seguro e interoperable para su uso.
La Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de EE.UU. (Ley ESIGN)
Esta ley legaliza las firmas electrónicas y los contratos en todos los estados de EE.UU. y el Distrito de Columbia. Proporciona un marco legal para las firmas electrónicas y los registros electrónicos en el contexto del comercio interestatal y extranjero. También reconoce la firma electrónica como legalmente vinculante y admisible en los tribunales.
La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA, por sus siglas en inglés)
La UETA describe las leyes relacionadas con las transacciones electrónicas, incluido el uso de firmas electrónicas. Busca establecer la equivalencia legal entre los registros electrónicos y sus contrapartes en papel. La UETA reconoce las firmas electrónicas como equivalentes a las firmas manuscritas y establece el alcance legal de su uso en diversas industrias en todos los estados de EE.UU. Declara que una firma electrónica es válida si es "atribuible a una persona" y está "destinada a servir como firma".
La UETA no reemplaza las leyes existentes que exigen una firma física. Por lo tanto, la UETA no se aplica a testamentos, transferencias de títulos de propiedad y otros documentos que legalmente requieren una firma manuscrita.
Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA, por sus siglas en inglés)
La PIPEDA es un marco legal canadiense para la protección de la información personal en el contexto del comercio electrónico, incluido el uso de firmas electrónicas. Esta ley describe las reglas para la recopilación, el uso y la divulgación de información personal en el comercio. Incluye disposiciones para firmas y transacciones electrónicas, reconociendo su validez legal en ciertas circunstancias, siempre que cumplan con los requisitos legales para las mejores prácticas de uso de firma electrónica.
La Ley de Transacciones Electrónicas (ETA, por sus siglas en inglés) de Singapur
La ETA de Singapur es una ley codificada que guía el uso de firmas electrónicas en Singapur. Varios países y continentes tienen sus propias ETA. Una ETA reconoce las firmas electrónicas como legalmente válidas y ejecutables. Dentro de su marco, una firma electrónica se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que se adjunta o asocia con un registro electrónico y está destinado a representar la firma del autor.
Las disposiciones de la ETA también son neutrales desde el punto de vista tecnológico, lo que significa que se puede utilizar cualquier tecnología siempre que cumpla con los requisitos legislativos. Una característica clave de esta ETA es que prevé la creación de una "firma electrónica segura", que es una firma digital respaldada por una autoridad de certificación reconocida por la Autoridad de Desarrollo de Infocomm (IDA, por sus siglas en inglés) de Singapur. Una firma electrónica segura también es admisible como prueba en los procedimientos judiciales.
Es esencial cumplir con las leyes de firma electrónica vigentes, ya que garantizan a todas las partes que las firmas electrónicas son legalmente válidas y pueden hacerse cumplir en los tribunales si es necesario.
Pasos para crear una firma electrónica
Crear una firma electrónica es simple y directo si se hace correctamente. A continuación, se presentan seis pasos importantes a seguir.
Elija un proveedor de firma electrónica
Investigue para encontrar un proveedor de firma electrónica con una plataforma confiable y segura que satisfaga sus necesidades específicas.
Cree una cuenta
Regístrese para obtener una cuenta con el proveedor de firma electrónica que elija. Por lo general, le pedirán su nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña.
Verifique su identidad
Dependiendo de su proveedor, es posible que deba verificar su identidad antes de poder comenzar a firmar documentos electrónicamente. Esto podría implicar proporcionar una identificación emitida por el gobierno o responder preguntas de seguridad.
Cargue o cree su firma
Puede escribir su firma o usar el mouse o el panel táctil de su ordenador para crear una firma que se parezca a su firma manuscrita. También puede cargar una foto o escanear su firma física.
Cargue un documento
Una vez que haya creado una firma, puede comenzar a firmar documentos electrónicamente. Esto se hace cargando un documento a la plataforma de su proveedor de firma electrónica. Mientras prepara un documento para firmar, algunas plataformas le permiten añadir otros firmantes requeridos. Tendrá que introducir sus nombres y direcciones de correo electrónico para fines de verificación y autenticación.
Firme el documento
Puede añadir su firma al documento cargado colocando o arrastrando su firma digital guardada en el cuadro de firma u otro espacio proporcionado. Después de esto, puede enviar el documento a la parte original o, si lo creó, enviarlo a otras partes para que también adjunten sus firmas. Si hace esto último, recibirán un enlace al documento por correo electrónico. Algunos proveedores pueden permitirle añadir información adicional, como sus iniciales u otra información de identificación.
Guarde el documento
Después de que el documento haya sido firmado por todas las partes, se guardará en su cuenta para que pueda acceder a él y descargarlo en cualquier momento. También puede imprimirlo si es necesario.
Mejores prácticas para la seguridad de la firma electrónica
Para una máxima seguridad de la firma electrónica, debe implementar las cinco mejores prácticas que se presentan a continuación.
Elija un proveedor de firma electrónica de buena reputación
Es fundamental que su proveedor tenga un historial comprobado de servicios adecuados de autenticación y cifrado. Esto garantiza que su solución de firma electrónica sea fiable y segura.
Factores a considerar al elegir un proveedor de firma electrónica
La reputación del proveedor
Haga una investigación exhaustiva y lea las reseñas de otros clientes con respecto a la confiabilidad del proveedor y la calidad de su servicio.
Características de la plataforma
La plataforma seleccionada debe tener suficientes funciones para adaptarse a los flujos de trabajo de su empresa. Por ejemplo, las funciones de firma masiva, almacenamiento en la nube y flujo de trabajo de múltiples firmas son funcionalidades esenciales.
Seguridad
Evalúe a fondo las funciones de seguridad de la plataforma. Compruebe las funciones de autenticación, cifrado y control de acceso. Asegúrese de que el proveedor de servicios tenga certificaciones que garanticen la seguridad de los datos, como SOC 2 Tipo II, HIPAA y PCI DSS.
Cumplimiento de requisitos y normas. Asegúrese de que el proveedor cumpla con todos los requisitos y estándares de cumplimiento, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, por sus siglas en inglés) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA, por sus siglas en inglés).
Integración
Asegúrese de que sus sistemas comerciales, software, bases de datos, flujos de trabajo y API existentes se integren perfectamente con el software de firma electrónica.
Servicio al cliente
En caso de cualquier problema, el servicio de atención al cliente del proveedor debe ser rápido y receptivo. Consulte su tiempo de respuesta y las horas de soporte por teléfono, correo electrónico y chat. También eche un vistazo a sus guías de soporte, tutoriales y foros.
Autentique la identidad de un firmante
Al usar firmas electrónicas, tome medidas para asegurarse de que la persona que firma el documento sea quien dice ser. Como tal, las soluciones de firma electrónica deben proporcionar autenticación multifactor, incluidos certificados digitales y datos biométricos, para asegurarse de que el firmante esté verificado.
Establezca y haga cumplir las políticas de acceso
El acceso a las firmas electrónicas debe controlarse estrictamente para limitar el acceso solo a las personas autorizadas. Esto evitará que personas no autorizadas accedan a las firmas electrónicas y las utilicen potencialmente de manera fraudulenta o maliciosa.
Cree una contraseña segura
Firmar o acceder a documentos a través de una plataforma de firma electrónica requiere una contraseña. Debe existir una política de contraseñas segura que exija que las contraseñas sean lo suficientemente largas y complejas.
Utilice cifrado
El cifrado es una medida de seguridad esencial cuando se adoptan firmas electrónicas, ya que convierte los datos en una forma ilegible a la que solo pueden acceder y decodificar las personas autorizadas.
Preguntas frecuentes sobre firmas electrónicas
¿Qué tipos de documentos se pueden firmar electrónicamente?
Cualquier documento que pueda ser firmado legalmente a mano también puede ser firmado electrónicamente, siempre y cuando los documentos cumplan con ciertos criterios legales. Las firmas electrónicas se utilizan para contratos de venta y empleo, formularios de inscripción de beneficios, contratos de alquiler y documentos relacionados con la atención médica, así como documentos inmobiliarios como acuerdos de compra, formularios de divulgación y acuerdos de arrendamiento. También se pueden usar para documentos financieros, incluidas solicitudes de préstamos, acuerdos de inversión y pólizas de seguro. Sin embargo, cabe destacar que ciertos documentos pueden estar sujetos a leyes o regulaciones específicas, dependiendo de la industria y la jurisdicción.
¿En qué se diferencian las firmas electrónicas de las firmas digitales?
Los términos "firmas electrónicas" y "firmas digitales" se usan indistintamente, pero son, de hecho, dos tipos diferentes de procesos para validar y asegurar documentos electrónicos.
Mientras que las firmas electrónicas utilizan símbolos, sonidos o procesos electrónicos, las firmas digitales utilizan un tipo específico de certificado digital emitido por un tercero de confianza. Las firmas digitales se consideran más seguras que las electrónicas porque el certificado digital asociado garantiza que el documento no ha sido alterado de ninguna manera y verifica la identidad de los firmantes. Se utilizan para documentos altamente sensibles que las firmas electrónicas no pueden manejar debido a su falta de marco legal.
Por lo tanto, en algunos países, las firmas electrónicas pueden no cumplir con los requisitos legales para ciertos tipos de documentos, como testamentos o transacciones inmobiliarias. Las firmas digitales que se ajustan a las normas técnicas en virtud de las leyes internacionales, como eIDAS, se pueden utilizar para tales transacciones, mientras que las firmas electrónicas se utilizan más comúnmente para documentos cotidianos, como contratos de empleo y acuerdos entre personas.
¿Se puede manipular la firma electrónica?
Las firmas electrónicas son seguras, pero, como cualquier información digital, siempre existe el riesgo de manipulación o fraude. Sin embargo, se pueden implementar medidas a prueba de manipulaciones, incluidas las mejores prácticas discutidas anteriormente.
La mayoría de los proveedores de firma electrónica crean un registro detallado de todos los eventos de firma, incluidos quién firmó, cuándo firmó y qué cambios se realizaron. De esta manera, se pueden identificar rápidamente las inconsistencias y se pueden rastrear y abordar los casos de manipulación o fraude.
¿Cómo se asegura de que una firma electrónica sea válida y legalmente vinculante?
Para garantizar que una firma electrónica sea válida y legalmente vinculante, es importante seguir los siguientes pasos.
i. Asegúrese de elegir un proveedor de buena reputación que ofrezca soluciones de firma electrónica fáciles de usar respaldadas por estándares técnicos, de gobernanza y de seguridad confiables.
ii. Asegúrese de que su solución de firma electrónica cumpla con los requisitos legales pertinentes en su jurisdicción.
iii. Asegúrese de proporcionar un consentimiento claro u obtener el mismo de otros firmantes antes de firmar el documento. Esto se puede lograr mediante la inclusión de una declaración clara en el documento solicitando el consentimiento del firmante para utilizar una firma electrónica.
iv. Asegúrese de que la identidad del firmante se verifique a través de un proceso de autenticación.
v. Asegúrese de que su proveedor de firma electrónica ofrezca una pista de auditoría inalterable que registre todas las acciones tomadas en el documento, incluso cuándo se firmó el documento, quién lo firmó y cualquier cambio realizado en él.
¿Las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas?
Las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas en la mayoría de los países. Esto se debe a que estos países han promulgado leyes y regulaciones que reconocen las firmas electrónicas como un medio válido para firmar documentos. Las soluciones de firma electrónica que cumplen con los criterios de mejores prácticas de las leyes de un país determinado se consideran legalmente vinculantes, y los documentos firmados con ellas se consideran admisibles en los tribunales.
Conclusión
La adopción de las firmas electrónicas ha transformado significativamente la forma en que las personas y las organizaciones corporativas abordan la gestión de documentos. La naturaleza jurídicamente vinculante de las firmas electrónicas ha sido establecida por varias leyes a nivel mundial. Con las firmas electrónicas, las empresas pueden centrarse en sus funciones principales, gestionar los procesos con facilidad, eliminar los errores humanos y garantizar tiempos de entrega más rápidos a la hora de firmar documentos.
En Acronis, nos esforzamos por proteger su firma electrónica con una capa adicional de seguridad. Ofrecemos soluciones que brindan protección adicional y funciones de privacidad para sus documentos firmados electrónicamente y su proveedor de firma electrónica. De esta manera, puede estar seguro de que sus documentos importantes y confidenciales permanecerán seguros, sin comprometer su integridad o validez legal.
