¿Cómo recuperar archivos de Word eliminados o sin guardar?

Existen pocas experiencias tan universalmente conocidas como la pérdida de un documento Word. Todos, desde estudiantes secundarios redactando sus informes sobre el libro Catcher in the Rye a ejecutivos comerciales encargados de las ganancias trimestrales saben del pánico que se produce al ver como se esfuma su trabajo a tan solo unos segundos de completarse.

Por fortuna, existen formas fiables de recuperar los documentos Word de manera rápida y fidedigna. Ya sea que haya borrado el archivo por accidente, se haya perdido a causa de una falla de Microsoft Word o porque simplemente desapareció, a continuación, le ofrecemos una guía sencilla para recuperar documentos Word no guardados.

Y recuerde que si todo lo demás falla, instalar un programa de recuperación de datos como Acronis Cyber Protect Home Office o retroceder a una versión reciente del archivo o realizar un respaldo del sistema podría ayudarle a recuperar sus documentos (al menos devolverlos a un estado funcional reciente).

Independiente de que dependa de Word para realizar tareas de índole personal o de carácter comercial, perder un documento sin guardar es una verdadera molestia.

Si no guarda sus documentos Word manualmente, sus archivos podrían ser víctimas de una falla inesperada. Si ya ha experimentado tales pérdidas, es probable que haya desarrollado el hábito de presionar el botón “Guardar” una vez (o dos) cada cierto tiempo. Sin embargo, no muchos usuarios tienen ese hábito.

A pesar de ello, incluso si su sistema no responde mientras tiene un documento no guardado abierto, aún puede recuperarlo a través de diversas opciones.

Puede recuperar archivos no guardados empleando las siguientes soluciones: Archivos temporales, Archivos de autorrecuperación, Recuperación de documentos, Papelera de reciclaje y Recuperación de datos. Analizaremos todas estas opciones con mayor profundidad más adelante en este artículo.

Al igual que la mayoría de los programas de su clase, Microsoft Word posee una función incorporada de “guardado automático” para respaldar de manera automática su progreso según un intervalo de minutos determinado. La carpeta de autoguardado predeterminada que admite esta función es la carpeta AppData.

Estos son algunos ejemplos de ruta de archivos para encontrar copias de su trabajo:

C:\Users\Your_Username\AppData\Local\Microsoft\Word

O

C:\Users\Your_Username\AppData\Local\Temp

O

C:\Users\Your_Username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Los archivos de respaldo de Word llevan la extensión ".wbk". Si no ha deshabilitado la opción de copia de seguridad en Word, el programa realizará copias de sus documentos regularmente.

Para verificar si la opción de copia de seguridad está habilitada, diríjase a “Archivo” -> “Opciones” -> “Avanzadas”; luego desplácese hacia abajo hasta la sección “Guardar” -> seleccione “Crear siempre copia de seguridad”.

 Sí puede. Si confía en la opción nativa de Windows, sus documentos se cargarán en OneDrive.

Tener sus documentos en la nube le permite un intercambio más sencillo y mejora la colaboración. También le permite un acceso móvil más fácil (desde un PC, ordenador portátil, smartphone o tableta) y propicia la protección de datos.

Realice lo siguiente para guardar archivos en la nube:

1.      Seleccione el menú “Archivo” y vaya a la opción “Guardar como”;

2.      Elija “OneDrive”;

3.      Elija un nombre de archivo descriptivo y haga clic en “Guardar”.

Puede guardar información personal y de pago en OneDrive: Personal, que manda los archivos laborales hacia un OneDrive corporativo. También puede elegir una ubicación alternativa en la lista o “Agregar una ubicación” de su preferencia.

Si está usando una solución de respaldo externa como Acronis Cyber Protect Home Office, puede cargar archivos de respaldo en la nube de Acronis. Almacenar sus archivos utilizando un servicio de respaldo de nube especializado le proporciona funciones de copias de seguridad mejoradas mediante encriptación de respaldo, copias de seguridad automatizadas y procesos de recuperación de datos concretos.

 Llevar a cabo múltiples tareas en un dispositivo puede causar pérdida de información crítica (archivos, documentos, imágenes, audio, video, etc.).

En ocasiones, puede distraerse y eliminar accidentalmente archivos y carpetas. Las razones más comunes detrás de una eliminación por error son:

·        Vaciar accidentalmente la Papelera de reciclaje;

·        Borrar documentos usando la combinación de teclas “Shift+Borrar”;

·        Eliminar archivos mediante la línea de comandos;

·        Borrar archivos con la opción “No mover archivos eliminados a la Papelera de reciclaje” habilitada

El borrado o corrupción de archivos también puede ser causado por malware o infección de virus en su dispositivo.

Afortunadamente, puede recuperar datos y documentos eliminados permanentemente a través de varias formas factibles. No todas ellas son prenda de garantía para recuperar documentos eliminados de forma permanente, pero puede intentar con las soluciones descritas en orden cuando las requiera.

Aún puede recuperar aparentemente archivos eliminados de manera permanente debido a la forma en la que opere su disco duro. Cada archivo en su dispositivo reside en una parte específica del disco duro. Cuando elimina un archivo de su disco duro, la unidad quita los datos borrados y marca el espacio que utilizan para ocuparlo como “libre” en la escritura de datos nuevos.

Sin embargo, el archivo puede restaurarse a su ubicación original, a menos que usted escriba nuevos datos en el espacio que acaba de quedar disponible. Recuerde, debe actuar con rapidez: incluso si no guarda nuevos datos en el disco duro de forma manual, su ordenador puede iniciar actualizaciones o guardar datos de sistema en el espacio recientemente disponible.

Ante tal situación, la recuperación de archivos eliminados de forma permanente es casi imposible.

1.      Recuperar documentos Word eliminados mediante copia de seguridad

Windows 10 y 11 incluyen una nueva función llamada Copia de seguridad y restauración.

La opción les permite a los usuarios crear copias de seguridad de sus datos para restaurarlos más tarde en caso de ser necesario. Para recuperar archivos eliminados de forma permanente mediante la función Copia de seguridad y restauración, usted deberá tener habilitada la opción en su dispositivo Windows.

Esta es la forma de hacerlo:

·        Conecte la unidad portadora de medios externos que tiene la copia de seguridad a su dispositivo principal

·        Vaya a “Panel de control” -> seleccione “Sistema y seguridad” -> haga clic en la opción “Copia de seguridad y restauración (Windows 7)”

·        Una vez dentro del menú de Copia de seguridad y restauración, vaya a la opción “Restaurar mis archivos” -> se abrirá un Asistente de restauración para comenzar la recuperación de archivos

·        Si no puede encontrar la opción “Restaurar mis archivos”, vaya a la opción “Selecciona otra copia de seguridad de la que restaurar archivos”. Nuevamente se abrirá un asistente que le ayudará con su recuperación.

La recuperación mediante Copia de seguridad y restauración reemplazará todos los datos en su dispositivo Windows con los datos respaldados. Por lo tanto, para evitar más pérdidas de datos, asegúrese de que la copia de seguridad contenga todos sus datos fundamentales.

2.      Recuperar documentos Word eliminados mediante una Versión anterior de Windows 10/11

Windows 10 y 11 ofrecen otra función conveniente para restaurar archivos borrados de manera permanente: la opción “Historial de archivos”. Si ha habilitado la opción antes de eliminar un documento, puede usarla para recuperar archivos borrados de forma permanente sin la necesidad de emplear software adicional.

Para hacerlo:

·        Escriba “Historial de archivos” en el menú de Inicio o en la barra de búsqueda de Windows

·        Seleccione “Configure el Historial de archivos”

·        Desde el panel izquierdo en la ventana emergente, seleccione “Restaurar archivos personales”

·        Explore la función para determinar la copia de seguridad que desea restaurar. Puede hacer eso a través de los botones de navegación de izquierda y derecha en la parte inferior de la ventana. Mientras alterna entre las copias de seguridad, puede visualizar previamente las fechas de la copia de seguridad y las carpetas en su interior

·        Una vez que haya ubicado la copia de seguridad específica que almacena los documentos borrados, presione el botón “Restaurar” para recuperar los archivos a su ubicación original

·        Si Windows sugiere que ya tiene un archivo con el mismo nombre en la carpeta de destino, elija la opción “Reemplazar el archivo en el destino”

Por último, cierre la ventana y compruebe si la recuperación fue exitosa.

3.      Recuperar documentos Word eliminados mediante el Símbolo del sistema

En ocasiones, los archivos y carpetas pueden ocultarse debido a la función “Archivos y carpetas ocultas” en Windows. Puede usar el Símbolo del sistema para intentar recuperarlos.

Para hacerlo:

·        Escriba “cmd” en la Barra de búsqueda en el menú de Inicio

·        Elija la opción “Ejecutar como administrador”

·        Escriba chkdsk *: /f en el Símbolo del sistema. El * representa la letra de su disco duro, por ende, debe reemplazarla de forma acorde. Una vez hecho, presione “Enter”

·        Escriba ATTRIB -H -R -S /S /D D:*.* en la ventana del Símbolo del sistema. Aquí, reemplace la “D” con la letra correspondiente de su disco duro. Cuando lo haya hecho, vuelva a presionar “Enter”

Debería iniciarse de inmediato un proceso de recuperación si ha seguido los pasos antes descritos con éxito. Deje que termine y compruebe si sus archivos han sido restaurados.

4.      Recuperar documentos Word eliminados mediante Restaurar sistema

Si tiene una copia de Windows 10 u 11, puede optar por Restaurar sistema para recuperar los archivos eliminados de forma permanente. Ya que Restaurar sistema realiza capturas periódicas (automatizadas) de todo su SO (sistema operativo), puede revertir cualquier cambio no deseado en su sistema volviendo a un punto anterior en el tiempo.

No obstante, necesitaría tener activada la opción Restaurar sistema de antemano.

Para recuperar archivos eliminados de forma permanente mediante la función Restaurar sistema, usted debe:

·        Escribir “crear un punto de restauración” en el menú de Inicio o en la barra de búsqueda de Windows y hacer clic en “Abrir”

·        Seleccione “Restaurar sistema”

·        Verifique los posibles puntos de restauración en el tiempo y seleccione el más adecuado para recuperar los documentos eliminados; luego haga clic en “Siguiente”

·        Confirme el punto de restauración específico y elija “Finalizar”

·        Su PC u ordenador portátil luego se reiniciará para permitirle a Windows aplicar los cambios

Aunque esta opción es bastante conveniente, no debe olvidar que Restaurar sistema puede afectar unidades instaladas recientemente, además de programas y actualizaciones de navegador. Debido a que su objetivo primordial es la reparación de su entorno de Windows, revertirá su dispositivo a una versión anterior de sí mismo. Y dicha versión anterior podría no contar con algunos programas o aplicaciones instalados o actualizados de forma correcta.

No obstante, antes de que se inicie el proceso de Restaurar sistema, la función le mostrará una ventana que contiene todos los programas que se verán afectados por esta. De esta manera usted puede respaldar todos los programas y archivos posiblemente perjudicados antes de revertir su sistema a una versión anterior.

5.      Recuperar documentos Word eliminados mediante Recuperación por imagen del sistema

La copia de seguridad de imagen de sistema les permite a los usuarios respaldar la totalidad de un SO de Windows 10 u 11. Sin embargo, la función no permite el respaldo de un solo archivo y carpeta, por lo que no sería capaz de restaurar los documentos individuales de ser necesario.

Con esta opción, puede que recupere todo o que no recupere nada.

Recuperar documentos eliminados mediante Recuperación de imagen del sistema, usted debe:

·        Escribir “configuración” en el menú Inicio o en la barra de búsqueda de Windows y hacer clic en “Abrir”

·        Navegue y seleccione la pestaña “Actualización y seguridad”

·        Seleccione “Recuperación” de la lista de opciones a la izquierda

·        Guarde el progreso de cualquier documento o programa abierto

·        Luego, haga clic en el botón “Reiniciar ahora” (puede encontrarlo debajo de “Inicio avanzado”)

·        Después de eso, seleccione “Resolución de problemas” -> “Opciones avanzadas” -> “Ver más opciones de recuperación” -> “Recuperación de imagen del sistema”

·        Navegue por la lista de archivos de copia de seguridad de Imagen del sistema y seleccione la que contenga el documento eliminado, luego haga clic en “Siguiente”

·        Elija más opciones de recuperación, luego haga clic en “Siguiente”

·        Revise todas las propiedades de la Imagen del sistema y haga clic en “Finalizar” para iniciar el proceso de restauración

Una vez completa la restauración, el documento eliminado debería restaurarse a su ubicación original. (O a una ubicación alternativa, si así lo ha determinado en la configuración de Restauración)

6.      Recuperar documentos Word eliminados mediante una solución de respaldo externa

Si está usando una solución de respaldo especializada, puede iniciar la recuperación de datos y restaurar archivos eliminados de forma permanente desde su dispositivo.

Por ejemplo, Acronis Backup and Recovery les permite a los usuarios iniciar copias de seguridad eficientes con más de 20 plataformas admitidas. A través de la nube, sus datos se almacenan de forma segura en entornos físicos, de nube, virtuales y móviles.

Si necesita recuperar archivos desde la copia de seguridad de Acronis, puede hacerlo a través de la interfaz intuitiva.

Para hacerlo:

·        Inicie Acronis Cyber Protect Home Office -> seleccione “Copia de seguridad” en la barra lateral

·        Seleccione la copia de seguridad que contiene los documentos eliminados desde la lista de copias de seguridad

·        En el panel de la derecha, seleccione “Recuperación”

·        La interfaz le presentará los posibles modelos de recuperación para la copia de seguridad seleccionada; dependiendo del tipo de respaldo, podría elegir desde las opciones “Todo el PC”, “Discos”, “Particiones” y “Archivos”. Para recuperar uno o más documentos, seleccione “Archivos”

·        Cyber Protect Home Office mostrará las propiedades de las copias de seguridad y los datos dentro de estas. Luego, seleccione una versión específica de la copia de seguridad en base a la fecha y hora. La opción predeterminada aquí corresponde a la copia de seguridad más reciente.

·        El panel de la izquierda le permite navegar por lo archivos que desea restaurar en el panel de la derecha; después de seleccionar todos los documentos necesarios, presione “Siguiente”

·        Elija una ubicación para la recuperación en su dispositivo para colocar los documentos seleccionados después de la restauración. A continuación, se muestran dos opciones: recuperar los datos a su ubicación original o elegir una nueva ubicación con el botón “Explorar”

·        Puede personalizar la configuración de recuperación para la sesión actual a través del menú “Opciones de recuperación”.

·        Una vez que haya terminado con la configuración, haga clic en el botón “Recuperar ahora”.

Puede terminar la recuperación con el botón “Cancelar” en cualquier momento. Sin embargo, las recuperaciones abortadas aún podrían causar daños en la carpeta de destino seleccionada, por lo que debe usar esta opción solo si es absolutamente necesario.

Dependemos en gran medida de los guardados automáticos, y, sin embargo, grandes fragmentos de progreso y versiones enteras de documentos pueden perderse si no realizamos un guardado manual de nuestro trabajo. La buena noticia, es que este problema es tan común que Microsoft ha facilitado la recuperación de documentos Word sin guardar:

1. En MS Word, haga clic en la Pestaña Archivo en la esquina superior izquierda.

2. Haga clic en Administrar documento y seleccione Recuperar documentos no guardados de la lista desplegable.

3. Verifique su archivo faltante en la casilla de diálogo. Debería aparecer si se trata de una pérdida reciente.

4. Abra el documento Word recuperado y haga clic en botón Guardar como en el banner superior.

¿Sabía usted?

Puede actualizar la frecuencia con la cual Microsoft Word guarda automáticamente sus documentos. Haga clic en Archivo > Opciones > Guardar y modifique la cantidad de minutos para garantizar que tenga una versión recuperable de todos sus documentos disponibles en caso de que necesite recuperar documentos Word en el futuro.

Exploraremos las opciones de recuperación de documentos no guardados en mayor detalle más adelante.

Saber cómo recuperar documentos Word eliminados le harán lucir como un mago ante los ojos de quienes conforman su oficina, aunque no sea una hazaña tan compleja de llevar a cabo. Ya sea que desee recuperar documentos de MS Word que haya eliminado por accidente o que estén bajo amenaza por causa de un malware, hay una serie de pasos sencillos que puede seguir para recuperarse de tal adversidad.

1. En su escritorio, abra la Papelera de reciclaje

2. Busque su archivo por nombre de documento, tipo de archivo o fecha de eliminación. Si encuentra su archivo perdido, anote la Ubicación original. Cuando recupere sus documentos Word eliminados, automáticamente se restaurar a su ubicación.

restaurar un documento eliminado

3. Restaure el documento eliminado y encuéntrelo en su ubicación original o haga clic en Acceso rápido para encontrarlo en la lista de Archivos recientes.

¿Sabía usted?

Cuando borra un archivo en realidad solo elimina un marcador que indica dónde se almacenó el archivo en el disco. El archivo en realidad existe en el disco hasta que su espacio es sobreescrito por información nueva. Hasta que eso suceda, usted tiene la posibilidad de recuperar documentos Word.

A veces, los archivos eliminados son más difíciles de encontrar. Analizaremos cómo recuperar dichos archivos en mayor profundidad a lo largo de este artículo.

La recuperación de documentos Word que no fueron guardados no siempre deriva de los errores de usuarios. Independiente de que su sistema falle sin previo aviso o que Microsoft Word se detenga, los documentos Word pueden recuperarse si busca rápidamente los archivos perdidos antes de que otros archivos pueden ocupar su espacio en el disco.

1. Cuando su sistema regrese a un funcionamiento normal, vuelva a abrir Microsoft Word. El programa recupera automáticamente documentos word no guardados en la mayoría de los casos.

2. Si su documento no aparece en la lista de Autorrecuperación, haga clic en Archivo, luego en Opciones, luego en Guardar.

3. Copie la ruta de ubicación del archivo en Autorrecuperación y péguela en el Explorador de archivos.

4. Abra la carpeta con el nombre de su documento y copie el archivo .asd con la fecha y hora de modificación más reciente.

5. Vuelva a MS Word, haga clic en Archivo, luego en Abrir, luego desplácese hasta el fondo de la lista de documentos recientes y haga clic en Recuperar documentos no guardados.

6. Pegue el archivo copiado en la carpeta que aparece y abra el archivo para recuperarlo.

¿Sabía usted?

Una de las razones más comunes para la aparición de fallas en Microsoft Word es un complemento o plantilla corrupta. Si su programa constantemente falla, intente ejecutar Word sin alguna de estas funciones cargadas para verificar si ayuda a mejorar la fiabilidad.

Recuperar un archivo de forma permanente mediante copia de seguridad es la opción más sencilla y confiable. Sin embargo, en ocasiones los usuarios no tienen la posibilidad de añadir un documento específico a la copia de seguridad. Si luego eliminan el documento de manera incidental, la recuperación se complica en gran medida.

Ante tal supuesto, usted dispone de dos alternativas.

La primera corresponde al uso de software para recuperación de datos. En la actualidad, muchas herramientas de recuperación afirman tener una tasa excepcionalmente alta de recuperación de archivos eliminados de forma permanente. Por lo general, tales opciones pueden recuperar más de 1000 tipos de archivos y formatos y afirman restaurar datos de particiones corruptas o sectores defectuosos en su disco duro.

Suelen operar reuniendo los datos perdidos bit por bit hasta que logran restaurar plenamente su estado original. Dicho enfoque puede demostrar su utilidad de vez en cuando, pero aquello depende del estado del disco duro de su ordenador.

Si pierde un documento a causa de un sector defectuoso en su disco duro, el software podría no ser capaz de recuperar todos los documentos de manera exitosa. Esto podría derivar en una versión alterada del documento o invalidar su restauración total. Ante tal caso, el documento se perdería a menos que lo haya almacenado en alguna forma de copia de seguridad.

Esto nos lleva a la segunda opción.

Supongamos que un usuario elimina de forma permanente un documento por accidente. En dicho caso y con mayor frecuencia, su reacción sería entrar en pánico, especialmente si no tiene el documento almacenado en una copia de seguridad externa a su dispositivo principal.

Sin embargo, vivimos en un mundo tecnológicamente entrelazado: todos pueden enviar documentos a múltiples receptores por correo electrónico, plataformas de redes sociales o servicios gratuitos de nube.

Puede revisar los correos electrónicos antiguos, revisar el almacenamiento compartido de DropBox o OneDrive o repasar su correspondencia en Facebook e Instagram para hallar el archivo eliminado. No obstante, si está 100% seguro de que no ha enviado el documento a alguien, puede optar por una opción de software de recuperación de datos.

 Como lo hemos mencionado, Autoguardado es una función disponible incorporada en Word, Excel y PowerPoint. (siempre y cuando tenga la suscripción a Microsoft 365)

Autoguardado guarda el progreso de sus archivos Word cada cierto intervalo de segundos a menos que usted configure lo contrario. Si almacena archivos Word en OneDrive, SharePoint, o OneDrive for Business, la función Autoguardado viene habilitada de forma predeterminada.

Para guardar una copia de su trabajo antes de la implementación de cualquier cambio, es mejor usar el comando “Archivo -> Guardar una copia” en lugar de “Archivo -> Guardar como”. De esta forma, Autoguardado no sobreescribirá el documento original con los cambios que usted realice después.

Si omite este paso y termina sobreescribiendo el documento, aún puede restaurar la versión original mediante Historial de versiones. Para hacerlo:

·        Abra el archivo Word que desea restaurar a una versión anterior

·        En la parte superior de la ventana, haga clic en el nombre de archivo y elija “Historial de versiones”

·        Revise las fechas y horas de todas las versiones para encontrar la que desee restaurar -> haga clic en “Abrir versión”

·        Se abrirá una ventana adicional y le mostrará una versión específica del documento

·        Una vez que tenga la certeza de haber encontrado la versión que desea restaurar, haga clic en “Restaurar”

Siempre que abra un documento Word y realice un primer cambio, Autoguardado guardará este cambio añadiendo una nueva versión del archivo en Historial de versiones. Acto seguido, Autoguardado guardará periódicamente los cambios en el documento, pero solo añadirá nuevas versiones al Historial de versiones cada 10 minutos hasta que termine la sesión. (finalizar la sesión significa cerra el documento Word)

 Si está tratando con información crítica a través de documentos Word, guardar una versión del archivo cada 10 minutos podría ser algo riesgoso. Sin embargo, Microsoft ha pensado en eso: usted puede cambiar la frecuencia de la función Autorrecuperación a cualquier intervalo que estime conveniente.

Esta es la forma de hacerlo:

·        Abra Word y vaya a Archivo -> Opciones -> Guardar

·        Visualizará una sección de configuración con la etiqueta “Guardar documentos”

·        Bajo la línea de “Guardar documentos”, escriba la cantidad escogida (de minutos) en la casilla “Guardar información de autorrecuperación cada (…)”

·        Presione “Aceptar” cuando haya terminado

Si desea cambiar la ubicación para los documentos de Autorrecuperación, vaya a:

·        Archivo -> Opciones -> Guardar

·        Bajo la línea de “Guardar documentos”, explore o escriba la ruta de guardado para los documentos guardados en el campo “Ubicación del archivo de autorrecuperación”

·        Presione “Aceptar” cuando haya terminado

La ventana de configuración de Autorrecuperación también le permitirá:

·        Deshabilitar Autoguardado para archivos en línea de OneDrive y SharePoint de manera predeterminada

·        Cambiar la ubicación de caché para los archivos de Autorrecuperación. La ruta predeterminada debería ser: "C:\Users\Your_Username\AppData\Roaming\Microsoft\[OFFICEAPPFOLDER]

·        Habilitar Autoguardado en el ordenador de forma predeterminada

De acuerdo con Microsoft, sin embargo, no hay una opción para usar Autoguardado de forma local en Office 2019 o 2021. No obstante, la función de Autorrecuperación sigue activa para guardar periódicamente copias de sus archivos Word y así lograr invalidar la pérdida accidental de datos a causa de una falla.

Tal como ocurre con Windows, Autorrecuperación está disponible para Mac para proteger el progreso de sus documentos Word. Su función predeterminada aquí es la misma: realiza una copia de su documento cada 10 minutos.

Para habilitar Autorrecuperación y establecer el marco de tiempo para crear copias, usted debe:

·        Cuando abra Word en su Mac, vaya al submenú “Word” en la parte superior

      Elija “Preferencias”

·        Elija la opción “Guardar”

·        Elija “Guardar información de autorrecuperación” y escriba la duración que desea fijar para la creación de copias de Autorrecuperación

Microsoft advierte a los usuarios que no deben depender de la función de Autorrecuperación como un sustituto para guardar manualmente sus documentos. (haciendo clic en el ícono “Guardar”)

La forma más original de preservar los cambios en su documento es guardándolo manualmente tras cada cambio importante que realice. A pesar de ello, no está de más configurar el temporizador de Autorrecuperación a 5 minutos en lugar de 10 para garantizar que no perderá ningún progreso por causa de una falla.

Tenga en cuenta que, al guardar un documento de forma manual, se eliminan sus versiones de Autorrecuperación anteriores.

Por otra parte, Autoguardado es una función que guarda sus documentos cuando usted trabaja con estos. Funciona tal como si guardara su progreso manualmente. Para Mac, la función de Autoguardado está disponible en Word, Excel y PowerPoint para Mac y suscriptores de Microsoft 365.

Si tiene Autoguardado habilitado, es menos probable que tenga que depender de los archivos de Autorrecuperación.

Las funciones de Autoguardado y Autorrecuperación están vinculadas en el menú de Word. La ruta para habilitar Autoguardado es prácticamente la misma que con Autorrecuperación. Sin embargo, deberá completar algunos pasos adicionales antes de que Autoguardado esté activo para Word en su Mac.

Esta es la forma de hacerlo:

·        Abra Word

·        Desde el menú superior, elija “Word” -> “Preferencias”

·        Haga clic en el ícono “Guardar”

·        Marque la casilla marcada “Activar autoguardado de forma predeterminada”

·        Desde el documento Word, habilite el conmutador de autoguardado para guardar su progreso en la nube (OneDrive o SharePoint)

·        Puede explorar más opciones desde la pestaña Autoguardado y seleccionando la opción “Guardar automáticamente”

·        El botón de Autoguardado aparecerá en el costado superior de la barra de herramientas de Word

·        Nombre los documentos en los que esté trabajando y elija OneDrive o SharePoint como la ubicación de almacenamiento del archivo Word

·        Haga clic en “Guardar” para permitir que Autoguardado almacene cambios en su ubicación deseada en tiempo real

·        Su documento posteriormente se cargará en la ubicación escogida

·        Un vez terminado este proceso, Autoguardado estará habilitado y todos los cambios que realice a su documento se guardarán en OneDrive o SharePoint

Si ocurre un corte de corriente o una falla, Autorrecuperación tradicionalmente recuperará la última versión de su documento Word automáticamente cuando vuelva a ejecutar la aplicación. Una vez que Autorrecuperación abra el archivo existente de recuperación, lo mejor es guardarlo antes de editar o cerrarlo de inmediato.

Sin embargo, puede que necesite buscar los archivos de Autorrecuperación en su ordenador por otras razones. Para hacerlo:

·        Cambie a Finder

·        Haga clic en “Ir”

·        Haga clic en “Ir a la carpeta” (también puede usar el comando SHIFT + COMMAND + G)

·        Ingrese la ruta de la carpeta específica correspondiente a Word, Excel o PowerPoint

Para Word:

/Users/Your_Username/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecovery

Para Excel:

/Users/Your_Username/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Application Support/Microsoft

Para PowerPoint: /Users/Your_Username/Library/Containers/com.Microsoft.Powerpoint/Data/Library/Preferences/AutoRecovery

Recordatorio: Reemplace “Your_Username” con su nombre de usuario real.

Ya que la carpeta de Autorrecuperación permanece oculta, no logrará encontrarla navegando por el Finder. Es por ello por lo que debe utilizar la función “Ir a la carpeta” y escribir la ruta completa para ubicar la carpeta.

Además, si cierra un documento Word y hace clic en “No guardar”, la función Autorrecuperación no se activará. La función borrará el archivo de Autorrecuperación debido a que asume que todo está bien y que usted no necesitará el archivo de Autorrecuperación.

<p> Si ha activado la opción de Autorrecuperación, automáticamente guardará versiones de sus documentos con regularidad (generalmente en intervalos de 10 minutos)

Una vez que tenga los archivos de Autorrecuperación para su documento, puede recuperarlos dependiendo de la fecha en que fueron guardados.

Tiene dos opciones: recuperar un archivo guardado o uno no guardado.

Si ha guardado el documento, usted debe:

·        Abrir el documento en el que esté trabajando

·        Seleccionar “Archivo” -> “Información”

·        Busque la opción “Administrar documento” y elija el archivo etiquetado (cuando cierre sin guardar)

·        Se mostrará una barra en la parte superior del archivo; elija “Restaurar” para sobreescribir cualquier versión guardada anteriormente

También puede comparar las versiones de Autorrecuperación eligiendo “Comparar” en lugar de “Restaurar”.

Si no ha guardado el documento, usted debe:

·        Abrir Word e ir a “Archivo” -> “Información” -> “Administrar documento” -> “Recuperar documentos no guardados”

·        Seleccionar el archivo específico y hacer clic en “Abrir”

·        En la barra superior del archivo, elija “Guardar como” para guardar el documento

Si ha almacenado archivos de Autorrecuperación en OneDrive o SharePoint en Microsoft 365, puede visualizar todas las versiones históricas de un documento.

Para hacerlo en Microsoft 365:

·        Abra el archivo que desee revisar

·        Seleccione “Archivo” -> “Información” -> “Historial de versiones”

·        Navegue por las versiones y seleccione las que abrirá en una ventana separada

·        Si desea restaurar el documento a una de sus versiones anteriores, elija “Restaurar”

Tenga en cuenta que, si trabaja por medio de una cuenta Microsoft, será capaz de recuperar las últimas 25 versiones de un documento. Si inicia sesión con una cuenta escolar o laboral, el volumen de versiones recuperables dependerá de la configuración de su biblioteca.

Para ver las versiones de Autorrecuperación en Office 2019-2016:

·        Abra el documento que desee revisar

·        Haga clic en “Archivo” -> “Historial”

·        Elija una versión para abrirla en una ventana separada

Si no puede encontrar la pestaña “Historial” en el panel de navegación de Word, puede que tenga una versión de suscripción de Microsoft Office. En dicho caso, haga clic en el botón “Información” e intente acceder al Historial de versiones desde allí.

Para ver las versiones de Autorrecuperación en Mac:

·        Abra el documento que desee visualizar

·        Si está usando Microsoft 365 para Mac, elija el nombre del documento de la barra de título de la aplicación -> haga clic en “Examinar historial de versiones”

Si está ejecutando Office 2016 o 2019 para Mac, vaya a “Archivo” -> “Examinar historial de versiones”

·        Examine las versiones de Autorrecuperación y elija las que desee abrir en una ventana separada.

Para ver las versiones de Autorrecuperación en la red:

·        Abra el documento que desee visualizar

·        Vaya a “Archivo” -> “Información” -> “Historial de versiones”

·        Examine las versiones de Autorrecuperación y abra las que seleccione en una ventana separada.

·        Cuando encuentre la versión que está buscando, elija “Restaurar”

Si utiliza SharePoint en Microsoft 365 para gestionar documentos, puede realizar un seguimiento de las versiones de Autorrecuperación, compartirlas con otros y verificar el almacenamiento de la papelera de reciclaje si borró accidentalmente un archivo.

<p> Si tiene la certeza de haber guardado un documento Word, pero no es capaz de ubicarlo, no hay de que preocuparse. Existen varias formas de revelar documentos no guardados, incluso si su ordenador está plagado de archivos Word.

Puede buscar un archivo a través de la barra de tareas, la pestaña Documentos o del Explorador de archivos.

Para encontrar un documento Word usando la barra de tareas, escriba el nombre del documento (si lo recuerda correctamente) en la casilla de búsqueda en la barra de tareas de Windows. Si no conoce el nombre completo del documento, puede usar una palabra clave de este.

Puede obtener resultados incluso si recuerda una palabra clave del cuerpo del texto en el documento. (y no su nombre)

Una vez que escriba el nombre o la palabra clave, Windows le mostrará todas las coincidencias en su dispositivo y en OneDrive.

Puede seleccionar la pestaña de Documentos si desea reducir su margen de búsqueda. Una vez que lo haga, los resultados de su búsqueda solo mostrarán documentos.

Es más, puede abrir el Explorador de archivos desde un atajo de la barra de tareas o hacer clic derecho en el menú de Inicio de Windows y elegir el Explorador de archivos. Luego, puede seleccionar una ubicación en su disco duro desde el panel de la ventana a la izquierda.

Aunque la copia de seguridad de Word es fluida una vez que los usuarios la configuran, buscar copias de seguridad Word específicas podría resultar complejo si no se tiene preparación. Afortunadamente, usted puede aprender cómo identificar diferentes copias de seguridad de Word a continuación.

Aunque la copia de seguridad de Word es fluida una vez que los usuarios la configuran, buscar copias de seguridad Word específicas podría resultar complejo si no se tiene preparación. Afortunadamente, usted puede aprender cómo identificar diferentes copias de seguridad de Word a continuación.

Verificar configuración de Word

Si recuerda cómo abrir la configuración de Autoguardado en Word, puede omitir el próximo conjunto de instrucciones. En caso contrario, usted debe:

·        Iniciar Word -> hacer clic en “Archivo”

·        Elegir “Opciones” y luego hacer clic en “Guardar” a la izquierda

·        Verifique que la opción “Guardar información de autorrecuperación” esté habilitada

Cuando llegue a la ventana de configuración, vaya al campo Ubicación de archivo de autorrecuperación. Aquí, puede verificar la ubicación actual del directorio de Autoguardado.

Según la configuración predeterminada, debería ser: "C:\Users\Your_Username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\"

Cuando haya encontrado la ubicación del directorio de Autoguardado, deberá:

·        Ejecutar Word

·        Navegar hasta el directorio de Autoguardado

·        Buscar la versión del respaldo guardado automáticamente y hacer doble clic sobre este; se abrirá un archivo en Word

Tal como hemos mencionado, el directorio de Autoguardado podría estar en una carpeta oculta en alguna parte de su ordenador, en especial si se encuentra en la carpeta AppData. Sin embargo, puede ignorar aquello pegando la ubicación del directorio en la barra de búsqueda del Explorador de archivos.

A pesar de ello, puede buscar en la carpeta de forma manual si sigue la ruta. Solo asegúrese de mostrar los elementos ocultos para lograr visualizar la carpeta AppData. Una vez que haya terminado con eso, no debería tener problemas para encontrar el camino al directorio de Autoguardado.

Verificar la carpeta AppData

Tal como se indicó, la carpeta AppData es la ubicación predeterminada para las copias de seguridad de Autoguardado. El enrutamiento del directorio de Autoguardado puede variar; las ubicaciones más comunes para buscar son:

C:\Users\Your_username\AppData\Local\Microsoft\Word

y

C:\Users\Your_username\AppData\Local\Temp

En ocasiones, las versiones más recientes de Autoguardado pueden usar una ubicación diferente. La mayoría de las veces podrá encontrarlas en

C:\Users\Your_username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Tal como con las rutas antes mencionadas, reemplace “Your_Username” con el nombre de usuario correspondiente a su cuenta de usuario.

Independiente de qué carpeta tenga sus copias de seguridad de Word, los archivos de Autoguardado tienen nombres de aspecto extraño, especialmente para un usuario ocasional. Generalmente tienen una tilde antes de su nombre y la extensión “.tmp” junto a un número de 4 dígitos asignado a ellos.

A continuación, dejamos algunos ejemplos de cómo lucen los archivos de respaldo de Word en diferentes situaciones:

·        ~wrdxxxx.tmp – dicho nombre se asocia a un documento Word dentro de una carpeta de Autoguardado;

·        ~wrfxxxx.tmp – dicho nombre se asocia a un archivo de documento temporal;

·        ~wraxxxx.tmp – dicho nombre se asocia a un archivo de Autorrecuperación;

Los archivos de Autorrecuperación completos no llevarán la extensión “.tmp”, sino la extensión “.wbk”. Una vez que los encuentre, puede hacer doble clic en estos para abrir el documento en Word. Se debe tener en cuenta siempre guardar el archivo después de su apertura.

En ocasiones, es probable que tenga la certeza de haber guardado un documento Word, pero se produce un error en su PC y tiene problemas para encontrar el archivo posteriormente.

Ante tales supuestos, aún puede recuperar el documento desde la ubicación de Autoguardado. Para hacerlo:

·        Abra Word y vaya a “Archivo”

·        Haga clic en “Reciente”, luego seleccione “Recuperar documentos no guardados”

·        Será redireccionado a la carpeta de ubicación de Autoguardado; puede revisar los documentos en esta ubicación y encontrar el que esté buscando

La siguiente es otra ruta para encontrar la carpeta de Autoguardado:

“Archivo” -> “Información” -> “Administrar versiones” -> “Recuperar documentos no guardados”

Después de abrir el archivo, asegúrese de guardarlo.

Para revisar el Directorio de documentos, usted debe:

·        Abrir Word

·        Seleccionar “Archivo”, luego elegir “Abrir”

·        Ir a “Explorar” y navegar hasta el directorio en el cual sospeche que se encuentre el documento

·        Asegúrese de cambiar el Tipo de archivo de la carpeta de “Todos los documentos de Word” a “Todos los archivos”

·        Si logró abrir la carpeta correcta, debería poder ver todos los archivos de copia de seguridad correspondientes; debería identificar con facilidad el archivo específico que suele titularse “Copia de seguridad de (…)”

·        Una vez que encuentre la copia de seguridad, puede abrir y guardarla

En algunas instancias, buscar un archivo de respaldo utilizando métodos tradicionales es más complejo, especialmente si no puede hallar la carpeta de Autoguardado.

Sin embargo, puede buscar manualmente los archivos temporales dando seguimiento a sus extensiones. Los archivos de Word guardados automáticamente llevan la extensión de archivo .asd o .wbk.

Para buscar estos, usted debe:

·        Presionar la tecla Windows + E en su teclado; esto abrirá el Explorador de archivos

·        Una vez realizado esto, haga clic en la barra de búsqueda de la esquina superior derecha

·        Escriba “.asd” o “.wbk” (sin las comillas)

·        Presiones “Enter”

·        Windows procederá a buscar todas las extensiones .asd y .wbk

·        Una vez concluida la búsqueda, puede explorar los resultados y encontrar el archivo que esté buscando

·        Cuando encuentre el archivo específico, haga clic derecho y elija “Abrir ubicación de archivo”; con esto abrirá la ubicación del directorio de Autoguardado para que pueda visualizar todos los archivos de copia de seguridad guardados automáticamente

Si la búsqueda de las extensiones .asd y .wbk no rinde ningún fruto, puede buscar las extensiones .tmp. Sin embargo, los archivos .tmp no necesariamente serán archivos de Word. Muchos de ellos pueden admitir archivos de otras aplicaciones, por lo que deberá clasificarlos.

 La primera opción que se debe considerar es “Habilitar la autorrecuperación”. Como lo hemos estado discutiendo en estas páginas, Autorrecuperación y Autoguardado pueden guardar el progreso de sus documentos incluso si usted se olvida de hacerlo o si ocurre una falla en el sistema.

Es más, incluso el sistema más avanzado puede sentir una sobrecarga si lo lleva hasta el límite. La sobrecarga de un sistema puede desencadenar en fallas del sistema, las cuales pueden ocasionar la corrupción o alteración de documentos Word.

Para evitar la sobrecarga de su equipo, intente tener una baja cantidad de aplicaciones y programas en ejecución, especialmente si no los está usando por el momento.

Si recibe alertas de error de usuario, revíselas con cuidado y responda a estas en consecuencia. Si la cantidad de alertas persiste o se eleva después de su intervención, considere comunicarse con un especialista para garantizar el buen funcionamiento de su sistema.

Además, puede ir con calma con su disco duro. Si ocurre una falla, existe una posibilidad de que pierda sus archivos de Word incluso si los ha guardado de antemano. Después de la falla, algunos sectores del disco duro podrían volverse ilegibles y, por ende, se perdería el acceso a estos. Y si su SO no puede acceder a un sector de su disco duro, no podrá leerlo para mostrar su contenido.

Para mantener un disco duro en buen estado, proteja su equipo del daño físico: derrame de líquidos, incendio, caídas, etc.

Es más, puede auditar los contenidos de su disco duro de vez en cuando y “limpiarlo”. Si hay problemas y programas en su HDD a las que no haya tenido acceso en meses o años, quizá sea un buen momento para eliminarlos de la unidad. Si sospecha que podría necesitarlos alguna vez, puede cargarlos a un disco duro externo y mantenerlos para aligerar algo del peso de su unidad principal.

Hablando de almacenamiento externo, un respaldo diversificado es la mejor forma de garantizar que sus archivos de Word estén seguros. Puede copiar y transferir todos los archivos Word fundamentales a un almacenamiento local y de nube.

Tener todo aquello para lo que necesite acceso en un almacenamiento físico cercano permite una recuperación rápida. Sin embargo, el almacenamiento local está sujeto a desastres naturales y daño provocado por humanos. Es por esto por lo que el respaldo en la nube no solo es una práctica recomendada, sino algo estrictamente necesario para resguardar la seguridad de los datos actualmente.

Si opta por respaldos en la nube, puede estar tranquilo de que sus archivos están encriptados y protegidos por capas de características de ciberseguridad. También puede acceder a estos desde diferentes dispositivos, en cualquier momento que lo desee.

Siempre que tenga una conexión estable a internet, no debería tener problemas para recuperar datos.

Existen varias formas de recuperar un archivo de copia de seguridad de Word, y hemos repasado algunas a lo largo de este artículo. A pesar de ello, usted puede minimizar la necesidad de ubicar archivos de respaldo implementando hábitos de trabajo sólidos mientras Word está abierto en su PC.

Puede ser complejo, pero debe recordar guardar el progreso en un documento como si se tratara de cualquier otro hábito. Si lo hace las veces suficientes, es probable que automatice este movimiento. (no estamos hablando del Autoguardado automatizado)

Si se enseña a sí mismo a hacer clic en el ícono “Guardar” en la esquina superior izquierda de Word cada tantos minutos, puede contrarrestar cortes de energía y fallas de su PC. Puede utilizar un hito que se adapte a su proceso de trabajo: presione “Guardar” después de terminar una sección, párrafo u oración.

Sin embargo, presionar “Guardar” después de cada oración sería un proceso prolongado. Por lo tanto, a menos que esté redactando una constitución cosmológica, guardar después de cada párrafo o sección es conveniente.

Recuerde, Autorrecuperación y Autoguardado son funciones robustas, por lo que está bien depender de ellas a cabalidad. La sugerencia anterior es tan solo una buena medida para mantener su mente en calma.

En cuanto a otras incorporaciones técnicas a sus hábitos de Word, procure guardar siempre su documento antes de abandonar su escritorio. Si sale a almorzar o a la terraza para una breve pausa, haga clic en “Guardar” de antemano. También puede elegir el documento y volver a abrirlo a su regreso.

Para evitar que los archivos Word sean eliminados o alterados, puede confiar en un par de opciones. (o combinarlas para fortalecer sus archivos aún más)

Usar la opción de prevención de eliminación predeterminada

La manera óptima para evitar que los documentos de Word sean renombrados o eliminados es emplear la opción predeterminada disponible en Windows. Es fácil de usar y no requiere de instalación.

Para hacerlo:

·        Ubique el archivo que necesita prevención de eliminación en el Explorador de archivos

·        Haga clic derecho en este y elija la opción “Propiedades”

·        Cuando aparezca el cuadro de diálogo, se le presentarán cuatro pestañas en la parte superior; haga clic en la que dice “Seguridad”

·        En la pestaña “Seguridad”, haga clic en “Opciones avanzadas”, ubicada en la parte inferior de la ventana; esto lo redireccionará a un nuevo cuadro de diálogo

·        La nueva pantalla le permite definir permisos para el archivo Word seleccionado; seleccione la opción “Deshabilitar herencia” para modificar los permisos

·        Luego aparecerán ante usted un par de opciones; elija la que dice: “Convertir los permisos heredados a permisos explícitos en este objeto”

·        Será redireccionado a una lista de todas las cuentas de usuario en su ordenador. Seleccione aquellas cuentas para las cuales desee evitar que eliminen su documento y haga clic en el botón “Editar”, esto le permitirá editar los permisos de su archivo Word para la cuenta específica

·        Haga clic en “Mostrar permisos avanzados” en la nueva pantalla para elegir de todos los permisos disponibles; además, puede elegir “Denegar” del menú desplegable “Escribir”

·        Después de eso, puede marcar los permisos para denegar privilegios a las cuentas seleccionadas; aquellas que podrá ver en esta instancia son:

- Leer permisos

- Cambiar permisos

- Tomar posesión y

- Borrar

·        Una vez que haya terminado con los cambios, elija “Aceptar”

Después de guardar los cambios, el archivo seleccionado estará protegido contra la modificación, renombramiento y eliminación de su PC. Si alguien intenta eliminar el archivo a través de la cuenta de usuario con permisos denegados, verá un mensaje de error de permiso y no podrá completar la tarea.

Ocultar archivos

Otro enfoque para proteger los documentos de la eliminación es ocultarlos. Los archivos ocultos no aparecerán en el Explorador de archivos y ningún otro usuario será capaz de verlos a menos que utilicen la opción “Revelar archivos ocultos”.

Para ocultar un documento, usted debe:

·        Dar clic derecho en el archivo específico y seleccionar “Propiedades”

·        La pantalla de “Propiedades” tiene cuatro pestañas: “General”, “Seguridad”, “Detalles” y “Versiones anteriores”; de forma predeterminada, se mostrará la pestaña “General”

·        En la pestaña “General”, verá una opción que dice “Oculto” en la parte inferior de la pantalla: marque la opción y haga clic en “Aceptar”

·        Su archivo ahora estará oculto

Sin embargo, hay un paso adicional que debe cumplir para garantizar que los archivos ocultos permanezcan invisibles a otros usuarios. Si está activada la opción “Ver archivos ocultos” en su PC, el archivo seguirá siendo visible para cualquiera que tenga acceso. (ocultar archivos ocultos visibles suele darles un aspecto más transparente en la pantalla, pero aún pueden verse)

Para desactivar la opción “Ver archivos ocultos”, usted debe:

·        Abrir el “Explorador de archivos” en Windows

·        Busque el menú “Vista” en la parte superior para revelar varias opciones

·        Desde allí, busque la que dice “Opciones” y haga clic en esta; Seleccione “Cambiar opciones de carpeta y búsqueda”

·        Desde las pestañas en el cuadro de diálogo, seleccione “Ver”

·        Busque la entrada que dice “No mostrar archivos, carpetas ni unidades ocultos

·        Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios

El archivo oculto ahora debería estar completamente invisible en el Explorador de archivos hasta que active la opción de nuevo.

Si ninguno de estos métodos le ayuda a recuperar documentos Word no guardados, su mejor opción es un software de respaldo o software de recuperación de datos.

Como siempre, la forma más segura y confiable de recuperar datos es a través de copias de seguridad de imagen completa. Ya sea que use un PC con Windows, un Mac o un dispositivo móvil, tener copias de seguridad actualizadas lo protege de la pérdida de sus archivos, sin importar qué ocurra.

Dicho esto, si no contaba con un plan de respaldo implementado y activo al momento de perder su documento Word, no dispondrá de una copia de seguridad desde la cual restaurar el archivo.

En este caso, soluciones de ciberprotección personal como Acronis Cyber Protect Home Office son la mejor alternativa para ayudarle a recuperar documentos Word. Acronis Cyber Protect Home Office es una solución de software de fácil uso que le permite respaldar todo el contenido de su sistema en caso de que ocurra un desastre, usted puede ubicar un archivo perdido y restaurar el documento de MS Word con tan solo unos clics. 

Reflexión final

Independiente de que su documento de Word fuese eliminado, cifrado por malware o estuviese corrupto debido a su guardado en una partición defectuosa, puede recuperarlo con Acronis Cyber Protect Home Office. Al implementar copias de seguridad periódicas, sus documentos pueden recuperarse rápida y fácilmente para que nunca más deba preocuparse por la pérdida de un documento Word o de algún otro archivo.