Daten extern sichern: Backup Outsourcing

Unternehmen sollten ihre Daten extern sichern, denn sie sind das wertvollste Gut einer Firma. Gehen unternehmensinterne Informationen verloren – sei es etwa infolge von Cyberattacken oder durch unbeabsichtigte Fehler von Mitarbeitern –, ist die Geschäftskontinuität gefährdet. Das richtige Backup ist daher essenziell, um Ihre Daten jederzeit zu sichern und im Notfall wiederherstellen zu können.

Im Folgenden erfahren Sie, was Backup Outsourcing bedeutet und welche Vorteile es mit sich bringt, Ihre Datensicherung auszulagern. Zudem lernen Sie, was eine moderne Cloud-Backup-Lösung können muss, um die Kontinuität Ihres Betriebs zu gewährleisten. Wenn Sie bereits mit einem Managed Service Provider zusammenarbeiten, können Sie mit den richtigen Fragen sicherstellen, dass Ihre Daten in guten Händen sind.

Beim Backup Outsourcing handelt es sich um einen IT-Dienst zur Datensicherung, der von einem Managed Service Provider (MSP) ausgeführt wird. Kunden werden damit in allen Aspekten des Cyberschutzes unterstützt:

• lokales Backup
• Cloud Backup
• Wiederherstellung
• Disaster Recovery

Ein MSP sollte die neuesten Technologien und IT-Lösungen kennen. So kann er Ihr Unternehmen sinnvoll beraten und die richtigen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten implementieren.

Profitipp: Seriöse MSP sollten wissen, dass die herkömmliche Datensicherung angesichts der heutigen Herausforderungen im Netz nicht mehr ausreicht. Der Cyberschutz für Ihre ausgelagerten Daten kombiniert Datenschutz mit Cybersicherheit.

In bestimmten Unternehmensbereichen bietet es sich an, Aufgaben auszulagern, sprich an Dienstleister zu übergeben. Dies ist etwa bei den folgenden der Fall:

• wiederkehrende Aufgaben: Tätigkeiten, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören und regelmäßig durchgeführt werden müssen, z. B. (Lohn-) Buchhaltung und Logistik.
• komplexe Aufgaben: vielfältige Aufgabengebiete, bei denen zahlreiche Vorgaben zu beachten sind, z. B. bei der Informationstechnologie. Hier ist das Wissen von Spezialisten, etwa durch externe Dienstleister, gefragt.

Die Anstellung von IT-Experten ist für viele Unternehmen zu kostenintensiv. Das Outsourcing ermöglicht es, sich auf das Firmen-Know-how zu konzentrieren. Gleichzeitig ist dabei Zugang zu Beratungsleistungen und Tools gegeben, die den Erfolg eines Unternehmens steigern können.

Auch wenn Sie einen Teil der IT bereits intern verwalten, kann es sinnvoll sein, einen Managed Service Provider hinzuzuziehen. Mit folgenden Informationen finden Sie heraus, welche Backup-Lösung sich für Ihr Unternehmen am besten eignet: ein Outsource Backup oder eine interne Sicherungsverwaltung.

Ein MSP verrät Ihnen vorab den genauen Preis, den das Unternehmen für die Dienstleistung zahlen muss. Dies kann zunächst abschreckend wirken, aber auch ein großer Vorteil sein. Denn bei einer internen Datensicherung, kommen unter anderem diese finanziellen Aufwendungen hinzu:

• Gehälter der Personen, die eine interne Backup-Lösung verwalten
• Zeit, in der die Mitarbeiter andere Aufgaben ausführen
• Schulungszeit und -kosten für die Verwaltung der Datensicherung im Unternehmen (von der Bereitstellung der Lösung über die Implementierung bis zur Verwaltung)
• Investitionen in Technologie- und Infrastruktur, die zur Unterstützung Ihres Backup-Plans erforderlich sind (z. B. die Backup-Lösung selbst, die damit verbundenen Kosten für die Cloud-Backup-Speicherung, benötigte Server usw.)

Die meisten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens unterliegen gesetzlichen Vorschriften – sei es im Hinblick auf korrekte Arbeitsverträge, richtiges Wettbewerbsverhalten oder rechtskonformen Datenschutz. Das bedeutet, dass Sie bei einem DIY-Ansatz Ihrer Datensicherung die europaweite Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie länderspezifische Richtlinien berücksichtigen müssen. Dazu gehören z. B. genaue Angaben über:

• den Speicherort der Daten
• die Dauer der Datenspeicherung
• den Zweck der Datenspeicherung

Wichtig: Vergessen Sie dabei nicht, dass Datenschutz und Datensicherheit separate, aber miteinander verbundene Einheiten sind.

Bei einer unternehmensinternen Backup-Lösung behalten Sie die vollständige Kontrolle über die Datenspeicherung. Bei einem Managed Service Provider beziehen Sie eine dritte Partei mit ein, die Ihnen den rechtskonformen Umgang mit Ihren Daten garantieren muss.

Profitipp: Lassen Sie sich bei der Beauftragung eines MSP genau erklären, wo und wie Ihre Daten abgelegt sind.

Auch Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen möchten ihre Daten oft extern sichern. Der Grund: Die Verwaltung eines effektiven Sicherungsplans ist heutzutage sehr komplex. Sie erfordert eine Menge Zeit sowie Fachwissen. Wägen Sie daher ab, ob das Know-how Ihres internen Teams im Bereich der Datensicherung ausreicht und ob die Erfüllung anderer IT-Aufgaben weiterhin gewährleistet werden kann.

Bewerten Sie zusätzlich das Risiko, dass Sie mit einer internen Datensicherung eingehen. MSP verfügen über das nötige Fachwissen sowie die Ressourcen, um einen Datenverlust zu vermeiden oder die Daten ggf. schnell wiederherzustellen. Außerdem profitieren Sie von folgenden Dienstleistungen:

• Analyse Ihrer Anforderungen an die Geschäftskontinuität
• Erstellen eines geeigneten Backup-Plans
• Risikobewertung bei Datenverlust
• Ergreifen von Maßnahmen, um die Auswirkungen möglichst gering zu halten

Wenn Sie sich für eine ausgelagerte Datensicherung entscheiden, gilt es, den richtigen Managed Service Provider für Ihre Anforderungen zu finden. Nicht alle MSP arbeiten gleich – und er sollte Ihnen in jedem Fall eine fortschrittliche Lösung anbieten können, um die Geschäftskontinuität trotz Cyberbedrohungen zu gewährleisten. Mithilfe folgender Fragen können Sie einen seriösen MSP erkennen und so den passenden Ansprechpartner für Ihr Backup Outsourcing wählen.

1. Wie viel Zeit investieren Sie jedes Jahr in die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter?
2. Zu welchen Themen werden diese geschult?
3. Welche Zertifizierungen haben Sie?
4. Zählt Cloud Backup zu den zentralen Services, die Sie anbieten?
5. Welche Cloud-Backup-Optionen sind verfügbar? (Je nach der Größe der bereitgestellten Cloud können Sie Ihre lokale Systembelastung reduzieren.)
6. Bieten Sie Disaster Recovery als Service an?

1. Bietet Ihre Lösung Schutz für jede Arbeitsbelastung?
2. Ist das Cloud Backup auch für Microsoft 365, Google Workspace u. a. anwendbar?
3. Wie lauten die Richtlinien zur Aufbewahrung von Backups?
4. Welche Art von Verschlüsselung wird bei der Aufbewahrung und bei der Übertragung von Daten verwendet?
5. Welche Speicheroptionen sind verfügbar? Können z. B. Backups sowohl vor Ort als auch in der Cloud gespeichert werden? Falls in der Cloud, welche öffentliche oder private Cloud ist verfügbar?
6. Gewährleistet Ihre Lösung Datensicherheit unter Einhaltung aller fünf Vektoren des Cyberschutzes: safety, accessibility, privacy, authenticity und security (SAPAS)? Wenn ja, mithilfe welcher Technologien werden diese gewährleistet? Verfügt sie über einen integrierten KI-basierten Anti-Ransomware-Schutz, um eine zusätzliche Schutzebene hinzuzufügen und bekannte sowie unbekannte Bedrohungen zu verhindern?

1. Wie schnell sichert die Lösung meine Daten?
2. Unterbricht der Backup-Prozess übliche oder kritische IT-Anwendungen?
3. Wie schnell können Sie Daten wiederherstellen? Was beinhaltet dieser Prozess?
4. Kann ich Daten granular abrufen, wenn z. B. nur eine E-Mail, ein Dokument oder eine Tabelle benötigt wird?
5. Lässt sich die Lösung einfach und kostengünstig skalieren, z. B. aufgrund steigenden Unternehmenswachstums oder höheren Datenaufkommens in der Hochsaison?

1. Woraus setzt sich der Preis für Ihre Dienstleistung zusammen? Werden z. B. die Kosten für Backup, Cloud Backup, Disaster Recovery und Datenaufbewahrung separat oder gemeinsam abgerechnet?
2. Welche Kosten fallen für die Infrastruktur an?
3. Gibt es versteckte Gebühren?

Profitipp: Moderner Datenschutz erfordert einen umfassenden Ansatz. Achten Sie daher in jedem Fall darauf, dass Ihr MSP Cyberschutz bietet. Indikatoren für einen guten MSP sind die souveräne Aufklärung über die zunehmenden Cyberbedrohungen sowie regelmäßige Weiterbildungen im Bereich der Cybersicherheit und des Datenschutzes.

Ganz gleich, ob Sie Ihre Daten extern sichern möchten oder sich für eine interne Lösung entscheiden – die finanziellen Aufwendungen für einen umfassenden Schutz lohnen sich. Denn die Kosten, die durch einen Datenverlust entstehen, sind weitaus höher und können die Existenz Ihres Unternehmens bedrohen. Wenn Sie Ihre Daten extern von Spezialisten sichern möchten, kennen Sie nun die zentralen Fragen, mit denen Sie die Qualität der verschiedenen Anbieter beurteilen können.

Acronis Cyber Backup Cloud ist eine Cyberschutzlösung, die den Erfolg von Outsource Backups verspricht. Mit dem Schutz für mehr als 20 Systeme bietet Acronis eine einzige gebrauchsfertige Komplettösung für MSP. Das sicherste hybride Cloud Backup, das es gibt – ganz ohne die Systemleistung Ihres Unternehmens zu beeinträchtigen.

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• Hohe Flexibilität bei der Wahl des Backup-Speichers, sodass Sie Ihre Daten kontrollieren und alle Vorschriften einfach einhalten können
• Schnelle und zuverlässige Wiederherstellung dank intuitiver Disaster Recovery Services
• Ohne Investition in die Infrastruktur oder zusätzliche Hard- und Software

Fragen Sie Ihren MSP, ob er mit der Acronis Cyber Backup Cloud arbeitet – damit sind Sie stets auf der sicheren Seite.