Los datos están sometidos a constantes ataques y los ciberdelincuentes están de racha. Actualmente, el coste medio de una fuga de datos a nivel mundial es de 4,35 millones de dólares, marcando un nuevo hito en 2022. Se prevé que esta cifra alcance los 5 millones de dólares por incidente en 2023, por lo que la seguridad de los datos exige un esfuerzo mayor que nunca.
Las empresas utilizan aplicaciones de software, como Microsoft 365, para digitalizar sus operaciones, pero estas aplicaciones son un objetivo primordial para los ciberdelincuentes. Por lo tanto, una seguridad de los datos global y eficaz debe comenzar por la copia de seguridad y la recuperación fiables de los datos que estas aplicaciones utilizan y transfieren.
En este artículo se explica cómo usted —como MSP— puede crear una copia de seguridad de los datos de M365 de sus clientes, para cumplir con sus responsabilidades de seguridad principales.
¿Por qué crear una copia de seguridad de Microsoft 365?
Las herramientas de Microsoft 365 almacenan y procesan una ingente cantidad de datos confidenciales, como mensajes de correo electrónico, documentos, hojas de cálculo, presentaciones y archivos. Sin embargo, estas soluciones no son infalibles. Aparte de ciberataques, también pueden sufrir pérdidas de datos debido a eliminaciones accidentales o malintencionadas, interrupciones del servicio de la nube o los centros de datos, conflictos entre complementos y aplicaciones, y muchos otros errores. Ante esta eventualidad, necesita una solución de copia de seguridad externa que supla las cuatro limitaciones de M365 que se indican a continuación.
Período de conservación de datos limitado
El plazo de conservación de datos de M365 es de 30 a 90 días. Esto puede ser un problema si necesita recuperar datos que no coinciden con este período. Además, imaginemos que borra manualmente datos de la carpeta de elementos recuperables o que elimina definitivamente un archivo. En tal caso, los datos habrán desaparecido de manera permanente, a menos que se suscriba al descubrimiento electrónico (eDiscovery), un plan diseñado exclusivamente para conservar los datos que van a servir como prueba en procedimientos legales.
Opciones de recuperación limitadas
Las opciones de recuperación integradas de Microsoft 365 son limitadas y no recuperan todos los tipos de datos. Por ejemplo, con las opciones de recuperación básicas, puede restaurar mensajes de correo electrónico borrados accidentalmente de la carpeta Elementos eliminados. Sin embargo, esto solo funciona para los archivos que se han eliminado recientemente, no para los que se borraron hace mucho tiempo, los buzones comprometidos ni las migraciones que han fallado.
Problema de OneDrive
Aunque OneDrive utiliza almacenamiento en la nube, guarda copias sincronizadas de datos de M365. Esto significa que cuando los datos de su dispositivo local están dañados, los datos en la nube de OneDrive se infectan automáticamente también. Además, M365 no sigue la regla de copia de seguridad 3-2-1 que indica que se deben tener tres copias de seguridad almacenadas aparte: en dos dispositivos diferentes y una en otra ubicación. Por el contrario, los datos de las copias de seguridad se almacenan junto a los datos originales, por lo que las copias de seguridad son vulnerables ante exactamente las mismas amenazas que los datos originales.
Riesgos para la seguridad y requisitos de cumplimiento normativo
En lo que se refiere a la seguridad de los datos, M365 se basa en un modelo de responsabilidad compartida que requiere que los usuarios proporcionen medidas de protección adicionales. Además, los clientes de sectores muy regulados están también obligados a cumplir normativas que exigen que los datos se conserven durante años. Por lo tanto, depender exclusivamente del período de conservación de datos de M365 puede llevar a incumplir las normas y acarrear el pago de sanciones.
Las ventajas de una solución de copia de seguridad de terceros
Los servicios de terceros son más eficaces que las herramientas de copia de seguridad integradas en M365 y le ofrecen a su empresa y a sus clientes las siguientes ventajas:
1. Más funcionalidades de ciberseguridad
Las soluciones de copia de seguridad de terceros proporcionan funcionalidades de ciberseguridad adicionales, como protocolos avanzados de cifrado y seguridad, autenticación multifactor y controles de acceso. Estas funciones añaden otra capa de protección a sus datos y minimizan la posibilidad de sincronizar en OneDrive un archivo dañado. Pero no todas las soluciones de terceros, incluidas las de Acronis, ofrecen automáticamente estas funciones de seguridad adicionales. No obstante, los MSP pueden añadir otras medidas para disfrutar de una protección total, como el paquete Advanced Email Security para Acronis Cyber Protect Cloud.
2. Rentabilidad
Para muchos clientes las funcionalidades de M365 de copia de seguridad no bastan, por lo que pueden verse obligados a desarrollar internamente sus propias infraestructuras de seguridad, que resultan caras de crear y mantener. Sin embargo, las soluciones de copia de seguridad de terceros pueden proporcionar copia de seguridad de los datos más eficaz y por un menor coste. Además, muchas soluciones de terceros funcionan con el modelo de pago por uso, con lo que los clientes solo pagan por las funcionalidades que necesitan. Si bien es cierto que el modelo de licencia flexible de la solución para M365 de Acronis es muy atractivo.
3. Protección contra fallos nativa en la nube
Si OneDrive pierde la conexión a Internet, no podrá acceder a sus datos hasta que el servicio vuelva a estar activo. En cambio, las soluciones de copia de seguridad de terceros guardan los datos en varias ubicaciones en la nube, minimizando las posibilidades de pérdida de datos. Así que, incluso si una ubicación en la nube sufre una interrupción, puede tener acceso a sus datos a través de otra. Los servicios de protección de M365 de Acronis incluyen TODO el almacenamiento. El almacenamiento básico para Microsoft OneDrive incluye hasta 100 GB de datos y se puede ampliar.
Cómo crear una copia de seguridad de Microsoft 365 para su cliente
En primer lugar, debe comprobar que su empresa utiliza una buena solución de copia de seguridad. ¿Y cómo saber si una solución de copia de seguridad de terceros es "buena"? Debe comprobar si cumple estos tres criterios:
- Almacenamiento coherente y accesibilidad continua: la solución debe mantener todos los datos corporativos de sus clientes, los mensajes de correo electrónico de Outlook, los archivos de OneDrive, etc. en una nube segura. Además, debe garantizar la accesibilidad en todo momento.
- Facilidad de uso: elija una herramienta que le permita configurar las copias de seguridad fácilmente y que tenga una interfaz de fácil uso. Investigue las reseñas de otros clientes o consulte sitios web de revisiones de productos populares, como G2.
- Restauración de las copias de seguridad: utilice una herramienta que permita probar las restauraciones de las copias de seguridad periódicamente para asegurarse de que puede recuperar en cualquier momento los datos que incluyen. Además, es importante elegir una herramienta que ofrezca la flexibilidad de recuperar un buzón completo o mensajes de correo electrónico individuales, así como la copia de seguridad completa de OneDrive o bien solo archivos y carpetas específicos.
Conclusión
En principio la protección para M365 de Acronis Cyber Protect Cloud solo incluye copia de seguridad. El paquete Advanced Backup para M365 ofrece funcionalidades adicionales más avanzadas y otras como la de administración de grupos, por ejemplo. Advanced Email Security de Acronis realiza análisis del correo entrante y saliente, entre otras verificaciones de seguridad. Pero no solo eso, además, ofrece funcionalidades mejoradas para satisfacer los requisitos más importantes en cuanto al tráfico de correo electrónico y el cumplimiento de normativas.
Para contar con una copia de seguridad integral de los datos de M365 de sus clientes, necesita una solución de copia de seguridad especializada, como Acronis Cyber Protect Cloud, en la que todo son ventajas: protege los datos de Microsoft 365 de sus clientes y, además, facilita la recuperación rápida de datos en caso de pérdida accidental o intencionada, lo que aumenta la confianza de sus clientes en sus soluciones y servicios de seguridad.
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