Microsoft Office を Acronis Backup ソリューションで、カンタンバックアップ

IT専門家にハードディスク障害について心配するべきかと尋ねたら、きっと次のような答えが返ってきます。 

データ損失はさまざまな理由で発生します。ハードウェア故障、人為的エラー、火災、洪水、ハッカーや不満を募らせた従業員など、すべてがデータに大打撃もたらす可能性があります。そのため、災害が発生する前に信頼性の高いバックアップソリューションで備えることが絶対不可欠です。

データ損失を避けるのがベストですが、そもそも、すべてのデータ損失が同じではありません。もし何かの原因でハードディスクをすべて消去してしまい、失ったのが Windows などの OS だけだとしたら、それほど大きな問題ではありません。時間はかかるかもしれませんが、OS を再インストールするだけで済みます。ほとんどの場合、最近では OS は簡単にインストールできます。

しかし、重要なメール、契約書、スプレッドシート、写真やその他の重要なファイルがその同じハードディスクに入っているとしたらどうでしょうか。はるかに辛い事態になります。ほとんどの Microsoft Office ユーザーにとって、一般的に作成される重要なファイルの種類で、多くの場合、かけがえのないものです。そのため、損失の可能性を防ぐため、できる限りすべてのことをやらなければなりません。

Microsoft Office ドキュメントやファイルにも、他よりも重要なものもあります。しかし、一般的な経験則では、最初から保存するほど重要なファイルであれば、おそらくバックアップを取る価値があると考えられます。

現実的には、いくつかレターや契約書のテンプレートを紛失したとしたら、おそらくもう一度書き直せば済みます。ただ、ドキュメントを再作成するために多くの時間を費やさなければならないとしたら、時間もお金も両方失うことになります。

考えぬいたレターを作成するのにどれほどの時間がかかるか考えてみてください。目的にかかわらず、レターを書いて、編集して、校正して、体裁を整えるのにかなりの時間がかかる可能性は高いでしょう。作成にかかる時間に、システムやネットワークに保存されている文章数を掛け合わせてみてください。莫大な時間にならないでしょうか。

たとえ家庭であっても、データをバックアップしておく方がはるかに手間も、お金もかかりません。もしビジネスで Microsoft Office を使用しているなら、優れたバックアップ戦略を立てておけば、何千ドルもの節約になるでしょう。

データを失う方法が数えきれないほどあるのと同様に、保護する方法も数えきれないほどたくさんあります。Microsoft Office データをバックアップする最善策について１０人に聞けば、１０通りの答えが返ってくるでしょう。USB メモリへファイルを保存する方法から、高度なネットワークストレージプラットフォームの実装のような複雑な方法までさまざまでしょう。

どのようなバックアップ法でもまったくないよりはマシだというのは周知の事実です。もし持っているのが USB メモリだけだとしたら、ぜひ Microsoft Office データのバックアップに使ってください。

データを社内あるいは社外に保存するかどうかにかかわらず、Microsoft Office データをバックアップしたり、重要なドキュメント、メール、テンプレートのビジネスバックアップを作成したりするには、もっと効率の良い方法があります。どちらのストレージにもメリットがあります。ローカルドライブにデータを保管して金庫に施錠しておけば、ハッカーからデータを保護し、マルウェアやランサムウェアからデータ保護できる一方で、火災やその他の災害が発生した場合、失ったデータを取り返したり、再現したりする方法を求めて奔走することになるでしょう。

最近では、社外またはクラウドストレージがローカルドライブへのバックアップよりも優れた選択肢と一般的に考えられています。しかし、クラウドストレージにリスクがないとは言えません。クラウドストレージのデータセンターによっては他ものよりも安全性が低いものもあります。もし厳密なセキュリティ規定にしたがっていない場合、貴重な Microsoft Office データが不正アクセスされる可能性がある事を意味しています。クラウドストレージ提供業者に、方針や施設が適切なセキュリティ要件を満たしているかどうか確認するために必ず確認してください。

最終的には、3-2-1バックアップ戦略にしたがうのが最善策です。

• １つの事故ですべてが消去されないように３つのコピーを作成
• 内蔵ドライブや外付けメディア（ディスク、USB、クラウドなど）のような２つの異なる形式でデータを保存
• 盗難、火災や洪水などの物理的災害から保護するために１つのコピーは社外に保管

先に、ビジネスにとってデータ損失の代償の高さを説明しました。その理由を理解することが重要です。

今日のように訴訟や規制が多いビジネス環境において、法務文章、契約書やコンプライアンス記録を維持しておくことは不可欠です。データを適切にバックアップせずに、重要なビジネス書類や契約書の再作成を余儀なくされた場合、弁護士、会計士、コンサルタントやその他の専門家にかかる費用は高額になる可能性があります。

その他にも考慮すべき無形コストがあります。顧客との重要な契約、メールやドキュメントを失くしてしまったら、会社の手法や手順に対する顧客の信頼を損なうことになるでしょう。そして最終的に、お客さまとのビジネスを失うリスクがあります。

企業や組織がデスクトップ版の Microsoft Office アプリケーションを使用している場合、効果的なバックアップ戦略を実行し、継続できるなら、確実に実行してくれるバックアップソリューションは数多くあります。もし、あなたの会社が Microsoft Office ドキュメントやメールをクラウドで作成しているなら、Microsoft 365 バックアップオプションはそれほど多くはありません。

Microsoft は Microsoft 365 のデータを比較的適切に保護しています。しかし、不満を抱いているシステム管理者がパスワードを使って損害を与えようとするような場合には、優れたセキュリティ手順があっても役に立ちません。クラウドと Microsoft 365 データを効率的にバックアップする場合、安全なMicrosoft 365 バックアップ計画においてプラットフォームの多様性と同様に管理者を分担することは重要でしょう。重要な Office や Microsoft 365 データのバックアップに特定のプラットフォームや特定の担当者に依存してはいけないというのがこの手の教訓です。

バックアップが重要な理由についてお分かりいただけたと思います。ただ、あなたやあなたの会社に最適なバックアップソリューションについてまだ悩まれているかもしれません。それは簡単なことで、アクロニスをお選びください。Acronis True Image により、家庭ユーザーは PC やモバイル端末のバックアップが非常に簡単になります。２回クリックするだけで、すべての重要な Microsoft Office データを安全にバックアップできます。

企業においてより洗練された選択肢をお探しなら、Acronis Backup なら最新の Microsoft 365 バ ックアップソリューションを提供し、アプリケーションとデータのために高可用性と暗号化を保証します。Acronis Cloud ストレージと組み合わせて使用すれば、状況が非常に悪くなった場合でも、Acronis Backup により Office データが常に利用、アクセスできるように保証できます。