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Compartir archivos en la nube en empresas

A medida que busca reducir los costes y aumentar la satisfacción de los empleados, es posible que desee permitir que más empleados trabajen de forma remota. Investigaciones recientes indican que los empleados que trabajan a distancia son más productivos y ahorran dinero a su empresa. Sin embargo, la investigación también sugiere que la mayoría de los empleados prefieren trabajar desde casa sólo a tiempo parcial. Para garantizar la seguridad y el intercambio de información, busque una solución que permita compartir archivos en la nube para negocios como el suyo.

¿Qué es compartir archivos en la nube?

Estar atado a los dispositivos proporcionados por la empresa ya no le proporciona productividad empresarial. Por lo tanto, ha comenzado a buscar formas de hacer que sus datos estén disponibles en una serie de ubicaciones. Un cliente sincronizado es un software que se asegura de que los datos de un dispositivo se actualicen automáticamente en la nube. Sin embargo, a menudo puede incluir otros puntos de acceso. Por ejemplo, algunas plataformas de colaboración ofrecen arrastrar y soltar, compartir carpetas individuales o crear carpetas de equipo. Los beneficios adicionales incluyen permitir que varios usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente, ofrecer centros de datos geográficos específicos e implementación de datos distribuidos para obtener capacidades de carga/descarga más rápidas.

Al compartir archivos en la nube, sus empleados ahora pueden acceder y editar archivos desde cualquier lugar donde tengan una conexión a Internet. Al mismo tiempo, las características de colaboración de la nube permiten a otros en la organización acceder a esos cambios en tiempo real. El uso compartido de archivos basado en la nube permite a todos los miembros de la organización sincronizar y compartir información, independientemente de su ubicación.

Cloud storage file sharing

Los beneficios visibles e invisibles de compartir archivos en la nube de almacenamiento

Mientras que algunos de los beneficios de compartir archivos en la nube en línea se pueden apreciar en su contabilidad general, otros pueden ser menos obvios. Los costes iniciales pueden impedir la implementación inicial para algunas empresas. Sin embargo, la sincronización y el uso compartido de archivos en la nube ofrece una variedad de beneficios que no proporcionan un valor claro. Antes de elegir un proveedor para compartir archivos en la nube, debe sopesar toda la información.

Ahorro de costes

En el pasado, las opciones de almacenamiento tradicionales requerían que usted comprara hardware para habilitar su negocio. A medida que se ampliaba, los nuevos costes de servidor y la mayor cantidad de memoria se volvían prohibitivos. Con el uso compartido y el almacenamiento de archivos en la nube, puede incorporar memoria adicional según sea necesario. Esta flexibilidad le permite gastar lo que puede permitirse cuando lo necesita, en lugar de forzarlo a realizar una inversión a largo plazo de alto coste que limita la capacidad de ampliación.

Compartir archivos en equipo

Ya sea que usted sea una pequeña empresa con empleados que trabajan desde su casa o una gran empresa multinacional, es posible que sus empleados no siempre estén en el mismo lugar al mismo tiempo. Con el uso compartido de archivos en equipo, los servicios en la nube le ofrecen una forma de conectar a todos, sin importar dónde se encuentren. La capacidad de compartir información de forma rápida y eficiente le permite agilizar sus actividades empresariales. Los empleados de diferentes husos horarios pueden trabajar a partir de la misma versión de un documento a diferentes horas. Ya no tiene que preocuparse por múltiples versiones del mismo archivo, lo que puede provocar la pérdida de datos.

Respuesta rápida

Un buen servicio de atención al cliente significa dar una respuesta rápida a sus inquietudes. Aunque pueden ser las 5:30 p.m. en el área donde se encuentra su negocio, pueden ser las 2:30 p.m. para su cliente. Cuando necesita acceso a sus archivos fuera del horario laboral, necesita una forma de acceder a ellos sin tener que volver a la oficina. Las aplicaciones móviles para tabletas y teléfonos inteligentes que le permiten acceder a sus datos de forma remota aumentan la satisfacción del cliente. De hecho, según la investigación, el 85 % de los clientes pagarían más por una mejor experiencia. Una respuesta más rápida e informada a las preguntas gracias al compartir archivos en la nube en línea conectados a aplicaciones móviles es un beneficio oculto para la nube.

Cloud Storage File Sharing Services

Aspectos a tener en cuenta al elegir los servicios para almacenar y compartir archivos en la nube

Cuando algo parece fácil, probablemente tiene una trampa. En el caso de las empresas que integran compartir archivos en la nube en línea, las trampas son la seguridad de los datos y la facilidad de migración. En algunos casos, por ejemplo, es posible que no pueda sincronizar y compartir todos los documentos y archivos sin cumplir los requisitos de seguridad. En otros casos, es posible que desee controlar la información confidencial.

Seguridad de los datos

El aumento del número y de la gravedad de las infracciones, así como los ataques ransomware, implican que debe tener en cuenta las protecciones de seguridad de datos de su proveedor de servicios en la nube. Necesita una solución de nube compartida que incorpore cifrado de datos en tránsito y en reposo, así como una que proporcione un control de rastreo de la actividad. También necesita una forma de gestionar el acceso y la autenticación de los usuarios para garantizar que sólo las personas adecuadas puedan ver su información. Igual de importante es que debe proteger los dispositivos propiedad de sus empleados como parte de su política de "traiga su propio dispositivo" para garantizar que la higiene cibernética de los empleados no debilite la seguridad de sus datos.

Nivel de servicio

No todos los servicios de sincronización y de compartir archivos en la nube funcionan de la misma manera. Por ejemplo, una plataforma de infraestructura como servicio (IaaS) ofrece capacidades de integración en toda la empresa, que pueden incluir servicios de sincronización de archivos y de uso compartido, así como otros servicios. Sin embargo, es posible que algunos proveedores de servicios de terceros sólo ofrezcan la capacidad de sincronización y de compartir.

La revisión del acuerdo de nivel de servicio (SLA) puede ayudarle a evaluar los servicios prestados, lo que le permite tomar una decisión basada en la totalidad de necesidades de su empresa.

Cumplimiento de la normativa de seguridad de la información

Las industrias y áreas geográficas fuertemente reguladas se basan en esto para terminar el contrato. Los requisitos reglamentarios y las mejores prácticas de seguridad de la información se centran en la privacidad y confidencialidad de los datos, especialmente de la información de identificación personal. Por ejemplo, un proveedor de atención médica o su socio comercial necesita un proveedor de servicios que cumpla con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Las empresas de la Unión Europea necesitan un proveedor que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Tanto si se trata de un requisito reglamentario como de ganar la confianza de los clientes, debe asegurarse de que está realizando la diligencia debida a la hora de elegir un proveedor para compartir archivos en la nube en línea.

Facilidad de migración

Elegir el mejor modo de compartir archivos en la nube para las pequeñas empresas significa analizar la rapidez con la que puede transferir su información a la nube. Si usted no es una empresa de tecnología y tiene recursos de TI limitados, necesita una solución que simplifique el proceso. Debe revisar los sistemas operativos de su empresa y de sus empleados para asegurarse de que su elección es compatible con Windows, Android, MacOS e iOS, de modo que pueda incorporar toda la gama de dispositivos.

Facilidad de uso

La gestión del acceso y la autenticación puede resultar engorrosa. Cuando se elige un servicio en la nube, se quiere poder poner en marcha lo más rápido posible. Si se tropieza con los ajustes en una plataforma de difícil navegación, se puede alargar el proceso y generar una configuración incorrecta. Cuando busque un servicio para compartir archivos en la nube, busque uno que requiera una formación mínima y que ofrezca una consola de gestión sencilla.

Reflexión final

Encontrar la solución correcta para acceder, sincronizar y compartir archivos puede aumentar la productividad de su empresa y la satisfacción de sus clientes. Acronis Cyber Files Cloud, a través de nuestros socios, le ofrece los controles de seguridad que necesita con capacidad de mejorar la productividad de los empleados. Acronis Cyber Files Cloud funciona en dispositivos móviles, Macs y PCs. Para los usuarios de Microsoft Office, su integración con las aplicaciones móviles de Microsoft Office ofrece a sus empleados la posibilidad de editar desde cualquier lugar mientras usted mantiene el control total de los archivos. Para las empresas que necesitan cumplir con los objetivos de cumplimiento basados en estándares normativos o industriales, Acronis Cyber Files Cloud también ofrece registros de auditoría para probar el cumplimiento de la gestión de usuarios, las aplicaciones y la protección de datos.

Acronis Cyber Files Cloud se distribuye únicamente a través de nuestros socios::