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Partage de fichiers en ligne dans le cloud pour entreprises

Si vous cherchez à réduire vos coûts et accroître le degré de satisfaction de vos employés, vous envisagez peut-être de permettre à plus d'employés de travailler à distance en télétravail. Des recherches récentes indiquent que les employés en télétravail sont plus productifs et permettent à votre entreprise d'économiser de l'argent. Cependant, ces recherches suggèrent également que la plupart des employés préfèrent par contre travailler à la maison à temps partiel. Pour assurer la sécurité et le partage des informations, vous devez trouver une solution qui permet le partage de fichiers en ligne dans le cloud pour des entreprises comme la vôtre.

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Qu'est-ce que le partage de fichiers en ligne dans le cloud ?

Être connecté à des appareils fournis par l'entreprise peut nuire à la productivité de l'entreprise. Vous êtes donc à la recherche de solutions pour rendre vos données disponibles dans plusieurs lieux. Un client de synchronisation est un logiciel qui permet la mise à jour automatique des données d'un appareil dans le cloud. Cependant, le télétravail peut impliquer des points d’accès multiples. Par exemple, certaines plates-formes collaboratives proposent le glisser-déposer, le partage de dossiers individuels ou la création de dossiers partagés. Parmi les autres avantages notables : la possibilité pour plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, l’accès à des centres de données spécifiques et le déploiement des données partagées pour un envoi et un téléchargement plus rapides.

Grâce au partage de fichiers en ligne dans le cloud, vos employés peuvent désormais accéder aux fichiers et les modifier à partir de n'importe quel lieu d’où ils disposent d'une connexion Internet. En même temps, les fonctions de collaboration du cloud permettent aux autres membres de l'organisation d'accéder aux modifications en temps réel. Le partage de fichiers en ligne dans le cloud permet à tous les membres de l'organisation de synchroniser et de partager l'information, peu importe où ils se trouvent.

Partage de fichiers stockés en ligne dans le cloud

Les avantages visibles et invisibles du partage de fichiers en ligne dans le cloud

Même si certains avantages du partage de fichiers en ligne dans le cloud peuvent se voir dans votre comptabilité générale, d'autres sont moins évidents. Les coûts initiaux peuvent freiner à la base certaines entreprises. Cependant, la synchronisation et le partage de fichiers en ligne dans le cloud offrent de nombreux avantages inestimables. Avant de choisir un prestataire de partage de fichiers en ligne dans le cloud, vous devez prendre en compte un certain nombre d’informations.

Réduction des coûts

Par le passé, le stockage traditionnel de données passait obligatoirement par l’achat de matériel informatique pour permettre à votre entreprise de fonctionner. Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, les coûts des nouveaux serveurs et de mémoire supplémentaire deviennent vite prohibitifs. Avec le partage et le stockage de fichiers en ligne dans le cloud, vous pouvez ajouter de la mémoire supplémentaire selon vos besoins. Cette flexibilité vous permet d’investir selon vos besoins, plutôt que de vous contraindre à des coûteux investissements à long terme, sans flexibilité.

Partage de fichiers en équipe

Que vous soyez une petite entreprise avec des employés travaillant à domicile ou une grande entreprise multinationale, vos employés ne sont pas toujours au même endroit au même moment. Avec le partage de fichiers en équipe, les services de cloud vous offrent un moyen de connecter tout le monde, peu importe où se trouvent vos collaborateurs. La capacité de partager l'information rapidement et efficacement vous permet de rationaliser vos activités commerciales. Les salariés de fuseaux horaires différents peuvent travailler à partir de la même version d'un document à des horaires différents. Vous n'avez plus à vous soucier d’avoir plusieurs versions d'un même fichier, ce qui pourrait entraîner une perte de données.

Réactivité

Un service clients efficace est synonyme de réponses rapides aux réclamations. Même s'il est 17 h 30 dans la région où se trouve votre entreprise, il peut être 14 h 30 chez votre client. Si vous avez besoin d'accéder à vos dossiers et fichiers après les heures d'ouverture de bureau, vous aurez alors besoin d'un moyen d'y accéder sans avoir à retourner à votre bureau. Les applications mobiles pour tablettes et smartphones qui vous permettent d'accéder à vos données à distance augmentent la satisfaction de la clientèle. En fait, selon plusieurs recherches, 85 % des clients sont prêts à payer plus cher pour une meilleure expérience client. De meilleures et plus rapides réponses aux questions des clients grâce au partage de fichiers en ligne via des applications mobiles sont un avantage méconnu pour le cloud.

Services de partage de fichiers stockés en ligne dans le cloud

Éléments à prendre en compte lors du choix d’un service de partage de fichiers en ligne dans le cloud

Quand quelque chose semble trop simple, c’est qu’il y a probablement un piège. Dans le cas des entreprises qui utilisent le partage de fichiers en ligne, les pièges sont la sécurité des données et la simplicité de migration. Par exemple, dans certains cas, il se peut que vous ne puissiez pas synchroniser et partager tous les documents et fichiers sans avoir à vous soucier de la sécurité. Dans d'autres cas, vous voudrez peut-être avoir la main sur des informations protégées sensibles.

Protection des données

L'augmentation du nombre et de la gravité des failles de sécurité ainsi que les attaques de ransomwares vous obligent à examiner les mesures de protection des données de votre prestataire de services de cloud. Vous devez choisir une solution de partage dans le cloud qui utiliser le chiffrement des données stockées ou en transit ainsi qu'une solution qui fournit un journal d’audit. Vous avez également besoin d'un moyen de gérer l'accès et l'authentification des utilisateurs pour vous assurer que seules les bonnes personnes peuvent consulter vos informations. Tout aussi important, vous devez sécuriser les appareils appartenant à vos employés dans le cadre de votre politique « apportez votre propre appareil » afin de vous assurer que la cyberhygiène de vos employés n'altère pas la sécurité de vos données.

Niveau de service

Tous les services de synchronisation et de partage de fichiers dans le cloud ne fonctionnent pas de la même manière. Par exemple, une plate-forme d’infrastructure en tant que service (IaaS ou Infrastructure as a Service) offre des capacités d'intégration à l'échelle de l'entreprise, qui peuvent inclure des services de synchronisation et de partage de fichiers, ainsi que d'autres services. Pourtant, certains fournisseurs de services tiers ne permettent pas la synchronisation et le partage de fichiers.

L' « entente de niveau de service (SLA) » peut vous aider à évaluer les services fournis, ce qui vous permet de prendre une décision en fonction de l'éventail complet des besoins de votre entreprise.

Sécurité de l'information

Les secteurs et les zones géographiques très réglementés se focalisent sur ce point et peut être un facteur bloquant majeur. Les exigences réglementaires et les pratiques exemplaires en matière de sécurité de l'information mettent l'accent sur la confidentialité et la protection des données, en particulier des données personnelles. Par exemple, un prestataire de santé américain aura besoin d'un fournisseur de services conforme à la législation Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Les entreprises de l'Union européenne auront besoin d'un prestataire conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Qu'il s'agisse d'une exigence législative ou de gagner la confiance des clients, assurez-vous au préalable de la rigueur de votre prestataire de partage de fichiers en ligne avant de souscrire à ses services.

Simplicité de migration

Choisir le meilleur cloud de partage de fichiers pour les petites entreprises revient à vérifier à quelle vitesse vous pouvez transférer vos informations dans le cloud. Si vous n'êtes pas une startup innovante et que vos ressources informatiques sont limitées, vous aurez besoin d'une solution qui simplifie les process. Passez en revue les systèmes d'exploitation de votre entreprise et de vos employés pour vous assurer que votre solution est compatible avec les appareils Windows, Android, MacOS et iOS.

Simplicité d’utilisation

La gestion de l'accès et de l'authentification peut sembler compliquée. Lorsque vous choisissez un service de cloud computing, vous voulez être opérationnel aussi rapidement que possible. Une plate-forme où la navigation est difficile peut rallonger le processus de configuration et aboutir à des paramètres incorrects. Lors de vos recherches pour trouver un service de partage de fichiers en ligne dans le cloud, optez pour un service qui nécessite une formation minimale et qui offre un espace d’administration simple.

Dernières réflexions

Trouver une solution fiable pour l’accès, la synchronisation et le partage de fichiers vous aidera à augmenter la productivité de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. Acronis Cyber Files Cloud, par l'intermédiaire de nos partenaires, vous garantit la sécurité dont vous avez besoin et permet d'améliorer la productivité de vos employés. Acronis Cyber Files Cloud fonctionne sur les appareils mobiles, Mac et PC les plus courants. Pour les utilisateurs de Microsoft Office, son intégration avec les applications mobiles Microsoft Office donne à vos employés la possibilité d'éditer et contrôler totalement vos fichiers de partout. Acronis Cyber Files Cloud offre également des journaux d'audit pour prouver le respect de la législation sur la gestion des utilisateurs, des applications et de la protection des données.