Wie man eine E-Signatur für eine papierlose Welt erstellt – Schritt für Schritt

In diesem Artikel werden E-Signaturen, ihre Arten, ihr rechtlicher Status in verschiedenen Regionen und die damit verbundenen Vorschriften und Compliance-Anforderungen erläutert. Der Artikel enthält außerdem eine schrittweise Anleitung zur Erstellung einer E-Signatur und hebt die damit verbundenen bewährten Verfahren hervor.

Der kontinuierliche Wandel hin zu einer digitalen Zukunft hat dazu geführt, dass sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen nach effizienteren und kostengünstigeren Instrumenten suchen, zu denen auch die elektronische Signatur gehört. Eine elektronische Signatur bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, Dokumente wie Verträge, Formulare und Vereinbarungen elektronisch zu unterzeichnen, ohne dass sie ausgedruckt oder physisch unterschrieben werden müssen. Dies ermöglicht es den Unterzeichnern, Dokumententransaktionen aus der Ferne durchzuführen.

Eine E-Signatur ist ein digitales Abbild der handschriftlichen Unterschrift einer Person. Sie wird zum Signieren elektronischer Dokumente verwendet, um die Identität des Unterzeichners, seine Zustimmung und sein Einverständnis mit den Bedingungen eines Dokuments zu bestätigen. Die in vielen Ländern rechtlich anerkannte E-Signatur können Sie mit einer speziellen Software oder über eine Online-Plattform erstellen.

E-Signaturen sind in modernen Geschäftsumgebungen aufgrund von Komfort, Sicherheit und Umweltfreundlichkeit weit verbreitet. Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben und zu versenden, ohne sie mit Tinte zu unterzeichnen, hat sich für Unternehmen als unerlässlich erwiesen, die in einer Welt, die sich immer mehr zu einer „Remote zuerst“-Arbeitskultur entwickelt, wettbewerbsfähig bleiben wollen.

E-Signaturen spielen für Privatpersonen und Unternehmen aus den folgenden Gründen eine wichtige Rolle.

Mit E-Signaturen entfällt der physische Papierkram bei der Unterzeichnung von Dokumenten, was eine sofortige Unterzeichnung und insgesamt einen schnelleren Prozess ermöglicht. Mit E-Signaturen können Dokumente elektronisch unterzeichnet und zurückgeschickt werden, auch wenn sich die Unterzeichner an verschiedenen Orten befinden.

Mit dem immer lauter werdenden Ruf nach Abfallvermeidung, Nachhaltigkeit und einer umweltfreundlichen Unternehmenskultur ist die Einschränkung des Papierverbrauchs unabdingbar geworden. Darüber hinaus können Papierdokumente verloren gehen, zerstört oder beschädigt werden, was zu betrieblichen Problemen für Unternehmen führt. All diese Bedenken können durch die Einführung von E-Signaturen ausgeräumt werden.

E-Signaturen sind aufgrund ihres verschlüsselten Charakters und der Verwendung von Authentifizierungsmaßnahmen sicherer als ihre herkömmlichen Gegenstücke (die mit Tinte gefälscht werden können). So verlangen einige Plattformen von den Unterzeichnern zusätzliche Informationen, wie einen Lichtbildausweis oder einen eindeutigen Code, der an ihr Telefon gesendet wird, um ihre Identität zu bestätigen.

E-Signaturen können von überall und zu jeder Zeit hinzugefügt werden. Dies erleichtert es Unterzeichnern, die nicht physisch anwesend sind oder Mobilitätsprobleme haben, das benötigte Dokument zu unterzeichnen. Die E-Signatur-Technologie ist auch relativ einfach und unkompliziert zu bedienen, so dass es keine steile Lernkurve für das Signieren von Dokumenten gibt.

E-Signaturen helfen Unternehmen, ihre Gemeinkosten zu senken und ihre Produktivität zu steigern, da sie aus der Ferne arbeiten können. Außerdem entfallen Kurier-, Druck- und Lagergebühren.

Es gibt verschiedene Arten von E-Signaturen, jede mit ihrem eigenen Sicherheitsniveau und typischen Anwendungsfällen. Die gängigsten werden in diesem Abschnitt vorgestellt.

Eine einfache oder grundlegende elektronische Signatur ist das direkte Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift. Dabei kann es sich um einen getippten Namen, ein gescanntes Bild einer physischen Unterschrift oder ein Kontrollkästchen handeln. Unterzeichner können sogar einen Stift oder ihren Finger auf einem Touchscreen-Gerät verwenden, um ein Bild ihrer Unterschrift zu erstellen.

Einfache E-Signaturen sind zwar am einfachsten zu verwenden, verfügen aber nicht über die Sicherheitsmerkmale, die ihre fortgeschritteneren Alternativen bieten. Sie eignen sich daher am besten für risikoarme, nicht sensible Dokumente, z. B. zum Abzeichnen interner Memos, zum Akzeptieren von Website-Bedingungen oder zum Bestätigen von Online-Käufen.

Eine erweiterte elektronische Signatur bietet zusätzliche Sicherheitsebenen durch die Implementierung von Authentifizierungs- und Verifizierungsprotokollen. Diese E-Signaturen basieren auf der Public Key Infrastructure (PKI)-Technologie, die ein digitales Zertifikat, das auf eine Person oder Organisation ausgestellt wird, und eine biometrische Komponente zum Nachweis der Identität des Unterzeichners umfasst.

Mit dieser Art von E-Signatur können Personen Dokumente mit eindeutigen digitalen Kennungen unterzeichnen, die sichere digitale Signaturen und Siegel enthalten. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die meisten rechtlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern und gilt daher als rechtsverbindlich. Sie wird häufig zu Compliance-Zwecken verwendet, z. B. zur Unterzeichnung von Verträgen oder Finanzdokumenten.

Diese basieren auf der PKI-Technologie und werden durch ein digitales Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle unterstützt. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet die höchste Stufe der Identitätsüberprüfung und Sicherheit und erfordert digitale Zertifikate, die bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie ist einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur insofern überlegen, als sie die Identität des Unterzeichners verifiziert und von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgestellt werden muss.

Eine qualifizierte E-Signatur wird häufig bei Rechtsgeschäften und anderen Transaktionen mit hohem Risiko verwendet, z. B. bei vertraulichen Vereinbarungen oder Finanztransaktionen. Es erfüllt die strengsten gesetzlichen Anforderungen weltweit, einschließlich der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union.

Die Wahl des Typs von E-Signatur richtet sich nach der Sensibilität des Dokuments, den Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und dem erforderlichen Sicherheitsniveau. Daher müssen Unternehmen ihren E-Signatur-Bedarf sorgfältig bewerten und die geeignete Technologie auswählen, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Es gibt verschiedene internationale Gesetze und Konventionen, die gemeinsame Standards für elektronische Signaturen in verschiedenen Rechtsordnungen festgelegt haben. Die rechtliche Anerkennung von E-Signaturen sichert den Geschäftsverkehr und verbessert die länderübergreifenden Geschäftsbeziehungen. Im Folgenden werden einige der bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Signaturen vorgestellt.

Dieses Instrument wurde entwickelt, um die Ausweitung des elektronischen Geschäftsverkehrs und die Vereinheitlichung der rechtlichen Rahmenbedingungen für Transaktionen weltweit zu fördern.

Dieses Übereinkommen enthält Regeln für die Nutzung elektronischer Kommunikation, einschließlich elektronischer Signaturen, in internationalen Verträgen. Ziel ist es, die Verwendung elektronischer Signaturen zu etablieren, Hindernisse für den internationalen Handel abzubauen und die Rechtssicherheit bei digitalen Transaktionen zu fördern.

Mit dieser Verordnung wird ein Rechtsrahmen für die elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Signatur in der EU geschaffen. Neben anderen Verpflichtungen legt sie die Anforderungen für die Verwendung elektronischer Signaturen fest, schafft einen kohärenten Rechtsrahmen für ihre Anerkennung in der EU und schafft ein sicheres und interoperables Umfeld für ihre Verwendung.

Dieses Gesetz legalisiert E-Signaturen und Verträge in allen US-Bundesstaaten und dem District of Columbia. Sie bietet einen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen und elektronische Aufzeichnungen im zwischenstaatlichen und ausländischen Handel. Außerdem werden elektronische Signaturen als rechtsverbindlich und gerichtsverwertbar anerkannt.

Das UETA umreißt Gesetze, die sich auf elektronische Transaktionen beziehen, einschließlich der Verwendung von E-Signaturen. Sie zielt darauf ab, die rechtliche Gleichwertigkeit zwischen elektronischen Aufzeichnungen und ihren papierbasierten Gegenstücken herzustellen. UETA erkennt elektronische Signaturen als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften an und legt den rechtlichen Rahmen für ihre Verwendung in verschiedenen Branchen in allen US-Bundesstaaten fest. Darin wird erklärt, dass eine elektronische Signatur gültig ist, wenn sie „einer Person zurechenbar“ ist und „als Unterschrift dienen soll“.

Das UETA ersetzt nicht die bestehenden Gesetze, die eine physische Unterschrift vorschreiben. Daher gilt das UETA nicht für Testamente, Eigentumsübertragungen und andere Dokumente, die eine handschriftliche Unterschrift erfordern.

PIPEDA ist ein kanadischer Rechtsrahmen für den Schutz personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem elektronischen Geschäftsverkehr, einschließlich der Verwendung von elektronischen Signaturen. In diesem Gesetz sind die Regeln für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten im Geschäftsverkehr festgelegt. Er enthält Bestimmungen für elektronische Signaturen und Transaktionen, die deren Rechtsgültigkeit unter bestimmten Umständen anerkennen, sofern sie den rechtlichen Anforderungen für die Verwendung von E-Signaturen entsprechen.

Das singapurische ETA ist ein kodifiziertes Gesetz, das die Verwendung von elektronischen Signaturen in Singapur regelt. Mehrere Länder und Kontinente haben ihre eigenen ETAs. Eine ETA erkennt elektronische Signaturen als rechtsgültig und durchsetzbar an. In diesem Rahmen wird eine elektronische Signatur definiert als elektronische Klänge, Symbole oder Verfahren, die an eine elektronische Aufzeichnung angehängt oder mit ihr verbunden ist und die Unterschrift des Urhebers darstellen soll.

Die Bestimmungen der ETA sind außerdem technologieneutral, was bedeutet, dass jede Technologie verwendet werden kann, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Ein wesentliches Merkmal dieser ETA ist die Erstellung einer „sicheren elektronischen Signatur“, d. h. einer digitalen Signatur, die von einer von der Infocomm Development Authority of Singapore (IDA) anerkannten Zertifizierungsstelle unterstützt wird. Eine sichere elektronische Signatur ist auch als Beweismittel in Gerichtsverfahren zulässig.

Es ist wichtig, die geltenden Gesetze für elektronische Signaturen einzuhalten, da sie allen Beteiligten die Sicherheit geben, dass E-Signaturen rechtsgültig sind und notfalls vor Gericht durchgesetzt werden können.

Die Erstellung einer E-Signatur ist einfach und unkompliziert, wenn sie richtig durchgeführt wird. Im Folgenden werden sechs wichtige Schritte vorgestellt, die zu beachten sind.

Stellen Sie Nachforschungen an, um einen E-Signatur-Anbieter mit einer zuverlässigen und sicheren Plattform zu finden, die Ihren speziellen Anforderungen entspricht.

Melden Sie sich für ein Konto bei dem von Ihnen gewählten E-Signatur-Anbieter an. In der Regel werden Sie nach Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort gefragt.

Je nach Anbieter müssen Sie möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor Sie Dokumente elektronisch unterschreiben können. Dazu könnte die Vorlage eines amtlichen Ausweises oder die Beantwortung von Sicherheitsfragen gehören.

Sie können Ihre Unterschrift entweder abtippen oder die Maus oder das Touchpad Ihres Computers verwenden, um eine Unterschrift zu erstellen, die wie Ihre handschriftliche Unterschrift aussieht. Alternativ können Sie auch einfach ein Foto oder einen Scan Ihrer Unterschrift hochladen.

Sobald Sie eine Signatur erstellt haben, können Sie damit beginnen, Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Dies geschieht durch Hochladen eines Dokuments auf die Plattform Ihres E-Signatur-Anbieters. Bei der Vorbereitung eines zu unterzeichnenden Dokuments können Sie auf einigen Plattformen weitere erforderliche Unterzeichner hinzufügen. Sie müssen deren Namen und E-Mail-Adressen zur Überprüfung und Authentifizierung eingeben.

Sie können dem hochgeladenen Dokument Ihre Unterschrift hinzufügen, indem Sie Ihre gespeicherte digitale Unterschrift in das Unterschriftsfeld oder einen anderen vorgesehenen Platz ziehen. Danach können Sie das Dokument an die ursprüngliche Partei zurücksenden oder, wenn Sie es erstellt haben, an andere Parteien senden, damit diese ebenfalls ihre Unterschrift(en) anbringen. In letzterem Fall erhalten sie per E-Mail einen Link zu dem Dokument. Bei einigen Anbietern können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, z. B. Ihre Initialen oder andere identifizierende Informationen.

Nachdem das Dokument von allen Beteiligten unterzeichnet wurde, wird es in Ihrem Konto gespeichert und kann jederzeit abgerufen und heruntergeladen werden. Sie können es bei Bedarf auch ausdrucken.

Für die maximale Sicherheit von E-Signaturen sollten Sie die fünf unten aufgeführten bewährten Verfahren anwenden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Anbieter eine nachgewiesene Erfolgsbilanz für ordnungsgemäße Authentifizierungs- und Verschlüsselungsdienste hat. Dies gewährleistet, dass Ihre E-Signatur-Lösung zuverlässig, vertrauenswürdig und sicher ist.

Der Ruf des Anbieters

Stellen Sie gründliche Nachforschungen an und lesen Sie die Bewertungen anderer Kunden über die Zuverlässigkeit des Anbieters und die Qualität seiner Dienstleistungen.

Die Merkmale der Plattform

Die gewählte Plattform muss über genügend Funktionen verfügen, um Ihren Geschäftsabläufen gerecht zu werden. So sind beispielsweise Massensignaturen, Cloud-Speicher und Workflow-Funktionen für mehrere Unterschriften wesentliche Funktionen.

Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen der Plattform gründlich. Überprüfen Sie die Authentifizierungs-, Verschlüsselungs- und Zugangskontrollfunktionen. Vergewissern Sie sich, dass der Dienstanbieter über Zertifizierungen verfügt, die die Datensicherheit gewährleisten, wie SOC 2 Typ II, HIPAA und PCI DSS.

Einhaltung von Anforderungen und Standards. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter alle Compliance-Anforderungen und -Standards erfüllt, z. B. die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Vergewissern Sie sich, dass Ihre bestehenden Geschäftssysteme, Software, Datenbanken, Arbeitsabläufe und APIs nahtlos in die E-Signatur-Software integriert werden können.

Im Falle von Problemen sollte der Kundensupport des Anbieters schnell und reaktionsschnell sein. Überprüfen Sie die Reaktionszeit und die Supportzeiten per Telefon, E-Mail und Chat. Werfen Sie auch einen Blick auf die Support-Leitfäden, Tutorials und Foren.

Achten Sie bei der Verwendung von E-Signaturen darauf, dass die Person, die das Dokument unterschreibt, auch wirklich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Daher müssen E-Signatur-Lösungen eine mehrstufige Authentifizierung bieten, einschließlich digitaler Zertifikate und biometrischer Daten, um sicherzustellen, dass der Unterzeichner verifiziert wird.

Festlegung und Durchsetzung von Zugangsrichtlinien

Der Zugang zu E-Signaturen muss streng kontrolliert werden, damit nur befugte Personen darauf zugreifen können. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Personen auf E-Signaturen zugreifen und sie möglicherweise in betrügerischer oder böswilliger Weise verwenden.

Ein sicheres Passwort erstellen

Für das Unterschreiben von oder den Zugriff auf Dokumente über eine E-Signatur-Plattform ist ein Passwort erforderlich. Es sollte eine strenge Passwortrichtlinie gelten, die vorschreibt, dass die Passwörter ausreichend lang und komplex sein müssen.

Verschlüsselung verwenden

Die Verschlüsselung ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme bei der Einführung von E-Signaturen, da sie Daten in eine unlesbare Form umwandelt, die nur von befugten Personen zugänglich und entschlüsselbar ist.

Jedes Dokument, das rechtsgültig handschriftlich unterzeichnet werden kann, kann auch elektronisch signiert werden, sofern die Dokumente bestimmte rechtliche Kriterien erfüllen. Elektronische Signaturen werden für Kauf- und Arbeitsverträge, Formulare für die Anmeldung von Sozialleistungen, Mietverträge und Dokumente im Zusammenhang mit dem Gesundheitswesen sowie für Immobiliendokumente wie Kaufverträge, Offenlegungsformulare und Mietverträge verwendet. Sie können auch für Finanzdokumente wie Kreditanträge, Investitionsvereinbarungen und Versicherungspolicen verwendet werden. Es ist jedoch zu beachten, dass bestimmte Dokumente je nach Branche und Rechtsprechung besonderen Gesetzen oder Vorschriften unterliegen können.

Die Begriffe „elektronische Signaturen“ und „digitale Signaturen“ werden synonym verwendet, aber es handelt sich dabei um zwei verschiedene Arten von Verfahren zur Validierung und Sicherung elektronischer Dokumente.

Während für elektronische Signaturen elektronische Symbole, Töne oder Prozesse verwendet werden, wird für digitale Signaturen eine bestimmte Art von digitalem Zertifikat verwendet, das von einer vertrauenswürdigen dritten Partei ausgestellt wird. Digitale Signaturen gelten als sicherer als elektronische Signaturen, da das zugehörige digitale Zertifikat garantiert, dass das Dokument in keiner Weise verändert wurde und die Identität der Unterzeichner überprüft wird. Sie werden für hochsensible Dokumente verwendet, für die elektronische Signaturen aufgrund des fehlenden rechtlichen Rahmens nicht geeignet sind.

In einigen Ländern erfüllen elektronische Signaturen daher möglicherweise nicht die gesetzlichen Anforderungen für bestimmte Arten von Dokumenten, wie z. B. Testamente oder Immobilientransaktionen. Digitale Signaturen, die den technischen Normen des internationalen Rechts wie eIDAS entsprechen, können für solche Transaktionen verwendet werden, während elektronische Signaturen eher für alltägliche Dokumente wie Arbeitsverträge und Vereinbarungen zwischen Privatpersonen verwendet werden.

Elektronische Signaturen sind sicher, aber wie bei allen digitalen Informationen besteht immer die Gefahr von Manipulationen oder Betrug. Es können jedoch manipulationssichere Maßnahmen ergriffen werden, darunter die bereits erwähnten bewährten Verfahren.

Die meisten Anbieter elektronischer Signaturen erstellen ein detailliertes Protokoll aller Signaturereignisse, einschließlich der Unterzeichner, des Zeitpunkts der Unterzeichnung und der vorgenommenen Änderungen. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten schnell festgestellt und Manipulations- oder Betrugsfälle aufgespürt und behoben werden.

Um sicherzustellen, dass eine E-Signatur gültig und rechtsverbindlich ist, müssen die folgenden Schritte unternommen werden.

I. Stellen Sie sicher, dass Sie einen seriösen Anbieter wählen, der benutzerfreundliche E-Signatur-Lösungen anbietet, die durch zuverlässige Sicherheits-, Governance- und technische Standards unterstützt werden.

II. Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Signatur-Lösung den einschlägigen rechtlichen Anforderungen in Ihrem Land entspricht.

III. Vergewissern Sie sich, dass Sie vor der Unterzeichnung des Dokuments eine eindeutige Zustimmung erteilen oder diese von anderen Unterzeichnern einholen. Dies kann durch eine eindeutige Erklärung in dem Dokument erreicht werden, in der der Unterzeichner um seine Zustimmung zur Verwendung einer elektronischen Signatur gebeten wird.

IV. Stellen Sie sicher, dass die Identität des Unterzeichners durch einen Authentifizierungsprozess überprüft wird.

V. Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Signatur-Anbieter einen unveränderlichen Prüfpfad anbietet, der alle am Dokument vorgenommenen Aktionen aufzeichnet, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem das Dokument signiert wurde, wer es signiert hat und welche Änderungen daran vorgenommen wurden.

Elektronische Signaturen haben in den meisten Ländern den gleichen rechtlichen Wert wie handschriftliche Unterschriften. Dies liegt daran, dass diese Länder Gesetze und Vorschriften erlassen haben, die elektronische Signaturen als gültiges Mittel zur Unterzeichnung von Dokumenten anerkennen. E-Signatur-Lösungen, die die Best-Practice-Kriterien der Gesetze eines bestimmten Landes erfüllen, gelten als rechtsverbindlich und die damit unterzeichneten Dokumente als gerichtsverwertbar.

Die Einführung von E-Signaturen hat die Art und Weise, wie Einzelpersonen und Unternehmen an die Dokumentenverwaltung herangehen, erheblich verändert. Die Rechtsverbindlichkeit von E-Signaturen wurde durch verschiedene Gesetze weltweit festgelegt. Mit E-Signaturen können sich Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, Prozesse mühelos verwalten, menschliche Fehler vermeiden und schnellere Durchlaufzeiten bei der Unterzeichnung von Dokumenten gewährleisten.

Bei Acronis bemühen wir uns, Ihre E-Signatur mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene zu schützen. Wir bieten Lösungen, die zusätzlichen Schutz und Datenschutzfunktionen für Ihre elektronisch signierten Dokumente und Ihren E-Signatur-Anbieter. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre wichtigen und sensiblen Dokumente geschützt bleiben, ohne dass ihre Integrität oder Rechtsgültigkeit beeinträchtigt wird.