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企業向けクラウドファイル共有

コストを削減し、従業員の満足度を高めようとした場合、企業はより多くの従業員がリモートで仕事をできるようにすることを検討します。最近の調査によると、リモートの従業員は生産性が高く、会社の経費を節約できます。ただし、この調査によるとほとんどの従業員はパートタイムで自宅で仕事をすることを好むことが示されています。セキュリティと情報共有を確実にするために必要となるクラウドファイル共有とはどういったものでしょうか。

AcronisData Cloud

クラウドファイル共有とは?

企業が提供するデバイスのみを使用するように制限していると生産性は向上しません。データをさまざまな場所で安全に利用できる方法が求められています。ファイル同期クライアントは、デバイス上のデータが自動的にクラウドに更新されるようにするソフトウェアです。この場合、単なるファイルの同期だけでなく、ドラッグアンドドロップによる簡単なWebブラウザによるファイル共有、個々のフォルダの共有、チームフォルダの作成などが可能です。その他のメリットとして、複数のユーザーが同じドキュメントを同時に操作したり、高速なファイルアップロード/ダウンロード機能を利用できます。

クラウドファイル共有により、従業員はインターネットに接続されている場所ならどこからでもファイルにアクセスして編集できます。同時に、クラウドのコラボレーション機能により、組織内の他のユーザーがリアルタイムで変更されたファイルにアクセスできます。クラウドベースのファイル共有により、組織内の全員が場所を問わず情報を共有できます。

Cloud storage file sharing

クラウドストレージファイル共有における可視化/非可視化のメリット

オンラインクラウドファイル共有で会計データを共有することは想像しやすいかもしれませんが、他の利用シーンはどうでしょうか。クラウドファイル同期・共有には、明確な価値として見えないさまざまなメリットがあります。クラウドストレージファイル共有プロバイダーを選択する際の検討ポイントを確認していきましょう。

コストの削減

以前は、ファイル共有のソリューションのためにハードウェアを購入する必要がありました。この場合、提供規模を拡大すると新しいサーバーのコストとメモリのコストが非常に高くつきます。クラウドストレージファイル共有を使えば、必要に応じて最小限の追加で済みます。この柔軟性により、高いコストの継続した設備投資を強いられるのではなく、必要に応じた費用のみに抑えることができます。

チームのファイル共有

あなたが在宅勤務の従業員を抱える中小企業や大規模、多国籍企業であっても、従業員が常に同じ場所にいるとは限りません。チームのファイル共有を提供するクラウドサービスは、どこにいるのかにかかわらず、全員をつなぐ方法を提供します。迅速かつ効率的に情報を共有する機能により、業務を効率化できます。 異なるタイムゾーンの従業員同士が、同じバージョンのドキュメントから異なる時間に仕事をすることができます。同じファイルの複数バージョンが混在することでデータが失われることもありません。

素早い反応

優れた顧客サービスとは、懸念事項への迅速な対応を意味します。それはある地域では午後5時30分かもしれませんが、ある顧客にとっては午後2時30分かもしれません。営業時間後にファイルにアクセスする必要がある場合は、オフィスに戻らずにファイルにアクセスする方法が必要です。タブレットやスマートフォン向けのモバイルアプリでデータにリモートからアクセスできるため、顧客満足度が向上します。実際の調査によると、顧客の85%がより良い体験に対してより多くのお金を支払います。モバイルアプリで接続されたオンラインクラウドファイル共有を使用することで、顧客の質問に迅速に回答することができます。

Cloud Storage File Sharing Services

クラウドストレージファイル共有サービスを選択する際の検討事項

何かが容易に見える時、そこにはおそらく問題があります。オンラインクラウドファイル共有を利用する企業においては、データセキュリティと移行の容易さが重要となります。たとえば、セキュリティ要件を満たさないとすべてのドキュメントやファイルの同期や共有ができないことがあります。

データセキュリティ

ランサムウェア攻撃と同様に情報漏えいやセキュリティインシデント増加の傾向は非常に深刻な問題です。監査証跡や転送中・保存時のデータ暗号化を組み込んだクラウド共有ソリューションが必要です。また、適切な人だけがあなたの情報を閲覧できるようにするためにユーザーアクセスと認証の管理方法も重要です。同様に、従業員が個人所有するデバイスを業務で使用できるようにセキュリティが確保されている必要があります。

サービスレベル

すべてのクラウドファイル同期・共有サービスが同じように機能するわけではありません。たとえば、あるサービスではファイル同期・共有だけでなくバックアップやその他のデータ保護サービスを提供します。しかし、一部のサービスプロバイダーでは、ファイル同期・共有の機能しか提供していないかもしれません。

サービスレベル契約(SLA)を確認すると、提供されているサービスを評価できます。これにより、企業の要件と照らし合わせてどのサービスが最適かを確認できます。

情報セキュリティコンプライアンス

高度に規制された業界や地域では、コンプライアンスが重視されます。規制要件の遵守と情報セキュリティ対策におけるベストプラクティスは、特に個人を特定できる情報に関してデータのプライバシーと機密性に重点を置くことです。たとえば、医療提供者やその関係会社は、健康保険の携帯性説明責任に関する法律(HIPAA)に準拠したサービスプロバイダーを必要としています。EU(欧州連合)の企業は、一般データ保護規則(GDPR)に準拠したプロバイダーを必要としています。

移行のしやすさ

中小企業が最適なクラウドファイル共有を検討する場合、情報をクラウドに移行するのにかかる時間が重要になります。企業がハイテク企業ではなく、ITリソースが限られている場合、プロセスを簡素化するソリューションが必要です。Windows、Android、MacOS、iOSと互換性があり、さまざまな種類のデバイスを使用できることも重要です。

使いやすさ

アクセスと認証を管理するのは面倒です。クラウドサービスを選択する際、できるだけ早く実用化できるようにしたいでしょう。操作が難しいとプロセスが長くなり、誤った設定にもつながる可能性があります。クラウドファイル共有サービスを探している時、最小限のトレーニングで簡単な管理コンソールを提供するサービスを見つけたいと思うでしょう。

結論

適切なファイルアクセス・同期・共有ソリューションを見つけることで、ビジネスの生産性と顧客満足度を高めることができます。 Acronis Files Cloud は、Acronisのパートナーを通じてサービス提供されています。従業員の生産性を向上させる機能とともに必要なセキュリティ管理を提供します。Acronis Files Cloudは、一般的なモバイルデバイス、Mac、Windows PC上で動作します。Microsoft Officeユーザーは、Microsoft Officeモバイルアプリとの統合により、どこからでも編集できるようになります。コンプライアンスを重視する企業には、Acronis Files Cloudがユーザー管理、アプリケーション、データ保護のトランザクションを記録した監査証跡機能を提供しています。