Fragen Sie ein paar IT-Profis, ob Sie sich Sorgen über Festplattenausfälle machen sollten, und Sie werden einen gemeinsamen Refrain hören:
Datenverluste können aus einer Vielzahl von Gründen auftreten. Hardwarefehler, menschliches Versagen, Feuer, Überschwemmung, Hacker und sogar verärgerte Mitarbeiter können Ihren Daten Schaden zufügen. Daher ist es absolut notwendig, eine zuverlässige Backup-Lösung zu implementieren, BEVOR eine Katastrophe eintritt.
Einige Datentypen sind wichtiger als andere
Obwohl es immer am besten ist, den Verlust von Daten zu vermeiden, sind nicht alle Arten von Datenverlust gleich wichtig. Wenn etwas Ihre Festplatte vernichtet und Sie nur Windows oder ein anderes Betriebssystem verlieren, ist das keine allzu große Sache. Es mag zwar zeitaufwändig sein, aber Sie können das Betriebssystem einfach neu installieren und sind wieder auf dem Weg. In den meisten Fällen ist es heutzutage ein Kinderspiel, Betriebssysteme zu ersetzen.
Aber was ist, wenn Sie wichtige Briefe, Verträge, Tabellenkalkulationen, Bilder und andere wichtige Dateien auf derselben Festplatte haben? Dann werden die Dinge sehr viel schmerzhafter. Für die meisten Microsoft Office-Benutzer sind dies die Arten von kritischen Dateien, die häufig produziert werden, und oft sind sie unersetzlich. Sie müssen also alles tun, um deren potenziellen Verlust zu verhindern - oder die Konsequenzen riskieren.
Warum Sie ein Backup von Microsoft Office erstellen müssen
Selbst bei Microsoft Office-Dokumenten und -Dateien sind einige wichtiger als andere. Als Faustregel gilt jedoch: Wenn eine Datei wichtig genug war, um sie überhaupt zu speichern, dann ist sie es wahrscheinlich wert, gesichert zu werden.
Realistisch betrachtet, wenn Sie ein paar Briefvorlagen oder Vertragsdokumente verlieren, können Sie sie wahrscheinlich einfach neu schreiben. Wenn Sie aber viel Zeit damit verbringen müssen, Dokumente neu zu erstellen, dann verlieren Sie sowohl Zeit als auch Geld.
Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit Sie benötigen, um einen gut geschriebenen Brief zu verfassen. Unabhängig von seinem Zweck sind die Chancen gut, dass er mehr als ein paar Minuten zum Schreiben, Bearbeiten, Korrekturlesen und Formatieren benötigt. Multiplizieren Sie nun diese Zeit mit der Anzahl der Dokumente, die auf Ihrem System oder Netzwerk gespeichert sind. Das summiert sich schnell, nicht wahr?
Es ist viel weniger mühsam und viel kostengünstiger, Ihre Daten zu sichern, selbst wenn Sie ein Heimanwender sind. Und wenn Sie Microsoft Office für Ihr Unternehmen nutzen, können Sie mit einer guten Backup-Strategie Tausende von Euro oder mehr sparen.
Die richtige Backup-Lösung finden
So wie es unzählige Möglichkeiten gibt, Ihre Daten zu verlieren, so gibt es auch viele verschiedene Möglichkeiten, sie zu schützen. Fragen Sie 10 verschiedene Personen nach dem besten Weg, Ihre Microsoft Office-Daten zu sichern, und Sie werden 10 verschiedene Antworten erhalten. Die Vorschläge reichen vom einfachen Speichern Ihrer Dateien auf einem USB-Stick bis hin zu etwas so Komplexem wie der Implementierung einer ausgeklügelten Netzwerkspeicherplattform.
Es ist kein Geheimnis, dass jede Art von Backup-Methode besser ist als gar keine. Wenn Sie also nur ein USB-Laufwerk haben, dann verwenden Sie es auf jeden Fall, um Ihre Microsoft Office-Backup-Daten zu speichern.
Aber es gibt sicherlich effektivere Möglichkeiten, Microsoft Office-Daten zu sichern oder ein geschäftliches Backup Ihrer wichtigen Dokumente, E-Mails und Vorlagen zu erstellen, unabhängig davon, ob Sie sich für die Speicherung der Daten vor Ort oder außerhalb entscheiden. Beide Arten der Speicherung haben ihre Vorzüge. Einerseits hält die Aufbewahrung Ihrer Daten auf einem lokalen Laufwerk in einem Tresor die Daten von Hackern fern und schützt sie vor Malware und Ransomware. Andererseits können Sie bei einem Brand oder einer anderen Katastrophe nach Wegen suchen, um Ihre verlorenen Daten zu ersetzen oder zu reproduzieren.
Heutzutage wird ein externer Speicher oder ein Cloud Storage (Cloud-Speicher) im Allgemeinen als bessere Option angesehen als das Backing-Up (die Speicherung) auf lokalen Laufwerken. Aber Cloud Storage (Cloud-Speicher) ist nicht ohne Risiken. Einige Cloud-Speicher-Datenzentren sind weniger sicher als andere, was bedeutet, dass Ihre wertvollen Microsoft Office-Daten gefährdet sein könnten, wenn strenge Sicherheitsprotokolle nicht befolgt werden. Stellen Sie immer sicher, dass Sie den Anbietern von Cloud Storage (Cloud-Speicher) Fragen stellen, um sicherzustellen, dass ihre Richtlinien und Einrichtungen den Sicherheitsanforderungen entsprechen.
Letztendlich ist es am besten, die 3-2-1-Backup-Strategie zu verfolgen:
- Erstellen Sie drei Kopien Ihrer Daten, damit kein einzelnes Ereignis alles auslöschen kann.
- Speichern Sie sie in zwei verschiedenen Formaten, z. B. auf einem internen Laufwerk und einem externen Medium (Festplatte, USB, Cloud usw.).
- Bewahren Sie eine Kopie außerhalb des Standorts auf, um sie vor physischen Katastrophen wie Diebstahl, Feuer oder Überschwemmung zu schützen.
Geschäftliche Erwägungen
Wir haben bereits erwähnt, wie kostspielig Datenverluste für ein Unternehmen sein können. Es ist wichtig zu verstehen, warum.
In der heutigen, von Rechtsstreitigkeiten und Vorschriften geprägten Geschäftsumgebung ist die Aufbewahrung von rechtlichen Dokumenten, Verträgen und Compliance-Aufzeichnungen unerlässlich. Wenn Sie Ihre Daten nicht ordnungsgemäß sichern und gezwungen sind, wichtige Geschäftsdokumente oder Verträge neu zu erstellen, können die Kosten für Anwälte, Buchhalter, Berater und andere Fachleute astronomisch sein.
Aber es gibt noch andere immaterielle Kosten zu berücksichtigen. Wenn Sie wichtige Verträge, Korrespondenz oder Dokumente in Verbindung mit Ihren Kunden verlieren, wird deren Vertrauen in die Methoden und Verfahren Ihres Unternehmens untergraben. Letztendlich riskieren Sie, ihr Geschäft zu verlieren.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Desktop-Versionen von Microsoft Office-Anwendungen verwendet, gibt es eine Vielzahl von Backup-Lösungen, die diese Aufgabe zuverlässig für Sie erledigen können - wenn Sie eine effektive Backup-Strategie implementieren und sich daran halten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Microsoft-Dokumente und -E-Mails in der Cloud erstellt, sind die Optionen für Microsoft 365-Backups nicht ganz so reichhaltig.
Microsoft macht einen relativ guten Job bei der Sicherung von Microsoft 365-Daten. Aber selbst gute Sicherheitsprotokolle helfen Ihrem Unternehmen nicht, wenn ein unzufriedener Systemadministrator, bewaffnet mit ein paar Passwörtern, beschließt, Schaden anzurichten. Wenn es darum geht, Cloud- und Microsoft 365-Daten effektiv zu sichern, ist die Segmentierung der Administratoren genauso wichtig wie die Plattformvielfalt für einen sicheren Microsoft 365-Sicherungsplan. Die Moral von der Geschichte - verlassen Sie sich nicht auf eine Plattform oder eine Person, um Ihre wichtigen Office- oder Microsoft 365-Daten zu sichern.
Ob privat oder geschäftlich - Acronis bietet die besten Lösungen für Microsoft Office-Backups
Jetzt wissen Sie also, warum Backups so wichtig sind. Aber vielleicht fragen Sie sich immer noch nach der besten Backup-Lösung für Sie oder Ihr Unternehmen. Das ist der einfache Teil - Acronis, natürlich. Acronis True Image macht es Privatanwendern super einfach, ihre PCs und mobilen Geräte zu sichern. Nur zwei Klicks und Sie haben alle Ihre wichtigen Microsoft Office-Daten sicher gesichert.
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