Cloudbasiertes Filesharing für Unternehmen

Wer versucht, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen, sollten Sie über ein stärkeres Angebot an Home-Office-Arbeitsplätzen nachdenken. Remote Workplaces, also Arbeitsplätze, die nicht am Unternehmensstandort verankert sind, machen die Mitarbeiter neuesten Studien zufolge produktiver und helfen dem Unternehmen, Geld zu sparen. Die Studie deutet aber auch darauf hin, dass die meisten Mitarbeiter es vorziehen, nur in Teilzeit von zu Hause aus zu arbeiten. Um Sicherheit und Informationsaustausch gleichermaßen zu gewährleisten, suchen Unternehmen nach Lösungen für den Dateiaustausch in der Cloud und die Dateisynchronisierung mit den Computern im Home Office.

Allein durch die Anbindung der Heimarbeitsplätze an die firmeneigene IT-Infrastruktur lässt sich die Produktivität des Unternehmens nicht mehr beliebig steigern. Unternehmen suchen daher verstärkt nach Möglichkeiten, die Daten an verschiedenen Orten verfügbar zu machen, ohne dabei die Sicherheit oder die Flexibilität zu kompromittieren. Ein Sync-Client ist eine Software, die sicherstellt, dass Daten eines Geräts automatisch in der Cloud aktualisiert werden. Sie kann jedoch oft auch andere Zugangspunkte beinhalten. Einige Collaboration-Plattformen bieten beispielsweise Drag-and-Drop, die gemeinsame Nutzung einzelner Ordner oder die Erstellung von Teamordnern. Weitere Vorteile sind die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, die Nutzung bestimmter Rechenzentrums-Standorte sowie Distributed Data Deployment (die Verteilung von Daten) schnellere Up- und Downloads.

Mit der Cloud-Filesharing – dem cloudbasierten Dateiaustausch – können die Mitarbeiter einer Organisation und der gesamten Lieferkette jetzt überall dort, wo eine Internetverbindung zur Verfügung steht, auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten. Zugleich ermöglichen die Collaboration-Funktionen der Cloud anderen Mitarbeitern im Unternehmen den Zugriff auf diese Änderungen in Echtzeit. Der cloudbasierte Dateiaustausch ermöglicht es allen Mitarbeitern im Unternehmen, Informationen zu synchronisieren und auszutauschen – unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten.

Während sich einige Vorteile des Online-Cloud-Filesharing direkt in einem höheren Betriebsergebnis zeigen, sind andere Vorzüge möglicherweise weniger offensichtlich. Vorabkosten können die Einführung für einige Unternehmen behindern. Die Synchronisierung und Freigabe von Dateien über die Cloud bietet jedoch eine Reihe von Vorteilen, die keinen besonderen Wert haben. Bevor die Entscheidung für einen Anbieter für die gemeinsame Nutzung von Dateien in der Cloud getroffen wird, sind alle Informationen zu gewichten.

In der Vergangenheit mussten Unternehmen ihre Speichersysteme im Rahmen einer langfristigen IT-Strategie bei traditionellen Herstellern kaufen, um arbeitsfähig zu sein. Jeder Ausbau der IT-Infrastruktur kostete neue Server und neue Speichersysteme. Bei der Nutzung von Cloud-Storage sparen die Anwender bares Geld. Beim cloudbasierten Filesharing und mit Cloud-Storage können Unternehmen bei Bedarf zusätzlichen Speicher einbinden – und gegebenenfalls wieder abgeben. Diese Flexibilität ermöglicht es den Unternehmen, nur soviel auszugeben, wie sie es sich leisten können. Die langfristige Kapitalbindung bei eigenen Speichersystemen, welche letztendlich auch eine schnelle Skalierung erschweren, wird obsolet.

Ob KMU mit Home-Office-Arbeitsplätzen oder großes multinationales Unternehmen: Die Mitarbeiter sind möglicherweise nicht immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort. Durch Team Filesharing verbinden Cloud Services alle Beteiligten miteinander, ganz gleich, wo sie sich befinden. Wenn das Unternehmen in der Lage ist, Informationen schnell und effizient auszutauschen, ist es auch imstande seine Geschäftsaktivitäten zu optimieren. Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen können zu unterschiedlichen Zeiten in derselben Version eines Dokuments arbeiten. Sie müssen sich nicht mehr um mehrere Versionen derselben Datei kümmern, was ja auch zu Datenverlusten führen kann.

Ein guter Kundenservice bedeutet schnelle Reaktion auf Probleme. Während es im Hauptquartier 17:30 Uhr ist, kann es bei den Kunden erst 14:30 Uhr sein. Ein schneller Zugriff auf die Daten muss das auch möglich sein, ohne ins Büro zu fahren. Mobile Apps für Tablets und Smartphones für den Zugriff auf die Daten von jedem beliebigen Standort aus sind in vielen Ausprägungen verfügbar.

Können die Mitarbeiter auch nach Geschäftsschluss oder aus der Ferne auf ihre Daten zugreifen, um Kundenanliegen zu bearbeiteten, führt dies zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Untersuchungen zufolge sind 85 Prozent der Kunden bereit, für kürzere Reaktionszeiten und besseren Service mehr zu bezahlen. Schnellere, fundiertere Antworten auf Anfragen durch Online-Cloud-Filesharing in Verbindung mit mobilen Apps sind ein weniger offensichtlicher Vorteil der Cloud.

Wenn etwas einfach zu klingt, gibt es wahrscheinlich einen Haken. Im Falle von Unternehmen, die Online-Cloud-Filesharing in ihr IT-Konzept und ihre Prozesse integrieren, sind die Datensicherheit und die Komplexität der Datenmigration die Haken. In einigen Fällen lassen sich beispielsweise nicht alle Dokumente und Dateien synchronisieren und freigeben, ohne die Sicherheitsanforderungen zu verletzen. In anderen Fällen sollen proprietäre Informationen weiter von der Unternehmens-IT gesteuert und kontrolliert werden.

Aufgrund der zunehmenden Anzahl und Schwere von Sicherheitslücken, Hacker-Angriffen auf Unternehmen und sowie Ransomware-Attacken müssen sich Anwender mit den Datenschutzmaßnahmen ihres Cloud Service Providers befassen. Die Filesharing-Lösung in der Cloud muss zunächst die Daten verschlüsseln, und zwar auf dem Übertragungswege (in transit) wie auch an ihrem Speicherort (at rest). Außerdem die muss der Anbieter einen Audit-Trail bieten. IT-Verantwortliche benötigen zudem eine Möglichkeit, den Benutzerzugriff und die Authentifizierung zu verwalten – ein Identity und Access Management (IAM). Damit wird sichergestellt, dass nur die richtigen Personen ihre Informationen einsehen können. Ebenso wichtig ist es, die privaten Geräte von Mitarbeitern im Rahmen einer Bring-Your-Own-Device-Richtlinie zu schützen. Dann können auch diese Systeme die Integrität der Daten nicht kompromittieren. Schlussendlich ist es wichtig, mit Schulungen und Workshops darauf zu achten, dass alle Mitarbeiter auf die „Cyberhygiene“ achten, denn die besten Schutzmaßnahmen helfen nicht, wenn Menschen Fehler machen.

Nicht alle Cloud-Dienste zum Synchronisieren von Dateien oder zur gemeinsamen Nutzung von Dateien – File Sync und File Share Services – funktionieren gleich. Zum Beispiel bietet eine IaaS- (Infrastructure-as-a-Service-) Plattform Integrationsfunktionen, die unternehmensweit Dateisynchronisations- und Sharing-Services sowie andere Dienste umfassen können. Einige Drittanbieter bieten jedoch möglicherweise nur die Möglichkeit der Synchronisierung und Freigabe an.

Die Überprüfung der SLAs (Service Level Agreements) kann helfen, die erbrachten Dienstleistungen zu bewerten. Die Entscheidung für einen Provider muss stets auf die gesamte Bandbreite der Bedarfe des Unternehmens zutreffen.

Hochregulierte Branchen und Staaten agieren diesbezüglich oft als „Dealbreaker“. Regulatorische Anforderungen und bewährte Verfahren zur Informationssicherheit konzentrieren sich auf Datenschutz und Vertraulichkeit, insbesondere bei personenbezogenen Daten. So benötigen zum Beispiel Gesundheitsdienstleister und deren Geschäftspartner einen Dienstleister, der die Bestimmungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einhält. Unternehmen in der Europäischen Union benötigen einen Dienstleister gemäß der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Ob es sich nun um eine behördliche Anforderung oder um die Steigerung des Kundenvertrauens handelt: wichtig ist es, bei der Auswahl eines Providers für die gemeinsame Online-Nutzung von Dateien in der Cloud alle gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien einhalten.

Gerade für KMUs ist die Entscheidung für eine cloudbasierte Filesharing-Lösung davon abhängig, wie schnell sie die Daten in die Cloud übertragen können und wie schnell und komfortabel sich die Zugriffe und das Datei-Management gestalten. Unternehmen, die keine Technologieunternehmen sind und die nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügen, benötigen Lösungen für eine einfache Datenmigration. Dabei sollte auch hinterfragt werden, welche Betriebssysteme auf den Geräten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf den Servern und PCs im Unternehmen im Einsatz sind. Die Lösungen des in Frage kommenden Providers müssen dementsprechend mit Windows, Android, MacOS und iOS kompatibel sein. Nur dann lässt sich gesamte Bandbreite an Daten migrieren können.

Das User-Management für die Cloud-Nutzung gestaltet sich bei den Providern durchaus unterschiedlich. Die Verwaltung der Zugänge und die Authentifizierung der User kann sich schwerfällig anfühlen. Entscheiden sich Anwender für die das Filesharing über eine Cloud, wollen sie die neue Welt so schnell wie möglich erobern. Komplexe Einstellungen auf einer schwer zu navigierenden Plattform können die Administrationsprozesse verlängern und zu falschen Einstellungen führen. Bei der Suche nach einem Cloud-FIlesharing-Dienst sollten sich Anwender für Provider entscheiden, dessen Services nur einen minimalen Schulungsaufwand erfordern und die eine unkomplizierte Managementkonsole umfassen.

Die Suche nach der richtigen Lösung für Dateizugriff, Synchronisierung und Freigabe kann die Produktivität eines Unternehmens und die Zufriedenheit seiner Kunden steigern. Acronis Cyber Files Cloud bietet den Unternehmen, auch über das Netzwerk an Partnern, die passenden Mechanismen für die Steuerung und Kontrolle der Datenmigration, der Sicherheit und des Datenmanagements – für mehr Effizienz und Produktivität des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Acronis Cyber Files Cloud funktioniert mit allen gängigen mobilen Geräten, Macs und PCs. Für Microsoft Office-Benutzer bietet die Integration mit den mobilen Microsoft Office-Anwendungen den Mitarbeitern die Möglichkeit, von überall aus zu bearbeiten, ohne die Hoheit über die Daten zu aufgeben zu müssen. Für Unternehmen, die gesetzliche oder branchenübliche Compliance-Ziele erfüllen müssen, bietet Acronis Cyber Files Cloud auch Audit-Trails zum Nachweis der Einhaltung der Vorgaben seitens Benutzerverwaltung, Anwendung und Datenschutz.