Cómo crear una firma electrónica para un mundo ecológico: paso a paso

En este artículo discutiremos sobre la firma electrónica, sus tipos, estatus legal en las diferentes regiones y normativas y requerimientos de cumplimiento asociados. También ofreceremos una guía paso a paso para crear una firma electrónica y señalaremos las mejores prácticas relacionadas.

El cambio continuo hacia un futuro digital ha llevado a las organizaciones corporativas y particulares por igual a buscar herramientas de mayor eficiencia y rentabilidad, una de las cuales corresponde a la firma electrónica. Una firma electrónica proporciona una forma simple y segura de firmar electrónicamente documentos como contratos, formularios y acuerdos al tiempo que se suprime la necesidad de impresión y de firmas físicas. Esto permite a los signatarios completar transacciones de documentos de manera remota.

Una firma electrónica es una imagen digital de la firma de puño de una persona. Se utiliza para firmar documentos electrónicos con el propósito de confirmar la identidad, consentimiento y acuerdo del signatario con los términos de un documento. De reconocimiento legal en varios países, usted puede crear una firma electrónica con un software especializado o mediante una plataforma en línea.

Las firmas electrónicas se utilizan ampliamente en entornos empresariales modernos debido a la conveniencia, seguridad y beneficios ambientales. La capacidad de firmar y enviar documentos de manera electrónica sin una firma física ha demostrado ser un componente crucial para empresas que desean mantener la competitividad en un mundo que gravita hacia una cultura de trabajo remoto como obligación.

Las firmas electrónicas cumplen un papel esencial en la vida de las personas y organizaciones corporativas por los siguientes motivos.

Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de documentación física en el proceso de firma de un documento, posibilitando un proceso de firma inmediato en líneas generales. Con las firmas electrónicas, los documentos pueden firmarse y devolverse electrónicamente, incluso si los signatarios se encuentran en diferentes ubicaciones.

En aras de un clamor cada vez mayor por la erradicación de residuos, la sustentabilidad y una cultura empresarial ecológica, restringir la utilización de papel se ha vuelto indispensable. Es más, la documentación impresa puede destruirse, perderse o dañarse, desencadenando problemas operativos para las organizaciones. Todas estas preocupaciones pueden abordarse mediante la incorporación de firmas electrónicas.

Las firmas electrónicas, debido a su naturaleza encriptada y uso de medidas de autenticación, son más seguras que sus homónimos tradicionales (los cuales pueden falsificarse con tinta). Por ejemplo, algunas plataformas requieren que los signatarios proporcionen información adicional, como una identificación en foto o un código único enviado a su teléfono, para confirmar su identidad.

Las firmas electrónicas pueden anexarse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto facilita las cosas para los signatarios que no están físicamente presentes o que tengan trastornos de movilidad para firmar el documento necesario. La tecnología de firma electrónica también es relativamente simple y fácil de usar, lo que implica que no se requiere de una curva abrupta de aprendizaje para firmar los documentos.

Las firmas electrónicas ayudan a las empresas a reducir los gastos generales y a incrementar la productividad debido a su funcionamiento remoto. También eliminan las tarifas de envío, impresión y almacenamiento.

Existen varios tipos de firmas electrónicas, cada una con su propio nivel de seguridad y casos de uso típicos. Los más comunes se presentan en esta sección.

Una firma electrónica básica o simple es un equivalente directo de una firma manuscrita. Puede ser cualquier cosas desde un nombre escrito o imagen escaneada de una firma física a una marca de verificación. Los signatarios pueden incluso usar un lápiz óptico o su dedo en un dispositivo con pantalla táctil para crear una imagen de su firma.

Aunque son relativamente fáciles de usar, las firmas electrónicas carecen de las funciones de seguridad ofrecidas por su alternativas más avanzadas. Por lo tanto, son más apropiadas para documentos no sensibles de bajo riesgo, como firma de memorandos internos, aceptar términos y condiciones en un sitio web o confirmar compras en línea.

Una firma electrónica avanzada ofrece capas adicionales de seguridad mediante implementación de protocolos de autenticación y verificación. Estas firmas electrónicas se basan en tecnología de infraestructura de clave pública (PKI), que implica un certificado digital emitido a un individuo u organización y un componente biométrico para probar la identidad del signatario.

Con este tipo de firma electrónica, las personas pueden firmar documentos con identificadores digitales únicos que incluyen firmas y sellos digitales seguros. Una firma electrónica avanzada cumplirá con la mayoría de los requerimientos normativos en diferentes países y por ende se le considera legalmente vinculante. Se utiliza a menudo para fines de cumplimiento, como para firmar contratos o documentos financieros.

Estas se basan en tecnología PKI y están respaldadas por un certificado digital correspondiente a una autoridad certificada de confianza. Una firma electrónica calificada proporciona el más alto nivel de verificación de identidad y seguridad, al solicitar certificados digitales que cumplen con requerimientos legales específicos. Es superior a una firma electrónica avanzada respeto a que verifica la identidad del signatario y debe emitirse por un proveedor de servicio de confianza calificado (QTSP).

Una firma electrónica calificada suele utilizarse en procedimientos legales y otras transacciones de gran importancia, como acuerdos confidenciales o transacciones financieras. Cumple con los requerimientos regulatorios más estrictos en todo el mundo, incluida la normativa eIDAS de la Unión Europea.

La elección del tipo de firma electrónica que realice será determinada por la sensibilidad del documento, los requerimientos de cumplimiento normativo y el nivel de seguridad necesario. Por lo tanto, las organizaciones deben evaluar detenidamente sus necesidades de firma electrónica y seleccionar la tecnología adecuada para cumplir con sus requerimientos específicos.

Existen diversas leyes y convenciones internacionales que han establecido estándares comunes para firmas electrónicas en diversas jurisdicciones. El reconocimiento legal de firmas electrónicas asegura las transacciones comerciales y mejora las relaciones empresariales entre los países. Estas son algunas de las estructuras legales existentes que poseen las firmas electrónicas.

Este instrumento se desarrolló para fomentar la expansión del comercio electrónico y de la uniformidad de las estructuras legales asociadas a transacciones en todo el mundo.

Este convenio establece las normas para el uso de comunicaciones electrónicas, incluidas las firmas electrónicas, en contratos internacionales. Busca definir el uso de firmas electrónicas, reducir las barreras en el comercio internacional y fomentar la seguridad jurídica en transacciones digitales.

Esta normativa establece un marco legal para la identificación, autenticación y firmas de carácter electrónico en toda la UE. Entre otras obligaciones, destaca los requerimientos para el uso de las firmas electrónicas, proporciona una estructura legal consistente para su reconocimiento en la UE y crea un entorno seguro e interoperable para su uso.

Esta ley legaliza las firmas electrónicas y contratos en todos los estados de Estados Unidos y el Distrito de Columbia. Proporciona una estructura legal para firmas y registros electrónicos en el marco del comercio entre estado y extranjero. También reconoce las firmas electrónicas como elementos legalmente vinculantes y admisibles en una corte.

La UETA señala las leyes asociadas a las transacciones electrónicas, incluido el uso de firmas electrónicas. Busca establecer equivalencia legal entre los registros electrónicos y sus contrapartes impresas. UETA reconoce las firmas electrónicas como equivalentes a firmas manuscritas y establece el alcance legal de su uso en diversas industrias a través de todos los estados de Estados Unidos. Declara que una firma electrónica es válida si es “imputable a una persona” y “tiene la finalidad de actuar como una firma”.

UETA no sustituye las leyes existentes que contemplan una firma física. Por ende, UETA no se aplica a testamentos, transferencias de título inmobiliario y otros documentos que requieren legalmente de una firma manuscrita.

PIPEDA es una estructura legal canadiense para la protección de la información personal en el contexto del comercio electrónico, incluido el uso de firmas electrónicas. Esta ley destaca las normas para la recopilación, uso y divulgación de información personal en el comercio. Contempla disposiciones para firmas electrónicas y transacciones, reconociendo su validez legal en determinadas circunstancias siempre que cumplan con los requerimientos legales para las mejores prácticas de uso de firma electrónica.

La ETA de Singapur es una ley codificada que orienta en el uso de las firmas electrónicas en dicho país. Varios países y continentes tienen sus propias ETA. Una ETA reconoce las firmas electrónicas como elementos legalmente válidos y aplicables. Dentro de su estructura, una firma electrónica se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que se adjunta o asocia a un registro electrónico y que tiene la finalidad de representar la firma del autor.

Las disposiciones de la ETA también conservan la neutralidad en cuanto a la tecnología, lo que significa que cualquier tecnología puede usarse siempre que cumpla con los requerimientos legislativos. Una función clave de esta ETA es que establece la creación de una “firma electrónica segura”, la cual corresponde a una firma digital respaldadas por una autoridad de certificación reconocida por la Autoridad de Desarrollo y Medios de Información y Comunicación (IDA) de Singapur. Una firma electrónica segura también es admisible como evidencia en procesos jurídicos.

Es fundamental cumplir con las leyes de firma electrónica vigentes, ya que ofrecen garantías a todas las partes para las cuales las firmas electrónicas son legalmente válidas y pueden aplicarse en la corte si fuese necesario.

Crear una firma electrónica es un proceso fácil y directo si se hace de forma adecuada. A continuación, presentamos seis pasos importantes a seguir:

Realice una debida investigación para encontrar un proveedor de firma electrónica que disponga de una plataforma segura y confiable que cumpla con sus necesidades específicas.

Regístrese en una cuenta con su proveedor de firma electrónica elegido. Generalmente le solicitarán su nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña.

Dependiendo de su proveedor, podría necesitar verificar su identidad antes de que pueda comenzar a firmar documentos de manera electrónica. Esto podría implicar proporcionar un medio de identificación emitido por el gobierno o responder a las preguntas de seguridad.

Usted puede escribir su firma o usar el mouse de su ordenador o touchpad para crear una firma que tenga la apariencia de su firma manuscrita. De manera alternativa, sólo cargue una foto o escanee su firma física.

Una vez que tenga su firma creada, puede comenzar a firmar los documentos de manera electrónica. Puede realizar esto cargando un documento en la plataforma de su proveedor de firma electrónica. Mientras preparan el documento para firmarlo, algunas plataformas le permiten añadir a otros signatarios requeridos. Deberá escribir sus nombres y direcciones de correo electrónico para fines de verificación y autenticación.

Puede añadir su firma al documento cargado colocando o arrastrando su firma digital guardada en la casilla de firma u otro espacio provisto. Después de esto, puede enviar el documento de vuelta a la parte original, o si usted lo creó, enviarlo a otras partes para que anexen su firma también. Si lleva a cabo la última sugerencia, recibirá un enlace al documento mediante correo electrónico. Algunos proveedores le permiten añadir información adicional, como sus iniciales u otra información de identificación.

Después de que todas las partes hayan firmado el documento, se guardará en su cuenta para que pueda tener acceso a éste y descargarlo las veces que lo desee. También puede imprimirlo si así lo desea.

Para una máxima seguridad de firma electrónica, debería implementar las cinco mejores prácticas que explicamos a continuación.

Es vital que su proveedor tenga un registro de servicios adecuados de autenticación y encriptación ya demostrados. Esto garantiza que su solución de firma electrónica sea confiable, fidedigna y segura.

Realice una investigación exhaustiva y lea comentarios de otros clientes con respecto a la confianza del proveedor y su calidad de servicio.

La plataforma seleccionada debe tener funciones suficientes para adaptarse a sus flujos de trabajo empresarial. Por ejemplo, funciones para propiciar la aplicación de varias firmas, almacenamiento de nube y flujo de trabajo con múltiples firmas son características de grueso calibre.

Evaluar las funciones de seguridad de la plataforma meticulosamente. Verifique las características de autenticación, encriptación y control de acceso. Asegúrese de que el proveedor de servicio cuente con certificaciones que garanticen la seguridad de los datos, como SOC 2 Type II, HIPAA y PCI DSS.

Cumplimiento con requerimientos y estándares. Verifique que el proveedor cumpla todos los requerimientos y estándares de cumplimiento, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Transacciones Electrónicas Uniforme (UETA).

Asegúrese de que sus sistemas comerciales existentes, software, bases de datos, flujos de trabajo y API se integren sin problemas con el software de firma electrónica.

En caso de que surja algún problema, el soporte al cliente del proveedor debe responder a la brevedad. Verifique su tiempo de respuesta y horarios de soporte por teléfono, correo electrónico y chat. También preste atención a sus guías de soporte, tutoriales y foros.

Mientras utiliza las firmas electrónicas, asuma pasos para verificar que la persona que firma el documento es en realidad quien afirma ser. Como tal, las soluciones de firma electrónica deben proporcionar autenticación de multi factor, incluidos certificados digitales y biometría, para garantizar la verificación del signatario.

El acceso a las firmas electrónicas debe controlarse estrechamente para restringir el acceso solo a personas autorizadas. Esto evitará que individuos sin autorización tengan acceso a las firmas electrónicas y que puedan utilizarlas de manera fraudulenta o maliciosa.

La firma o acceso a los documentos mediante una plataforma de firma electrónica requiere de una contraseña. Debe implementarse una política de contraseña sólida, exigiendo que las contraseñas tengan la longitud y complejidad suficiente.

La encriptación es una medida de seguridad fundamental cuando se incorporan las firmas electrónicas, ya que convierte los datos a un formato no legible al que pueden acceder y codificar únicamente los individuos autorizados.

Cualquier documento que pueda firmarse legalmente a mano también puede firmarse de manera electrónica, siempre que los documentos cumplan con determinados criterios. Las firmas electrónicas se utilizan para ventas y contratos de empleo, formularios de inscripción de beneficio, acuerdos de alquiler y documentos asociados a la salud, así como para documentos inmobiliarios como acuerdos de compra, formularios de divulgación y contratos de arriendo. También pueden usarse para documentos financieros como solicitudes de préstamo, acuerdos de inversión y pólizas de seguro. Sin embargo, cabe destacar que ciertos documentos podrían estar sujetos a leyes o normativas específicas, dependiendo de la industria y jurisdicción.

Los términos “firmas electrónicas” y “firmas digitales” se utilizan de manera intercambiable, pero en realidad corresponden a dos tipos de procesos para validar y proteger documentos electrónicos.

Si bien las firmas electrónicas utilizan símbolos, sonidos o procesos electrónicos, las firmas digitales usan un tipo específico de certificado digital, emitido por un tercero. Se considera que las firmas digitales son más seguras que las firmas electrónicas debido a que el certificado digital asociado garantiza que el documento no sea alterado de ninguna manera y que verifique la identidad de los signatarios. Estas se utilizan para documentos de alta sensibilidad, los cuales no se pueden gestionar mediante firmas electrónicas a causa de su carencia de estructura legal.

En algunos países, puede que las firmas electrónicas no cumplan los requerimientos legales para ciertos tipos de documentos, como en testamentos o transacciones de bienes inmuebles. Las firmas digitales que conforman los estándares técnicos en virtud de las leyes internacionales como eIDAS se pueden utilizar para dichas transacciones, mientras que las firmas electrónicas se utilizan de manera más común para documentos cotidianos como contratos de empleo y acuerdos entre individuos.

Las firmas electrónicas son seguras, pero al igual que cualquier información digital, siempre existe el riesgo de alteración o fraude. No obstante, pueden implementarse medidas para contrarrestar dicha alteración, incluidas las prácticas óptimas ya discutidas en este artículo.

La mayoría de los proveedores de firma electrónica crean un registro detallado de todos los eventos de firma, incluido quién firmó, cuándo lo hizo y qué cambios se realizaron. De esta manera, pueden identificarse inconsistencias rápidamente y se puede dar seguimiento y abordar toda instancia de alteración o fraude.

Para garantizar que una firma electrónica sea válida y legalmente vinculante, es importante adoptar los siguientes pasos.

i. Verificar que ha elegido un proveedor de buena reputación que ofrece soluciones de firma electrónica fáciles de usar y que cuenta con el respaldo de estándares de seguridad, de gobernanza y técnicos de confianza.

ii. Verificar que su solución de firma electrónica cumple con los requerimientos legales relevantes en su jurisdicción.

iii. Verificar que usted otorgue su autorización clara u obtenga lo mismo de otros signatarios antes de firmar el documento. Esto puede lograrse mediante la inclusión de una declaración concisa en el documento solicitando la autorización del signatario para usar una firma electrónica.

iv. Comprobar que la identidad del signatario se haya verificado a través de un proceso de autenticación.

v. Comprobar que su proveedor de firma electrónica ofrezca un registro de auditoría inalterable que registre todas las acciones realizadas en el documento, incluida la fecha en que se firmó el documento, quién lo hizo y cualquier modificación realizada en él.

Las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas en la mayoría de los países. Esto se debe a que estos países poseen leyes promulgadas y normativas que reconocen las firmas electrónicas como un medio válido para firmar documentos. Las soluciones de firma electrónica que cumplen con los criterios de mejores prácticas correspondientes a las leyes de un país determinado se consideran legalmente vinculantes, y, por ende, los documentos firmados ante dichas jurisdicciones son admisibles ante un tribunal.

La incorporación de las firmas electrónicas ha transformado de manera significativa la manera en que las personas y organizaciones corporativas abordan la administración de documentos. La naturaleza vinculante de las firmas electrónicas se ha establecido en diversas leyes por todo el mundo. Gracias a las firmas electrónicas, las empresas pueden enfocarse en sus funciones matrices, gestionar procesos con facilidad y erradicar el error humano, además de garantizar tiempos de devolución más breves cuando se trata de firmar documentos.

En Acronis, aspiramos a garantizar que su firma electrónica cuente con una capa de seguridad añadida. Ofrecemos soluciones que proporcionan una protección adicional y funciones de privacidad para sus documentos firmados electrónicamente y proveedor de firma electrónica. De esta manera, puede estar tranquilo respecto a que sus documentos importantes y sensibles permanecerán seguros, sin poner en riesgo su integridad o validez legal.